Системное отличие традиционного и электронного документооборота
До недавнего времени документооборот разделялся на традиционный (бумажный) и электронный (безбумажный). Кузнецов И.Н. пишет: «Основу традиционного документооборота… составляли так называемые «бумажные» технологии, предполагавшие обращение бумажных документов. Указанные документы… создавались и перемещались… при помощи печатных машинок, допотопных множительных аппаратов и самой обычной почтовой доставки».
Безусловно, бумажный документооборот в чём-то более привычен и традиционен, но, тем не менее, ясно прослеживаются недостатки, существенно перекрывающие достоинства привычности традиционного документооборота: горы макулатуры, длительный поиск нужного документа, потери, дублирующие документы, задержки с отправкой и получением и т.д. Отдельно следует выделить проблемы предприятий, имеющих в своем составе территориально удаленные подразделения. Организовать сквозной документооборот, а значит и централизованное оперативное управление, в данном случае крайне затруднительно. Все это может сильно затормозить, а в исключительных случаях полностью парализовать работу предприятия. Традиционный документооборот сохраняет свои позиции лишь при работе с конфиденциальными документами или документами ограниченного пользования.
Поэтому, если говорить о бумажном документообороте организации в целом, то сегодня в чистом виде он оказывается неэффективным, но его минусы устраняются с введением электронного документооборота. «Схема работы электронного документооборота проста: на сервере создается база данных, в которой хранятся созданные документы. Доступ к базе данных можно осуществлять через браузер (как правило, поддержку браузера определяется создателем программного интерфейса). Доступ к базе документов можно осуществлять как по локальной (внутренней) сети, так и через Интернет. Папки документов распределены в соответствии с иерархической структурой организации. Создавать, редактировать, а также удалять документы имеет право только владелец документов».[ Что такое документооборот: [электронный документ]. – (http://upravdoc.ru/archives/281)].
Основу электронного документооборота составляют документы, создаваемые и передаваемые посредством электронных технологий, основанных на использовании компьютерной техники, безбумажных носителей, беспроводных средств связи, так называемые электронные документы. Определение понятию «электронный документ» дается в Законе «Об электронной цифровой подписи»: «электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме»[9,ст.3]. Более точное определение даётся в Постановления Правительства РФ от 15.06.2009г в редакции Постановления Правительства 07.09.2011 № 751 «электронный документооборот - документооборот с применением информационной системы».
Тем не менее, к электронному документу также предъявляются определённые требования. Стенюков М.В. в практическом пособии «Документы. Делопроизводство» даёт следующее определение: «электронный документ – документ, в котором информация представлена в электронной форме, с реквизитами, необходимыми для признания его действительным (наименование организации, и дата, регистрационный номер, должность и фамилия лица, подписавшего документ, электронная цифровая подпись)[43,158]. Одним из основных элементов электронного документа, придающих ему правовой статус, является электронная цифровая подпись. В соответствии с Федеральным законом об ЭЦП «электронная цифровая подпись - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе»[9,ст.3]. К главной особенности электронного документа можно отнести отсутствие жесткой привязки к конкретному материальному носителю.
И хоть достоинства электронного документооборота очевидны, сегодня правильнее говорить о смешанной форме документооборота сочетающей в себе элементы бумажного и электронного документооборота, так как в ближайшее время полностью отказаться от бумажного документооборота будет достаточно трудно.
2. Виды документопотоков.
Жизнь любой организации связана с обработкой управленческой информации, представленной в форме деловых документов. Чем крупнее фирма, тем хаотичнее могут оказаться пути ее распространения. Движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки за пределы предприятия называется документооборотом.
Документооборот в организации осуществляется в виде потоков документов между:
1) теми людьми, которые анализируют и производят информацию или принимают решения (руководители предприятия или подразделений, специалисты и квалифицированные служащие) и
2) пунктами технической обработки документов на предприятии (секретарь руководителя, канцелярия, экспедиция, множительная служба, архив)
По тому, какие этапы обработки проходят документы, можно выделить три основных информационных потока - документопотока:
1. документопоток входящих в организацию документов (письма, договоры, рекламные объявления, ведомственные распоряжения и инструкции, и т.д.) Большая часть входящих документов, которые обрабатывает секретарь (или канцелярия), адресована его руководителю (по экспертным оценкам от 85 до 90% всех поступающих на предприятие документов) и только 10-15% - заместителям руководителя, руководителям структурных подразделений и конкретным исполнителям. Посмотрите на схему распределения потока входящих документов.
2. документопоток внутренних документов, то есть создаваемых внутри организации и передаваемых из одного подразделения в другое ( приказы, распоряжения, инструкции руководства, служебные записки, акты и т.д.)
3. документопоток исходящих документов – информация, направляемая во внешний мир (письма и ответы на письма, договоры, отчеты, контракты, пресс-релизы и т.д.)
Задача делопроизводственных служб предприятия заключается в том, чтобы документы во время своего движения не терялись и вовремя поступали в очередные пункты обработки. Ведь именно от четкости их движения зависит своевременность и правильность принятия управленческих решений. Эта задача решается с помощью многолетним опытом выверенная и отшлифованная системы организации документооборота, которая изложена в нормативных документах. Они называются Единой государственной системы документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ).
Этапы обработки документов
Во всех учебниках, книгах, статьях, правилах, инструкциях по организации ДОУ при рассмотрении документооборота упор делается на обработку документов в момент их движения, т.е. передачи от одного структурного подразделения другому или от одного должностного лица другому. Общие требования к организации документооборота закреплены в главе 4 «Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти». Согласно п. 12 Правил в документообороте выделяются следующие документопотоки:
а) поступающая документация (входящая);
б) отправляемая документация (исходящая);
в) внутренняя документация.
«Входящие документы – документы, поступающие в организацию извне по различным каналам связи»:
– документы органов власти, вышестоящих организаций, содержащие нормативно-правовые акты, директивные указания, разъяснения и другие сведения;
– документы подведомственных организаций;
– документы прочих организаций, обменивающихся информацией для решения вопросов, требующих совместных действий;
– обращения граждан.
Приём и первичную обработку входящих документов могут осуществлять:
– специальное подразделение службы ДОУ;
– сотрудник службы ДОУ;
– секретарь руководителя.
Входящие документы проходят следующие этапы:
– первичная обработка;
– сортировка документов;
– регистрация;
– передача документов руководителю организации или руководителям структурных подразделений;
– принятие решения руководителем;
– направление на исполнение;
– исполнение и контроль исполнения документов;
– помещение документов в дело и текущее хранение документов;
– передача документов в архив или уничтожение.
Исходящие документы – это документы, разработанные внутри организации и отправленные за её пределы. Басаков М.И. пишет: «К числу исходящих (отправляемых) документов относятся главным образом ответные письма, излагающие согласие, отказ, подтверждение на соответствующую просьбу или предложение адресата, и инициативные письма самой широкой тематики, требующие ответной реакции адресата».
Основные процедуры обработки исходящих документов:
– разработка проекта документа;
– согласование проекта документа;
– утверждение документа руководством;
– регистрация документа;
– отправка документа адресату
– подшивка второго экземпляра (копии) в дело и текущее хранение;
– передача документов в архив или уничтожение.
Особенностью исходящих документов является обязательность их составление в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре.
Внутренние документы – это документы, образующиеся в результате внутренней деятельности организации, т.е. данные документы составляются, оформляются, исполняются и хранятся в рамках организации, не выходя за её пределы. Авторы книги «Документооборот: организация и ведение» пишут: «Порядок составления и согласования внутренних документов не имеет существенных отличий от составления исходящих документов и включает те же операции, за исключением отправки адресату». А вот на этапе исполнения и завершения работ с внутренними документами порядок операций такой же, как и с входящими документами. Но необходимо заметить, что некоторые виды внутренних документов могут иметь свои маршруты. Например, распорядительные документы проходят через юридический отдел, протоколы не требуют составления проекта, докладные записки, справки и пр. поступают через секретаря прямо руководителю, на имя которого они написаны и т.д.
По направлению документопотоки организации могут быть:
– горизонтальными – документы, движущиеся по горизонтали: между организациями одного статуса или внутри организации от руководителя одного подразделения к руководителю другого;
– вертикальными: восходящими – от подчинённых к руководителю и нисходящими – от руководителя к подчиненным.
В заключение необходимо отметить, что, документопотоки организации различны по составу, количеству и движению. Поэтому работа с каждым из документопотоков имеет свои особенности. Знание этих особенностей поможет более грамотно организовать документооборот организации.