Технология групповой работы. Корпоративные системы
Любая организация - это совокупность взаимодействующих элементов (подразделений), каждый из которых может иметь свою структуру. Элементы связаны между собой функционально, т. е. они выполняют отдельные виды работ в рамках единого бизнес-процесса, а также информационно, обмениваясь документами, факсами, письменными и устными распоряжениями. Кроме того, эти элементы взаимодействуют с внешними системами, причем их взаимодействие может быть как информационным, так и функциональным.
Для организации коллективной работы сотрудников разных подразделений организации были разработаны технологии обеспечения групповой работы. Они объединяют средства индивидуального и группового планирования заданий, предметных и офисных приложений, электронной почты, электронного документооборота, автоматизации деловых процессов, календарного планирования, что обеспечивает оптимальное использование человеческих, временных и информационных ресурсов организации.
Функции технологии обеспечения групповой работы реализуются посредством следующих программных модулей, представленных на рис. 6.23.
Рис. 6.23.Функции технологии обеспечения групповой работы
Универсальный почтовый ящик - собирает, фильтрует, сортирует, накапливает в иерархических папках все поступающие сообщения электронной почты, включая мультимедийные.
Электронная почта - обеспечивает обмен сообщениями между сотрудниками независимо от их размещения в одном или нескольких зданиях.
Персональный календарь - средство индивидуального планирования. Позволяет отслеживать личные и плановые встречи, собрания, другие производственные мероприятия.
Средства группового планирования - обеспечивают планирование встреч, собраний, событий для пользователей, групп и ресурсов, позволяют изменить расписание персональных календарей других сотрудников. Руководитель может просмотреть на экране календари нескольких сотрудников и внести в них изменения.
Управление заданиями - позволяет выдать или откорректировать производственное задание сотрудникам, при этом в персональные календари будут внесены даты и приоритеты исполнения.
Последовательная маршрутизация - дает возможность послать задание или сообщение конкретной группе сотрудников для поочередного прочтения и выполнения. Первый сотрудник, получив сообщение, выполняет его и возвращает с отметкой о выполнении. Вслед за этим сообщение автоматически маршрутизируется следующему списку сотрудников.
Управление деловыми процессами - позволяет создавать базу карт деловых процессов, обеспечивать маршрутизацию электронных документов, управлять и контролировать простые деловые процессы, визуально представлять деловые процессы и т. д.
Объектами в системе групповой работы являются:
| Пользователь | Это любой сотрудник, который владеет почтовым ящиком, инструментами индивидуального и группового планирования, электронной почтой, средствами электронного д оку ме нто оборота |
| Группа | Это пользователи отдела или подразделения. Они являются объектами для группового планирования, управления заданиями, последовательной маршрутизации |
| Ресурс | Это конференц-зал, видеомагнитофон, офисное и другое оборудование, которое может совместно использоваться пользователями и группами |
| Псевдоним | Это системное имя какого-либо объекта |
Системы групповой работы используются на небольших предприятиях. Для управления крупными предприятиями требуется создание корпоративной информационной системы.
Назначение корпоративной информационной системы - обеспечить решение внутренних задач управления:
· бухгалтерский учет;
· финансовое планирование и финансовый анализ;
· расчеты с поставщиками и покупателями;
· анализ рынка;
· управление кадрами и т. д.
Корпоративная информационная система строится на основе корпоративной сети. Корпоративную сеть можно представить в виде сложной системы, состоящей из нескольких взаимодействующих слоев, представленных на рис. 6.24.
Рис. 6.24.Структура корпоративной сети
1. ПК, объединенные каналами связи, являются центрами хранения и обработки информации.
2. Транспортная подсистема обеспечивает надежную передачу пакетов информации между ПК.
3. Сетевые операционные системы организуют работу приложений в ПК и предоставляют ресурсы ПК в общее пользование.
4. Системы управления базами данных обеспечивают хранение корпоративной информации в упорядоченном виде и производят над информацией основные базовые операции поиска.
5. Системные сервисы предоставляют конечным пользователям корпоративную информацию в форме, удобной для принятия решений, а также выполняют некоторые общие для всех предприятий процедуры обработки информации. К этим сервисам относятся системы электронной почты, системы коллективной работы и др.
6. Специальные программные средства выполняют задачи, специфические для данного предприятия или предприятий данного типа. Примерами таких средств являются: система автоматизации банковской деятельности, организации бухгалтерского учета, автоматизированного проектирования, управления технологическими процессами и т. д.
Корпоративная сеть соединяет сети всех подразделений предприятия, даже находящихся на значительных расстояниях. Корпоративные сети используют глобальные связи для соединения локальных сетей или отдельных компьютеров. Пользователям корпоративных сетей требуются все те приложения и услуги, которые имеются в локальных сетях отделов и подразделений, и некоторые дополнительные приложения и услуги, например доступ к приложениям мейнфреймов и мини-компьютеров и к глобальным связям. Наряду с базовыми сервисами, связанными с разделением файлов и принтеров, сетевая операционная система, которая разрабатывается для корпоративных сетей, должна поддерживать более широкий набор сервисов, в который обычно входят почтовая служба, средства коллективной работы, поддержка удаленных пользователей, факс-сервис, обработка голосовых сообщений, организация видеоконференций и др.
Операционные системы, разработанные для корпоративных сетей, имеют следующие особенности:
· Поддержка приложений. В корпоративных сетях выполняются сложные приложения, требующие для выполнения большой вычислительной мощности. Приложения будут выполняться более эффективно, если их наиболее сложные в вычислительном отношении части перенести на специально предназначенный для этого мощный компьютер - сервер приложений.
· Справочная служба. Корпоративная ОС должна хранить информацию обо всех пользователях и ресурсах. Главный справочник домена хранит информацию о пользователях, которая используется при организации их логического входа в сеть. Данные о тех же пользователях могут содержаться и в другом справочнике, используемом электронной почтой. Могут существовать базы, которые поддерживают разрешение низкоуровневых адресов. Наличие единой справочной службы для сетевой операционной системы - один из важнейших признаков ее корпоративности.
· Безопасность. Особую важность для ОС корпоративной сети приобретают вопросы безопасности данных. Для защиты данных в корпоративных сетях наряду с различными аппаратными средствами используются средства защиты, предоставляемые операционной системой: избирательные или мандатные права доступа, сложные процедуры аутентификации пользователей, программная шифрация.
Технологии видеоконференций
К технологиям групповой работы в корпоративных сетях относится технология видеоконференции.
История развития видеоконференций начинается в 1947 г., когда НИИ телевидения СССР создал первый в мире видеотелефон. Однако в то время технология видеоконференций не получила широкого распространения по психологическим причинам, т. е. никто не хотел показывать свое лицо во время телефонного разговора.
Появление технологий Internet оживило потребность в средствах одновременного общения нескольких удаленных пользователей, т. к. оказалось, что трем собеседникам трудно поддерживать разговор, не видя друг друга. В сентябре 1995 г. американские космонавты впервые провели из космоса видеоконференцию в режиме реального времени.
В настоящее время сфера применения технологий видеоконференции постоянно расширяется. Если раньше главными пользователями были юридические фирмы, предприятия здравоохранения, издательской деятельности, дизайна, то сегодня трудно назвать отрасль, где не применяются технологии видеоконференции.
Видеоконференция ускоряет деловой процесс, повышает эффективность использования времени и ресурсов, расширяет и повышает качество обслуживания участков, т. к. разрозненные данные, хранимые в локальных базах, могут обрабатываться совместно участниками конференции.
Американские исследования показали, что при телефонном разговоре в среднем можно передать 11% необходимого объема информации, при использовании телефонной связи в совокупности с факсимильной - до 24%, посредством видеоконференций - до 60%.
Деловое общение посредством радио- и телевизионных каналов может проводиться даже тогда, когда участники находятся в корпоративных штаб-квартирах, отелях, удаленных подразделениях фирмы и т. д. Сообщение, мгновенно передаваемое посредством организации видеоконференции, может предназначаться для занятых специалистов или для средств массовой информации, потребителей, инвесторов и т. д.
Подготовка и проведение видеоконференции имеют свои специфические особенности, к которым относятся:
· выбор места передачи. Это может быть, прежде всего, студия телевизионного вещания. Однако отдаленное место - вне студии - может усилить чувство подлинности происходящего;
· визуальные средства. В живом телеканале необходимо обеспечить визуальный эффект. Демонстрация реальных объектов - производственного оборудования, использование презентационного материала делает деловое общение более интересным;
· интерактивность. Телеконференция должна позволять участникам задавать вопросы. Двусторонняя связь создает эффект непосредственности, вовлекает аудиторию в дискуссию и повышает действенность телеконференции.
Видеосвязь, которая организуется в процессе проведения видеоконференции, называется точечной. Спутниковые телеконференции используют спутник для передачи видео- и аудиосигналов, поступающих в наземные передающие станции из студии-источника (см. рис. 6.25).
Рис. 6.25.Схема организации видеоконференции
Спутник передает сигнал на спутниковые принимающие станции, откуда сигнал поступает на телеэкран (или монитор) получателя. Точек приема сигнала может быть много - прием ограничен только наличием спутниковых принимающих станций. Качество принимаемого сигнала не зависит, как в эфирном телевидении, от местонахождения телезрителя.
Обратная аудиосвязь может осуществляться по наземным телефонным линиям.
Главное назначение видеоконференций - передать людям, расположенным в различных местах, в одно и то же время одно и то же сообщение.
Технику видеоконференций, или спутниковых телемостов, используют в деловом общении различные организации для проведения масштабных и престижных мероприятий. Это дешевле, чем сбор и организация пребывания множества участников в одном городе.
Губернатор штата Оклахома Д. Валтерс одним из первых в середине 1990-х гг. ввел видеоконференции в США для улучшения работы администрации штата и создал крупнейшую в стране телемедицинскую систему. Еще в 1995 г. в университете Джорджа Вашингтона в столице США велись занятия по курсам информационных технологий в режиме видеоконференции.
В настоящее время видеоконференции получили широкое развитие в западных странах. Например, председатель AT&T использовал видеоконференцию для обсуждения специальной корпоративной программы раннего ухода на пенсию со 100 тысячами менеджеров в 250 подразделениях компаний в США. Канцлер Калифорнийского госуниверситета с помощью видеоконференции поддерживал информированность администрации, преподавателей, сотрудников и студентов о бюджетном кризисе университета, вызванном ослаблением экономики штата Калифорнии в начале 1990-х гг.
275 офисов - производственных и сферы продаж Ford Motor Company получают одностороннюю видеоинформацию из штаб-квартиры в штате Мичиган. 25 североамериканских подразделений компании имеют возможность двусторонней видеосвязи.
Основные подразделения General Motors в США связаны спутниковой видеоконференцсвязью для обеспечения обмена информацией в области дизайна, исследований и производства. Крупнейшая корпоративная спутниковая телесистема Federal Express включает более тысячи точек приема в США, Канаде, Великобритании и Европе.
Для аудиосвязи территориально удаленных аудиторий могут использоваться также аудиоконференции. Методы IP-телефонии позволяют передавать аудиосигнал через каналы корпоративной сети, посылать абонентам голосовые сообщения. Для этого локальные вычислительные сети организаций дополняются специальным оборудованием и объединяются через Internet.
Транснациональные корпорации, имеющие штаб-квартиры, представительства, филиалы и производства в разных странах мира нуждаются в средствах транснациональной корпоративной связи. Такие компании, как Nestle (представительства в 50-ти странах), Microsoft (в 25 странах), SAP (в 30 странах), пользуются услугами глобальной сети Internet, предоставляющей услуги голосового сервиса, доступ в Internet и передачи данных.
Технология организации и проведения видеоконференции состоит из следующих этапов, представленных на рис. 6.26.
Рис. 6.26.Технология проведения видеоконференции
1-й этап. Организатор видеоконференции совместно с провайдером (оператором телекоммуникационных сетей) определяет дату, продолжительность сеанса и список участников. Каждому участнику выдается код пользователя и пароль доступа.
2-й этап. В назначенное время участники встречи звонят провайдеру. Их проверяют на право участия в конференции и подсоединяют к сети участников.
3-й этап. Начинается сеанс связи. Участникам видеоконференции доступны средства совместной работы с документами посредством текстовых и графических редакторов и других программных средств. Участники видят себя и говорящего. Алгоритм переключения и показа другого оратора зависит от способа управления сеансом. При вызове с голосовым управлением абонент видит себя в "локальном" окне, а в удаленном - "говорящего". Как только последний перестает говорить, "удаленное" окно переключается на нового оратора. Если одновременно начинают говорить несколько человек, то выбирается тот, кто говорит громче. Могут быть и другие алгоритмы выбора очередного оратора.
4-й этап. По окончании сеанса прямое включение прерывается и освобождаются ресурсы сети.
Число участников конференции зависит от возможностей провайдера и возможностей приложения, реализующего видеоконференцию.