Обеспечение сохранности электронных документов

Очень важно соблюдение температурно-влажностного режима хранения электронных носителей. Общие рекомендации таковы: срок сохранения носителем своих качеств тем больше, чем ниже температура и относительная влажность, при которой он постоянно хранится. Как видим, низкие температуры способствуют сохранению электронной информации, однако, они совершенно некомфортны для длительной работы человека. При этом так же следует учитывать, что если требуется извлечение носителей из хранилища для их использования в нормальных офисных условиях, то они должны будут пройти акклиматизацию. Иначе весьма вероятны ошибки при считывании информации и нарушение структуры (порча) самих носителей. Но для того, чтобы акклиматизировать оптический диск с указанной выше температуры до +23–25 °C потребуется не менее 3 ч. (лучше сутки). Продолжительность акклиматизации магнитной ленты зависит от ее ширины: чем шире лента, тем дольше следует ее акклиматизировать. Следует также иметь в виду, что ленты быстрее достигают температурного равновесия, нежели чем влажностного баланса. Например, для полудюймовых лент изменение температуры на 5°С должно проводиться не менее 0,5 часа, а изменение относительной влажности на 10% — не менее 4 суток.

Поэтому при выборе режимов хранения электронных носителей следует учитывать множество факторов и соотносить интенсивность использования носителей, затраты на поддержание режимов хранения (которые могут оказаться весьма существенными) с затратами на регулярное копирование документов на «свежие» носители. Допустимы «офисные» режимы хранения: для магнитных лент — температура +23 °C (ISO 18923), для оптических дисков — +25 °C (ISO 18927), при относительной влажности 50%. «Основные правила работы государственных архивов» устанавливают следующий температурно-влажностный режим: температура — +17–19 °C, относительная влажность — 50–55%. При таких условиях срок хранения дисков можно оценить в 20 лет.

Если проблемы физической сохранности файлов в настоящее время решаются довольно успешно, то другие аспекты долговременного хранения электронных документов ждут своего методологического обоснования и технологического прорыва. Возникающие проблемы связаны с быстрой сменой и устареванием аппаратного и программного компьютерного обеспечения. Со временем устройства, с помощью которых информация считывается с внешних носителей, изнашиваются и морально устаревают. Так, например, исчезли 3 и 5-дюймовые магнитные дискеты, а вслед за ними компьютеры перестали оснащать дисководами и драйверами для их считывания. Устройства для считывания информации с оптических дисков скорее всего также со временем изменятся. Приблизительный жизненный цикл подобных технологий — 10–15 лет, после чего следует их быстрое вытеснение из производства. Такие технологические изменения нужно учитывать при организации долговременного хранения электронных документов. Желательно каждые 10–15 лет копировать документы на новейшие типы электронных носителей.

Как и бумажные документы, электронные документы требуют выработки стратегии долгосрочного (10 лет и более) обеспечения сохранности, ее нормативного закрепления в основных документах организации делопроизводства.

Международный стандарт ИСО 15489 устанавливает 3 способа обеспечения сохранности документов:

· копирование — создание идентичной копии документа на том же носителе (бумаге, микроносителе, электронном носителе);

· конвертирование на другой носитель — перенос документа с одного носителя на другой (изменение формы документа) с гарантированным сохранением содержания, идентичного первоначальному (например, микрофильмирование бумажных документов, сканирование);

· миграция — периодический перенос электронных документов с одного технического/программного средства на другое в целях обеспечения возможности использования этих документов в будущем.

При этом возможно три основных типа потерь, которые необходимо учитывать при сохранности электронных документов:

1. Потеря данных. При потере данных в определенной степени теряется и содержание документа. Электронный документ становится неполноценным и недостоверным.

2. Потеря внешнего вида, структуры электронного документа. Например, при конвертировании текстовых документов в формат RTF, можно утратить некоторые особенности внешнего вида документов.

3. Потеря связей между данными (например, в электронных таблицах, базах данных) и/или потеря доступности связанных с документом метаданных также делают документ неполноценным.

Формат XML позволяет перемещать электронные документы с одного типа программного и технического обеспечения на другой без потерь информации.

При решении задачи обеспечения сохранности электронных документов не менее важен, чем вопрос конвертирования и/или миграции, вопрос сжатия файлов (компрессии). Преимуществами сжатия файлов являются экономия занимаемого места при хранении, более быстрая и простая передача файлов. Недостатки сжатия файлов заключаются в том, что оно может привести к потере данных. Кроме того, оно вызывает необходимость использования дополнительного программного обеспечения - программ сжатия файлов, которым также присущи проблемы устаревания, многоверсионности, зависимости от платформы.

Контрольные вопросы:

1. Компьютерные технологии и их влияние на документационное обеспечение управления:

2. Опыт придания юридической силы документам на машинных носителях, размывание понятия «документ» и другие.

3. Две офисные стратегии реализации современных информационных технологий в документационном обеспечении управления. Взаимосвязь компьютерных служб и служб документационного обеспечения управления.

4. Понятие электронного документа.

5. Способы представления реквизитов электронного документа. (ЭД)

6. Способы представления электронных документов.

7. Средства хранения. Проблемы хранения электронных документов.

8. Общие правила обеспечения сохранности носителей ЭД.

9. Основные задачи обеспечения сохранности документов в электронной форме (4).

10. Задача обеспечения устойчивого электропитания;

11. Задача обеспечения резервного копирования;

12. Задача обеспечения антивирусной защиты;

13. Задача обеспечения профилактики и диагностики с использованием специальных утилит.

Андреева. Энциклопедия секретаря -с.629-632

Практическая работа: