Формы реализации управленческих решений

Существует множество форм реализации управленческих решений, рассмотрим основные и наиболее распространенные из них.

Предписание - официальное извещение какому-либо должностному лицу об обязательном выполнении приведенного решения в установленный срок.

Деловая беседа - специально организованная встреча с подчиненным, группой подчиненных для обмена мнениями по заранее оговоренной теме, актуальной для организации.

Убеждение - деловая беседа, проводимая проводимая руководителем с целью добиться у подчиненных требуемых прочных взглядов по содержанию управленческого решения для его выполнения.

Разъяснение - деловая беседа, проводимая руководителем с целью объяснить, сделать более понятным суть и содержание управленческого решения.

Принуждение - деловая беседа, проводимая руководителем с целью осознанно заставить работника выполнить решение путем угроз или повышенного вознаграждения.

Наставление - деловая беседа, проводимая руководителем с целью научить, передать опыт для успешного выполнения решения.

Сообщение - деловая беседа, проводимая руководителем с целью передачи дополнительной информации, необходимой для выполнения решения.

Обучение - деловая беседа, проводимая руководителем с целью дать новые знания или информацию для выполнения решений.

Совет - деловая беседа, проводимая руководителем с целью поделиться собственными взглядами на выполнение решений.

Тренинг - специально организованная деятельность по разработке и реализации решений, в ходе которой закрепляются навыки разработки решений.

Совещание - коллективная деловая беседа, проводимая руководителем с целью оперативного доведения до подчиненных конкретных задач; это форма использования коллективного разума, обмена информацией и опытом.

Заседание - узкопрофессиональное совещание для решения организационных задач.

Отчет - сообщение специалиста о результатах проделанной работы по выполнению решения.

Деловое слово - твердое решение руководителя, данное подчиненным в устной форме.

7.Правила оформления и составления управленческого решения.

документы могут содержать (в зависимости от назначения) до 29 реквизитов, однако ни один документ не оформляется полным их набором. Для каждого вида документа определен состав реквизитов в зависимости от назначения документа. Так, для официального письма рекомендуется следующий состав реквизитов:

1. Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Федерации (для государственных предприятий);
2. эмблема организации (если не государственное);
3. код предприятия по ОКПО (для внутриреспубликанской переписки), если он есть;
4. код документа по ОКУД (если есть);
5. наименование организации (полное и сокращенное);
6. справочные данные об организации;
7. дата;
8. регистрационный номер документа;
9. ссылка на индекс и дату входящего документа;
10. адресат;
11. заголовок к тексту; 12)текст;
12. подпись;
13. фамилия (или фамилия, имя, отчество) и телефон исполнителя;
14. идентификатор электронной копии документа.

8.Основные характеристики качества УР

, качество управленческого решения — это степень соответствия параметров выбранной альтернативы решения определенной системе характеристик, удовлетворяющая его разработчиков и потребителей и обеспечивающая возможность эффективной реализации. К числу таких характеристик следует отнести:

· обоснованность;

· своевременность;

· непротиворечивость;

· адаптивность;

· реальность.

Рассмотрим их подробнее.

Обоснованность. Обоснованность решения определяется, прежде всего, степенью учета как закономерностей функционирования и развития объекта управления, так и тенденций развития экономики и общества в целом. Другим важнейшим фактором, обусловливающим обоснованность управленческого решения, является компетентность лица, принимающего решение (ЛПР). Менеджер может быть компетентным и в состоянии принять высококачественное решение, а также реализовать его эффективно лишь в том случае, если он обладает специальными знаниями в той области деятельности, которой руководит. Решение будет компетентным, если в нем достаточно полно отражены цели и задачи управления конкретным объектом в сочетании со знанием природы и специфики этого объекта, а также тенденций его развития во взаимодействии с окружающей средой. Кроме того, знание дела, конкретного объекта и решаемой проблемы должно дополняться знанием менеджмента и, в частности, теории принятия решений.

Необходимо также отметить, что обоснованным может быть лишь то решение, которое принято на основе достоверной, систематизированной и научно обработанной информации, что достигается использованием научных методов разработки и оптимизации решений.

Таким образом, обоснованность решения обеспечивается следующими основными факторами:

· учетом требований объективных экономических законов и закономерностей;

· знанием и использованием тенденций развития объекта управления;

· наличием полной, достоверной и научно обработанной информации;

· наличием специальных знаний, образования и квалификации у ЛПР;

· знанием и применением ЛПР основных рекомендаций менеджмента и теории принятия решений.

Как видим, научная обоснованность управленческого решения требует универсальности познаний ЛПР, что связано с нарастающей сложностью и все более комплексным характером решаемых проблем и последствий принимаемых решений. Очевидно, что удовлетворение этого требования приводит к все более широкому распространению коллегиальных форм принятия решений.

Непротиворечивость. Единство управления современными сложными организациями, осуществляемого глубоко специализированным аппаратом, не может достигаться иначе, чем последовательностью взаимодополняющих, непротиворечивых частных решений, носящих целеполагающий, организующий, мотивирующий, контролирующий и регулирующий характер. То, чем в действительности руководствуются исполнители, обычно есть их обобщенное представление о решениях, заданиях, инструкциях и нормативах, доведенных до них разными органами управления и менеджерами и в разное время. Положение осложняется тем, что прогнозные сценарии развития объекта управления, как правило, отсутствуют, и аппарат управления реагирует только на текущие проблемы. Кроме того, каждый менеджер, принимая решение, преследует и свои собственные цели и интересы, что требует оценки каждого из разрабатываемых решений с позиции интересов организации в целом. Все это свидетельствует об огромной важности непротиворечивости и согласованности управленческих решений. При этом следует различать непротиворечивость внутреннюю и внешнюю. Под внутренней непротиворечивостью понимается соответствие целей и средств их достижения, а также соответствие сложности решаемой проблемы и методов разработки решения. Непротиворечивость внешняя — преемственность решений, их соответствие стратегии, целям организации и ранее принятым решениям (действия, необходимые для реализации одного решения, не должны мешать выполнению других). Достижение сочетания этих двух условий и обеспечивает согласованность и непротиворечивость управленческого решения.

Своевременность. Качество решения многих проблем очень часто определяется его своевременностью. Даже оптимальное решение, рассчитанное на получение наибольшего экономического эффекта, может оказаться бесполезным, если будет принято поздно. Более того, оно может даже принести определенный ущерб. Таким образом, фактор времени оказывает существенное влияние на содержание управленческого решения.

Если необходимость обоснованности и непротиворечивости решения увеличивает время, затрачиваемое на его разработку, требование своевременности, оперативности, напротив, существенно ограничивает этот период.

Адаптивность. Фактор времени, существенно влияющий на процесс принятия решений, диктует необходимость выполнения еще одного условия, определяющего качество управленческого решения, — адаптивности. Не следует забывать, что решение всегда носит временный характер. Срок его эффективного действия может быть принят равным периоду относительной стабильности проблемной ситуации, на разрешение которой оно направлено, и за пределами этого периода решение может превратиться в свою противоположность — не способствовать разрешению проблемы, а обострять ее. В связи с этим окончательное разрешение проблемы «раз и навсегда» не представляется возможным и качество выбранной альтернативы следует оценивать с учетом того, что через некоторое время, возможно, придется корректировать действующее или принимать новое решение. Управлять нужно так, чтобы оставалась определенная свобода выбора решений в будущем, когда ситуация изменится и будет разрабатываться новое решение. Между тем, недостаток многих решений в том и заключается, что они не учитывают необходимости подобной адаптации и носят излишне «жесткий» характер.

Реальность. Решение должно разрабатываться и приниматься с учетом объективных возможностей организации, ее потенциала. Другими словами, материальные возможности, ресурсы организации должны быть достаточны для эффективной реализации выбранной альтернативы.

9. Требования, предъявляемые к управленческим решениям, и условия их достижения.

Требования:

Условия:

1. Соответствие УР действующему законодательству и положениям уставных документов компании 2. Наличие у руководителей соответствующих полномочий (прав и ответственности) для РУР 3. Наличие в тексте УР четкой целевой направленности и адресности (исполнителям должно быть ясно, на что направлено разрабатываемое решение и какие средства будут использоваться) 4. Соответствие формы УР его содержанию Основные формы УР (приказ, распоряжение, акт и др.) составляются и заполняются в соответствии со стандартом ЕГСДОУ 5. Обеспечение своевременности (нельзя ни опережать, ни опаздывать) 6. Недопустимость в тексте решения противоречий самому себе или ранее реализованным решениям 7. Возможность технической, экономической и организационной выполнимости УР 8. Наличие параметров для внешнего или внутреннего контроля выполнения УР 9. Учет возможных отрицательных последствий при реализации УР в экономической, социальной, экологической и других областях. 10. Наличие возможности обоснованного положительного результата. касается активизации деятельности персонала, который будет разрабатывать или реализовывать УР. Работник лучше выполняет УР, которое обязательно принесет положительный результат как для него, так и для других людей или компании.

1. Самоконтроль или контроль со стороны юриста, референта 2. Разработка должностных инструкций и положений об отделах и службах 3. Доведение до каждого работника информации о целях, сроках выполнения, используемых ресурсах 4. Контроль со стороны юриста, референта 5. Знания и интуиция руководителя, реальная оценка ситуации 6. Самоконтроль и контроль со стороны юриста, референта 7. Заключение специалистов или экспертов 8. Составление рабочих документов, проведение аудита 9. Заключение внешних экспертов, оценка рисков 10. Набор расчетов и предположений

10.Условия и факторы обеспечения качества решений.

Под качеством управленческого решения понимают совокупность параметров решения, удовлетворяющих конкретных потребителей и обеспечивающих реальность его реализации.

К основным параметрам качества управленческих решений относят:

- показатель энтропии, т.е. количественной неопределенности проблемы. Если проблема формулируется только качественно, без количественных показателей, то показатель энтропии приближается к нулю. Если все показатели проблемы выражены количественно, показатель энтропии приближается к единице;

- степень риска вложения инвестиций;

- вероятность реализации решения по показателям качества, затрат и сроков;

- степень адекватности теоретической модели фактическим данным, на основании которых она была разработана, или степень точности прогноза.

К основным условиям обеспечения высокого качества и эффективности управленческого решения относятся:

- использование научных подходов менеджмента при разработке управленческого решения;

- учет воздействия экономических законов на эффективность управленческих решений;

- применение методов функционально-стоимостного анализа, прогнозирования, моделирования и экономического обоснования управленческих решений;

- структурирование проблемы и построение дерева целей;

- обеспечение многовариантности решений;

- обеспечение сопоставимости альтернативных вариантов управленческих решений;

- правовая обоснованность принимаемых управленческих решений;

- создание и обеспечение работы системы ответственности и мотивации качественного управленческого решения;

- наличие или создание механизма реализации управленческого решения.

Качество управленческого решения зависит от ряда факторов:

- качества исходной информации, определяемого ее достоверностью, достаточностью, защищенностью от помех и ошибок, формой представления;

- оптимального или рационального характера принимаемого решения;

- своевременности принимаемых решений, определяемой скоростью их разработки, принятия, передачи и организации исполнения;

- соответствия принимаемых решений действующему механизму управления и базирующихся на нем методов управления;

- квалификации кадров, осуществляющих разработку, принятие решений и организацию их исполнения;

- готовности управляемой системы к исполнению принятых решений.

11. Основные концепции, принципы и парадигмы разработки и принятия управленческих решений.

Парадигмой называется исторически сложившаяся стандартная форма подхода к проблемной ситуации, основанная на совокупности концепций и принципов.

Под концепцией понимают систему взглядов, стержневое, устанавливаемое принципами правило, определяющее отличительную, иногда диаметрально противоположную точку зрения на сущность. При этом атрибуты сущности не меняются, меняется лишь их интерпретация в той или иной концепции. Так, концепция «Рациональность» диаметрально противоположна концепции «Иррациональность» (т. е. имеет место строгое разграничение, например, невозможно, чтобы одно и то же решение было и рациональным, и иррациональным). Приведем еще два примера противоположных концепций: «Идеализм» – «Материализм», «Истина» – «Ложь» и т. п.

Рассмотрение диаметрально противоположных концепций, назовем их полюсными (по аналогии с полюсами магнита), играет исключительно важную роль при анализе той или иной парадигмы. Например, с точки зрения эффективности УР, важно рассмотреть две полюсные концепции – концепцию максимизации полезности и концепциюимманентной иррациональности.

О. А. Кулагин говорит о концепции ограниченной рациональности (основана на утверждении, что человек не всегда ведет себя рационально), но для обозначения «полюсов» и поиска истины, которая находится во множестве межлежащих концепций, необходимо рассматривать именно полюсные концепции. Концепция ограниченной рациональности находится между концепцией максимизации полезности и концепцией имманентной иррациональности, т. е. решение уже не иррационально, но еще и не оптимально, оно пригодно, иначе говоря, обеспечивает требуемую (не обязательно максимальную) эффективность.

Упоминается также концепция эмоциональных решений, суть которой в том, что «в автократических и деспотических структурах власти чаще всего воля ЛПР является первым и последним аргументом при выработке решений, а сами решения принимаются под влиянием неограниченных или ничем не сдерживаемых желаний ЛПР, его эмоций».[16] Данное утверждение все же не учитывает то, что эмоциональное решение не всегда иррационально (особенно если учесть, что такие решения принимаются интуитивно, на основе опыта), более того – под влиянием эмоций человек может принять оптимальное решение, но не всегда компетентная группа или учитывающий мнение специалистов ЛПР способен принять оптимальное решение, даже используя достоверную информацию и логически непротиворечивую систему доказательств.

Каждой концепции соответствует ряд принципов, на которых она основывается, которыми руководствуется субъект при проведении исследования в рамках определенной парадигмы.

Концепции «Решение» соответствуют принципы: цели, рациональности, множества альтернатив, конкретности, безусловного следования постановке решения и контроля за его выполнением.

Принцип цели вытекает из концепции «Система». При реализации решения (и при разработке) приводятся в действие управленческие механизмы организации и ее ресурсы, бесцельная трата которых ведет организацию к краху.

Принцип рациональности следует из тех же посылок, с «претензией» на успех организации, так как более рациональное использование ресурсов создает конкурентные преимущества, выделяющие конкретно взятую организацию из их общего числа.

Принцип множества альтернатив – базовый, ключевой, поскольку выбор вообще возможен только из множества возможных способов действий. Даже если существует только один способ приведения в движение внутренних сил организации с использованием ресурсов, т. е. как минимум еще одна альтернатива, – вообще ничего не предпринимать.

Принцип необходимости и достаточности остроты противоречия означает, что решать необходимо то, что действительно требует разрешения, изменения (проблема должна «созреть», но не «перезреть»), или другими словами – качественные изменения нужны при достаточном обострении количественного противоречия. Например, освободить от должности работника можно лишь при наличии критической массы допускаемых оплошностей, нарушений и тому подобного в работе. Отстранить от должности менеджера можно лишь в том случае, если неудачные управленческие решения существенно доминируют над удачными. Корректировать бизнес или тем более избавляться от бизнеса, приносящего прибыль, можно лишь в случае, когда обнаруживается тенденция к снижению его прибыльности, банкротству.

С другой стороны, запоздалые решения могут быть вообще во вред делу, ведь они принимаются в новых изменившихся условиях среды (как внутренней, так и внешней).

Принцип конкретности означает, что формулировка решения должна быть непротиворечивой, не содержать двусмысленность и не давать повод для двойного толкования, т. е. исключать ситуацию, когда исполнители должны будут принимать решение по поводу решения. Следование этому принципу позволяет исключить или значительно уменьшить степень субъективного влияния исполнителей на процесс реализации решений «так, как это было задумано».

12. Системный подход к разработке и реализации управленческого решения. Элементы, требования и процедуры системного подхода.

Системный подход в управлениирассматривает управленческую деятельность как систему, т. е. как совокупность элементов, взаимодействующих между собой во времени и пространстве. Функционирование элементов системы направлено на достижение общей цели.

Основные этапы системного подхода в управлении: 1.Выделение объекта изучения из общей массы явлений и процессов, определение пределов системы, ее основных частей, элементов, связей с окружающей средой. 2. Установление основных критериев целесообразного действия системы, а также основных ограничений и условий существования. 3. Определение вариантов структур и элементов, нахождение факторов, оказывающих влияние на систему. 4. Разработка модели системы. 5. Оптимизация работы системы по достижению цели. 6. Установление оптимальной схемы управления системой. 7. Определение надежной обратной связи по результатам функционирования, установление надежности функционирования системы.

Основные принципы системного подхода:

1) структурность– возможность описания системы через установление связей и отношений ее элементов; 2) целостность– характеристика самой системы не сводится к сумме характеристик составляющих ее элементов; 3) иерархичность– соподчиненность элементов.

Основные понятия системного подхода.

1. Цель– сохранение или достижение желаемого или требуемого состояния системы. 2. Элементы– части системы. 3. Связи элементов– взаимоотношения между элементами системы, выражающиеся в обмене энергией, информацией, веществом. 4. Структура– внутреннее строение системы, обусловленное устойчивыми связями между ее элементами. 5. Состояние системы– совокупность параметров, характеризующих систему в целом. 6. Функционирование– процесс перехода из одного состояния системы в другое или сохранение ее исходного состояния. 7. Организация– структурно-функциональное состояние системы. 8. Управляющее воздействие– целенаправленное воздействие на систему для коррекции ее состояния путем изменения входных параметров. 9. Результат– итоговое состояние системы, достигнутое под воздействием управления и функционирования системы.

Системы управления имеют структуру, характеризующуюся существованием двух каналов связеймежду субъектом управления и объектом управления: 1) канал прямой связидля передачи управляющего воздействия; 2) канал обратной связидля передачи информации о состоянии и функционировании объекта.

Реализация процесса управления:процесс управления происходит на основе использования и переработки поступающей информации о поведении (состоянии) объекта и воздействия на него окружающей среды.

Окружающая среда– все, что не входит в состав системы, но влияет или может повлиять на нее.

Вход– цели, ресурсы.

Выход– результаты; в текущий момент – показатели, характеризующие состояние системы.

Обратная связь– мониторинг состояния системы для контроля над происходящими изменениями.

Границы системы– пределы воздействия управления.

13. Целевая ориентация управленческих решений.

Особенности целевой ориентации управленческих решений при их разработке следующие:

- одну цель решения имеют только очень простые задачи, и если целей решения задачи несколько, то между ними возможны и противоречия;

- от точности, корректности при формулировке цели зависит выбор методов решения задач, и, чем корректнее сформулирована цель, тем увереннее будет решена проблема;

- если необходимо оставить несколько целей, то определяется главная, приоритетная цель, а по остальным формулируются ограничения;

- если обнаружатся противоположные цели у разных подразделений, к «общему знаменателю» их надо приводить, исходя из приоритетных целей.

Цели и решения связаны между собой, имеют сходные и отличительные признаки:

1) признаки сходства: направленность на позитивные изменения объекта управления; ориентация на миссию организации; постановка и принятие на всех уровнях управления; ресурсное обеспечение; временные пределы реализации; присутствие фактора риска; ответственность за выбор целей и решений;

2) признаки различий: многовариантность решений и однозначность целей; эффективность в целях – ожидаемая, в решениях – реальная; возможность корректировки решений ниже, чем целей; финансирование целей ориентировочное, решений – реальное; выбор целей - творчество лица, принимающего решение, выбор решения возможен на компьютере;

3) признаки взаимосвязи: цель - начальный этап выработки решения; цель - основа контроля за исполнением решения; цель без решения бесплодна; решение есть механизм реализации цели; цель определяет выбор решения.

Простая цель имеет один тип решения, цель средней степени сложности - два или три варианта, сложные цели могут быть описаны многовариантными решениями. Целевые типологии - это совокупность и определенная последовательность процедур и операций, основанная на приоритете целей над ситуациями, они ориентируют решение на достижение цели, а не на устранение возмущающих воздействий. Как процесс цель отражает принятую организацией стратегию развития. Как явление цель определяет конечный результат.

Разработка нового управленческого решения происходит по многооперационному алгоритму, в связи с чем руководитель одновременно осуществляет два вида деятельности:

а) технократическую, которая должна занимать большую часть времени, это выполнение оправдавших себя управленческих процедур;

б) творческую, которая может присутствовать на любой стадии и требует развития определенных качеств и умения решать проблемы творчески.

Основной критерий для формирования управленческих решений - это наличие недопустимой проблемы в планировании, организации, мотивировании, контроле, координационной деятельности специалиста по управлению.

Целевые технологии принято делить на следующие виды:

1) инициативно-целевая технология основана на выдаче заданий без указания средств и методов их выполнения. Руководитель называет конечную цель и сроки, не указывая механизма ее достижения. Эта технология дает простор для инициативы;

2) программно-целевая технология - это упреждающее управление; задания выдаются с указанием средств, методов и времени их выполнения, цель достигается точно в сроки; база - современные знания, информационные технологии;

3) регламентная технология предусматривает жесткий контроль приближения к цели, хотя точные сроки достижения цели трудно определить.

15. Классическая модель процесса разработки и принятия решений. Характеристика частных задач модели принятия решений.