Документация социального педагога, основы социально-педагогического делопроизводства

Документы любого учреждения представляют определенную систему, которая отражает отдельные стороны его работы или всю работу в целом. Так, в приказах последовательно документируется распорядительная деятельность руководителя, в протоколах – работа педагогического совета, в журналах – успеваемость учащихся и так далее.

Делопроизводствомназывается система документирования. Процесс ведения документации важен для всех и особенно для начинающих специалистов службы.

Ведение документации – одна из основных форм организации деятельности специалистов СППС (социально-педагогической и психологической службы).

Система документирования включает в себя:

- создание документов;

- работу с ними;

- хранение.

Потребность в делопроизводстве нередко воспринимается социальным педагогом как совершенно непрагматичная, излишняя или не осознается вовсе при формировании планов и программ деятельности. За документами всегда стоят живые люди, живое дело, сама жизнь. Плохо, когда в документах видят только «бумаги», в делопроизводстве – только бюрократизм.Грамотное ведение делопроизводства усиливает профессиональную успешность социального педагога и делает его менее уязвимым при различных проверках и отчетах.Основными методами изучения деятельности социального педагога и ее результатов являются анализ отчетности и документации социального педагога.

Задачи, решаемые делопроизводством в работе СППС:

- накопление информации;

- фиксация процесса оказания помощи;

- укрепление и координация сотрудничества с другими специалистами, ведомствами;

- передача информации на все уровни исполнения;

- обобщение результатов;

- систематизация информации.

Документы могут быть представлены разным образом, в виде:

- повествовательного изложения проблемы со слов клиента или других участников взаимодействия (субъективная информация);

- повествовательного описания с элементами анализа, обобщения, предварительных выводов, сделанных в связи с оценками обслуживания, поведения сторон, подходов к процессу оказания помощи официальных лиц и организаций (аналитическая информация);

- результатов тестирования, анкетирования, всевозможных справок, свидетельств (объективная информация);

- планов и программ действия, протоколов, заявленных обязательств, характеристик, доверенностей, составленных по определенной форме (деловая тактическая информация);

- отчетной продукции (о проделанной работе, о получении денежных сумм и пр.), выводов комиссий, актов обследования и др. (фиксирующая результаты информация).

Таким образом, социальный педагог должен уметь самостоятельно, в соответствии с устными или письменными указаниями руководителя, составлять основные служебные документы и оформлять их.

Огромную роль в текущей работе с документами играет правильная система их группировки, классификации и хранения. Для классификации документов в учреждениях создаются так называемые номенклатуры дел и классификаторы. С их помощью документы группируются в дела, а затем в группы дел (например, какого-либо отдела учреждения или по какой-либо отрасли его работы). Социальный педагог должен уметь составить собственную номенклатуру дел, уметь пользоваться классификаторами.

Виды работ по делопроизводству

1. Составление основных служебных документов и оформление их (знать реквизиты документов, правильное их написание; реквизиты – это обязательные элементы формуляра документов, предписываемые законом или установленные практическим путём; документ, не имеющий тех или иных реквизитов, рассматривается как брак).

2. Владение компьютером для написания служебного документа (самостоятельно или под диктовку).

3. Использование таких средств записи и фиксирования, как диктофон, магнитофон, видеокамера, фотоаппарат.

4. Работа с письмами, жалобами, заявлениями и другими документами.

5. Контроль работы по исполнению документов (знать порядок исполнения документов, кем и как они должны исполняться).

6. Копирование и размножение документов (знать основные способы и средства копирования и размножения документов; знать, как и кем копии документов должны быть юридически грамотно удостоверены).

Документ может быть представлен в виде оригинала или копии.

Оригинал – единственный, обычно первый, экземпляр документа; с него можно снять копии – одну или несколько.

Копия – это воспроизведение оригинала (копию части документа называют выпиской; копию отосланного документа называют отпуском; копию, призванную заменить оригинал и имеющую юридическую силу оригинала, называют дубликатом; дубликат может выдать только учреждение, которое выдало оригинал). Различают копии нотариальные и простые. Нотариальную копию заверяет нотариус – официальное должностное лицо нотариальной конторы; простую копию заверяют должностные лица того учреждения, в котором была создана данная копия; могут быть и незаверенные копии, обычно это ксерокопии или фотокопии.

7. Правильное и аккуратное ведение регистрационных записей (регистрация – это учёт документов; регистрация – одно из средств контроля исполнения документов; необходимо знать достоинства и недостатки различных способов регистрации документов, чтобы документы легко было найти, чтобы они не затерялись).

8. Составление собственной номенклатуры дел, пользование классификаторами (правильно группировать документы, объединять их в дела, затем в группы дел; классифицировать).

9. Правильное хранение документов (архив – это хранение исполненных документов; возникает сначала в делопроизводстве, затем документы передаются на хранение в архив учреждения; закладываются основы правильного архива в процессе работы с документами).

10. Правильное определение сроков хранения документов в архиве (сроки хранения документов определяются в зависимости от их значения и ценности, для этого проводится их оценка или экспертиза с опорой на специальные справочники; необходимо уметь относить документы к установленным справочниками срокам хранения).

Обычно в делопроизводстве документы хранятся сроком один год, в архиве кабинета СППС – до трёх лет, в архиве учреждения – до пяти лет, далее – согласно срокам, установленным справочниками по делопроизводству.

абота по документированию вносится специалистами СППС в ежедневный (недельный) план работы, осознаётся и учитывается при формировании других планов и программ деятельности. Для её осуществления отводится рабочее время в том количестве, которого требует профессиональный опыт специалистов, но без ущерба для других видов социально-педагогической и психологической работы.

Аккуратное и грамотное ведение делопроизводства усиливает профессиональную успешность специалистов СППС и делает их менее уязвимыми при различных проверках и отчётах.

Делопроизводство специалистов СППС складывается из:

1) нормативных правовых актов, регулирующих деятельность социального педагога и психолога, СППС и учреждения образования;

2) общего планирования деятельности специалистов и СППС;

3) отчётов о проделанной работе за тот или иной период;

4) протоколов различных заседаний, совещаний, советов, встреч и т.д.;

5) документов из переписки с учреждениями;

6) договоров, актов обследования, соглашений;

7) записей в книгах регистрации (звонков по телефону доверия, обращений за помощью, консультаций и т.д.), учёта работы специалиста;

8) результатов исследований района, учреждения, семьи;

9) характеристик подопечных, личных дел несовершеннолетних, состоящих на учёте и т.д.

Для совершенствования социально-педагогической деятельности важное значение имеет систематический учет ее результатов. Документация и учет работы социального педагога не подлежат строгой регламентации, ведутся в произвольной форме, выбираются с учетом передового опыта и традиций.

Согласно основным рекомендациям методического письма «О социально-педагогической работе с детьми», оценка деятельности социального педагога дается по ее результатам, с учетом стажа и опыта работы, на основе глубокого анализа фактов, мнения жителей микрорайона, актива общественности, детей, предприятий, учреждений, организаций микрорайона, родителей, работников образовательных учреждений.

В ходе анализа результатов необходимо учитывать начальный уровень состояния проблемы, ранее достигнутые результаты, особенности организации воспитательного процесса в открытой среде, социально-педагогической деятельности, специфику объектов деятельности. При оценке деятельности социального педагога учитываются конечные результаты двух- или трехлетней работы и промежуточные (по итогам года).

Результаты деятельности социального педагога могут быть оценены с помощью изучения его документации, бесед с детьми, родителями, работниками различных социальных служб, проведения анкетирования по итогам его работы, анализа динамики социально-педагогических процессов (как осуществляется защита интересов детей; уменьшилось ли число детей, не посещающих школу, и т. п.).

Обязательными для социального педагога являются следующие документы:

- социально-педагогическая характеристика микросоциума, микрорайона образовательной организации;

- медико-психолого-педагогические характеристики детей (они относятся к числу документов для внутреннего пользования и не подлежат широкой огласке);

- перспективный план работы на год, утвержденный руководителем учреждения.

За наличие этих документов социальный педагог несет персональную ответственность. В процессе анализа эксперт (руководитель учреждения, представитель вышестоящих органов управления т. п.) уделяет внимание внутренним изменениям в жизни учащихся, качественным и количественным изменениям в их социокультурной ситуации, наметившимся позитивным и негативным тенденциям в социуме.

Собранная информация служит первичной основой для выводов предложений. Необходим ее глубокий и всесторонний анализ, установление причинно-следственных связей, выявление резервов совершенствования социально-педагогической практики.

Немаловажным источником для анализа результативности эффективности социально-педагогической деятельности выступает отчетность. Объем, содержание и сроки предоставления в вышестоящие органы отчетной документации по итогам работы социального педагога жестко не регламентированы. Как правило, каждая территория регламентирует отчетность в соответствии с особенностями социально-педагогической практики, развитостью инфраструктуры, уровнем и спецификой профессиональной подготовки специалистов, их специализацией.

Отчетность может включать следующие блоки информации:

- о числе выявленных в микрорайоне образовательного учреждения детей, оставшихся без попечения родителей, и их устройстве на дальнейшее воспитание;

- о выполненной работе по охране детства за истекший календарный год;

- об успеваемости и здоровье подопечных детей;

- об оздоровлении и летнем отдыхе учащихся, проживающих в семьях опекунов;

- об оказании материальной помощи несовершеннолетним;

- о продолжении обучения или выпуске из школы учащихся, оставшихся без родителей, в том числе имеющих опекуном (попечителей).

Иные составляющие включаются в отчет по рекомендации (требованию) администрации школы, органа управления образованием, местного самоуправления, социальной защиты населения и т. п.

Предлагаемая ниже примерная форма статистического отчета социального педагога поможет систематизировать и подытожить деятельность социального педагога за отчетный период.