Тема 3.1 Обеспечение сохранности документов в архиве

Раздел 3

Тема 3.1 Обеспечение сохранности документов в архиве

3.1.1 Общие понятия

3.1.2 Обеспечение информационной безопасности офиса руководителя

Тема 3.2 Старение документов и методы его исследования

3.2.1 Старение документов на бумажной основе

3.2.2 Старение под воздействием солнечного света

3.2.3 Выцветание красителей

3.2.4 Старение фотографий

3.2.5 Биологическое поражение документов

Тема 3.3 Технология сохранности документов

3.3.1 Физико – химическая обработка документов

3.3.2 Режим хранения

Тема 3.4 Сохранность электронных документов в архиве

3.4.1 Обеспечение сохранности электронных документов (ЭД)

3.4.2

Обеспечение сохранности документов в архиве

Основные требования к обеспечению сохранности управленческих документов.Обеспечение сохранности управленческих документов архива – это комплекс мероприятий по созданию оптимальных условий, соблюдению нормативных режимов и обеспечению на этой основе надлежащей организации хранения документов, исключающих их утрату и обеспечивающих поддержание документов в должном физическом состояние при обращении с ними в процессе осуществления и обеспечения деятельности предприятия.

Организация хранения управленческих документов предполагает:

· рациональное размещение документов;

· контроль за движением документов;

· контроль за физическим состоянием документов;

· учет документов, поддержка учетных данных в актуальном состоянии.

Основным помещением архива является хранилище для документов. Наружные двери помещения архива должны быть металлическими и иметь прочные замки. В нерабочее время двери опечатывают. На окна, в которые возможен доступ извне, устанавливают открывающиеся металлические решетки с замками, которые так же, как и двери архива, опечатывают пломбиром.

В металлических шкафах и сейфах хранят:

· Учетные документы (описи, дела фондов и т. п.);

· Особо ценные дела;

· Дела, имеющие конфиденциальную или секретную информацию.

Для размещения справочных картотек к документам в хранилищах или рабочих комнатах могут устанавливаться картотечные шкафы. В рабочих комнатах устанавливают персональные компьютеры, телефоны, аппарат для чтения микрофильмов.

Дела постоянного хранения помещают в специальные картонные коробки или папки, изготовленные из безвредных для документов материалов. Зазор между верхней полкой стеллажа, коробкой, папкой или связкой для циркуляции воздуха должен быть не менее 5 см.

При хранении документов в хранилищах, в зависимости от групп документов, необходимо соблюдать определенный температурно - влажностный режим, соответствующим данным:

В помещениях с нерегулируемым климатом для улучшения режима хранения, если это необходимо, устанавливают дополнительные источники увлажнения воздуха и приборы для просушивания помещений, проводят проветривание и т. п. Закрытые шкафы и сейфы для хранения документов проветривают не реже 1 раза в неделю.

Группы документов	Помещения с регулируемым климатом	Помещения с нерегулируемым климатом
Температура, оС	Влажность, %	Температура, оС	Влажность, %
Документы на бумажной основе	+17-+19	50-55	+14-+20	45-60
Фотодокументы	+15-+20	40-50	+15-+25	30-60
Кинодокументы	+12	50±5	не выше +15	40-55
Фонодокументы	+18±2	60±5	не выше +20	40-77

Контроль за состоянием температурно-влажностного режима проводят с помощью контрольно-измерительных приборов: термометров, гигрометров, психрометров. Климатические параметры воздуха измеряют не менее двух раз в неделю в одно и то же время. Показания заносят в специальные регистрационные журналы. Контрольно-измерительные приборы устанавливают в каждом хранилище в главных проходах на стеллажах, вдали от отопительных и вентиляционных систем.

Дата записи	Климатические параметры воздуха	Подпись сотрудника, сделавшего запись	Примечание
Наружный воздух	Воздух в хранилищах
Температура оС	Относительная влажность %	Температура оС	Относительная влажность %

Формат А4 (210х297 мм)

Тема 3.4 Сохранность электронных документов в архиве

К практической работе 12

Состоящие на текущем хранении электронные документы (базы данных) (ЭД, БД) по решению руководителя предприятия могут располагать вместе с бумажными документами (в выделенных для этой цели средствах хранения) либо отдельно от них в соответствующем структурном подразделении предприятия (вычислительном центре, информационном отделе и др.) В соответствии с Методическими рекомендациями ВНИИДАД «Введение делопроизводства в организации» текущее хранение ЭД (БД) следует осуществлять на жестком диске специально выделенного для этой цели персонального компьютера в папке (директории), структура которой соответствует номенклатуре дел.

Название каждой папки (директории) должно включать индекс дела согласовано номенклатуре дел и год создания, например: «04-202.2013». В свою очередь, название состоящего на текущем хранении ЭД в составе папки (директории) должно включать наименование вида документа , дату документа , регистрационный номер и краткий заголовок, например: «Письмо № 054-45 от 13.01.2013 «Об организации планирования производственных работ во 2-м полугодии 2013г.»».

Защита размещенных на жестком диске персонального компьютера ЭД (БД) обеспечивается посредством формирования страхового фонда – периодическим копированием информации на автономные машинные носители (DVD – RW, карты флэш – памяти и т.п.). Частота копирования устанавливается из соображений минимизации среднего времени на копирование и времени на восстановление информации после последнего копирования на случай возникновения дефектов (сбоев в работе). Срок хранения копий ЭД (БД) в составе страхового фонда, согласно Методических рекомендаций ВНИИДАД «Введение делопроизводства в организации», равен сроку хранения оригинальных ЭД (БД). Для предотвращения хищения, утраты, искажения, повреждения ЭД(БД), иных несанкционированных действий в процессе их текущего хранения соответствующими должностными лицами систематически предприниматься организационные, программно – технические и иные меры, направленные на обеспечение сохранности ЭД (БД).

Учет ЭД (БД), подлежащих текущему хранению, осуществляется, в основном, по правилам, предусмотренных для учета бумажных документов. Для поединичного учета ЭД соответствующие сведения вносятся в учетную карточку ЭД (БД). Данные о виде (типе) носителя относятся к учетным данным и соответствующим образом фиксируются в документации. Формат ЭД учитывается в соответствии со сведениями, указанными в сопроводительной документации либо по расширению файла. Данные об информационном объеме ЭД учитывается в мегабайтах.

Раздел 3

Тема 3.1 Обеспечение сохранности документов в архиве

3.1.1 Общие понятия

3.1.2 Обеспечение информационной безопасности офиса руководителя