Особенности проектирования форм первичных документов

Первичные документы предназначены для отражения процессов в материальной сфере и поставляют всю постоянную и оперативную информацию, необходимую для решения экономических задач и выработки управленческих решений. К числу основных требований, предъявляемых к первичным документам, можно отнести следующие: не избыточность и полнота информации для решения задач, высокая достоверность и своевременность собираемой информации. Кроме того, первичная информация должна быть расположена в документе таким образом, чтобы учитывались требования удобства для последующей обработки данных в ЭВМ.

При проектировании форм первичных документов должны учитываться следующие принципы:

- отсутствие в первичных документах постоянной информации, для которой необходимо создание самостоятельных файлов;

- отсутствие дублирования показателей в документах;

- выделение реквизитов, имеющих одно или несколько значений на документ, т.е. выделение однозначных и многозначных реквизитов;

- выделение справочных, группировочных реквизитов и реквизитов-оснований;

- логичность построения, т.е. старшие по объему понятий признаки должны предшествовать младшим (например, наименование предприятия---> наименование цеха--->номер участка);

- согласование последовательности реквизитов в документе с макетами размещения информации на экране ЭВМ и в файлах.

Процесс разработки первичных документов имеет особенности в своей организации и выполняется в следующей последовательности:

1. Определение полного реквизитного состава каждого документа.

2. Классификация реквизитов на однозначные и многозначные, признаки и основания, справочные и группировочные, переносимые и непереносимые на машинные носители.

3. Установление логической соподчиненности реквизитов первичных документов.

4. Выбор какой-либо формы первичного документа.

5. Осуществление размещения реквизитов по выбранной форме в соответствии с проведенной классификацией.

6. Выполнение расчета размеров документа по вертикали и горизонтали, с учетом размера полей.

7. Выбор формата бумажного носителя.

8. Построение эскиза документа соответствующей формы.

9. Выделение толстой линией реквизитов, переносимых на машинный носитель.

10. Редактирование шапок документов, в соответствии со словарем-тезаурусом.

Как правило, используют ряд типов форм документов (см. рис. 43). Например, линейная форма, отличается тем, что в ней каждому типу реквизитов соответствует только одно значение этого реквизита и они располагаются по горизонтали (а). Анкетная форма используется также для однозначных реквизитов, но этот набор реквизитов располагается по вертикали (б). Табличная форма используется для многозначных реквизитов, при этом в ней столбцы содержат типы реквизитов, а строки отражают значения типов (в).

а) линейная (пример):

б) анкетная (пример):

в) табличная форма (для многозначных реквизитов) (пример):

Рисунок 43 - Схемы основных форм первичных документов

Как правило, для первичных документов, имеющих однозначные и многозначные реквизиты, применяют комбинированную форму, состоящую из трех зон (см. рис. 44):

I - заголовочная зона, предназначенная для однозначных реквизитов, включающая группу справочных и группировочных признаков, используемых при машинной обработке;

II - содержательная зона, содержащая группу многозначных реквизитов, предназначенных для пользователя и для машинной обработки и включающая группу справочных признаков (1), группу группировочных признаков (2) и группу реквизитов - оснований (3).

III - оформительная зона, в которой, как правило, располагаются подписи должностных лиц.

Рисунок 44 - Пример макета первичного документа комбинированной формы