Разработка организационных диаграмм

За время своего существования любая компания неоднократно проходит периоды организационных реформ и структурных изменения. Эти процессы зачастую сопровождаются изменением организационно-функциональной структуры компании. Эти преобразования сопровождаются многочисленными собраниями, совещаниями на которых выступающие представляют свои варианты будущей структуры отдела, департамента или всей компании. Основным документом в этом процессе чаще всего является организационная диаграмма.

Организационная диаграмма это визуальное представление структурных единиц предприятия с учетом их иерархии и взаимоподчиненности. Существует три основных уровня представления организационных диаграмм, которые чаще всего используются на практике:

1. Уровень функциональных единиц;

Это "верхний" уровень любой компании. Структурными элементами здесь являются функциональные блоки.

2. Уровень организационных единиц;

Под организационными единицами здесь подразумеваются департаменты, отделы, офисы и т.п.

3. Уровень штатных единиц;

Визуализация организационных структур, обычно не вызывает трудностей даже у новичков. Древовидная иерархия прямоугольников интуитивно-понятна и не требует каких-либо комментариев или пояснений. Давайте рассмотрим несколько структурных и стилевых вариантов, которые легко создать с использованием специализированных фигур из набора шаблонов.

Базовый вариант верхнего уровня

Давайте представим компанию, состоящую из трех департаментов, руководители которых непосредственно подчиняются генеральному директору. Организационную структуру этой компании можно представить так.

Рисунок 1.6 – Простая структура верхнего уровня

Для создания этого варианта я не использовал специализированные фигуры Visio из палитры «Фигуры организационной диаграммы». Это обычные прямоугольники. Чтобы немного «оживить» диаграмму и придать ей объем ‒ использованы тени. А чтобы немного её «смягчить» ‒ контуры прямоугольников выполнены оттенком серого цвета.

Расширенный вариант

Обычно, реструктуризация в компаниях затрагивает только отдельные департаменты, подразделения или отделы. В таких случаях необходимо более детально отразить структуру подразделения, которое подвергается реорганизации, например, «Департамент развития технологий и проектов». В рамках нашей визуальной концепции это можно сделать так.

Рисунок 1.7 – «Расширенная» структура

Получившаяся диаграмма не является «верхом совершенства» ‒ она несимметрична, ее тяжело «вписать» в прямоугольный слайд. Чтобы визуально «уравнять» левую и правую сторону диаграммы мы можем использовать различные методы ‒ от простой перегруппировки фигур, до добавления новых элементов, зрительно уравнивающих композицию.

Перегруппировав элементы диаграммы, мы получаем следующую диаграмму:

Рисунок 1.8 – «Расширенная» симметричная структура

Добавив в диаграмму дополнительный графический элемент ‒ в нашем случае это стилизованный текстовый блок, мы также получаем относительную визуальную симметрию. Помимо этого, появляется возможность размещения на диаграмме дополнительной информации, что иногда является очень полезным.

Рисунок 1.9 – Использование «уравнивающего» элемента

В некоторых случаях необходимо сделать визуальный акцент только на объекте реструктуризации. Для этого мы используем контрастное выделение объекта ‒ более толстая рамка и темный цвет, при этом делая остальные объекты менее контрастными.

Рисунок 1.10 – Контрастное выделение

Приведенные выше примеры показывают, как можно совместить на одной диаграмме различные уровни представления структуры компании‒уровень департаментов и уровень отделов. Но на практике, на одной диаграмме лучше располагать объекты одинакового логического и функционального уровня.

Если добавить цвет.

Организационная диаграмма обычно является «строгим», официальным документом и выполняется в монохромных, не ярких цветах. Но никакие правила не мешают нам использовать цвет для расстановки акцентов или идентификации отдельных сущностей на таких диаграммах. Главное ‒ не использовать слишком яркие цвета и соблюдать меру. Давайте рассмотрим несколько вариантов использования цвета, на уже знакомом нам «Департаменте развития технологий и проектов».

Вариант 1. Контрастный, с цветным фоном.

В этом случае, цветной фон служит визуальной границей департаментов. В качестве цветов заливки фона, лучше использовать пастельные тона, обеспечивающие хороший контраст с текстом. В противном случае, при печати, особенно черно-белой будет очень тяжело различить надписи, на фоне монохромной заливки.

Рисунок 1.11 – Использование фоновой заливки

Вышеприведенный вариант, хоть и использует цветовую заливку, но и он достаточно консервативен и может быть использован как в презентационных материалах, так и в деловой документации.

Вариант 2. Контрастный, с ярким цветным фоном.Для молодых и креативных компаний, бросающих вызов классической парадигме бизнеса ‒ можно предложить более смелые цветовые сочетания (особенно для использования в презентационных материалах, рекламных буклетах и т.п.).

Рисунок 1.12 – Использование ярких цветов.

Применение в диаграмме цветов сочной зелени, персика, лета ‒ настраивает на позитивный лад, символизирует рост и движение вперед.

В заключение можно привести еще один вариант, комбинированной организационной диаграммы который может быть полезен (в т.ч. как источник новых идей) при подготовке презентационных или информационных материалов.

Рисунок 1.13 – Расширение контекста организационной диаграммы

В этом варианте немного расширена парадигма организационной диаграммы, за счет добавления дополнительной текстовой информации ‒ основных функций отделов и результата работы отделов. Помимо этого, сделан акцент (выделение цветом) на одном из отделов, необходимость нахождения которого в составе департамента была под вопросом.

Другие примеры