Функциональные подсистемы информационных систем

Подсистемы информационных систем можно выделять по признаку выполняемых ими функций.

В хозяйственной практике производственных и коммерческих организаций типовыми видами деятельности, которые определяют функциональный признак классификации информационных систем, являются: производственная, маркетинговая, финансовая, кадровая.

Производственная деятельность связана с непосредственным выпуском продукции и направлена на создание и внедрение в производство научно-технических новшеств. Функции производственных подсистем обычно следующие: планирование объёмов работ и выработка календарных планов, оперативный контроль и управление производством, участие в формировании заказов поставщикам, анализ работы оборудования, управление запасами и т.п.

Маркетинговая деятельность включает в себя:

· исследования и анализ рынка производителей и потребителей выпускаемой продукции;

· анализ и прогнозирование объёмов продаж;

· организацию рекламной кампании по продвижению продукции;

· рекомендации по производству новой продукции и завоеванию новых рынков;

· анализ и установление цен на продукцию;

· учёт заказов;

· рациональную организацию материально-технического снабжения.

Финансовая деятельность связана с организацией контроля и анализа финансовых ресурсов фирмы на основе бухгалтерской, статистической, оперативной информации. Соответствующая подсистема информационной системы используется при управлении портфелем заказов и кредитной политикой, при разработке финансовых планов, для финансового анализа и прогнозирования, для контроля бюджета, для ведения бухгалтерского учёта и т.п.

Кадровая деятельность направлена на подбор и расстановку необходимых фирме специалистов, а также ведение служебной документации по различным аспектам. Соответствующая подсистема информационной системы используется для анализа и прогнозирования потребности в трудовых ресурсах, ведения архивов кадровой службы, анализа и планирования переподготовки кадров и т.п.

Некоторые другие функции выполняют иные подсистемы информационной системы, которые обычно являются специфическими для каждой организации. В частности, к таким функциям могут относиться: обеспечение контроля руководства деятельности всей организации в целом, выявление оперативных проблем, анализ ситуаций и выдача стратегических и тактических рекомендаций руководству и т.п.

Указанные направления деятельности определили типовой набор информационных систем:

· производственные системы;

· системы маркетинга;

· финансовые и учетные системы;

· системы кадров (человеческих ресурсов);

· прочие типы, выполняющие вспомогательные функции в зависимости от специфики деятельности фирмы.

В крупных фирмах основная информационная система функционального назначения может состоять из нескольких подсистем для выполнения подфункций. Например, производственная информационная система имеет следующие подсистемы: управления запасами, управления производственным процессом, компьютерного инжиниринга и т д.

По функциям подсистемы информационных систем можно разделить и на уровни управления, а, следовательно, и на уровни квалификации персонала, которые они обслуживают. Чем выше по значимости уровень управления, тем меньше объем работ, выполняемых специалистом и менеджером с помощью информационной системы. Однако при этом возрастают сложность и интеллектуальные возможности информационной системы и ее роль в принятии менеджером решений. Любой уровень управления нуждается в информации из всех функциональных систем, но в разных объемах и с разной степенью обобщения. В частности, исполнителям подсистемы информационных систем должны помогать в обработке данных, а менеджеры низшего звена должны иметь подсистемы поддержки своих работ по оперативному управлению. Менеджеры среднего уровня и специалисты должны иметь подсистемы поддержки тактического уровня управления, включающего, в частности, мониторинг, контроль, администрирование, принятие тактических решений и т.п. На уровне менеджеров высшего звена управления подсистемы информационной системы должны поддерживать их деятельность по стратегическому управлению, принятию стратегических и наиболее важных для организации решений, которые могут определить успехи и неудачи её деятельности на относительно длительные периоды.

Экономические информационные системы не подменяют руководителей и менеджеров в принятии управленческих решений, но позволяют сделать эти решения более обоснованными, более адекватными ситуациям и возможным вариантам их развития. За принимаемые решения отвечает всегда руководитель или менеджер, но экономические информационные системы помогают им в работе. Именно поэтому ролью экономических информационных систем обычно считают поддержку принятия управленческих решений. Именно поддержку, а не само принятие решений, которые должны принимать руководители соответствующих уровней.

Для обеспечения эффективной поддержки принятия решений автоматизированные информационные системы должны иметь достаточно полную, объективную и своевременную информацию об объектах управления и складывающейся ситуации. Обычной ошибкой внедрения автоматизированных информационных систем в бизнесе и государственном управлении является невключение в них конфиденциальной информации, что не позволяет получать из этих систем адекватные рекомендации по вариантам решений. Конфиденциальную информацию нужно защищать, охранять её от посторонних, но она должна включаться в автоматизированные информационные системы.

В современных условиях экономические информационные системы используют современные информационные технологии, являющиеся в подавляющем числе случаев автоматизированными. Поэтому современные информационные технологии чаще всего называют автоматизированными информационными технологиями. Следовательно, автоматизированные информационные системы всегда являются человеко-машинными системами.

Определяя автоматизированную информационную систему как организованную для достижения общей цели совокупность специалистов, средств вычислительной и другой техники, математических методов и моделей, интеллектуальных продуктов и их описаний, а также способов и порядка взаимодействия указанных компонентов, следует подчеркнуть, что главным звеном и управляющим субъектом в перечисленном комплексе элементов был и остается по сей день человек, специалист. Однако современные специалисты, работающие в компьютерной среде, отличаются от тех, которые трудились десять лет назад, когда преобладающей была технология централизованной обработки информации в условиях вычислительных центров. Прежде всего, в нынешних условиях функционирования новых информационных технологий нет четкого различия между экономистом-пользователем системы, постановщиком задач, оператором, программистом, представителем обслуживающего технического персонала, как это было раньше. Более того, рухнула непреодолимая до недавнего времени стена между разработчиком и пользователем автоматизированных информационных систем. Сегодня существуют готовые инструментальные программные средства, которые позволяют методом интерпретации быстро разрабатывать собственные программно-ориентированные продукты – пакеты прикладных программ. Для этого нужно быть, прежде всего, хорошим специалистом в своей области и в меньшей степени владеть программированием. В помощь пользователю все активнее внедряется объектно-ориентированный подход, который позволяет специалисту работать с теми же разновидностями первичных документов, что и до внедрения автоматизированной информационной системы.

Такое положение стало возможным благодаря стремительному распространению персональных компьютеров и других компактных и относительно дешевых средств вычислительной техники. Кроме компьютеров к техническим средствам автоматизированных информационных систем относят средства связи (телекоммуникации) и оргтехнику (телефон, факс и т.п.).

Появилась возможность объединять персональные компьютеры в сети, что создает пользователю качественно новые условия для проведения оперативного анализа производственных, экономических и финансовых ситуаций, а в сочетании с суперкомпьютерами эти возможности практически неограничены.

Несмотря на всю важность технических решений ценность и уникальность автоматизированных информационных систем составляют интеллектуальные продукты, разрабатываемые участниками проектирования и последующих доработок. При этом очень важное, а иногда решающее значение для долговечности и устойчивого функционирования систем имеет наличие хорошо написанных для пользователей системы подробных инструкции по эксплуатации, совокупность которых образует документацию автоматизированных информационных систем.

Автоматизированные информационные технологии могут выполнять следующие виды работ при осуществлении поддержки принятия управленческих решений: оперативно в режиме реального времени демонстрировать руководителям и специалистам развитие ситуации, рассчитывать варианты возможных решений, их показатели или параметры, оценивать вероятности их реализации, оценивать риски вариантов решений, прогнозировать последствия принимаемых решений.