Разработка макетов таблиц и схемы БД средствами СУБД MS Access

На основании спроектированной информационно-логической модели можно приступить к непосредственному созданию БД с помощью СУБД MS Access.

Новая БД создается с помощью команды Создать из меню Файл. При этом сразу указывается имя БД и ее расположение.

В окне БД на вкладке Таблицы выполняется разработка макетов таблиц.

Макеты таблиц создаются в режиме конструктора.

Сначала создаются макеты главных таблиц Группы студентов и Студенты, затем формируются подчиненные таблицы Дисциплины и Успеваемость.

В окне Конструктора таблиц заполняются разделы Имя поля, Тип данных и Свойства поля в соответствии с таблицей Студенты.
Для поля КодГруппы выбирается тип Мастер подстановок. Это позволит облегчить заполнение данными этого поля, так как в таблице Студенты будут отображаться не коды группы, а их названия. После выбора типа Мастер подстановок откроется первое диалоговое окно Создание подстановки.

2.5 Заполнение БД исходными данными контрольного примера

Разработка средств пользовательского интерфейса для ввода данных, анализа и отображения результатов.

Разработка табличных форм

Для удобной работы пользователя разработаны табличные формы.

Разработка запросов

Для быстрого получения информации о студентах в БД «Успеваемость студентов» разработаны следующие запросы:

1. «Запрос1-Фамилия» - позволяет оперативно находить информацию о студенте при вводе его фамилии.

Источники запроса: таблица Студенты.

2. «Запрос2-Номер группы» - позволяет получать данные о студентах при вводе номера группы.

3. «Запрос3-Дисциплины» - позволяет получать данные об оценках за экзамен/зачет по необходимой дисциплине.

4. «Запрос4-Пол» - позволяет получать информацию о студентах при воде пола.

5. «Запрос5-Вид контроля» - позволяет получать данные об оценках студентах за экзамен или зачет.

Источники запроса: таблицы Группы студентов, Студенты, Дисциплины, Успеваемость.

Разработка отчетов

Отчеты создаются для предоставления итоговой информации в удобном для пользователя виде.

Для вывода информации на печать в БД «Успеваемость студентов» разработаны отчеты: «Отчет1-Фамилия», «Отчет2-Номер группы», «Отчет3-Дисциплины», «Отчет4-Пол», «Отчет5-Вид контроля».

Разработка кнопочных форм

При нажатии на кнопки Фамилия, Номер группы, Дисциплины, Пол и Вид контроля выдаются отчеты с соответствующими названиями, показанные ранее.

Разработка презентации индивидуальной базы данных

Презентация состоит из 16 слайдов, описывающих структуру созданной БД, а также сведения о разработчике.

Заключение

Приложение MS Access — это настольная система управления реляционными базами данных, предназначенная для работы на автономном ПК или в локальной вычислительной сети под управлением Microsoft Windows 3.x или Windows 95. Другими словами, MS Access — это набор инструментальных средств для создания и эксплуатации информационных систем, о которых говорилось в главе 14. На первый взгляд интерфейс Access кажется необозримым (например, набор команд меню и панелей инструментов меняется при переходе к очередной операции). Поэтому очень важно последовательно уяснить себе основные возможности, которые предоставляет вам Access, и общую логику интерфейса. Средствами Access вы проводите следующие операции. Проектирование базовых объектов ИС — двумерных таблиц, с разными типами данных, включая поля объектов OLE. Например, прежде чем заполнять данными таблицу ЗАКАЗЫ, надо создать ее макет. Установление связей между таблицами, с поддержкой целостности данных, каскадного обновления полей и каскадного удаления записей. Ввод, хранение, просмотр, сортировка, модификация и выборка данных из таблиц с использованием различных средств контроля информации, индексирования таблиц и аппарата логической алгебры (для фильтрации данных). Эту группу операций мы подробно рассмотрели в главе 14 на «описательном» уровне. Создание, модификация и использование производных объектов ИС (форм, запросов и отчетов). Эту группу понятий мы пока не рассматривали. Форма, строго говоря, — необязательный элемент ИС (в принципе без нее можно обойтись), но она позволяет упростить операции ввода и просмотра данных. Запрос — это производная таблица, в которой мы собираем данные из других таблиц и проводим над ними различные операции. В частности, в запросе могут появиться вычисляемые поля, т. е. поля, значения которых являются функциями значений других полей (возможно, из разных таблиц). Например, стоимость продукции равна произведению количества из таблицы ЗАКАЗЫ на цену из таблицы ПРОДУКТЫ. Кроме того, запросы позволяют проводить групповые операции, т. е. операции над группой записей, объединенных каким-то общим признаком (например, можно просуммировать количество для записей с одним и тем же кодом продукта). Наконец, запросы позволяют составлять выборки из таблиц по какому-то условию (например, выбрать из таблицы ЗАКАЗЫ записи с заданным кодом клиента). В таких случаях применяется алгебра логики. Отчет — это фактически тот же запрос, но оформленный так, чтобы его можно было напечатать на бумаге и представить начальству (с красивыми заголовками, промежуточными итогами и т. п.). По сути дела, таблицы и формы применяются для обслуживания «начинки» базы данных, а запросы и отчеты выполняют основную функцию ИС — извлечение, преобразование и представление информации. Кроме того, в СУБД Access имеются возможности, которые выходят за рамки нашего курса, но представляют большой интерес для активных пользователей. MS Access обладает мощными, удобными и гибкими средствами визуального проектирования объектов с помощью Мастеров, и это дает возможность пользователю при минимуме предварительной подготовки довольно быстро создать полноценную ИС — на уровне таблиц, форм, запросов-выборок и отчетов. Наконец, система очень дружелюбна и устроена так, что активный пользователь, работая с ней, имеет возможность последовательно овладеть двумя рубежами: сначала научиться составлять макросы (т. е. наборы простых инструкций по управлению данными); затем освоить подготовку собственных приложений (программ) на языке Access Basic или VBA (Visual Basic for Applications). И все же, хотя Access намного превосходит старые СУБД для MS-DOS (например, dBASE) и вполне удовлетворяет большинство пользователей, она не предназначена для создания мощных производственных систем: для них более подходит другая модель обработки данных — «клиент-сервер». Примечание. Если у вас установлена MS Access 7.0, вы вполне можете пользоваться этой главой для изучения новой системы, — она отличается от Access 2.0 не существенными для нас деталями интерфейса.

База данных - это набор сведений, относящихся к определенной теме или задаче, такой как отслеживание заказов клиентов или хранение коллекции звукозаписей. Если база данных хранится не на компьютере или на компьютере хранятся только ее части, приходится отслеживать сведения из целого ряда других источников, которые пользователь должен скоординировать и организовать самостоятельно.

СУБД Access предоставляет необходимые средства для работы с базами данных неискушенному пользователю, позволяя ему легко и просто создавать базы данных, вводить в них информацию, обрабатывать запросы и формировать отчеты. К сожалению, встроенная система помощи недостаточно понятно объясняет начинающему пользователю порядок работы, поэтому возникает необходимость в пособии.

Области применения Microsoft Access можно выделить следующие структуры:

применение в малом и среднем бизнесе (бухгалтерский учет, ввод заказов, ведение информации о клиентах, ведение информации о деловых контактах, кадрах и т.п.); при разработке программ и хранилищ данных на заказ (разработка внутриотраслевых приложений, разработка межотраслевых приложений, автоматизация некоторых функций предприятий); в крупных корпорациях (приложения для рабочих групп, системы обработки информации, документооборот); в качестве персональной СУБД (справочник по адресам, ведение инвестиционного портфеля, поваренная книга, каталоги книг, пластинок, видеофильмов и т. п.); в качестве средства хранения данных, которое используется в других приложениях.