Дата начала реализации проекта

График реализации проекта

Процесс разработки графика реализации проекта рассмотрим на примере, создадим график реализации проекта Консалтинговый центр.

Чтобы получить график реализации проекта надо:

· Задать дату начала реализации проекта

· Составить список задач проекта

· Связать задачи проекта

· Составить список ресурсов, необходимых для реализации проекта

· Назначить задачам ресурсы

· Вывести график реализации проекта на принтер

Дата начала реализации проекта

Чтобы задать дату начала реализации проекта, надо:

1. Из меню Проектвыбрать команду Сведения о проекте.

2. В поле Дата началапоявившегося диалогового окна ввести дату начала реализации проекта (для проекта Консалтинговый центр – 01.02.2010)

3. Щелкнуть на кнопке OK.

Задачи проекта

Задача – это некоторая работа, которую надо выполнить.

Работа над проектом начинается с составления списка задач (работ), которые надо выполнить для достижения цели проекта. Сложные задачи, как правило, разбивают на несколько боле простых задач. Таким образом, получается иерархический список задач проекта.

При составлении списка задач проекта используют метод, который часто называют методом «разбиения задач». Суть метода заключается в том, что сначала составляют список общих задач, затем общие задачи разбиваются на подзадачи, которые, в свою очередь, также могут быть разбиты на подзадачи более низкого уровня. Разбиение задач на подзадачи завершают, когда на выполнение задачи можно назначить конкретный ресурс (исполнителя).

Основной характеристикой каждой задачи проекта является длительность – время, необходимое для ее выполнения задачи. В общем случае длительность измеряется в рабочих днях.

Следует обратить внимание, что длительность общей задачи (задачи, которая разделена на подзадачи) определяется длительностью и порядком следования задач, из которых эта задача состоит. Длительность обобщенных задач вычисляет Microsoft Project.

Длительность подчиненной задачи нижнего уровня (элементарной задачи), т.е. задачи у которой нет подчиненных задач, определяется временем необходимым для ее выполнения. Длительность подчиненной задачи задает менеджер проекта на основе нормативной документации или своего опыта.

Задачи проекта (график реализации) принято изображать в виде диаграммы Ганта. В левой части диаграммы отображается список задач, в правой – прямоугольники, изображающие задачи. Расположение прямоугольников дает наглядное представление о последовательности выполнения задач проекта.

Ниже, в табл. 1, приведены задачи проекта Консалтинговый центр. Обратите внимание, что в качестве первой задачи указано название проекта. Также обратите внимание, что в таблице указана длительность только элементарных задач. Длительность общих задач вычислит Microsoft Project.

Задача	Длительность	Ответственный
Консалтинговый центр
Компьютеры
Покупка		Директор
Доставка		Лаборант
Монтаж		Лаборант
Локальная сеть
Монтаж		Лаборант
Настройка		Лаборант
Реклама
Подготовка рекл. материалов		Директор
Размещение		Секретарь
Учебно-методическое обеспечение
Подготовка		Директор
Тиражирование		Секретарь
Начало работы

Таблица 1. Задачи проекта Консалтинговый центр

Для задач, у которых нет подчиненных задач, в колонку Длительностьвведите время, необходимое для выполнения задачи, или время, в течение которого задача должна быть выполнена (длительность задачи). Единица измерения длительности задачи задается буквой русского алфавита (ч - час, н - неделя, м - месяц), которая вводиться сразу за числом. Например, если длительность задачи Подготовка рекламных материаловравна трем дням, то в ячейку Длительностьэтой задачи следует ввести 3д.

На первом этапе работы над проектом, когда задачи проекта представлены в виде списка, Microsoft Project устанавливает, что все задачи начинаются одновременно, в момент начала реализации проекта. Позже, когда будут установлены связи между задачами, колонка Началобудет содержать правильную дату начала выполнения задач, колонка Окончание –дату завершения, а в колонке Длительностьбудет отражена длительность всех задач, в том числе и обобщенных.

В качестве примера на рис. 1 приведен вид окна Диаграмма Гантапосле ввода нескольких задач проекта. Обратите внимание, что в колонке Длительность, после слова деньотображается знак вопроса. Это показывает, что длительность задачи установлена «по умолчанию», а не задана пользователем явно.

Рис. 1. Список задач проекта

Способ ввода информации в ячейки таблицы стандартный. Используя клавиши перемещения курсора, выберите нужную ячейку (выбранная клетка выделяется рамкой) и печатайте текст. Для перехода к другой ячейке используйте клавиши перемещения курсора или щелкните левой кнопкой мышки в нужной клетке таблицы. Чтобы изменить содержимое ячейки, нажмите на клавиатуре клавишу <F2> и редактируйте текст обычным образом.

Добавление задачи

Чтобы добавить в список новую задачу, надо выделить задачу (щелкнуть левой кнопкой мышки на находящемся в первой колонке номере задачи), перед которой нужно поместить новую задачу, и нажать клавишу <Insert> (или нажать на правую кнопку мыши и выбрать в выпадающем меню команду Новая задача). В результате этих действий, в список задач будет добавлена пустая строка, в которую можно ввести новую задачу.

Удаление задачи

Чтобы удалить задачу, надо выделить эту (щелкнуть левой кнопкой мышки на находящемся в первой колонке номере задачи) и из меню Правкавыбрать команду Удалить задачуили нажать клавишу <Del> (или нажать на правую кнопку мыши и выбрать в выпадающем меню команду Удалить задачу).

Перемещение задачи

Чтобы переместить задачу (или группу следующих одна за другой задач) в другое место списка, надо выделить нужную задачу (задачи) и из меню Правкавыбрать команду Вырезать задачу. Затем выделить задачу, перед которой надо поместить выделенные на предыдущем шаге задачи, и из меню Правкавыбрать команду Вставить.

Вместо команд Вырезать задачуи Вставитьможно использовать находящиеся на панели инструментов соответствующие стандартные командные кнопки (Ctrl+X и Ctrl+V).

Связи между задачами

Задачи проекта связаны между собой во времени. Например, некоторые задачи не могут быть начаты до тех пор, пока не завершиться некоторая предыдущая задача, другие могут выполняться одновременно. Поэтому после того как будет составлен список задач и задачи распределены по уровням (определены общие задачи и подзадачи), необходимо установить связи между задачами.

Чтобы связать несколько следующих в списке друг за другом несколько задач (в простейшем случае две задачи), надо:

1. Выделить задачи, которые надо связать (рис. 3). Для этого установить курсор мышки на номер первой задачи цепочки связываемых задач (обычно это задача с меньшим номером), нажать левую кнопку мышки и, удерживая ее нажатой, переместить курсор на номер последней задачи цепочки, отпустить кнопку мышки. В результате этих действий будут выделены несколько строк таблицы.

2. Щелкнуть на командной кнопке Связать задачи(рис. 4) или из меню Правкавыбрать команду Связать задачи.

Рис. 3. Чтобы связать задачи проекта, нужно выделить эти задачи и щелкнуть на кнопке Связать задачи

Рис. 4. Кнопки установки связи и разрыва связи между задачами

Чтобы связать задачи, которые не в списке не следуют одна за другой, надо:

1. Выделить первую задачу цепочки (щелкнуть левой кнопкой мышки на номере задачи).

2. Нажать клавишу <Ctrl> и, удерживая ее нажатой, сделать щелчок левой кнопкой мышки на номерах остальных задач цепочки.

3. Щелкнуть на командной кнопке Связать задачиили из меню Правкавыбрать команду Связать задачи.

Важно!!! Последовательность выделения задач, для связывания очень важна. Так как первую выделенную задачу MS Project будет считать первой по времени.

В качестве примера на рис. 5 приведен вид диаграммы Ганта после установки связей между задачами проекта.

Рис. 5. Диаграмма Ганта – график реализации проекта

Контрольные точки

Существуют особые задачи, которые называются контрольными точками. Эти задачи представляют собой важные события, а не задачи как таковые. Типичным примером контрольной точки является событие Начало работы. Чтобы ввести в график реализации контрольную точку, надо ввести задачу и задать, что время ее выполнения равно нулю.

Ресурсы проекта

Для выполнения проекта необходимы ресурсы – люди и оборудование. Чтобы задача была выполнена, на ее выполнение должен быть назначен соответствующий ресурс.

Процесс назначения ресурсов на выполнение задач называется распределением ресурсов. Здесь следует обратить внимание, что Microsoft Project позволяет рассчитать стоимость выполнения задач путем учета стоимости ресурсов, назначенных на их выполнение. Однако, на начальном этапе планирования проекта целью распределения ресурсов является назначение ответственных за решение задач, а не вычисление стоимости задач, путем детального учета рабочего времени, необходимого для решения задачи. Поэтому здесь не рассматриваются вопросы вычисления стоимости задач, контроля загрузки ресурсов.

Список ресурсов

Перед тем как приступить к распределению ресурсов, надо составить список ресурсов. Для этого надо в меню Видвыбрать команду Лист ресурсови в появившуюся таблицу ввести названия и характеристики ресурсов. Применительно к рассматриваемой задаче достаточно ввести только названия ресурсов. В качестве названия ресурса можно указать должность или имя (фамилию) участника проекта.

Ресурсами проекта Консалтинговый центрявляются директор, бухгалтер, секретарь и лаборант. Предполагается, что лаборант отвечает за обслуживание вычислительной техники (поэтому ему можно поручить вопросы, связанные с покупкой и настойкой вычислительной техники). Секретарю можно поручить решение задач связанных с рекламой, директор возьмет на себя задачи покупки оборудования, разработки рекламных материалов и методического обеспечения.

Распределение ресурсов

Чтобы приступить к распределению ресурсов, надо активизировать режим отображения диаграммы Ганта – выбрать в меню Видкоманду Диаграмма Ганта. Затем надо выбрать задачу (щелкнуть на ее номере) и щелкнуть на командной кнопке Назначить ресурсы.

Затем в появившемся окне Назначение ресурсов(рис. 6) надо выбрать ресурс, в поле Единицы ввести долю рабочего времени, который ресурс будет тратить на решение задачи, и щелкнуть сначала на кнопке Назначить, затем – на кнопке Закрыть. Следует обратить внимание, что ресурсы следует назначать только элементарным задачам (задачам нижнего уровня).

Рис. 6. Назначение ресурса на решение задачи

Сохранение проекта

Чтобы сохранить проект надо:

1. В меню Файлвыбрать команду Сохранить.

2. В открывшемся окне Сохранение документавыбрать папку, в которой надо сохранить проект.

3. В поле Имя файлаввести имя файла проекта.

4. Щелкнуть на кнопке Сохранить.

Базовый план

После того как график реализации будет готов (согласован с участниками проекта и утвержден руководством), необходимо сохранить его как базовый план. Для этого в меню Сервиснадо выбрать команду ОтслеживаниеØСохранитьбазовый план.

С этого момента все изменения будут фиксироваться в рабочем плане, а базовый план будет оставаться неизменным. Это дает возможность сравнивать текущее состояние проекта с запланированным.

Включение консультанта.

1. Чтобы включить консультант, в меню Сервис выберите пункт Параметры, после чего перейдите на вкладку Интерфейс.

2. В разделе Параметры консультанта установите флажок Открывать консультант.

! Если в организации разработан собственный консультант с инструкциями и мастерами, переупорядоченными и измененными в соответствии с конкретными деловыми нуждами организации, можно перейти к настраиваемому макету или содержимому организации.

Чтобы развернуть собственный консультант в организации, необходимо изменить консультант в глобальном корпоративном шаблоне.

1. Для этого в меню Сервис выберите пункт Параметры, после чего перейдите на вкладку Интерфейс.

2. В группе Страница функциональных возможностей и макета консультанта раздела Параметры консультанта щелкните Страница пользователя, а затем в поле URL введите адрес страницы. Кроме того, чтобы найти нужную страницу в диалоговом окне Открыть можно нажать кнопку Обзор.

3. В группе Содержимое консультанта щелкните Использовать пользовательское содержимое, а затем введите имя XML-файла в поле XML-файл пользовательского содержимого:Кроме того, чтобы перейти к нужному файлу можно нажать кнопку Обзор.

График реализации проекта

Процесс разработки графика реализации проекта рассмотрим на примере, создадим график реализации проекта Консалтинговый центр.

Чтобы получить график реализации проекта надо:

· Задать дату начала реализации проекта

· Составить список задач проекта

· Связать задачи проекта

· Составить список ресурсов, необходимых для реализации проекта

· Назначить задачам ресурсы

· Вывести график реализации проекта на принтер

Дата начала реализации проекта

Чтобы задать дату начала реализации проекта, надо:

1. Из меню Проектвыбрать команду Сведения о проекте.

2. В поле Дата началапоявившегося диалогового окна ввести дату начала реализации проекта (для проекта Консалтинговый центр – 01.02.2010)

3. Щелкнуть на кнопке OK.

Задачи проекта

Задача – это некоторая работа, которую надо выполнить.

Работа над проектом начинается с составления списка задач (работ), которые надо выполнить для достижения цели проекта. Сложные задачи, как правило, разбивают на несколько боле простых задач. Таким образом, получается иерархический список задач проекта.

При составлении списка задач проекта используют метод, который часто называют методом «разбиения задач». Суть метода заключается в том, что сначала составляют список общих задач, затем общие задачи разбиваются на подзадачи, которые, в свою очередь, также могут быть разбиты на подзадачи более низкого уровня. Разбиение задач на подзадачи завершают, когда на выполнение задачи можно назначить конкретный ресурс (исполнителя).

Основной характеристикой каждой задачи проекта является длительность – время, необходимое для ее выполнения задачи. В общем случае длительность измеряется в рабочих днях.

Следует обратить внимание, что длительность общей задачи (задачи, которая разделена на подзадачи) определяется длительностью и порядком следования задач, из которых эта задача состоит. Длительность обобщенных задач вычисляет Microsoft Project.

Длительность подчиненной задачи нижнего уровня (элементарной задачи), т.е. задачи у которой нет подчиненных задач, определяется временем необходимым для ее выполнения. Длительность подчиненной задачи задает менеджер проекта на основе нормативной документации или своего опыта.

Задачи проекта (график реализации) принято изображать в виде диаграммы Ганта. В левой части диаграммы отображается список задач, в правой – прямоугольники, изображающие задачи. Расположение прямоугольников дает наглядное представление о последовательности выполнения задач проекта.

Ниже, в табл. 1, приведены задачи проекта Консалтинговый центр. Обратите внимание, что в качестве первой задачи указано название проекта. Также обратите внимание, что в таблице указана длительность только элементарных задач. Длительность общих задач вычислит Microsoft Project.

Задача	Длительность	Ответственный
Консалтинговый центр
Компьютеры
Покупка		Директор
Доставка		Лаборант
Монтаж		Лаборант
Локальная сеть
Монтаж		Лаборант
Настройка		Лаборант
Реклама
Подготовка рекл. материалов		Директор
Размещение		Секретарь
Учебно-методическое обеспечение
Подготовка		Директор
Тиражирование		Секретарь
Начало работы

Таблица 1. Задачи проекта Консалтинговый центр

Для задач, у которых нет подчиненных задач, в колонку Длительностьвведите время, необходимое для выполнения задачи, или время, в течение которого задача должна быть выполнена (длительность задачи). Единица измерения длительности задачи задается буквой русского алфавита (ч - час, н - неделя, м - месяц), которая вводиться сразу за числом. Например, если длительность задачи Подготовка рекламных материаловравна трем дням, то в ячейку Длительностьэтой задачи следует ввести 3д.

На первом этапе работы над проектом, когда задачи проекта представлены в виде списка, Microsoft Project устанавливает, что все задачи начинаются одновременно, в момент начала реализации проекта. Позже, когда будут установлены связи между задачами, колонка Началобудет содержать правильную дату начала выполнения задач, колонка Окончание –дату завершения, а в колонке Длительностьбудет отражена длительность всех задач, в том числе и обобщенных.

В качестве примера на рис. 1 приведен вид окна Диаграмма Гантапосле ввода нескольких задач проекта. Обратите внимание, что в колонке Длительность, после слова деньотображается знак вопроса. Это показывает, что длительность задачи установлена «по умолчанию», а не задана пользователем явно.

Рис. 1. Список задач проекта

Способ ввода информации в ячейки таблицы стандартный. Используя клавиши перемещения курсора, выберите нужную ячейку (выбранная клетка выделяется рамкой) и печатайте текст. Для перехода к другой ячейке используйте клавиши перемещения курсора или щелкните левой кнопкой мышки в нужной клетке таблицы. Чтобы изменить содержимое ячейки, нажмите на клавиатуре клавишу <F2> и редактируйте текст обычным образом.