Средства организационной техники

В современном языке техническим средствам, применяемым для облегчения управленческой деятельности и автоматизации делопроизводства, дано обобщенное название оргтехника (организационная техника).

Оргтехника призвана повысить эффективность и производительность труда •правленческого персонала. Часто этот неологизм звучит в сочетании со словом м офис — офисная оргтехника. В принципе, к оргтехнике можно отнести любые инструменты и приспособления, приборы и устройства, специальную мебель и даже канцелярские принадлежности. Но чаще оргтехникой называют средства связи и технические средства, используемые в делопроизводстве для создания, обработки, хранения и тиражирования бумажных документов. Организационная техника составляет материальную основу современных систем управления.

Средства оргтехники весьма разнообразны, что позволяет выделить среди них функциональные группы, то есть классифицировать.

Далее представлена схема возможной классификации средств оргтехники по назначению.

¾ Средства связи

¾ Средства работы с документами

o Создания

o Тиражирования

o Хранения

¾ Другие

К средствам связиотносятся телефонная, телеграфная и факсимильная связь. Эти виды административно-управленческой связи широко распространены, так как позволяют оперативно решать организационные и производственные вопросы.

Документы с момента создания до списания и уничтожения проходят длительный путь, меняя при этом форму представления управленческой информации, носители, местоположение и другие параметры. При этом используются различие технические средства, которые являются средствами работы с документами.

По назначению их можно разделить на группы:

¾ средства подготовки и изготовления (создания) документов (пишущие ма­шинки, компьютеры, диктофоны);

¾ средства тиражирования документов (принтеры, ксероксы, ризографы);

¾ средства хранения документов (папки, конверты, коробки)

Выше уже говорилось о том, что к средствам оргтехники можно отнести и другие средствa, например, средства обработки и доставки документов, стеллажи, шкафы, сейфы, канцелярские принадлежности и т. д.

Рассмотреть все средства оргтехники в рамках одного учебного пособия невозможно. Поэтому далее будут рассмотрены только те средства, которые стали приметой времени, непременной принадлежностью как небольших офисов, так и подразделений, занимающихся делопроизводством на крупных предприятиях

Классификация средств связи

Далее представлена классификация средств связи по форме представления и используемым каналам связи

¾ Для недокументированной информации

o Телефонная связь

o Радиовязь

Телевизионная связь

¾ Для документированной информации

o Телеграфная связь

o Факсимильная связь

При использовании средств связи для обмена недокументированной информаци­ейрегистрация информации и ее фиксация на каком-либо носителе не предус­матривается. Но, при желании, передающий или принимающий абонент может произвести такую регистрацию при помощи других технических средств. При­мером может служить телефонограмма, при передаче которой передающая сто­рона со слов принимающей стороны фиксирует фамилию получателя, а также дату и время приема информации.

При использовании средств связи для обмена документированной информациейпередача ведется с «документа на документ». У передающего абонента информа­ция может либо автоматически считываться с заранее сформированного доку­мента, либо, при ручном вводе, параллельно регистрироваться на первичный документ. У принимающего абонента предусмотрена обязательная регистрация поступающей информации или ее непосредственный ввод в компьютер, где она и запоминается (создается электронный документ).

Телефонная связь

Телефонная связь является самым распространенным видом управленческой связи. Абонентами телефонной сети могут быть как физические лица, так и предприятия.

Список сервисных услуг, которые предоставляют своим абонентам современная система телефонной связи, в настоящее время составляет несколько сот наименований

Далее представлены виды телефонной связи, в зависимости от территориального охвата

¾ Общегосударственная

o Городская

o Междугородняя

o Международная

¾ Внутриучережденческая

o Общего назначения

o Диспетчерская

o Директорская

Внутриучрежденческую связь, по характеру решаемых с ее помощью задач, мож­но разделить на диспетчерскую, директорскую и связь общего назначения. Диспетчерская телефонная связь служит для оперативного решения производ­ственных вопросов, возникающих между подразделениями предприятия, непо­средственно связанными с ходом производственного процесса.

Директорская телефонная связьобеспечивает служебную связь руководителей со своими подчиненными.

Внутриучрежденческая связь общего назначенияобеспечивает внутреннюю связь всех подразделений предприятия или учреждения без обращения к внешней об­щегосударственной телефонной сети

Телефонные аппараты.

Неотъемлемым атрибутом телефонной связи является телефонный аппарат. Аппараты различаются как по своему конструктивному исполнению (настоль­ные, настенные, портативные, переносные), так и по предоставляемым сервис­ным возможностям. За последнее время эти возможности резко расширились. Но, хотя телефон и является прибором массового потребления, далеко не все о них знают.

Уже стало нормой, что современный телефонный аппарат имеет:

¾ долговременную память номеров;

¾ оперативную память (для повторного вызова абонента и автодозвона);

¾ кнопку временного отключения микрофона от сети;

¾ календарь, часы и таймер;

¾ возможность подключения к компьютеру

Этими функциями может воспользоваться широкий круг абонентов общегосударственной связи

Для служебных целей интерес представляет телефонный аппарат с расширенными возможностями, называемый коммутатором секретаря. По этому телефону секретарь может принимать звонки внешних абонентов и обрабатывать их в соответствии с указаниями руководителя.

Наиболее важные специфичные функции этого коммутатора:

¾ подключение телефонного аппарата к нескольким телефонным линиям (многоканальность);

¾ переадресация абонента на другой номер;

¾ постановка собеседника на ожидание с включением фоновой музыки;

¾ организация телефонных конференций;

¾ электронный телефонный справочник

Наиболее полно все сервисные возможности реализуются в цифровых телефон­ных аппаратах, используемых цифровыми телефонными станциями. Одним из таких телефонных аппаратов является системный телефон

Системный телефон— это аппарат нового поколения, снабженный жидкокри­сталлическим дисплеем, программируемыми клавишами, микрофоном, спикером, регулятором уровня громкости и т. д

Вот некоторые возможности системного телефона:

¾ Обслуживание как внутренних, так и внешних (городских) звонков.

¾ Режим автоответа (телефон автоматически отвечает на звонок).

¾ Режим голосового объявления (передается объявление звонящего).

¾ Режим системного удержания во время городского разговора. Можно положить трубку, не разъединяясь с абонентом. Пока городской абонент слышит музыку, вы можете сделать другой звонок или ответить.

¾ Режим эксклюзивного удержания, при котором на звонок не могут ответить другие пользователи системного телефона.

¾ Трансфер (передача внутренних или городских звонков любому внутреннему абоненту)

¾ Трасфер с паковкой (при передаче звонка на другую станцию, если она занята, звонок устанавливается на системное удержание и закрепляется за занятой станцией до ее освобождения)

¾ Трансфер с пейджингом (передача звонка на другую станцию с предупрежде­нием на дисплей).

¾ Перехват звонка, пришедшего на другой телефон.

¾ Занятие очереди на освобождение линии.

Дополнительные удобства и функции системного телефона:

¾ Спикерфон (громкоговоритель + микрофон): если заняты руки, можно вести разговор, не снимая трубки, через спикерфон.

¾ Функция «групповое прослушивание» позволяет другим людям слушать речь вашего собеседника.

¾ Будильник (время звонков программируется).

¾ Фоновая музыка (позволяет слушать музыку от какого-либо источника. через спикер).

¾ Программируемое сообщение об отсутствии, возникающее на дисплее звоня­щих абонентов.

¾ Закрытие телефона для использования.

¾ Настраиваемая связь с домофоном.

¾ Функция «Вторжение в разговор».

Мини-АТС.Внутриучрежденческие телефонные системы используют собственные телефонные станции или коммутаторы, называемые мини -А ТО или офисными (учрежденческими) АТС. Такие АТС используются в организациях, где имеются внутрен­ние телефоны. Они принимают все внешние вызовы и переводят их на внутренние телефоны либо непосредственно, либо с добавочными номерами. Выход абонента на внешнюю линию обеспечивается, как правило, путем прямого набора

При выборе офисной АТС во внимание принимаются следующие характеристики

¾ модульность АТС (возможность наращивания);

¾ входная емкость (число подключаемых внешних линий);

¾ внутренняя емкость (количество подключаемых абонента Внутриучрежденческие АТС весьма разнообразны. Кроме коммутации абонен­тов и ранее перечисленного сервиса телефонных аппаратов, такие АТС облада­ют и собственными сервисными возможностями:

Работа с абонентом:

¾ одновременное подключение многих абонентов друг к другу для проведения производственных совещаний и телефонных конференции;

¾ постановка абонента на ожидание при занятом канале;

¾ выдача информации об абоненте, занимающем линию;

¾ автоматическое периодическое напоминание об ожидающем абоненте;

¾ организация голосового почтового ящика для сбора и хранения всех сообще­ний, поступающих абонентам

Различные режимы работы:

¾ автоматическая переадресация;

¾ ночной режим (переадресация на дежурного);

¾ режим «не беспокоить».

Выходы на другие виды связи:

¾ на радиотелефоны и пейджинговую связь;

¾ на громкоговорящую связь с целью оперативного оповещения;

¾ на автоответчик, факс или телетайп.

Управление режимами связи внутренних абонентов:

¾ запрет выхода на внешнюю линию для ряда телефонов;

¾ дистанционное прослушивание помещений;

¾ управление телефонными вызовами через компьютер

Частными видами телефонной связи являются радиотелефонная, видеотелефонная и пейджинговая связь

Радиотелефонная связь

Радиотелефон обеспечивает связь деловому человеку, где бы он ни находился. Радиотелефоны бывают офисными (местными) и региональными.

Региональные системы радиосвязи охватывают огромную территорию внутри России и имеют возможность выхода на страны Европы («роуминг»). Такие сис­темы предоставляют своим абонентам множество сервисных услуг: телетайпную и факсимильную связь, голосовую почту и др.

Заботятся они и об обеспечении конфиденциальности разговоров.

Видеотелефонная связь

Видеотелефоны позволяют не только слышать, но и видеть собеседника. Первая в нашей стране государственная видеотелефонная система соединила Москву и Санкт-Петербург. Абоненты, находясь в специально оборудованных салонах, могли общаться, демонстрировать друг другу фотографии, документы. Современные черно-белые и цветные видеотелефоны подключаются к обычной телефонной сети. Абоненты, имеющие такие видеотелефоны, могут видеть друг друга на небольших жидкокристаллических экранах. Изображение передается через миниатюрные телекамеры.

Пейджинговая связь

Пейджинговая связь является одним из видов радиопоисковой связи, широко используемой военными и милицией для оперативного поиска и передачи ин­формации своим сотрудникам. В настоящее время Пейджинговая связь получи­ла широкое распространение. Для передачи информации абонентам этой связи используется обычный телефон, а для приема — миниатюрный УКВ приемник — пейджер. Чтобы связаться с пейджером, достаточно набрать определенный теле­фонный номер и передать сообщение для его владельца. Существуют тоновые, цифровые и текстовые пейджеры.

Тоновый пейджер извещает абонента о вызове специальным оповещающим сигналом, тип которого обозначает одно из условленных заранее сообщений, например, позво­нить домой или в голосовой почтовый ящик. Голосовой почтовый ящик организу­ется практически в каждой пейджинговой компании. При поступлении в «ящик» информации для абонента, на его пейджер посылается сообщение. Абонент может получить эту информацию, позвонив в «почтовый ящик» с любого телефона. Цифровой пейджер имеет дисплей на ограниченное число символов и память на несколько сообщений.

Текстовой пейджер выводит короткие информационные сообщения на дисплей на языке абонента. Для передачи более длинных сообщений используется голо­совой почтовый ящик. Регистрируется дата и время поступления сообщения, имеется расширенная память

Сервисные услуги, оказываемые владельцам пейджеров, зависят от системы, в которой пейджер используется.

Пейджинговые компании предоставляют возможность абонентам получать сооб­щения электронной почты, факсимильную информацию, информацию от систе­мы охранной сигнализации, биржевые и коммерческие

Телеграфная связь

К средствам обмена документированной информацией относится телеграфная связь. Телеграфная связь предназначена для обмена короткими текстовыми сообщени­ями. Передача на расстояние алфавитно-цифровой информации осуществляет­ся по электрическим проводным каналам связи

Телеграф является одним из старейших видов связи. Первый электрический те­леграфный аппарат был изобретен в 1832 году русским ученым П. Л. Шиллин­гом. В 1837 году американец С. Морзе создал свой телеграфный аппарат По имени г последнего система кодов, состоящая из точек и тире, названа азбукой Морзе

Телеграфная связь имеет несколько разновидностей: собственно телеграфную связь, использующую для кодирования информации азбуку Морзе, телетайпную, дейтефонную и телекс.

Телетайпная связь

телетайпных аппаратов имеют алфавитно-цифровую клавиатуру, печатающее устройство, перфоратор ленты и считыватель с перфоленты. Ввод информации в телетайп может осуществляться с клавиатуры или с перфо­ленты. Перфорация ленты (нанесение на нее кодов в виде определенным образом расположенных отверстий) может осуществляться на самом телетайпном аппа­рате заранее, в автономном режиме. Поскольку ручной ввод информации с кла­виатуры не обеспечивает высокой скорости передачи, реализуемой системой, предпочтительнее автоматизированный ввод. Телетайпная связь применяется до сих пор в учреждениях и на предприятиях. Но теперь передаваемая на телетайп информация может вводиться прямо из компьютера, оснащенного модемом. При передаче информация регистрируется как получателем, так и отправителем на бумажный носитель или на перфоленту.

Дейтефонная связь

При наличии аппаратуры согласования (модема) в качестве канала связи для телетайпной аппаратуры может служить не только телеграфный, но и телефон­ный канал. Передачу документированной текстовой информации по телефонным каналам часто называют дейтефонной связью.

Телетайпы могут соединяться как непосредственно между собой, так и через ком­мутатор. Непосредственное соединение телетайпных аппаратов целесообразно для организации внутрифирменной связи. При передаче информации на зна­чительные расстояния телеграфную аппаратуру включают в единую государствен­ную систему абонентского телеграфирования. Этой сетью пользуются в основном министерства, промышленные предприятия, транспортные, финансовые учреж­дения и воинские части.

Телекс

Для передачи сообщений в другие страны используется международный теле­граф - телекс. Эту сеть широко используют коммерческие учреждения, банки, биржи, страховые компании, информационные агентства, частные и государ­ственные фирмы. Документы, переданные по этим сетям, обладают юридической силой, то есть признаются во всех странах.

Система «Телекс» имеет компьютерный вариант - Telex Net, предоставляющий пользователям дополнительные возможности. К ним относятся:

¾ работа в локальных вычислительных сетях;

¾ диалог;

¾ автоматическая передача данных с компьютера;

¾ рассылки информации в фоновом режиме, и другие.

Существенным недостатком телеграфной связи является низкая достоверность

передачи информации. Поэтому при передаче информации по телеграфным каналам связи принимаются специальные меры по повышению достоверности. В частности, промышленность выпускает аппаратуру, оснащенную устройствами защиты от ошибок.

Сейчас все виды телеграфной связи постепенно вытесняются факсимильной связью.

Факсимильная связь

Предшественницей факсимильной связи была фототелеграфная связь. Она ис­пользовалась для передачи полутоновых изображении.

Назначение факсимильной связи - передача на расстояние информации в виде текстов, чертежей, рисунков, схем, фотоснимков и т. п. По существу, факсимиль­ный способ передачи информации заключается в дистанционном копировании документов.

В основу факсимильной связи положен метод передачи последовательности элек­трических сигналов, характеризующих яркость элементов передаваемого доку­мента. Передаваемое изображение раскладывается на элементы. Процесс разло­жения документа на элементы называется разверткой, а просмотр и считывание этих элементов — сканированием.

Для организации факсимильной связи могут использоваться телефонные кана­лы, а также телеграфные и радиоканалы связи. Важное достоинство факсимиль­ной связи — полная автоматизация передачи. Скорость и достоверность переда­чи информации довольно высоки.

Если компьютер снабжен факс-модемом, передаваемая информация может вво­диться в память компьютера.

Выпускаемые в настоящее время факсимильные аппараты отличаются спосо­бом воспроизведения изображения, разрешающей способностью и другими па­раметрами.

Факсимильные аппараты различаются по способу воспроизведения изображения

¾ Фотографические

¾ Электромеханические

¾ Термо и электрографические

¾ Струйные

¾ Лазерные

В фотографических системах факсимильных аппаратах печать документа у принимающего абонента производится на фотографическую бумагу. Использование этих аппаратов обходится дороже, но они лучше других передают полутона и имеют высокую разрешающую способность (до 10 точек на мм2)

Электромеханические факсимильные аппараты часто называют штриховыми .за то что они не передают полутонов. Их отличает простота конструкции и ис­пользование обычнойбумаги. Разрешающая способность этих аппаратов в пределах 4-6 точек на мм².

Среди современных факсимильных аппаратов чаще всего встречаются аппараты термографического типа. Они недороги, но имеют достаточно хорошие характери­стики (7-10 точек на мм², 20-40 уровней серого). Для них используется специаль­ная термобумага. Примерно к этому же классу относятся электрографические и струйные факсимильные аппараты. Их важная особенность - использование обычной бумаги.

Самые лучшие характеристики имеют лазерные факсимильные аппараты: до 15 точек на мм², 64 уровней серого, но пока эти аппараты достаточно дороги.

Сервисные возможности современных факсимильных аппаратов:

¾ автоподача документов и бумаги;

¾ режим копирования документов;

¾ возможность подключения к компьютеру;

¾ запоминание телефонных номеров и текста документа, на случай отсутствия или неожиданного окончания бумаги;

¾ жидкокристаллический дисплей, отображающий режимы работы;

¾ режим «полинга» (приглашение нужной станции к передаче сообщения);

¾ возможность автоматической рассылки факсов в ночное время, и другие.

Чтобы расширить объем сервисных услуг, создаются факсимильные сервис-системы. Система общероссийского расширенного факс-сервиса охватывает все крупнейшие предприятия более чем в 500 городах России, стран СНГ и дальнего зарубежья.

Эта система обеспечивает своим абонентам:

¾ Доступ к системе с любого факс-аппарата или персонального компьютера для отправки документов;

¾ Доставку документов немедленно или с задержкой;

¾ автоматическую циркулярную рассылку документов

¾ конфиденциальность передаваемой информации;

За рубежом факсимильные системы более развиты, чем у нас. В большинстве гостиниц, аэропортов, в фойе многих учреждений и других общественных местах установлены необслуживаемые кабины с факсимильными аппаратами. Они работают по тому же принципу, что и таксофоны.

Выпускаются телефонные факсимильные приставки, которые используются для передачи рукописных сообщений и выполняемых от руки схем, подписей. Такая приставка - это электронный блокнот, подключаемый к телефону. При переда­че факса абонент специальным пером пишет или рисует на блокноте, текст или схема автоматически кодируются и посылаются принимающему абоненту. Важ­но, что таким образом передается и подпись ответственного лица

Модемы

Для передачи данных между компьютерами через телефонную сеть или другие средства связи используются модемы

Слово модем является сокращенным совмещением слов модулятор и демодулятор. Это устройство при передаче данных преобразует цифровой сигнал в аналоговый сигнал переменного тока звуковой частоты, который можно передать по телефонной линии. При приеме модем демодулирует аналоговый сигнал, снова преобразуя его в цифровую форму.

Модем можно сравнить с профессионалом-переводчиком. Он не только осуществ­ляет «перевод» сигнала из одной формы в другую, но, при необходимости, коррек­тирует или сжимает его, что обеспечивает высокую скорость и качество передачи. Скорость передачи данных (количество бит информации, передаваемых через модем в единицу времени) является важной характеристикой модема. Суще­ствуют стандарты скоростей передачи данных, соответствующие стандартам протоколов (алгоритмов управления). Для телефонных каналов, например, эта шкала может включать следующие скорости (в бодах¹): 300,1200,2400,4800,9600 12 000,19 200, 38 400, 57 600, 115 200.

Ранее модемы выпускались каждый на определенную скорость работы. Совре­менные модемы более универсальны: некоторые из них поддерживают почти всю шкалу названных скоростей, имеют режимы модема и факс-модема. Высокая скорость передачи очень важна, если пользователь получает файлы или другую информацию из коммерческих информационных сетей, где плата начи­сляется за каждую минуту связи. Однако, чем выше скорость передачи данных, тем больше вероятность появления ошибок, так как с увеличением скорости умень­шается время передачи каждого бита и его может исказить даже короткая помеха на линии связи или на АТС.

При приеме модем «фильтрует» сигнал от возникающих в каналах связи помех. Для этого его оснащают так называемым протоколом коррекции ошибок. Такой модем позволяет передавать данные без искажений даже по очень плохой теле­фонной сети. Протокол коррекции ошибок — это набор процедур для обнаруже­ния и исправления ошибок определенных типов в передаваемых данных. Благодаря фильтрации сигнала при помощи модема повышается его помехоус­тойчивость, что, в свою очередь, позволяет увеличивать пропускную способность системы.

Модем, кроме обязанностей согласования сигналов, может выполнять и другие фун­кции. Например, он может автоматически дозваниваться до абонента, отвечать на телефонный звонок или сообщать о состоянии телефонной линии в момент связи. Модемы, выпускаемые в настоящее время промышленностью, различаются: О конструкцией: автономные и встраиваемые в аппаратуру; О интерфейсом с каналом связи: контактные и бесконтактные (аудио); О назначением: для разных каналов связи и систем (например, модемы и факс­модемы); скоростью передачи: от 300 до 115 200 бод