Выигрывайте время, передавая полномочия

Метод предварительного планирования имеет еще одно убедительное преимущество. При оценке важности различных дел Вы разнесли их по трем категориям: чрезвычайно важных, менее важных и тех, которые спокойно могут еще немного «полежать» или же которые Вы можете перепоручить другим — спокойно и без опасения за конечный результат или ход всей работы. Но не исключено, что последняя категория задач предъявит Вам некоторый вызов: а можете ли Вы вообще перепоручать свои дела? Или же Вы человек, который хочет все делать сам, потому что в этом случае он, по крайней мере, уверен в том, что все будет в порядке? Тогда не стоит удивляться, что Вы постоянно пребываете в состоянии стресса!

Но когда Вам удается или перепоручить другим, или отложить какие-то задачи, Вы выигрываете чистое время! Это время Вы можете использовать для того, чтобы спокойно выполнить свои оставшиеся задачи. Если Вам удастся сократить список внешних требований на 10—20 %,

целенаправленное снижение факторов стресса

Удовольствие от работы

Если Вы что-то делаете с удовольствием, наверняка не так быстро заговариваете о стрессе, как это бывает, когда Ваша работа Вам неприятна. Так что это могло бы стать очень простым и хорошим рецептом. Но только как достичь столь позитивной рабочей установки? Первые два шага Вы уже знаете: освободите себя от наименее важных обязательств, чтобы выкроить время для существенных дел, и помните о своих личных целях, в достижение которых Вам имеет смысл инвестировать свои силы и время.

Делайте необходимые вещи заранее, а не реагируйте на обстоятельства

В качестве следующего этапа Вы можете перейти к тому, чтобы не выполнять свои дела тогда, когда их уже в любом случае надо делать, а пытаться опережать предъявляемые к Вам требования на один шаг. Тогда Вы сможете спокойно планировать свою работу, будете более защищены от давления обстоятельств. И у Вас всегда будет в запасе немного времени.

Это заметно смягчает и внутренние противоречия: Вы уже не вынуждены делать то или это, но делаете все добровольно (и даже охотно?) сегодня, именно для того, чтобы завтра Вас к этому не вынуждали обстоятельства. Завтра Вы будете свободны от этой задачи, и у Вас будет время и возможность для того, чтобы проделать другую предваряющую обстоятельства работу.

Такой образ мысли и работы имеет ряд явных преимуществ.

■ Вы всегда на шаг впереди тех требований, которые к Вам фактически предъявляются.

Удовольствие от работы

■ На случай крайней необходимости у Вас есть некоторый запас времени, который Вы можете использовать для реагирования на непредвиденные обстоятельства.

■ Вы уже не тратите свои силы на вынужденную работу, но используете их, чтобы работать с умом, исходя из требований будущего.

■ Чем точнее Вы будете соотносить свою работу с требованиями завтрашнего дня, тем реже Вас будут поджидать неприятные сюрпризы, которые могут помешать Вашей работе.

■ Вы готовы к возможным помехам и к тому, чтобы выделить на их устранение время.

■ Вы развиваете ощущение того, что работаете легко и добровольно, контролируете свой объем работ, а не наоборот.

Итак, лучше и проще делать свою работу добровольно и заранее, чем делать ее под давлением внешних обстоятельств. Очень важно иметь возможность работать спокойно и без стресса, особенно тогда, когда речь идет не о ежедневной рутине, а о принятии стратегически важных решений.

Чем сложнее задачи, с которыми Вам необходимо справиться, тем очевиднее то, что у Вас должна быть возможность принимать решения и действовать спокойно и без напряжения. Решения, принятые в ситуации стресса и цейтнота, часто бывают неправильными или неоптимальными и приводят к другим негативным последствиям. Но если Вы можете подумать и принять решение спокойно, часто уже одно это становится первым шагом в решении проблемы.

5*

Целенаправленное снижение факторов стресса

Принцип Парето

Таким образом Вы медленно, но уверенно перейдете от количества к качеству, ограничивая свои дела самыми существенными задачами, несколько опережая события и тем самым выигрывая время для спокойного планирования и спокойной работы. Если при этом Вы достигнете внутренней уравновешенности, то сможете сохранить высокое качество работы. Ваша цель в конечном итоге — распределять и выполнять свою работу таким образом, чтобы сократить до минимума связанное с ней напряжение, чтобы можно было работать спокойно и с удовольствием.

Следующий шаг после распределения рабочего времени, имеющегося в Вашем распоряжении, сводится к тому, чтобы выполнять необходимые задачи по возможности еще и эффективно, т.е. достигать как можно большего эффекта, затрачивая при этом как можно меньше усилий. Понаблюдайте за своими повседневными делами, выясните, как много усилий и времени Вы в них вкладываете и насколько высок результат.

Предположим, Вам необходимо выполнить определенный объем работы за конкретный промежуток времени, например за один час написать сто писем клиентам. В обычном случае соотношение затрат и результата — «50 на 50», т.е. Вы вкладываете необходимое время и получаете желанный результат. Если Вы работаете на новом участке работ, то это соотношение часто бывает сдвинутым: Вы начинаете с более высоких затрат (80 %) и незначительной отдачи (20 %). Через некоторое время Вы накапливаете необходимые знания, получаете дополнительную сноровку, наблюдая за работой коллег, и совершенствуетесь: Вы достигаете соотношения 60 (затраты) к 40 (результат).

Удовольствие от работы

Дальнейшая оптимизация работы приводит Вас к равновесию — «50 на 50».

Начиная с этого момента проект становится стоящим: если Вам удастся совершенствоваться и далее, Вы сможете «рассчитаться» за первоначально вложенные время, терпение, труд и энергию, достигнув соотношения 40 % затрат на 60 % результата. Теперь Вы знаете, что в Вашем деле главное, продолжаете учиться дальше, изменяете и рационализируете свои методы работы — и вот Вы достигаете 80 % результата при 20 % затрат.

Этот принцип — небольшое преувеличение так называемого принципа Парето, названного по имени своего открывателя — экономиста Вильфредо Парето. Он вычислил, что при некоторой удачливости, креативности и постоянной оценке результатов своей работы можно добиться высокого результата в большинстве видов деятельности. Большую роль при этом играют высокая степень концентрации на самом существенном, с одной стороны, а с другой — внутренняя уравновешенность и работа в благоприятных временных условиях, т.е. без стресса и цейтнота.

И когда в один прекрасный день Вы достигаете этого соотношения «80 % результата на 20 % затрат», то можете с удовлетворением расслабиться и насладиться своим успехом и своей работой.

От профессии - к призванию

Вам будет тем проще развить и сохранить такой творческий и эффективный подход, чем с большим удовольствием Вы делаете свою работу, поэтому Вам следует время от времени останавливать бег своих рабочих будней и прислушиваться к себе, выясняя, действительно ли Вас вдохновляет Ваша деятельность.

Целенаправленное снижение факторов стресса

На этот вопрос существует три возможных ответа.

■ Ваша работа полностью удовлетворяет и воодушевляет Вас. Вы чувствуете, что находитесь на своем месте, Вы на пути к успеху и стараетесь создать атмосферу, необходимую для продуктивной работы без стресса.

■ Ваша работа Вас не удовлетворяет, и Вы стараетесь найти поле деятельности, которое принесет Вам больше удовольствия и которое скорее поможет Вам найти себя.

■ Ваша работа Вас не удовлетворяет, но в данный момент Вы не видите никакой возможности что-либо изменить. Чтобы реализовать свои творческие способности и поддержать радость жизни, Вам остается лишь заниматься каким-нибудь хобби.

Главное — найти дело, которое могло бы стать для Вас источником жизненных сил. В идеальном случае таким делом должна быть Ваша профессия, в которой Вы можете трудиться радостно, креативно и без излишних стрессов, цейтнота. Таким источником радости и энергии может стать и Ваше увлечение. Но в более отдаленной перспективе Вам все-таки следует стремиться к тому, чтобы зарабатывать свои деньги именно той деятельностью, которая приносит Вам удовлетворение и с которой Вы в значительной степени можете себя отождествлять.

Задание: найдите источники энергии

Постарайтесь вспомнить все те виды деятельности, контакты и обстоятельства, которые сыграли в Вашей жизни мотивирующую роль. Какие люди, какие события Вашей жизни послужили Вашему развитию? Что до сих пор приносило Вам наибольшее удовольствие? Когда у Вас возникало чувство, что Вы находитесь на своем месте и в нужное время?

Удовольствие от работы

Запишите все, что вспомнилось Вам в этой связи, и заглядывайте время от времени в этот список. В каких из этих видов деятельности Вы активны до сих пор? Сделали ли Вы один из них своей профессией? Если нет, то превратили ли Вы его хотя бы в хобби, которым занимаетесь регулярно и активно?

Важно, чтобы помимо профессии и работы у Вас хватало времени и возможности и для досуга. Может быть, вложив в него чуть больше усилий, Вы сможете превратить его в свою профессию или даже призвание! Пусть Ваши желания станут целью и будут для Вас мотивацией к тому, чтобы изменить не удовлетворяющее Вас положение вещей.

■ Чем более увлеченно и активно Вы будете работать, тем лучших результатов Вы сможете достичь. И чем больше будет Ваша свобода в принятии решения, тем спокойней и расслабленней будет Ваше внутреннее состояние. ■

Волшебное слово «balancing»

Для преодоления стресса чрезвычайно важно найти золотую середину, равновесие. Ведь чувство напряженности и стресс часто возникают, когда мы забываем или даже пренебрегаем необходимым нам балансом.

Сами того не осознавая, люди всегда колеблются между разными полюсами, например:

■ работа и личная жизнь;

■ напряжение и релаксация;

■ внешний и внутренний мир;

■ воля и чувства;

Целенаправленное снижение факторов стресса

Старайтесь думать позитивно и гибко. Воспринимайте нервирующих Вас сотрудников не как причину вечного и неизбежного стресса, а как олицетворенный вызов, отвечая на который Вы научитесь распознавать и защищать свои границы, свои права. Открыто и вежливо давайте понять, когда кто-то ведет себя неуместным образом, направляйте свою энергию на самое существенное и всегда помните о том, что для Вас важнее всего — о своем внутреннем равновесии и личном благополучии. Если Вас кто-то критикует, то совсем не обязательно это справедливо и обоснованно. И у других людей есть проблемы. Если Вы всегда будете это помнить, то сможете великодушнее и спокойнее общаться с окружающими. В тяжелой ситуации сделайте для начала несколько глубоких успокаивающих вздохов, это поможет Вам реагировать достойно.

Как предотвращать надвигающиеся конфликты, как в ситуациях разгоревшихся конфликтов действовать наилучшим образом и как, в конце концов, их конструктивно разрешать — об этом Вы можете узнать из книги «Конфликты на работе».