Шесть шагов системного подхода
Системный подход к организации процессов базируется на шести шагах (см.схему 1) и предполагает метод, состоящий из шести пунктов.
1.Исследование исходной ситуации
2.Анализ и оценка
3.Разработка концепции
4.Детализация процессного решения
5.Внедрение
6.Применение
В Шаге 1 проводится исследование фактического состояния процессов с использованием различных инструментов и методов, а также его анализ. Фактическое состояние могут отражать следующие данные: владение процессом и результаты, длительность прохождения заказа (рабочих дней, смен), затраты на обработку заказа (часов/заказ, минут/заказ), количество событий и участвующих рабочих систем, доля событий, создающих и не создающих стоимость, количество организационных уровней, использование площадей, загрузка рабочих систем/мощностей, задержки, время ожидания, условия работы; управление помехами и др. На основе причин и стимулов вырабатываются необходимые цели.
В Шаге 2 собранные данные необходимо проанализировать соответствующим образом, подготовить, т.е. упорядочить, проверить на полноту, обработать и оценить.
Пример. На основе обобщения результатов Шага 1 проектная группа сформировала общую оценку в виде сильных и слабых сторон.
| Возможные сильные стороны процесса | Возможные слабые стороны |
| - заинтересованность руководства - мотивированные работники - групповая и командная организация - система вознаграждения, ориентированная на результат - эффективные внутренние отношения «клиент-поставщик» - гибкое рабочее время - наличие высокопроизводительного оборудования | - длительное время прохождения заказа - значительный уровень простоев из-за помех - низкая доля времени процессов, создающих стоимость - неопределенная ответственность за процесс - высокая степень разделения работ - нехватка мощностей |
С учетом выявленных причин неэффективности начинается разработка мероприятий по изменению. В качестве альтернативных вариантов изменений выступают: полная (ре)организация процесса или его постепенное улучшение.
В Шаге 3 прорабатываются варианты возможных решений, уточняются требования и необходимые преимущества. Здесь формируются мероприятия по организации процессов, прежде всего, в форме общего планирования возможных вариантов решений. При этом справедливо следующее основное правило:чем больше содержательно отличающихся друг от друга вариантов будет найдено, тем большая вероятность достижения поставленной цели. Варианты решений сравниваются по:
• достигаемым результатам;
• требованиям к реализации;
• затратам и срокам реализации;
• необходимости обучения и переквалификации работников и т.д.
В конце шага принимается окончательное решение о внедрении одного из предложенного варианта. Так как на предыдущем уже определены требования и необходимые мероприятия, то далее переходят к Шагу 4 - детализации процессного решения. Детальное планирование предполагает: собственно детализацию выбранного решения; организацию, перемещение и изменение рабочих систем, иногда рабочих мест; разработку необходимых мероприятий по реализации (проведение переквалификации, организация рабочего времени и системы вознаграждения, изменение кооперации, разработка процессных инструкций и документации).
В Шаге 5 реализуются необходимые подготовительные мероприятия и мероприятия по изменению:
• размещение процесса;
• организация материального потока;
• переквалификация работников;
• изменение организации работы, а также методов, средств производства.
Далее выполняется собственно внедрение на предприятие выбранного решения. Для выявления возможных недостатков и слабых мест проводится пилотный проект, который означает последовательный прогон процесса до достижения запланированных результатов.
Бизнес-процесс начинает функционировать по-новому в Шаге 6. Получаемые результаты необходимо сопоставлять с установленными целями для выявления возможных отклонений и определения возможных корректировок. Полученные результаты и опыт должны обрабатываться и сохраняться. В Шаге 6 необходимо осуществлять постоянное улучшение и совершенствование, для чего используются методы в области планирования, управления и организации процессов.
Схожие термины:
• Анализ бизнес-процессов,
• Моделирование бизнес-процессов,
• Описание бизнес-процессов,
• Оптимизация бизнес-процессов,
• Схема бизнес-процесса.
ОПТИМИЗАЦИЯ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ
Оптимизация бизнес-процессов (Business Process Optimization) -непосредственная разработка и реализация мероприятий по совершенствованию (реорганизации) бизнес-процессов компании.
Исследование их фактического состояния позволяет сформулировать цели по совершенствованию (реорганизации). Например, завоевание доли рынка, снижение времени прохождения заказа, уменьшение материальных запасов и др.
Пример:
Компания А производит спортивные товары и товары для отдыха. На основе исследования текущего положения на рынке в компании были сформулированы следующие цели:
• Снижение затрат до 25 Евро в среднем на изделие.
• Изготовление и поставка продукта по заказу клиента в течение 5 дней с момента заказа в магазине.
• Поддержание номенклатуры продукции в количестве 1300 штук.
Руководство компании приняло предложение по исследованию и улучшению процессов и, как результат проведенного исследования, установило соответствующие цели. Для достижения запланированных результатов было необходимо не только коренным образом улучшить процесс прохождения заказа, но и внести изменения в разработки продуктов, организацию работы на участке монтажа, изменить функции работников и организовать работу по сбыту.
| Постановка целей | |||||||
| 1. Цели относительно процессов | 2. Цели относительно продуктов | 3. Цели организации сбыта | 4. Другие цели | ||||
| 1.1 Увеличить объем производства в смену на 15% | 2.1.Уменьшить уменьшить количество деталей | 3.1 Улучшить информационное взаимодействие с рынком и клиентами | 4.1. Внедрить групповую работу на участке монтажа | ||||
| 1.2 Снизить производственные затраты минимум на 10% | 2.2 Снизить затраты на монтаж минимум на 15% | 3.2 Провести обучение по продуктам для представителей | 4.2. Запланировать мероприятия по переквалификации монтажников | ||||
| 1.3 Снизить затраты на запасы на 20% | 2.3 Обеспечить конструктивную поддержку экономного расхода материалов | 3.3 Изменить стимулирующую систему вознаграждения агентов | 4.3 … | ||||
| 1.4 Уменьшить время прохождения заказа на 30% | 2.4… | 3.4… | 4.4 … | ||||
Схема 1. Пример постановки целей для оптимизации процессов и поддерживающих мероприятий.
Оптимизация направляется на реализацию поставленных целей и содержит мероприятия, устраняющие обнаруженные проблемы. К ним могут относиться: вопросы сопряжения измененных технологий, измененных рабочих систем, слишком большое число уровней управления, простои, неиспользуемые мощности, дублирование рабочих заданий, ошибки в передаче информации, потеря информации, ошибки в документации м др.
При разработке мероприятий по оптимизации следует учитывать параметры влияния: логистические, экономические, временные, пространственные, персональные.
Логические - это количество этапов процесса, технологическая реализуемость, последовательность событий, организационное взаимодействие.
Экономические - низкие затраты, высокая загрузка мощностей, низкий уровень запасов, экономичная глубина процесса, гибкость, высокая доля создания стоимости.
Временные - короткое время прохождения заказа, низкая доля вспомогательного времени, низкая доля времени переналадки,гибкость производственного времени.
Пространственные - возможность расположения необходимых рабочих мест, возможность упорядочения рабочих систем, минимальные транспортные пути, возможность изменения порядка расположения рабочих систем.
Персональные - объем работы и потребность в персонале, обеспечение необходимой квалификации, повышение квалификации, гибкое рабочее время для персонала.