Разные колонтитулы на четных и нечетных страницах
Word позволяет устанавливать разные верхние и нижние колонтитулы для страниц с четными и нечетными номерами. При этом он всегда смотрит на тот номер, который печатается на странице (а не порядковый номер страницы с начала документа), чтобы определить четная она или нечетная. Для создания разных верхних или нижних колонтитулов для страниц с четными или нечетными номерами нужно выделить тот раздел, в котором вы хотите изменить колонтитул, выбрать команду Файл – Параметры страницы, указать вкладку “Макет”, установить флажок “Различать колонтитулы четных и нечетных страниц”, и щелкнуть по кнопке “ОК”.
Панель инструментов “Колонтитулы”
Выполнив команду Вид – Колонтитулы для работы с колонтитулами, вы тем самым вызовете на экран панель инструментов “Колонтитулы” (Рис. 6.2.43.).
Рис. 6.2.43. Панель инструментов “Колонтитулы”
Перечислим команды слева направо, которые выполняются при нажатии на кнопки панели.
“Вставка элемента автотекста”;
“Вставка номера страницы”;
“Вставка числа страниц”;
“Выбор формата номера страницы”;
“Вставка даты”;
“Вставка времени”;
“Параметры страницы” – служит для вызова диалогового окна “Параметры страницы”;
“Показ и сокрытие главного текста”;
“Принять из предыдущего раздела”;
“Переход от верхнего колонтитула к нижнему”;
“К предыдущему разделу” – позволяет перейти на верхний или нижний колонтитул первой страницы предыдущего раздела;
“К следующему разделу” – позволяет перейти на верхний или нижний колонтитул первой страницы следующего раздела;
“Выйти из режима работы с колонтитулами”.
Нумерация страниц
Для быстрой нумерации страниц служит команда Вставка – Номера страниц. В диалоговом окне “Номера страниц” (Рис. 6.2.43.) Word предлагает вам выбрать один из вариантов расположения номеров страниц и позволяет увидеть образец такого расположения в поле “Образец”. Если Вам понадобится изменить форму представления номеров страниц, Вы должны щелкнуть по кнопке “Формат” в диалоговом окне “Номера страниц”, после чего на экране появится диалоговое окно “Формат номера страницы” (Рис. 6.2.44.).
Рис. 6.2.43. Диалоговое окно “Номера страниц”.
Рис. 6.2.44. Диалоговое окно “Формат номера страницы”.
Поле “Формат номера” содержит следующие опции: арабские цифры (1, 2, 3, …), латинские строчные буквы (a, b, c, …), латинские заглавные буквы (A, B, C, …), римские строчные цифры (i, ii, iii, …) и римские заглавные цифры (I, II, III, …). В поле “Начать с” вы можете ввести номер страницы, с которой будет начинаться нумерация.
Нумерация строк
Для документов, требующих нумерацию строк на всех или некоторых страницах, вы можете приказать Word автоматически нумеровать строки. При этом Word будет печатать номера строк на левом поле рядом с каждой строкой или через каждые несколько строк. Чтобы пронумеровать строки в части документа, выделите эту часть и установите нумерацию строк только для этого раздела. Щелчок по кнопке “Нумерация строк” на вкладке “Макет” диалогового окна “Параметры страницы” приводит к выводу на экран диалогового окна “Нумерация строк” (Рис. 6.2.45.).
Рис. 6.2.45. Диалоговое окно Нумерация строк
Чтобы включить нумерацию строк нужно установить флажок “Добавить нумерацию строк”. В поле “Начать с” вы можете ввести номер первой строки для первой страницы каждого раздела. В поле “От текста” вводится расстояние от левого поля, на котором Word будет располагать номера строк. В поле “Шаг” вы можете указать число строк, через которые будут расставляться номера. В области “Начинать нумерацию” Word предоставляет вам выбор из трех вариантов: можно приказать Word начинать на каждой странице нумерацию строк со значения, указанного в поле “Начать с”, либо начинать с этого значения нумерацию в каждом следующем разделе, либо нумеровать все строки документа с начала до конца последовательно.
Отмена нумерации
Для того, чтобы отменить нумерацию строк, вам нужно выделить фрагмент, в котором вы хотите отменить нумерацию, выполнить команду Формат – Абзац и указать вкладку “Положение на странице”. Затем следует установить флажок “Без нумерации строк” и щелкнуть по кнопке “ОК”.
6.2.9. Предварительный просмотр, печать
Режим предварительного просмотра
Перед печатью документа рекомендуется убедиться в том, что он выглядит так, как нужно. Используя режим предварительного просмотра, можно увидеть страницы документа целиком – одну, две или несколько сразу. Это позволит внести в документ окончательные изменения. Страницы отображаются так, как будут выведены на печать.
Для того, чтобы просмотреть документ перед печатью, щелкните на кнопке “Предварительный просмотр” на “Стандартной” панели инструментов или выберите команду Файл – Предварительный просмотр. Word 97 разобьет документ на страницы, чтобы обеспечить соответствие номеров страниц, а затем выведет на экран одну или несколько страниц, включая страницу, в которой находилась точка ввода.
Рис. 6.2.46. Панель инструментов “Предварительный просмотр”.
Кнопки слева направо на панели инструментов “Предварительный просмотр” (Рис. 6.2.46.):
“Печать документа”;
“Увеличение/уменьшение картинки страницы”;
“Отображение на экране одной страницы”;
“Отображение на экране двух или более страниц” – Для отображения большого числа страниц необходимо нажать левую клавишу мыши и перемещайтесь по сетке, чтобы выбрать количество страниц и их конфигурацию (максимальное число отображаемых страниц – 60, 5 строк, 12 столбцов);
“Масштаб отображения предварительного просмотра страниц”;
“Отображение/Удаление линейки”;
“Подгонка страниц” – функция, автоматически позволяющая уменьшить количество страниц, путем уменьшения шрифтов, межстрочного расстояния, полей и т.д.
“Во весь экран” – функция просмотра документа во весь экран. Скрывает все экранные элементы, кроме отображаемой страницы (страниц) и панели инструментов предварительного просмотра. Чтобы восстановить скрытые элементы на экране, щелкните на этой кнопке еще раз или нажмите клавишу [Esc].
“Закрытие предварительного просмотра документа” – возвращение в нормальный режим.
“Контекстная справка” – позволяет узнать форматирование того или иного фрагмента текста.
Для отображения других страниц в режиме предварительного просмотра используйте вертикальную линейку прокрутки. Чтобы отобразить предыдущую или следующую страницы документа, щелкните на верхней или нижней стрелках линейки прокрутки. Отобразить другие страницы в режиме предварительного просмотра можно и с помощью клавиш [Page Up] и [Page Down].
Диалоговое окно “Печать”
Рис. 6.2.48. Диалоговое окно “Печать”.
В группе “Принтер” пункте “имя:” необходимо выбрать имя принтера, на котором Вы собираетесь напечатать документ. Если к компьютеру подключен только один принтер и нет сетевых принтеров, то в окне будет установлено это печатающее устройство по умолчанию. Кнопка “Свойства” позволяет перейти к свойствам печатающего устройства: качество печати, выбор качества бумаги, яркость, контрастность отпечатанных страниц и др. (определяется только возможностями принтера). При печати в файл необходимо выбрать принтер, на котором, в конечном счете, будет напечатан файл. Этот принтер может быть подключен к любому компьютеру (наличие Word на этом компьютере необязательно).
Существует возможность печати заданных страниц, одного или нескольких разделов, а также диапазона страниц из одного или нескольких разделов. Для этого используется группа “Страницы”.
Группа “Копии” отвечает за количество копий документа, которые напечатает Word. Т.е. если Вам необходимо распечатать три копии документа, то не обязательно три раза нажимать “Печать”, а достаточно установить количество копий – 3. Если документ содержит более одной страницы, то Word позволяет разложить документ по копиям.
Кнопка “Параметры” вызывает диалоговое окно, в котором можно установить программные параметры печати редактора Word.
.2.10. Некоторые “горячие клавиши” при работе с MS Word 97
| Вызов справки | F1 |
| Создать новый документ | Ctrl + N |
| Открыть документ | Ctrl + O |
| Сохранить документ | Ctrl + S |
| Печать | Ctrl + P |
| Закрыть документ | Ctrl + F4 |
| Закрыть программу | Alt + F4 |
| Поиск по тексту | Ctrl + F |
| Замена в тексте | Ctrl + H |
| Перемещение курсора | |
| На один символ влево | |
| На один символ вправо | ® |
| На одно слово влево | Ctrl + |
| На одно слово вправо | Ctrl + ® |
| На один абзац вверх | Ctrl +  |
| На один абзац вниз | Ctrl + ¯ |
| На одну ячейку влево (в таблице) | Shift + Tab |
| На одну ячейку вправо (в таблице) | Tab |
| К предыдущей строке | |
| К следующей строке | ¯ |
| В конец строки | End |
| В начало строки | Home |
| В начало экрана | Alt + Ctrl + Page Up |
| В конец экрана | Alt + Ctrl + Page Down |
| На один экран вверх | Page Up |
| На один экран вниз | Page Down |
| В начало следующей страницы | Ctrl + Page Down |
| В начало предыдущей страницы | Ctrl + Page Up |
| В конец документа | Ctrl + End |
| В начало документа | Ctrl + Home |
| К предыдущему исправлению | Shift + F5 |
| К позиции курсора, которая была текущей при последнем закрытии документа | Shift + F5 |
| Вставка специальных символов и элементов | |
| Поле | Ctrl + F9 |
| Элемент автотекста (после ввода нескольких символов имени элемента автотекста и появления всплывающей подсказки) | Enter |
| Разрыв строки | Shift + Enter |
| Разрыв страницы | Ctrl + Enter |
| Разрыв колонки | Ctrl + Shift + Enter |
| Мягкий перенос | Ctrl + дефис |
| Неразрывный дефис | Ctrl + Shift + дефис |
| Неразрывный пробел | Ctrl + Shift + пробел |
| Символ авторского права © | (c) |
| Охраняемый товарный знак ® | (r) |
Товарный знак  | (tm) |
| Выделение текста и рисунков | |
| На один символ влево | Shift + |
| На один символ вправо | Shift + ® |
| До конца слова | Ctrl + Shift + ® |
| До начала слова | Ctrl + Shift + |
| До конца строки | Shift + End |
| До начала строки | Shift + Home |
| На одну строку вниз | Shift + ¯ |
| На одну строку вверх | Shift + |
| До конца абзаца | Ctrl + Shift + ¯ |
| До начала абзаца | Ctrl + Shift + |
| На один экран вверх | Shift + Page Up |
| На один экран вниз | Shift + Page Down |
| До конца документа | Ctrl + Shift + End |
| До начала документа | Ctrl + Shift + Home |
| Выделить вертикальный блок текста | Ctrl + Shift + F8 |
| Удаление текста и рисунков | |
| Удаление одного символа слева от курсора | Backspace |
| Удаление одного слова слева от курсора | Ctrl + Backspace |
| Удаление одного символа справа от курсора | Del |
| Удаление одного слова справа от курсора | Ctrl + Del |
| Отмена последнего действия | Alt + Backspace |
| Буфер обмена | |
| Копировать в буфер обмена | Ctrl + Insert |
| Вставить из буфера обмена | Shift + Insert |
| Удалить в буфер обмена | Shift + Delete |
| Форматирование текста | |
| Полужирный шрифт | Ctrl + B |
| Курсивный шрифт | Ctrl + I |
| Подчеркивание | Ctrl + U |
| Выравнивание по левому краю | Ctrl + L |
| Выравнивание по центру | Ctrl + E |
| Выравнивание по правому краю | Ctrl + R |
| Вызов диалогового окна “Шрифт” | Ctrl + D |
6.3. Электронные таблицы MS Excel 97
Электронные таблицы используются в компьютерной технологии около 20 лет. В 80х годах в нашей стране большое распространение получили табличные процессоры Lotus 1-2-3 фирмы Lotus Development и SuperCalc фирмы Computer Associates, работающие в операционной системе MS-DOS в текстовом режиме. До сих пор на маломощных машинах используется русифицированная версия SuperCalc-4 под названием “Тагра”. На современных машинах чаще всего применяются более совершенные программы обработки электронных таблиц, работающие в графическом режиме под управлением Windows®. Одной из таких программ является Microsoft® Excel.
Программа Microsoft® Excel ориентирована на работу с электронными таблицами, которые в свою очередь прежде всего ориентированы на решение экономических задач. И в наше время трудно себе представить учреждение в котором не производилась бы какая-нибудь обработка информации в редакторе таблиц Microsoft® Excel. Помимо экономических задач, заложенные в Excel инструментальные средства позволяют успешно решать инженерные задачи, например, выполнять расчеты по формулам, строить графические зависимости и т. д.
Освоение работы электронных таблиц обеспечивает возможность самостоятельно решать различные задачи, не прибегая к услугам программиста. Создавая ту или иную таблицу, пользователь выполняет одновременно функции алгоритмиста, программиста и конечного пользователя. Это обеспечивает высокую эффективность эксплуатации программ, так как в них оперативно могут вноситься любые изменения, связанные с модернизацией алгоритма, перекомпоновкой таблицы и т.д.
С ростом производительности персональных компьютеров и сложности программных средств пользователям становится все труднее “держать в уме” все функции применяемого приложения. По этой причине в повседневной работе, как правило используется далеко не весь спектр существующих возможностей конкретной программы или операционной среды, а только небольшая их часть.
Данная книга предлагает пользователю ознакомиться с основными принципами создания и модификации электронных таблиц в MS Excel 97, а для пользователей, которые уже работали с предыдущими версиями MS Excel – повысить свою квалификацию.
Некоторые возможности программы, а также тонкости в ее использовании остались за пределами данной книги, так как цель этой книги не только научить пользоваться MS Excel 97, но и подтолкнуть пользователя к самостоятельному изучению некоторых дополнительных свойств данной программы.
Авторы надеются, что данная книга поможет Вам с легкостью освоить материал и поможет Вам в создании и редактировании как простых, так и сложных документов в MS Excel 97.
6.3.1. Окно программы MS Excel 97
После запуска Excel на экране открывается так называемое главное окно программы. Путем изменений в меню Вид или используемых программой по умолчанию параметров в диалоговом окне “Параметры” можно задать отображение или сокрытие отдельных элементов окна. Во время первого обращения к Excel это окно будет похоже на представленное на следующем рисунке (Рис. 6.3.0.). На рисунке показаны все основные компоненты рабочего окна MS Excel и окна документа MS Excel.
Рис. 6.3.0. Экран после запуска программы.
Системное меню окна
Кнопка вызова системного меню 
содержит команды определяющие размер и положение на экране окна Excel, а также команду, позволяющую завершить работу с программой.
Рис. 6.3.1. Строка заголовка с вызванным подменю.
Строка заголовка окна Excel
Строка заголовка (верхняя строка окна программы) содержит имя приложения – Microsoft Excel. Если окно активной рабочей книги развернуто на весь экран, т.е. до размеров окна приложения, то в строке заголовка будет представлено также имя рабочей книги.
Кроме того, строка заголовка содержит три кнопки для работы с окном.
– кнопка сворачивания окна, т.к. она сворачивает окно активной программы до пиктограммы.
–кнопка восстановления окна, т.к. она восстанавливает окно программы до нормального размера.
– кнопка закрытия окна.
Строка меню
Непосредственно под строкой заголовка расположена строка меню с именами раскрывающихся подменю. Строка меню содержит названия отдельных меню программы. Она активизируется нажатием клавиши [Alt]. В строке меню перечислены группы команд: Файл, Правка, Вид, Вставка, Формат, Сервис, Данные, Окно, Справка.
- Excel меняет структуру и состав меню в зависимости от объекта работы (рабочий лист или диаграмма). Кроме того меню может меняться при смене рабочей ситуации.
- Строку меню можно перетащить мышью в любое удобное место окна Excel.
- При выборе пункта меню раскрывается подменю, команды в котором объединены по своей функциональной направленности. Пункт меню можно также раскрыть нажав на горячую клавишу, которая подчеркнута в имени пункта меню (совместно с клавишей [Alt]).
Состав и структуру меню можно менять, настраивая по мере необходимости. При этом можно добавлять и удалять команды, менять их порядок и т.п.
Панели инструментов
Панели инструментов содержат кнопки, предназначенные для быстрого выбора определенной команды. Нажать кнопку панели инструментов можно только с помощью мышь. Набор и количество кнопок на панели инструментов, а также позицию панели инструментов на экране определяется пользователем. Можно разместить несколько панелей инструментов в одной строке.
Excel предоставляет в распоряжение пользователя 22 встроенные панели инструментов. Перечислим эти панели инструментов и рассмотрим те функции, которые можно выполнить при их использовании.
Рис. 6.3.2. Диалоговое окно “Настройка”.
Существуют следующие панели инструментов:
“Строка меню листа” – содержит пункты меню для выполнению команд;
“Строка меню диаграммы” – содержит меню команд, применительно к диаграммам;
“Стандартная” – содержит кнопки команд служащих для работы с файлом и с буфером обмена;
“Форматирование” – служит для форматирования содержимого ячеек;
“Свободные таблицы” – позволяет осуществлять основные функции работы с таблицами и данными;
“Диаграммы” – служит для построения и дальнейшего редактирования диаграмм;
“Рецензирование” – предназначена для вставки сообщений и рецензирования документа;
“Формы” – содержит кнопки команд служащих для создания форм, таблиц, списков, полей ввода при работе с базами данных;
“Остановка записи” – содержит кнопки команд для записи и остановки макроса;
“Внешние данные” – позволяет включить в таблицу Excel различные внешние данные;
“Зависимости” – служит для установки зависимостей между данными;
“Во весь экран” – служит для переключения режима работы во весь экран;
“Циклические ссылки” — осуществляет ссылки между элементами документа.
“Visual Basic” – предназначена для создания программ на Visual Basic совмещенными с документом Excel;
“Web” – преобразует документ Excel в Web страницу, которую можно просматривать посредством Internet;
“Элементы управления” – позволяет вставлять кнопки, переключатели и другие элементы Visual Basic внутри документа.
“Выход из режима конструктора” – служит для конструктора базы данных внутри таблицы;
“Рисование” – предназначена для вставки в документ каких-либо графических объектов;
“WordArt” – содержит кнопки команд служащих для создания фигурного текста;
“Настройка изображения” – содержит кнопки команд служащих для работы с графическим изображением;
“Настройка тени” – позволяет установить тень как к тексту, так и к рисункам;
“Настройка объема” – устанавливает различные варианты объема текста в документе.
По умолчанию на экране отображены панели инструментов “Стандартная” и “Форматирование”. В зависимости от рабочей ситуации Excel автоматически представит на экране другие панели инструментов.
Можно отобразить или скрыть встроенные панели инструментов, а также изменить их в зависимости от индивидуальных потребностей. Однако, удалить встроенные панели инструментов нельзя.
Рассмотрим подробнее панель инструментов “Стандартная” и панель инструментов “Форматирование”, так как с ними придется сталкиваться постоянно при составлении документов.
Рис. 6.3.3. Панель инструментов “Стандартная”.
Кнопки слева направо (Рис. 6.3.3.) и команды, которые выполняются при их нажатии:
“Создать” – создание нового документа, основанного на шаблоне Normal.dot;
“Открыть” – открытие существующего документа или шаблона;
“Сохранить” – сохранение активного документа или шаблона;
“Печать” – печать активного документа;
“Предварительный просмотр” – показ документа, выводимого на печать;
“Правописание” – проверка орфографии в активном документе;
“Вырезать” – удаление выделенного фрагмента текста и помещение его в буфер обмена;
“Копировать” – копирование выделенного фрагмента текста в буфер обмена;
“Вставить” – вставка копии содержимого буфера обмена в текущую позицию курсора;
“Формат по абзацу” – перенос форматирования выделенного текста на другой фрагмент текста;
“Отменить” – отмена результата предыдущей операции;
“Вернуть” – повтор последней операции;
“Добавить гиперссылку” – добавление и удаление гиперссылок в документе;
“Панель Web” – вывод на экран панели инструментов “Web”;
“Автосумма” – производит автосуммирование всех выделенных данных;
“Вставка функции” – выводит на экран диалоговое окно “Вставка функции”;
“Сортировка по возрастанию” – сортирует выделенные данные по возрастанию;
“Сортировка по убыванию” – сортирует выделенные данные по убыванию;
“Мастер диаграмм” — позволяет построить диаграмму по выделенным данным;
“Карта” – вставка карты выбранного объекта;
“Рисование” – управление отображением панели инструментов “Рисование”;
“Масштаб” – выбор масштаба изображения документа;
“Помощник” – предоставление справочной помощи по элементам экрана.
Рис. 6.3.4. Панель инструментов “Форматирование”.
Кнопки слева направо (Рис. 6.3.4.) и команды, которые выполняются при их нажатии:
“Шрифт” – изменение вида шрифта;
“Размер шрифта” – изменение размера шрифта в пунктах;
“Ж (В)” – включение и выключение полужирного начертания;
“К (I)” – включение и выключение курсивного начертания;
“Ч (U)” – включение и выключение подчеркивания символов;
“По левому краю” – форматирование текста с выравниванием левого края;
“По центру” – форматирование текста с центрированием;
“По правому краю” – форматирование текста с выравниванием правого края;
“Объединить и поместить в центре” – форматирование текста с блочным выравниванием;
“Нумерация” – создание нумерованного списка;
“Денежный формат” – установка денежного формата данных в ячейке;
“Процентный формат” – установка процентного формата данных в ячейке;
“Формат с разделителями” – установка разделителя тысяч в числе;
“Увеличить разрядность” – увеличение количества значащих цифр в дробной части;
“Уменьшить разрядность” – уменьшение количества значащих цифр в дробной части;
“Уменьшить отступ” – смещение текстового абзаца вправо к следующей позиции табуляции;
“Увеличить отступ” – смещение текстового абзаца влево к предыдущей позиции табуляции;
“Границы” – управление отображением панели инструментов “Обрамление”;
“Цвет заливки” – выбор цвета выделенной ячейки таблицы или фона;
“Цвет шрифта” – установка цвета выделенного фрагмента текста.