Основные компоненты информационной технологии управления

Рис.9. Информационная технология управления.

Входная информация поступает из систем операционного уровня. Выходная информация формируется в виде управленческих отчетов в удобном для принятия решения виде.

Содержимое базы данных при помощи соответствующего программного обеспечения преобразуется в периодические и специальные отчеты, поступающие к специалистам, участвующим в принятии решений в организации. База данных должна состоять из двух элементов:

· данных, накапливаемых на основе оценки операций, проводимых фирмой;

· планов, стандартов, бюджетов и других нормативных документов, определяющих планируемое состояние объекта управления.

Автоматизация офиса

Начальной целью автоматизации офиса являлась автоматизация рутинной секретарской работы. По мере развития средств телекоммуникаций автоматизация коснулась не только секретарей, но и специалистов и менеджеров, которых заинтересовала возможность повысить производительность своего труда.

Средства автоматизации офиса призваны не заменить существующую традиционную систему коммуникации персонала (совещания, приказы, телефонные звонки), а лишь дополнить ее. При совместном использовании обе эти системы обеспечат рациональную автоматизацию управленческого труда и наилучшее обеспечение информацией.

Основные компоненты информационной технологии автоматизации офиса и управления

Рис.10. Компоненты информационной технологии автоматизации офиса.

Целью информационной технологии управления является удовлетворение информационных потребностей всех без исключения сотрудников фирмы, имеющих дело с принятием решений.

Информационная технология автоматизации офиса - организация и поддержка коммуникативных процессов как внутри организации, так и с внешней средой на базе компьютерных сетей и других современных средств работы с информацией.

Офисные технологии используются менеджерами, специалистами, секретарями для решения проблем производства. Эти технологии позволяют повысить производительность труда и оперативность принимаемых решений за счет более совершенной коммуникации и использования программных средств.

База данных

Обязательным компонентом любой современной информационной технологии является база данных. Она содержит данные, как о производстве, так и технологии обработки данных, специфичной для данного конкретного производства.

Информация из базы данных поступает на вход приложений (пакетов прикладных программ), где обрабатывается и приводится к виду, удобному для дальнейшего использования.

Компьютерные офисные технологии

Прикладные программные продукты

К прикладным программным продуктам относятся текстовые процессоры, табличные процессоры, системы управления базами данных, программы разработки презентаций и т. д. Наиболее важные прикладные программные продукты будут рассмотрены в отдельной главе.

Аудиопочта.

Это почта для передачи сообщений голосом (вместо набора на компьютере), передаётся по телефону. Может передаваться группе лиц, при этом система будет периодически обзванивать всех указанных сотрудников для передачи им сообщения.

Система включает в себя специальное устройство для преобразования аудиосигналов в цифровой код и обратно; а так же компьютер для хранения аудиосообщений в цифровой форме. Аудиопочта реализуется в сети.

Электронная почта

Электронная почта (E-mail) основывается на сетевом использовании компьютеров. Она дает возможность пользователю получать, хранить и отправлять сообщения своим партнерам по сети. Это однонаправленная связь. Чтобы сообщение стало доступно всем пользователям электронной почты, его нужно поместить на компьютерную доску объявлений.

Электронный календарь.

Используется для хранения и манипулирования рабочего расписания управленцев и других работников организации. Менеджер устанавливает дату и время встречи или другого мероприятия, просматривает получившееся расписание, вносит изменения при помощи клавиатуры. Система дает возможность получить доступ к календарям других менеджеров и может автоматически согласовывать время встреч. Использование электронного календаря оказывается особенно эффективным для менеджеров высших уровней управления, рабочие дни которых расписаны надолго вперед.

Электронный календарь реализуется в сети. Техническое и программное обеспечение электронного календаря полностью соответствует аналогичным компонентам электронной почты.