Проектирование форм электронных документов

Разработка и использование Унифицированных форм документов не решает всех проблем, связанных с увеличением эффективности обработки данных, хранящихся в этих документах, необходимых для принятия своевременных управленческих решений. В соответствии с данными консалтинговых агентств, более 80% из всех деловых документов приходится на долю бумажных форм. Обработка традиционных печатных форм — дорогостоящее дело: она включает задачи проектирования форм, заполнения, хранения данных, а также рутинной обработки каждой созданной формы. Для того чтобы только напечатать все эти формы, как уверяют аналитики Gartner Group, требуется 6 млрд. долл. Хранение, распространение и обработка обходятся еще в несколько раз дороже — стоимость этих процессов достигает совокупно 40 млрд. долл.

Борьба со все возрастающим потоком бумажных форм на предприятиях и в организациях ведется в двух направлениях: применение все более эффективных технологий извлечения данных из бумажных форм и переход от бумажных форм документов к электронным. Причем под электронными формами документов понимается не изображения бумажного документа, а изначально электронная (безбумажная) технология работы с формами, где бумажная форма появляется только в качестве твердой копии электронной. Технология обработки электронных форм позволяет уйти от рукописных и машинописных форм и иметь дело только с их электронным представлением.

Электронная форма документа (ЭД) — это страница с пустыми полями, оставленными для заполнения пользователем. Формы могут допускать различный тип входной информации и содержать командные кнопки, переключатели, выпадающие меню или списки для выбора. После заполнения формы ее можно отправить по электронной почте, по факсу или на рабочий стол другого сотрудника. Обычно для этого нужно лишь нажать кнопку, поскольку электронный адрес получателя заранее определен.

Можно назвать несколько видов форм, имеющих различный тип технологии обработки:

- формы, предназначенные для сбора данных, ввода их в базу данных и последующей их обработки (при электронной технологии заполнение и сбор осуществляется или по электронной почте, или через формы, размещенные на Web-серверах в Internet);

- формы, предназначенные для сбора информации как внутри,

так и вне предприятия, но требующие процедуры ознакомления и

подтверждения (например, к такого рода формам можно отнести

заказы на покупку, счета, отчеты о командировочных расходах).

Отличительная особенность технологии обработки форм второго вида — кроме извлечения собственно данных приходится маршрутизировать форму между сотрудниками, которые ответственны за принятие решения по этому документу. Так, например, "Счет" может быть не утвержден финансовым директором, следовательно, бухгалтерия не будет его обрабатывать, и данные из этого "Счета" (платежные реквизиты и сумма платежа) не поступят в бухгалтерскую систему.

Электронная (безбумажная) технологияподразумевает не заполнение бумажных форм и их последовательную обработку, а работу с электронными формами сразу с этапа заполнения до этапа извлечения данных и их сбора в определенной базе данных (или экспорт этих данных в какое-либо специализированное приложение). Основные достоинства электронных форм, вне зависимости от области применения, сведены в таблице 7.

Таблица 7 - Достоинства электронных форм

Бумажные формы	Электронные формы
Требуют затрат на печать, распространение и доставку.	Доступны в режиме on-line; печать осуществляется по требованию
Если необходимо внести изменения, форму приходится проектировать заново. Отпечатанные ранее формы использовать по назначению больше нельзя	Благодаря графическим инструментам проектирования форм легко поддаются модификации
Требуют материальных затрат и внушительных пространств для хранения	Вообще не требуют места в шкафах и работы обслуживающих их клерков. Материальные затраты, хотя и иные, но остаются
На обработку могут поступать формы, заполненные неправильно или не полностью	Включают интеллектуальные элементы, в числе которых, к примеру, проверка правильности и целостности заполнения, автоматически вычисляемые поля, заполнение из справочников
Не настраиваемые на тип пользователя	Могут динамически адаптироваться под конкретного пользователя (изменяется, к примеру, количество и размер полей)

К числу недостатков ЭД можно отнести неполную юридическую проработку процесса «подписи формы»: как использование электронной подписи, с защитой формы от последующих изменений, так и различных видов биометрических подписей — от снятия уникальных характеристик обычной подписи через специальные устройства ввода до отпечатков пальцев и изображений лица.

Технология обработки требует специализированного программного обеспечения, которое позволяет осуществлять функции планирования форм ЭД, встраивания функций баз данных и вычислительных функций и управления заполнением, обработкой и маршрутизацией форм. Конечные пользователи запускают обработку завершенных форм из специальной программы, которая управляет всеми аспектами доступа к базе данных и работой электронной почты. Эти программы позволяют:

- вносить элементы настройки типа «персонифицированных» командных кнопок, но базовые формы не могут быть изменены;

- быстро имитировать бумажные формы;

- использовать, предоставляемые ими таблицы, кнопки, просматриваемые списки, штриховые коды и другие функции автоматизации, включающие связи с различными базами данных;

- использовать для выполнения вычислений в электронных формах как стандартные операции, так и специальные финансовые и статистические функции;

- использовать средства для установления связи между формами;

- включать макросы или языки высокого уровня, что позволяет разрабатывать и включать процедуры последовательной обработки электронных документов.

Так как формы связаны с файлами данных, можно включать операции обработки данных и функции запросов, к примеру, создать кнопку для вывода на экран всех накладных, просроченных больше чем на 30 дней. Кроме того, необходимо отметить, что практически все основные разработчики программного обеспечения обработки форм ЭД имеют возможность заполнения этих форм через Web-узлы, что повышает их доступность для многих удаленных пользователей.

Проектирование форм электронных документов, т.е. создание шаблона формы с помощью программного обеспечения проектирования форм, обычно включает в себя выполнение следующих шагов (см. рис. 46):

· первый шаг - создание структуры ЭД,который заключается в рисовании линий, создании графических элементов (например, логотипов), т. е. подготовке внешнего вида с помощью графических средств проектирования;

· второй шаг- определение содержания формы ЭД— это создание полей формы, которые будут заполняться. Поля могут быть заполнены вручную или посредством выбора значений из какого-либо списка, меню, базы данных. В последнем случае дизайнер форм должен связать форму с базой данных;

· третий шаг-выбор типа форм для макетов и логическое проектирование;

· четвертый шаг-программирование макетов экранных форм и их апробация.

Почти все программные продукты обеспечивают удобные средства установления простых связей, часть из них предоставляет высокоуровневые языки скриптов или макросы. Дизайнер форм также может указать, что при заполнении поля будут выполняться определенные задачи, такие как, например, вычисление суммы, проверка типов и т. д.

Рисунок 46 - Схема процесса проектирования форм ЭД

К числу первых средств создания ЭД, подготавливаемых заранее, хранящихся в базах шаблонов документов и используемых затем для заполнения и последующего использования можно отнести средства MS Office. Компоненты этой системы позволяют автоматизировать, помимо процессов заполнения и вычисления полей ЭД, отсылку его по электронной почте.

К числу такого рода средств можно также программные средства разработки прикладных приложений для ИС, позволяющих производить заполнение пустых форм ЭД и выполнять вычисления в них на основе информации, хранящихся в базах данных этих приложений.

Помимо них, в настоящее время используют специализированные программные продукты, например, "1С: Предприятие", "1С: Документооборот", которые позволяют встраивать ЭД в подсистему электронного документооборота, включаемую как одну из функциональных подсистем в проект ИС предприятия.

К наиболее мощным разработкам такого рода относится система JetForm (разработанная Компанией JetForm), которая обеспечивает хорошо структурированные средства проектирования форм ЭД, их заполнения пользователем, клиент-серверной обработки, а также предоставляет мощные возможности централизованного управления выдачей информации в готовые формы из корпоративных баз данных и прикладных приложений на печать, отправки по электронной почте и по факсу.