Первичные документы предназначены для отражения процессов в материальной сфере и поставляют всю постоянную и оперативную информацию, необходимую для решения экономических задач и выработки управленческих решений. К числу основных требований, предъявляемых к первичным документам, можно отнести следующие: 1)неизбыточность и полноту информации для решения задач; 2) высокую достоверность и своевременность собираемой информации. Кроме того, первичная информация должна быть расположена в документе таким образом, чтобы учитывались требования удобства для последующей обработки данных в ЭВМ. При проектировании форм первичных документов должны учитываться следующие принципы: 1. отсутствие в первичных документах постоянной информации, для которой необходимо создание самостоятельных файлов; 2. отсутствие дублирования показателей в документах; 3. выделение реквизитов, имеющих одно или несколько значений на документ, т.е. выделение однозначных и многозначных реквизитов; 4. выделение справочных, группировочных реквизитов и реквизитов-оснований; 5. логичность построения, т.е. старшие по объему понятий признаки должны предшествовать младшим (например, наименование предприятия -» наименование цеха —» номер участка); 6. согласование последовательности реквизитов в документе с макетами размещения информации на экране ЭВМ и в файлах. Процесс разработки первичных документов имеет особенности в каждой организации и выполняется в следующей последовательности. 1. Определение полного реквизитного состава каждого документа. 2. Классификация реквизитов: однозначные и многозначные; признаки и основания; справочные и группировочные; переносимые и не переносимые на машинные носители. 3. Установление логической соподчиненности реквизитов первичных документов. 4. Выбор какой-либо формы первичного документа. 5. Осуществление размещения реквизитов по выбранной форме в соответствии с проведенной классификацией. 6. Выполнение расчета размеров документа по вертикали и горизонтали с учетом размера полей. 7. Выбор формата бумажного носителя. 8. Построение эскиза документа соответствующей формы. 9. Выделение толстой линией реквизитов, переносимых на машинный носитель. 10. Редактирование шапок документов в соответствии со словарем-тезаурусом. Как правило, используют ряд типовых форм документов (см. рис. 5.2). Например, линейная форма (а) отличается тем, что в ней каждому типу реквизитов соответствует только одно значение этого реквизита, и они располагаются по горизонтали. Анкетная форма (б) используется также для однозначных реквизитов, но этот набор реквизитов располагается по вертикали. Табличная форма (в) используется для многозначных реквизитов, при этом в ней столбцы содержат типы реквизитов, а строки отражают значения типов. Как правило, для первичных документов, имеющих однозначные и многозначные реквизиты, применяют комбинированную форму, состоящую из трех зон: I - заголовочная зона, предназначенная для однозначных реквизитов, включающая группу справочных и группировочных признаков, используемых при машинной обработке; II - содержательная зона, включающая группу многозначных реквизитов, предназначенных для пользователя и для машинной обработки, и включающая группу справочных признаков (1), совокупность группировочных признаков (2) и группу реквизитов-оснований (3); III - оформительная зона, в которой, как правило, располагаются подписи должностных лиц.  В результате решения задачи рассчитываются результатные показатели, которые требуется выдать на материальный носитель в виде, удобном для пользователя. Так как результатный документ используется для осуществления процессов управления, то он должен отвечать следующим требованиям: 1. полнота информации, т.е. результатные документы должны содержать в себе первичные (исходные) и результатные показатели; 2. количество результатных показателей должно соответствовать количеству группировочных признаков (количество итогов должно быть равно количеству ключей сортировки); 3. своевременность предоставления информации управленческому персоналу; 4. достоверность предоставляемой информации; 5. хорошая читаемость (логичность построения форм и наличие хорошо отредактированного текста шапок документов); 6. отсутствие показателей, рассчитываемых вручную. Можно выделить следующие принципы построения результатных документов (рис. 5.4): 1. выделение трех зон в документе; 2. разделение реквизитов на однозначные, т.е. имеющие одно значение на документ, и многозначные реквизиты, имеющие несколько значений в документе; 3. выделение группировочных реквизитов, помещаемых во вторую зону документа, и размещение этих реквизитов в порядке убывания старшинства; 4. выделение реквизитов-оснований и размещение их в последовательности, противоположной той, в какой выстраиваются группировочные реквизиты, по которым рассчитываются итоги (т.е. от первичных оснований - к результатным, а среди результатных - размещение их в порядке возрастания старшинства итога); 5. если документ не размещается на одном стандартном листе, то выполнение разрыва строк и переноса оставшихся строк документа второй зоны вместе с реквизитами третьей зоны на другой лист, сохраняя размеры листов стандартными (при таком перенесении строк заголовки таблиц не переносятся, а переносятся только номера колонок). Построение результатных документов должно выполняться в следующей последовательности. 1. Определение полного реквизитного состава документа. 2. Классификация реквизитов-признаков: на справочные и группировочные; реквизитов-оснований-на первичные и результатные, а результатных оснований - по степеням итогов. 3. Выбор формы документа (с одной или несколькими таблицами в содержательной части документа). 4. Размещение реквизитов в форме согласно их логической соподчиненное™. 5. Подсчет длины строки в табличной зоне (Ьдок) с учетом пробелов между реквизитами и разделительных линий граф по формуле  где L, - длина /-го реквизита (/ = 1 - л); к - число колонок в таблице; d - число пробелов между колонками. 6. Если длина строки документа, т.е. его ширина, больше ширины каретки печатающего устройства (с учетом возможного уменьшения размеров шрифта), то перегруппировка реквизитов таблицы осуществляется с использованием следующих методов: вынос итоговых колонок в итоговые строки; 7. перенос не уместившихся в листе колонок на новый лист с продолжением нумерации колонок (такие документы затем склеиваются). |
