Строка заголовка окна Access

Верхняя строка экрана называется строкой заголовка (Рис. 6.5.1.). В ней стоит имя активного приложения, т.е. Microsoft® Access и название редактируемого документа. Кроме того, в строке заголовка есть еще четыре кнопки: одна у левого края и три у правого.

Рис. 6.5.1. Строка заголовка с вызванным подменю.

– кнопка вызова управляющего меню.

Три другие кнопки также имеют отношение к работе с окнами:

– кнопка сворачивания окна, т.к. она сворачивает окно активной программы до пиктограммы.

–кнопка восстановления окна, т.к. она восстанавливает окно программы до нормального размера.

– кнопка закрытия окна.

Строка меню

Под строкой заголовка имеется строка меню (Рис. 6.5.0.). Строка меню содержит названия отдельных меню программы. Она активизируется нажатием клавиши [Alt] или нажатием левой клавиши мыши на необходимом пункте меню. При наведении курсора мыши на пункт меню, он выделяется, становится как бы выпуклым, по отношению к остальным пунктам. В строке меню перечислены группы команд:

“Файл”– Служит для открытия, закрытия, сохранения и других операций с файлами, импортирования данных, а также печати, предварительного просмотра и редактирования размеров и параметров страницы;

“Правка” – позволяет отменить ранее выполненные действия, копировать объекты и вставлять их в другие места, стирать участки текста и устанавливать связи с таблицами;

“Вид” – С помощью этого пункта меню управлять расположением панелей инструментов в документе. Также, можно, проверить таблицы, запросы, бланки, отчеты, макросы и модули. Здесь можно выбрать панели инструментов и установить множество опций, которые в наибольшей степени соответствуют конкретной конфигурации;

“Вставка” – Служит для вставки символов и дополнительных элементов форматирования документа, можно вставлять таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули. Далее предлагаются команды “Автоформа” и “Автоотчет”, которые избавят от нудной рутинной работы;

“Сервис” – Предназначено для проверки орфографии, автозамены, а также там расположены команды для связывания объектов. Команда “Анализ” этого меню поможет при оптимизации структур баз данных, для обеспечения экономии памяти, необходимой для хранения информации. Если хотите защитить данные, можно присвоить им определенный пароль, который будет запрашиваться на основе указаний пользователя. Макросы, которые облегчают выполнение наиболее часто повторяющихся действий, также могут обрабатываться с помощью этого меню. Не в последнюю очередь с помощью команды “Надстройки” можно выполнить целый ряд полезных дополнительных функций, например связывание таблиц;

“Окно” – Предлагает различные команды, с помощью которых. можно регулировать управление выведенными на экран окнами. Можно наложить несколько окон друг на друга или открыть их рядом друг с другом. Окна, которые не нужны в настоящий момент времени, можно при необходимости скрыть. Позже можно снова сделать их видимыми. И, наконец, можно проконтролировать, какие базы данных располагаются в соответствующих окнах;

“Справка” – Предлагает огромный выбор средств, которые окажут весомую поддержку в затруднительных случаях. Здесь можно либо получить полное представление о всех сохраненных справочных темах, либо целенаправленно искать справочную тему по ключевому слову. И, наконец, можно вызвать данные о сервисной службе фирмы-изготовителя программного продукта, а также получить важную информацию о конкретной конфигурации системы;

Каждая группа объединяет набор команд, имеющих общую функциональную направленность.

Системные вкладки

Находятся в рабочем окне базы (Рис. 6.5.0.) и представляют собой перечень различных типов объектов базы данных.

“Таблицы” – Отображает все таблицы, содержащие наборы записи в текущей базе данных;

“Запросы” – Отображает все запросы, формирующие критерии для фильтрации данных в текущей базе данных;

“Формы” – Отображает все формы, для наглядного представления в текущей базе данных;

“Отчеты” – Отображает все отчеты, реализующие различные способы оформления данных для печати в текущей базе данных;

“Макросы” – Отображает все макросы, автоматизирующие выполнение большого числа последовательных операций в текущей базе данных;

“Модули” – Отображает все модули для программирования процедур для обработки информации на языке Access Basic в текущей базе данных.

Строка состояния

В нижней части экрана расположена строка состояния, которая дает краткую контекстно-зависимую информацию о выполняемых командах или индицирует сообщения об ошибках.

Панели инструментов

Под строкой меню располагается панель инструментов, которая в значительной степени облегчит и ускорит работу. На панели инструментов расположены кнопки со значками. Это – кнопки команд, которые можно найти и в меню. Для добавления какой-либо панели инструментов на экран необходимо навести курсор на уже существующую панель инструментов и щелкнуть правой кнопкой мыши. На вашем экране появится меню, в которой необходимо выбрать ту панель инструментов, которую вы хотите добавить или убрать с экрана. Если в вашем окне нет ни одной панели инструментов, то нужно выбрать пункт меню Вид – Панели инструментов – Настройка. На экране появится диалоговое окно “Настройка” (Рис. 6.5.2.) в котором необходимо указать какие панели инструментов вы хотите вывести на экран. Также можно выполнить команду Вид – Панели инструментов, и в раскрывшемся списке выбрать одну из панелей инструментов, которую вы хотите убрать с экрана или вывести на экран.

Рис. 6.5.3. Диалоговое окно “Настройка”.

Далее подробнее рассматривается панель инструментов “База данных”, так как с ней приходится сталкиваться постоянно при составлении баз данных.

Рис. 6.5.4. Панель инструментов “База данных”.

Кнопки слева направо (Рис. 6.5.4.) и команды, которые выполняются при их нажатии:

“Создать базу данных” – Создает новую базу данных;

“Открыть базу данных” – Открывает существующую базу данных;

“Сохранить” – Сохраняет макет объекта в режиме таблицы, структуру таблицы, запроса, формы или отчета, а также структуру и содержимое макроса или модуля;

“Печать” – Печатает выделенную форму, отчет, таблицу, запрос или модуль, не открывая диалогового окна “Печать”;

“Предварительный просмотр” – Выводит на экран активный объект, например, форму, таблицу или отчет, в том виде, который он будет иметь при печати. Пользователь имеет возможность увеличить и уменьшить масштаб изображения или вывести на экран несколько страниц одновременно;

“Орфография” – Запускает программу проверки орфографии для текстовых значений в формах, таблицах или запросах в режиме таблицы, а также для выделенного в поле текста в режиме формы;

“Вырезать” – Удаляет выделенный элемент (например, элемент управления или запись) в буфер обмена для последующей вставки;

“Копировать” – Копирует выделенный элемент (например, элемент управления или запись) в буфер обмена для последующей вставки;

“Вставить” – Вставляет содержимое буфера (например, элемент управления или запись) в активный объект базы данных. Команду “Вставить” используют вместе с командами “Копировать” или “Вырезать” для копирования или перемещения элементов;

“Формат по абзацу” – Копирует элементы форматирования (такие как цвета, типы линий и атрибуты шрифта) из одного элемента управления в другой. Нажмите кнопку “Формат по образцу” один раз для копирования формата в один элемент управления или нажмите кнопку дважды для копирования формата в несколько элементов управления. В последнем случае после завершения копирования формата нажмите клавишу [Esc] для отключения кнопки;

“Отменить” – Отменяет последнюю обратимую операцию. Имя команды изменяется в зависимости от отменяемого действия (например, на “Отменить удаление в буфер” или “Отменить перемещение”). Если последнее действие не может быть отменено, имя команды изменяется на “Отмена невозможна”;

“Связи с Office” – Запускает мастера по созданию составных документов, который выполняет слияние данных Microsoft Access с документом Microsoft Word, в результате чего создаются, например, стандартные письма для рассылки или почтовые наклейки;

“Анализ” – Запускает мастера по анализу таблиц, который анализирует файл таблицы и, при необходимости, разбивает ее на связанные таблицы. Это позволяет создает более эффективную структуру таблиц базы данных;

“Крупные значки” – Представляет объекты базы данных выбранного типа в виде крупных значков в окне базы данных;

“Мелкие значки” – Представляет объекты базы данных выбранного типа в виде мелких значков в окне базы данных;

“Список” – Представляет объекты базы данных выбранного типа в виде мелких значков в окне базы данных. Значки размещаются в окне базы данных по вертикали в алфавитном порядке по именам объектов;

“Таблица” – Выводит в окне базы данных список объектов выбранного типа, содержащий следующие дополнительные сведения: имя объекта, описание, дата последнего изменения, дата создания, тип, имя владельца;

“Программа” – Открывает программу формы или отчета в окне модуля;

“Свойства” – Открывает окно свойств для выбранного элемента, например, поля таблицы или элемента управления формы. Если ничего не выделено, открывает окно свойств для текущего объекта;

“Схема данных” – Открывает окно схемы данных, позволяющее просматривать, изменять и определять связи между таблицами или запросами;

“Автоформа” – Автоматически создает форму на основе выбранной таблицы или запроса;

“Помощник” – Помощник отображает справку и полезные советы.

6.5.2. Работа с базами

Создание базы данных

После запуска СУБД (системы управления базами данных) MS Access 97 автоматически открывается новая пустая база.

Чтобы создать новую базу, выберите команду Файл – Создать базу данных или щелкните на кнопке на панели инструментов.

В строке заголовка появится имя документа, присвоенное по умолчанию, – db1 : база данных. Редактор автоматически присваивает имена новым базам.

Если для создания базы необходим другой шаблон, предоставляемый СУБД, выберите команду Файл – Создать базу данных и в диалоговом окне команды “Создание” (Рис. 6.5.5.) выберите необходимый шаблон. В распоряжении MS Access 97 имеется более 20 шаблонов (адресная книга, библиотека, каталоги и т.д.). Выбор шаблона завершается щелчком на кнопке ОК.

Рис. 6.5.5. Диалоговое окно “Создание”.

Открытие базы данных

Чтобы открыть базу, необходимо знать имя и место размещения файла, определяемые при сохранении.

Access 97 запоминает последовательность Вашей работы с документами. Меню Файл содержит список нескольких (до 9) последних файлов из числа тех, с которыми Вы работали. Для открытия любого из этих файлов достаточно щелкнуть на соответствующем имени. Чтобы открыть другой документ, имени которого нет в списке, используйте команду Файл – Открыть базу данных или щелкните на кнопке Открыть базу данных панели инструментов.

В диалоговом окне “Открытие файла базы данных” (Рис. 6.5.6.) в поле “Папка” нужно указать место размещения необходимого файла, затем выделить его и щелкнуть мышкой на кнопке ОК, или дважды нажать левую клавишу мышки на имени файла.

Рис. 6.5.6. Диалоговое окно “Открытие файла базы данных”.

Сохранение базы данных

Чтобы сохранить базу, необходимо нажать кнопку Сохранить на панели инструментов или воспользоваться командами меню Файл – Сохранить. При создании новых таблиц, запросов и т.д. и первом их сохранении Access 97 предлагает названия таблиц, запросов и т.д. по умолчанию. Однако, эти названия можно изменить. По умолчанию база будет сохранена в каталоге “Мои документы” на диске С. При необходимости в последствии изменить название сохраняемого файла можно воспользоваться командой меню Файл – Сохранить как/экспорт….

После сохранения базы, она остается на экране, так что Вы можете продолжить с ней работу. При длительной работе, чтобы исключить возможность потери информации при сбоях компьютера, следует чаще сохранять документ на диске.

Работа с окнами

В СУБД Access 97можно редактировать одновременно несколько баз (таблиц, запросов, форм и т.д.). Переключение между открытыми документами осуществляется с помощью команды основного меню Окно, которое содержит список имен всех открытых документов. Чтобы открыть окно документа, необходимо щелкнуть на его имени в этом списке.

Различают полноэкранное и нормальное представления документа. Изменение представления осуществляется с помощью кнопки распахивания/восстановления окна документа. В режиме полноэкранного представления эта кнопка находится в строке меню и содержит изображение двойного окна.

В режиме нормального представления окна кнопка находится в строке меню документа и содержит изображение одного большого окна. Для перехода в полноэкранный режим следует выполнить щелчок на этой кнопке.

Если на экране отображено несколько окон документов, то для перехода от одного окна к другому нужно выполнить щелчок на строке заголовка какого-либо окна. Изменить размер окна можно, перемещая его рамку с помощью мыши.

Для сворачивания окна документа до пиктограммы используется кнопка строки меню с символом подчеркивания. Щелкните на ней. Для восстановления окна документа дважды щелкните на его значке.

Значок документа может быть не виден на экране – закрыт окном активного документа. В этом случае нужно изменить размеры или позицию окна. Для расположения активных окон рядом друг с другом используетсякоманда Окно – Упорядочить значки.

Завершение работы с СУБД

Вы можете закрыть базу, не завершая работу с программой Access 97.Для этого выберите команду Файл – Закрыть. Тот же результат можно получить щелкнув на кнопке в строке меню окна документа. Если в документе есть несохраненные изменения, на экране появится запрос на их сохранение.

Для того чтобы завершить работу с программой, достаточно выбрать команду Файл – Выход, или щелкнуть мышкой на кнопке закрытия окна в строке заголовка Access 97, или воспользоваться комбинацией “горячих клавиш” – [Alt] + [F4]. Следует отметить, что при завершении работы с программой Access 97, происходит автоматическое закрытие всех открытых документов. Если в каком-нибудь документе есть несохраненные изменения, редактор запросит пользователя, сохранять или нет изменения для каждого такого документа.

6.5.3. Создание и заполнение баз данных

Создание новой базы данных

Выберите из меню “Файл” команду “Создать”. Для этого помимо мыши можно использовать также комбинацию клавиш [Ctrl] + [N]. После этого Access 97 откроет окно “Создание”, которое содержит множество предварительно заданных шаблонов.

Access 97 объединяет в представленном окне важнейшие функции управления новой базой данных. На этой стадии настоятельно рекомендуется воспользоваться услугами интегрированного мастера по созданию баз данных, особенно это важно, для начинающих пользователей. Access 97 позволяет не принимать самостоятельного решения относительно последующего создания новой базы данных, т. к. Вы поначалу можете даже не представлять, как это сделать профессионально. В окне просмотра Вы получите первое представление о структуре создаваемой базы данных. Выделив подходящий шаблон данных с помощью мыши, щелкните один раз мышью по кнопке ОК, чтобы Access 97 мог открыть окно “Файл новой базы данных” (Рис. 6.5.7.).

Рис. 6.5.7. Диалоговое окно “Файл новой базы данных”.

В поле “Имя файла” указывается имя создаваемой базы данных: “База компакт дисков Shev®.mdb”. Щелкните мышью по кнопке “Создать”, чтобы Access 97 мог открыть другое окно, в котором укажите, хотите ли Вы создать таблицу, запрос, форму, отчет, макрос или модуль. Щелкнув мышью по кнопке “Создать”, Вы активизируете мастера по созданию баз данных, который поможет при выполнении остальных действий. Щелкните мышью по кнопке “Далее”. Далее Access 97 предложит соответствующие имена полей данных, некоторые из которых или даже все могут Вам не подойти. Используемые поля данных узнаются по маленькой черной галочке в соответствующем флажке. Важным в этой связи является то, что Access 97 автоматически задает некоторые поля, которые нельзя игнорировать. Названия полей, написанные курсивом, являются вариантными, их можно включать или выключать, щелкнув мышью по соответствующим флажкам. Выбрав все, что Вы хотели, щелкните мышью по кнопке “Далее”. Мастер по созданию баз данных откроет другое окно, в котором можно определить различные опции оформления. Вас, например, спросят, какой стиль должны иметь сообщения на экране, причем необходимо выбрать из нескольких вариантов. Имейте в виду, что смена различных окон с базами данных в зависимости от скорости компьютера может осуществляться несколько дольше, так что не предпринимайте никаких действий, пока процесс не завершится сам, это почти всегда приводит к нежелательным ошибочным реакциям Access 97.

Получив все требуемые данные, мастер базы данных выразит свое удовлетворение соответствующим сообщением. Затем щелкните мышью по кнопке “Готово”.