Организация проектирования труда управленческого персонала
Особенности управленческого труда
Характеризуя понятие «управленческий труд», следует отметить, что сферой его приложения является управление производством или другими объектами.
Управление производством представляет собой область деятельности, направленную на обеспечение согласованной и эффективной работы трудового коллектива, создающего материальные ценности или производящего услуги. Применительно к управлению деятельностью производственного коллектива (предприятие, объединения и др.) выделяют семь основных групп функций управления, различающихся объектом воздействия, преимущественной стадией его осуществления и содержанием управленческой деятельности.
Можно выделить следующие функции управления производством: маркетинговую, планирование, финансирование, организацию средств производства и стимулирование улучшения их использования, организацию и стимулирование труда, информационное обеспечение и учет, контроль, регулирование и оценку деятельности.
К управлению производством, в широком его понимании относятся все функции управления, от подготовки производства до контроля и оценки его результатов Соответственно, труд работников, занятых выполнением любой функции управления, считается управленческим, независимо от его характера и содержания.
Управленческий труд по сравнению с трудом рабочих имеет свои существенные особенности. Прежде всего, это преимущественно умственный труд.
Различают три вида умственного труда: эвристический, административный и операторный.
Эвристический труд—творческая cоставляющая умственной деятельности. По своему функциональному назначению он характеризуется как труд по исследованию, анализу и разработке различных вопросов. Это - разработка планов и анализ их выполнения, определение направлений совершенствования конструкции и состава продукции, технологии, организации производства и труда, решение социальных проблем. По содержанию эвристический труд связан с выполнением аналитических и конструктивных операций и направлен на разработку и принятие решений.
Административный труд — вид умственного труда, функциональным назначением которого является непосредственное управление деятельностью и поведением людей. По содержанию он достаточно разнообразен и включает выполнение различных организационно-административных операций: координационных, распорядительных, контрольных. Этот вид умственного труда призван обеспечить координацию деятельности отдельных участников и трудовых коллективов (различных отделов, цехов и других подразделений).
Операторный труд — это труд по выполнению стереотипных (постоянно повторяющихся) операций детерминированного (предопределенного) характера. По содержанию к операторному труду относится информационно-техническая работа, включающая документационные операции (оформление документов, их копирование, размножение, хранение, обработка корреспонденции и т.п.), первично-счетные и учетные, ввод данных в ЭВМ, переработку информации по заранее разработанной программе, вычислительные и формально-логические операции.
Преобладание тех или иных видов умственных нагрузок определяет в значительной степени специфику организации управленческого труда в отношении методов выполнения работ, видов норм, способов регламентации, факторов, условий труда и т.д.
Рассматривая особенности управленческого труда, следует подчеркнуть, что, так же как труд рабочих, он является необходимым и производительным трудом. Но вместе с тем он имеет особую производительную форму, реализуется в продукте труда совокупного работника.
Специфичен и предмет управленческого труда, в качестве которого выступает различного рода информация. В силу этого управленческий труд носит информативный характер.
Информация по форме может быть устной и документированной (чертежи, технологические карты, планы, проекты и т.п.), по функциональной принадлежности - технической, трудовой, бухгалтерской, коммерческой, она различается и по используемым носителям (документы, магнитные носители и т.д.).
Особенность результатов управленческого труда состоит в том, что они трудно поддаются количественной оценке (за исключением работы некоторых должностных групп).
Результаты труда руководителей, как правило, оцениваются косвенно — по показателям производственной деятельности возглавляемых ими коллективов, труда специалистов и технических исполнителей - по показателям работы отдела (бюро). Это своего рода конечные результаты, между временем достижения которых и моментом приложения труда существует значительный разрыв.
Важным свойством производительной формы управленческого труда является то, что его эффективность должна оцениваться не по количеству подготовленных документов и изданных распоряжений, а по результативности и прогрессивности принимаемых технических, организационных, экономических решений — по их влиянию на результаты деятельности работников, непосредственно занятых производством продукции или услуг. Эта специфика определяет такие требования к организации управленческого труда, как необходимость тщательного анализа объема и форм информации, методов и средств выполнения трудовых процессов с целью выявления и устранения документационных излишеств.
Все указанные отличительные качества управленческого труда обусловливают особый подход к его организации.
Удельный вес работников управленческого персонала в численности занятых в народном хозяйстве возрастает из года в год и в 90-е гг. достиг 18%, причем темпы роста численности работников управленческого труда опережают темпы роста численности рабочих.
За последние 20 лет это опережение составило 1,8 раза. Это — объективная тенденция, характерная для всех развитых стран. Она вызвана техническим прогрессом, возросшей ролью управленческого труда. Если предположить, что формы и методы работы аппарата управления меняться не будут, число лиц, занятых в нем, будет удваиваться каждые 5—7 лет. Надежным заслоном этой ситуации может быть совершенствование организации управленческого труда.
Нежелателен не столько рост численности аппарата управления, сколько низкая его отдача. В нашей стране к началу 90-х годов численность инженеров в расчете на 1 млрд. руб. валовой продукции всех предприятий в 3,5 раза превышала аналогичный показатель в США, что свидетельствует о больших резервах повышения эффективности управленческого труда. Реализовать эти резервы без совершенствования организации труда управленческого персонала невозможно.
Сущность организации управленческого труда
Организация управленческого труда представляет собой систему использования живого труда в сфере управления, обеспечивающую его функционирование с целью достижения полезного эффекта трудовой деятельности.
Организация управленческого труда как система включает в себя совокупность элементов, находящихся в определенной связи друг с другом и образующих единое целое.
К элементам организации управленческого труда относятся:
Разделение и кооперация управленческого труда в рамках управляющей системы в целом и каждого ее звена (отдела, сектора, бюро);
Подбор и расстановка управленческих кадров, обеспечение требуемого квалификационного уровня работников в соответствии с возложенными на них должностными обязанностями;
Организация процессов труда по управлению;
Организация и оснащение рабочих мест;
Создание благоприятных условий труда;
Нормирование управленческого труда;
Стимулирование труда.
Элементы организации управленческого труда раскрывают ее содержание и очерчивают круг проблем, на решение которых должна быть направлена практическая работа.
Основными принципами научной организации управленческого труда, которыми следует руководствоваться при решении методических и практических вопросов проектирования и внедрения научной организации управленческого труда, являются: принцип комплексности, системности, регламентации (установление и соблюдение определенных правил, положений, инструкций, нормативов), специализации, стабильности (постоянство выполняемых функций), целенаправленного творчества.
Состав управленческого персонала
По характеру участия в процессе управления все работники управленческого труда подразделяются на три группы:
Руководители (руководители предприятий, структурных подразделений – служб, отделов, цехов, участков, бюро и т.д.);
Специалисты (инженеры, техники, экономисты, организаторы производства, нормировщики, финансисты, бухгалтеры, дизайнеры, юристы, математики, специалтисты по переработке информации);
Служащие (архивариусы, делопроизводители, машинистки, кассиры, агенты по снабжению, секретари, статистики, табольщики, чертежники, копировщики и др.).
Руководители предприятий и структурных подразделений совместно с советами (правлениями) определяют цели и направления деятельности, осуществляют подбор и расстановку кадров, координацию работы исполнителей и подчиненных им звеньев производства и управления, обеспечивают слаженную и эффективную работу соответствующих коллективов. По характеру умственных нагрузок труд руководителей относится к эвристическому и административному труду.
Специалисты (инженеры, техники, экономисты и др.) заняты разработкой и внедрением в производство технологических процессов, новых или усовершенствованных видов продукции, форм и методов организации производства, труда и управления, технических и экономических нормативов, коммерческой деятельности, а также обеспечением производства необходимой документацией, материалами, разного рода обслуживанием и т.п. Труд специалистов по характеру умственных нагрузок - это эвристический труд с некоторыми элементами операторного.
Служащие (технические исполнители) выполняют разнообразную работу, связанную с обеспечением деятельности руководителей и специалистов. Это сбор, фиксация, передача, первичная обработка информации, множительные работы, оформление документов и т.п. Служащие, в основном, заняты операторным трудом. В условиях компьютеризации процессы переработки и использования информации, подготовка необходимых для работы документов требуют специального высшего или среднего образования. Поэтому есть основания отнести соответствующих работников к специалистам.
Перечень должностей руководителей, специалистов и служащих определен «Квалификационным справочником».
Организация процессов труда по управлению
Процессы управленческого труда представляют собой совокупность различных работ и операций, выполняемых руководителями, специалистами и техническими исполнителями для осуществления эффективного управления деятельностью подразделений и служб предприятия (организации).
Организация процессов труда включает:
определение рационального содержания процессов труда;
установление наиболее рациональных систем и методов их выполнения;
технологическую регламентацию трудовой деятельности работников по выполнению возложенных на них функций.
Содержание процессов управленческого труда определяется путем последовательного выделения по каждой функции управления входящих в нее работ, операций и их элементов.
Определение рационального содержания процессов труда по каждой функции управления достигается проведением специального анализа, направленного на устранение дублирования работ и операций с другими функциями управления, после чего составляются блок-схемы состава работ по функциям и видам входящих в них работ.
Основным элементом управленческого труда является управленческая трудовая операция.
По функционально-технологическому признаку можно выделить три группы операций, подразделяющиеся на классы:
организационно-административные (служебно-коммуникационные, распорядительные, координационные, контрольно-оценочные) –1-4 классы операций;
аналитико-конструктивные (аналитические, конструктивные) – 5-6 классы операций;
информационно-технические (документальные, первично-счетные и учетные, коммуникационно-технические, вычислительные и формально-логические) – 7-10 классы.
Все выделенные группы и классы операций встречаются при выполнении работ по любой функции управления, представляя целостность в трудовом аспекте.
Решение тех или иных функциональных задач обусловливает взаимосвязь между операциями, относящимися к различным группам и классам. Так, руководитель может успешно выполнять свои организационно-административные функции, только тщательно анализируя возникшие ситуации, т.е. выполняя аналитические операции. Специалисты, выполняя присущие их труду аналитико-конструктивные операции, в той или иной мере нередко выполняют также и организационно-административные и некоторые информационно-технические (в частности, формально-логические).
При выполнении отдельных видов работ трудовые процессы могут включать операции разных классов. Например, разработка технически обоснованных норм включает в себя анализ выполнения норм (5-й класс), вычислительные и формально-логические операции по расчету новых норм (10-й класс), документационные операции
(7-й класс) и распорядительные операции по утверждению норм
(2-й класс). Выполняют их разные должностные лица: операции 5-го и 10-го классов - нормировщики, 7-го класса - технический исполнитель, 2-го класса - руководитель (начальник ОТиЗ).)
Каждый класс операций имеет в своем составе определенный набор операций. Так, служебно-коммуникационные операции (1-й класс) включают телефонные переговоры, прием посетителей, обход рабочих мест и т.д. Необязательно, чтобы в трудовых процессах работников, выполняющих операции этого класса, присутствовал весь набор.
По характеру преобразования информации управленческие операции делятся на две группы: стереотипные, которые выполняются по заранее разработанным алгоритмам, инструкциям, методикам, и эвристические, связанные с творческим процессом (обдумывание и разработка программ, алгоритмов, поиск решения и т.п.).
Рассмотренные классификации трудовых операций нужны не только для характеристики содержания процессов труда, но и для последующего выбора рациональных методов их выполнения и форм технологической регламентации.
Выбор метода выполнения каждого класса операций определяется их содержанием. Содержание и характер каждого класса операций определяется их целевым назначением и ролью в процессе управления.
Служебно-коммуникационные операции обеспечивают служебные взаимосвязи работников: телефонные переговоры, прием посетителей, передвижение в пределах предприятия (посещение отделов, цехов), диспетчерская связь, служебные командировки и т.п.
К группе контрольно-оценочных операций относятся проверка своевременности выполнения приказов, распоряжений, решений совещаний, планов, заданий, проверка своевременности и качества выполняемых функциональных обязанностей.
К аналитическим операциям относятся изучение информации, специальной литературы, опыта разных предприятий и собственно анализ тех или иных показателей, ситуаций и т.п.
Выбор метода анализа (сравнительный анализ фактических и нормативных значений, корреляционный и факторный анализ, метод экспертных оценок, экономико-математические методы и др.) зависит от изучаемого материала и целей анализа.
Конструктивные операции связаны с подготовкой разного рода решений: организационных, технических, экономических. Выбор метода их выполнения зависит от содержания и вида решений.
Существует довольно большое число методов для выработки управленческих решений, среди них - метод инверсии (предполагает преодоление психологической инерции, отказ от прежних взглядов на ту или иную задачу, с тем, чтобы посмотреть на нее с измененной позиции), метод аналогий (основан на использовании аналогичных ситуаций, встречающихся в других решениях и в иных областях знаний), методы мозговой атаки и метод коллективного блокнота и др.
По своему целевому назначению в процессах управления информационно-технические операции разделяются на четыре класса: документационные - операции с документацией (носителем информации), первично-счетные и учетные операции (содержание и объем которых обусловлены номенклатурой и количеством объектов и показателей, подлежащих учету, измерениям, регистрации), коммуникационно-технические операции (обеспечивающие взаимосвязь работников с помощью различного рода технических средств), вычислительные и формально-логические операции (все операции по переработке информации).
К первичным элементам процессов управленческого труда, представляющим собой те или иные действия, с помощью которых воспринимается информация, осуществляется ее переработка, осмысление и реализация относятся: слушание, чтение, наблюдение, речь, письменная работа, контакт с управляющим устройством материального объекта, продумывание.
Технологическая регламентация процессов управленческого труда
Необходимым условием эффективного выполнения управленческих процессов является разработка рациональной технологии их выполнения, включающей:
Определение цели работы и средств ее достижения, указание подразделения и рабочего места, на котором выполняется работа, состава и содержания требуемой и разрабатываемой документации;
Построение схемы управленческого процесса, разделение его на операции. При этом исследуется необходимость каждой операции. Для обеспечения непрерывности процесса во времени и пространстве необходимо рассматривать не отдельные части процесса, а процесс целиком с указанием места и времени действия;
Выбор наиболее достоверных источников информации для выполнения процесса. При этом необходимо соблюдать принцип единства источников первичной информации, расчеты информационных показателей как результат выполнения управленческого процесса должны производиться однократно;
Установление квалификационного уровня исполнителей, выбор наиболее целесообразного состава информационных и технических средств, а также рационального варианта выполнения каждой операции процесса для различных ситуаций, что обеспечит высокую надежность выполнения процесса.
Рациональное выполнение каждого трудового процесса влияет на конечный результат деятельности управленческого подразделения (отдела, службы и т.п.) и предприятия в целом.
Спроектированная технология выполнения управленческих процессов подлежит регламентации, т.е. закреплению в нормативной форме, требующей обязательного выполнения. В качестве форм регламентации могут выступать блок-схемы состава работ по функциям управления, процедуры выполнения управленческих работ, операционно-технологические карты, инструкции пользователя при работе на ПЭВМ и т.п.
Разработка процедур и операционно-технологических карт
Процедура — это документально зафиксированный порядок конкретного выполнения управленческого процесса, определяющий состав, последовательность, содержание и исполнителей операций. Она также отражает прохождение документов, связанных с выполнением данной работы.
В функционально-процедурных справочниках приведены процедуры выполнения основных работ по функциям управления общепромышленного характера. Они разработаны как типовые, и при организации процессов труда непосредственно на предприятиях целесообразно пользоваться ими. Если для конкретных условий предприятия они неприемлемы, следует разработать их своими силами с последующим отражением в оргпроектах. Тоже относится и к организациям и учреждениям других сфер деятельности (банки, налоговые инспекции и др.).
Процедура любого управленческого процесса должна отражать:
Цель работы;
Документы, используемые при выполнении работы;
Разрабатываемые документы (указывается наименование документа, его форма);
Схему процедуры: последовательность выполнения операций, входящих в управленческий процесс, их содержание и порядок прохождения документов.
Другой формой технологической регламентации управленческих процессов является операционно-технологическая карта.
Применение этой формы регламентации целесообразно при выполнении наиболее массовых, типичных или достаточно сложных видов работ и операций. Обязательными в операционно-технологической карте являются: наименование операций, их содержание и форма завершения каждой из них. Методы выполнения операции носят, как правило, рекомендательный характер. Если для выполнения отдельных операций возможно использование различных информационных и технических средств, в карте выделяются специальные графы, в которых отражается техническое и информационное оснащение. В специальную графу выносятся также данные об использовании различных режимов работы с вычислительной техникой. Если можно определить трудоемкость операций, она отражается в специальной графе. Данные о трудоемкости носят справочный характер, если она рассчитана экспертным путем или на основе фотохронометража, рекомендательный, если она определена на основе нормативов.
Операционно-технологическая карта по сравнению с процедурой является наиболее универсальной формой технологической регламентации, поскольку позволяет более детально и многовариантно описать процесс управленческой работы, а при добавлении данных о трудоемкости операций регламентировать затраты труда.
Проектирование и технологическая регламентация управленческих процессов, гарантируя в известной мере от ошибок в их выполнении, повышают надежность и достижение поставленных целей управления.
Организация управленческих трудовых процессов базируется на построении рациональной системы документооборота. Маршрут движения документов фиксирует прохождение документов по должностным лицам и, следовательно, отражается технологическая взаимосвязь выполнения различных видов работ и операций.
Основным принципом организации движения документов является прямоточность, т.е. движение документов по минимальному количеству инстанций, через которые проходит документ в процессе его создания, оформления и использования.
Для изучения и рационализации маршрута движения документов рекомендуется использовать оперограммы - графическое изображения движения документов в виде операционной цепи. Способы их построения различны и подробно рассматриваются в специальной литературе.
Существующая и проектируемая цепи выделяются в оперограмме разного рода линиями. Соответственно указывается трудоемкость каждой операции, если есть возможность ее определить.
Изменение конфигурации операционной цепи позволяет наглядно представить содержание и количество сокращенных операций, изменение хода работы над документом, уменьшение числа инстанций его прохождения и др.
Исходя из отечественного и зарубежного опыта, можно выделить следующие основные направления рационализации процессов труда руководителей:
Определение рационального содержания труда и выбор методов выполнения однородных процессов труда, операций, элементов;
Распределение рабочего времени на выполнение главных функций;
Разработка типовых процедур подготовки и принятия решений.
По содержанию и характеру процессы труда руководителя очень разнообразны. Он выступает в роли организатора, администратора, специалиста, воспитателя, общественного деятеля. Соотношение между этими функциями и их конкретное содержание различно у руководителей разного ранга и зависит от масштабов и особенностей управляемого объекта (предприятия, подразделения.
При характеристике содержания труда руководителей этого звена обычно выделяют следующие виды работ:
Работы, связанные с оборудованием;
Работы, связанные с технологией;
Работа с кадрами;
Организационная работа;
Аналитическая работа с документами.
Определив содержание процессов труда руководителей, необходимо выбрать наиболее рациональные, прогрессивные методы выполнения различных операций и элементов работы.
Разнообразие работ руководителя по характеру и содержанию, необходимость своевременного и продуманного их выполнения, зависимость от многих непредвиденных обстоятельств требуют особого подхода к планированию и распределению рабочего времени. При этом должны учитываться синхронизация во времени выполнения различных работ руководителями разных звеньев управления и координация их деятельности (руководителя предприятия, главного инженера, заместителей руководителя предприятия, главных специалистов, руководителей производственных подразделений и функциональных отделов).
Укрупненно регламентировать распределение времени руководителей на выполнение различных работ можно с помощью распорядка рабочего дня.
Распорядок рабочего дня может быть индивидуальным (для руководителей структурного подразделения, мастера) и коллективным (для руководителей верхней ступени управления). Индивидуальный распорядок рабочего дня руководителей среднего звена и отдельных исполнителей строится с учетом распорядка дня руководителей верхней ступени управления. Вместе они представляют единую систему планирования рабочего времени руководителей всех звеньев управления.
Наиболее часто в качестве типового периода берется месяц или неделя.
Типовая рабочая неделя — простейший тип распорядка рабочего дня. Ее достоинство - в простоте и краткости графического изображения. Однако при этом в распорядок не попадают работы, повторяющиеся менее четырех раз в месяц, квартал и т.п. Типовой месяц в некоторой мере устраняет этот недостаток, так как все работы, выполняемые хотя бы один раз в месяц, находят отражение, но при этом затрудняется согласованность во времени работы различных руководителей.
Независимо от типа распорядка рабочего дня при его разработке следует учитывать ряд рекомендаций, выработанных наукой и практикой.
В распорядок дня необходимо заложить оптимальное соотношение затрат времени руководителей на выполнение административных, организационных и творческих работ. Для выполнения работ, требующих наибольших творческих усилий или сосредоточенного внимания, надо выделять часы, совпадающие с зонами максимальной работоспособности (2-й, 3-й часы работы). Для работы с поступившими документами, почтой, для диспетчерских совещаний можно использовать первый утренний час, т.е. период врабатываемости.
Для работ, не требующих значительных творческих усилий, связанных с текущими организационными решениями, можно отвести предобеденное время или конец рабочего дня.
Дневные часы целесообразно использовать на внешние контакты, совещания. Ни в коем случае не следует тратить на совещания утренние часы, особенно если эти совещания носят информативный характер.
Особое время следует выделить для решения творческих и перспективных вопросов (в области техники, технологии, экономики), просмотра литературы.
Целесообразно предусмотреть чередование работ, различных по характеру. Практически продолжительность одного вида деятельности не должна превышать 1,5—2 ч, после чего можно перейти к работе другого рода.
В частности, при планировании работы мастеров рекомендуется, чтобы число перемен работы в течение часа не превышало трех. Это связано с тем, что затраты времени на большинство постоянно повторяющихся работ мастера составляют I5—20 мин и редко превышают 1 час. Поэтому для мастеров, начальников участков предпочтителен распорядок с почасовой разбивкой рабочего дня. Для руководителей более высокого уровня управления более применим график с разбивкой дня на двухчасовые периоды.
В распорядке рабочего дня руководителей высшего уровня управления (упоминавшийся выше коллективный распорядок) необходимо точно указать время, когда решаются вопросы, требующие участия нескольких руководителей (например, совещания, балансовые комиссии и т.п.).
В распорядке рабочего дня всех руководителей целесообразно предусматривать резервное время. Необходимо выделить часы для приема подчиненных по служебным вопросам. Распорядок рабочего дня должен упорядочить проведение совещаний, отведя для них определенные дни и часы. Составленный распорядок дня нуждается в апробации и при необходимости может периодически корректироваться.
Наиболее детальным как по содержанию, так и по времени является распорядок низовых линейных руководителей.