Отчеты: назначение, средства создания, использование (MS Access).

Средство «Отчет» — это самый быстрый способ создания отчета, потому что с его помощью отчет формируется сразу же, без запроса дополнительной информации. В отчете будут представлены все записи базовой таблицы или запроса. Хотя получившийся отчет скорее всего будет далек от совершенства, он позволит быстро просмотреть базовые данные. После этого отчет можно сохранить и изменить в режиме макета или конструктора в соответствии с поставленной задачей.

В области переходов щелкните таблицу или запрос, на основе которых нужно создать отчет.

На вкладке Создание в группе Отчеты щелкните Отчет.Изображение кнопки

Приложение Access создаст отчет и отобразит его в режиме макета.

После просмотра отчет можно сохранить, а затем закрыть и его, и источник записей — таблицу или запрос. В следующий раз при открытии отчета программа Access отобразит в нем самые последние данные из источника записей.

В мастере отчетов предоставляется больше возможностей относительно выбора полей для включения в отчет. При этом можно указать способ группировки и сортировки данных, а также включить в отчет поля из нескольких таблиц или запросов, если отношения между этими таблицами и запросами заданы заранее. Ссылки на дополнительные сведения о создании отношений см. в разделе См. также.

На вкладке Создание в группе Отчеты щелкните Мастер отчетов.

Следуйте указаниям на страницах мастера отчетов. На последней странице нажмите кнопку Готово.

Предварительный просмотр отчета позволяет увидеть, как будет выглядеть отчет при печати. Можно также увеличить масштаб для просмотра деталей. Дополнительные сведения о просмотре и печати отчетов см. в разделе Просмотр, печать отчета и отправка его по электронной почте.

Примечание. Если нужно добавить в отчет поля из нескольких таблиц или запросов, не нажимайте в мастере отчетов кнопку Далее или Готово после выбора полей из первой таблицы или запроса. Повторите процедуру выбора для другой таблицы или запроса, а также выберите щелчком мыши другие поля, которые нужно добавить в отчет. Затем для продолжения нажмите кнопку Далее или Готово.

Разделы отчета

В программе Access макет отчета разбит на разделы. Разделы можно просматривать в режиме конструктора. Чтобы правильно создавать отчеты, необходимо понимать назначение каждого раздела. Например, от выбора раздела, в который будет помещен вычисляемый элемент управления, зависит способ вычисления результата. Ниже перечислены типы разделов и указано назначение каждого из них.

Заголовок отчета Печатается только один раз в начале отчета. В заголовок включается информация, обычно помещаемая на обложке, например эмблема компании, название отчета или дата. Если в заголовке отчета помещен вычисляемый элемент управления, использующий статистическую функцию Sum, сумма рассчитывается для всего отчета. Заголовок отчета печатается перед верхним колонтитулом.

Верхний колонтитул Печатается вверху каждой страницы. Верхний колонтитул используется, например, в тех случаях, когда нужно, чтобы название отчета повторялось на каждой странице.

Заголовок группы Печатается перед каждой новой группой записей. Используется для печати названия группы. Например, если отчет сгруппирован по изделиям, в заголовках групп можно указать их названия. Если поместить в заголовок группы вычисляемый элемент управления, использующий статистическую функцию Sum, сумма будет рассчитываться для текущей группы.

Область данных Этот раздел печатается один раз для каждой строки данных из источника записей. В нем размещаются элементы управления, составляющие основное содержание отчета.

Примечание группы Печатается в конце каждой группы записей. Примечание группы можно использовать для печати сводной информации по группе.

Нижний колонтитул Печатается внизу каждой страницы. Используется для нумерации страниц и для печати постраничной информации.

Примечание отчета Печатается один раз в конце отчета. Примечание отчета можно использовать для печати итогов и другой сводной информации по всему отчету.

Примечание. В конструкторе Примечание отчета находится под нижним колонтитулом. Однако при печати и в режиме предварительного просмотра Примечание отчета помещается над нижним колонтитулом, сразу после Примечания группы для последней группы или строки подробностей последней страницы.

(дополнительно)

вопрос 51. Индексирование (упорядочение) записей в базе.

Упорядочение (сортировка) данных в таблицах при выводе на экран.

В процессе работы с данными в базе возникает необходимость изменить порядок их следования по значениям определенных полей. Для упорядочения данных по значению одного поля необходимо выполнить следующую последовательность действий:

• Открыть таблицу базы данных в режиме редактирования данных;

• В пункте меню Записи выбрать команду Сортировка;

• Указать порядок сортировки по возрастанию или по убыванию.

Есть возможность упорядочения данных по значению нескольких полей одновременно, когда сначала упорядочиваются данные по значению первого заданного поля, затем в рамках одного значения первого поля упорядочиваются записи по значению второго поля и т. д.

Для многоуровневой сортировки используется расширенный фильтр.

Порядок действия при многоуровневой сортировки таков:

• Открыть таблицу базы данных в режиме редактирования данных;

• В пункте меню Записи выбрать команду Расширенный фильтр;

• В появившемся окне «Фильтр» в порядке исполнения сортировки задать список полей, перетаскивая их мышкой или задавая с помощью кнопки выбора полей;

• Для каждого поля в строке бланка Сортировка указать порядок сортировки;

• При необходимости не только упорядочить записи в таблице, но и отобразить на экране только данные, отвечающие определенному значению, следует в строке Условие отбора задать нужное условие;

• В пункте меню Фильтр выбрать команду Применить фильтр.

Следует помнит, что поиск и сортировка в таблицах очень большого объема может занимать много времени. Для ускорения этого процесса поля, по которым проводятся указанные операции, должны быть индексированы.

Для отмены фильтра следует выбрать команду Удалить фильтр в пункте меню Записи.

Индексированное поле – если поле обладает этим свойством, все операции, связанные с поиском или сортировкой записей по значению, хранящемуся в данном поле, существенно ускоряются.

Запись – совокупность логически связанных полей, данные из которых описывают признаки одного объекта предметной области.

Поле – совокупность логически связанных элементарных данных, описывающих один и тот же признак для всех объектов предметной области.

Вопрос 54. Пополнение и коррекция данных в БД.

Изменение таблицы может касаться изменения структуры таблицы и изменения данных в таблице. Для изменения структуры таблицы в окне «База данных» следует выбрать нужную таблицу и нажать кнопку Конструктор (угольник, линейка, карандаш). Появится окно со структурой таблице. Для изменения данных в таблице следует открыть ее в окне «База данных» двойным щелчком мыши на значке таблицы. Так же можно редактировать данные с помощью объекта Форма (см. вопрос 61).

Вопрос 58. Поиск данных в БД по определенному правилу и выдача ответа в виде списка.

Для поиска в базе данных по слову или цифре выполните следующие действия: в списке объектов выберите столбец по которому необходимо произвести поиск, далее из строки меню нужно выбрать [СЕРВИС], затем [НАЙТИ...] и ввести в открывшемся диалоге слово или цифру и нажать кнопку [НАЙТИ ДАЛЕЕ], для дальнейшего поиска нажимайте клавишу F3 на клавиатуре.

Для поиска в базе данных по номеру телефона нажмите кнопку "телефон", введите номер телефона и нажмите кнопку [ОК], в списке объектов будут отображены объекты с этим номером телефона.