Глава 7. Экономическая часть
В работе секретаря значительную часть его рабочего времени занимает печатание и оформление документов, подготовленных руководителем или по заданию руководства другими работниками.
В обязанности профессионально обученного секретаря-референта входит и самостоятельное составление документов.
Все эти виды работ: составление, оформление документов и печатание – требуют определенных знаний и навыков. Кроме того, следует знать, что, как и другие виды управленческих работ, они нормированы.
Работа по печатанию документов, то есть перепечатка составленного другим лицом текста, относится к техническим видам работ, и всегда нормировалась.
Работа по составлению и оформлению документов относится к творческим и логическим видам работ, но в последние десятилетия и на эти виды работ постепенно появляются нормы времени.
Они разрабатываются Центральным бюро нормативов по труду Министерства труда и социального развития Российской Федерации.
До недавнего времени нормы выработки на машинописные работы были определены лишь в «Единых нормах времени (выработки) на машинописные работы», утвержденных Государственным комитетом СССР по труду и социальным вопросам и ВЦСПС в 1984 г.
Срок их действия был установлен до 1990г.
Все выходившие нормы времени на делопроизводственные виды работ: «Укрепленные нормативы времени на работу по делопроизводственному обслуживанию» и вышедшие уже в 1990-е годы «Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органом управления» и «Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работу по документационному обеспечению управления» опирались на эти нормативы.
Но разработанные до массового внедрения персональных компьютеров в систему управления, они не могли учитывать составление и оформление документов на компьютере.
В 2002г. Постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации утверждены новые «Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур в федеральных органах власти».
В них впервые в разделе «Оформление документов» даются нормы времени на печатание документов на персональных компьютерах.
Конечно, эти нормы были составлены с учетом и на базе «Единых норм времени (выработки) на машинописные работы». Из этих нормативов перенесено в новые деление оригинала, с которого производится перепечатка, на три группы:
ü I группа – печатный или разборчивый рукописный оригинал;
ü II группа – печатный или рукописный оригинал с поправками и вставками, затрудняющими прочтение до 50% текста;
ü III группа – неразборчивый рукописный оригинал с большим количеством поправок, превышающих 50% текста, мелкий типографический или компьютерный шрифт.
За единицу измерения по-прежнему берется текстовый оригинал формата А4 – 210х297 мм, напечатанный с одной стороны.
Хотя в новых нормативах в разделе «Общие положения» указаны не три интервала, как ранее – через два, через полтора и через один интервал, а за единицу измерения принят только текст, напечатанный через полтора интервала с 38-41 строчками (2450 знаков) с количеством печатных знаков в строке 60-64, в самих таблицах используются все три интервала.
Поэтому из ранее вышедших нормативов берем нормы при печати через два интервала – 29-31 строка с количеством знаков 1860 на странице и через один интервал – 58-61 строка с количеством знаков 3630 на странице.
Нормы времени, как и раньше, указаны в минутах на один нормально заполненный лист. При печатании на типовых бланках (формах, таблицах) – на 100 печатных знаков.
Конечно, содержание работ при печатании на компьютере в корне отличается от печатания на машинке, за исключением операций получения оригинала для печатания, ознакомления с ним, печатания и сдачи работы.
Совсем новым является раздел – Работы по обработке введенной информации в текстовом редакторе Word. Конечно, он мог появиться только с массовым внедрением компьютерных технологий. Приведем его полностью, так как он может быть интересен для любого секретаря, работающего с компьютером.
| Наименование работы | Единица измерения | Нормы времени, мин. | № нормы |
| Включение компьютера и запуск | Одно включение | 1,08 | |
| Запуск текстового редактора Word | Один запуск | 0,25 | |
| Создание файла в текстовом редакторе Word | Один файл | 0,02 | |
| Загрузка файла в текстовом редакторе Word | Один файл | 0,58 | |
| Перемещение по набранному тексту с помощью полосы прокрутки | Один лист | 0,07 | |
| Удаление фрагментов текста (выделить фрагмент, удалить фрагмент) | Один фрагмент | 0,08 | |
| Перемещение (копирование) фрагментов текста (выделить фрагмент, переместить (скопировать) фрагмент) | Один фрагмент | 0,22 | |
| Копирование фрагментов текста в буфер обмена (выделить фрагмент, скопировать фрагмент) | Один фрагмент | 0,08 | |
| Поиск и замена фрагментов текста (задать объект поиска и объект замены, найти и заменить) | Один цикл поиска и замены | 0,55 | |
| Настройка параметров переноса слов | Одна настройка | 0,23 | |
| Настройка параметров страницы (задать отступы, размер бумаги, макет) | Одна настройка | 0,93 | |
| Изменение шрифта | Одно изменение | 0,13 | |
| Изменение размера шрифта | Одно изменение | 0,12 | |
| Форматирование текста в колонке (задать число и ширину колонок) | Один раздел | 0,78 | |
| Форматирование текста (выделить фрагмент текста, задать шрифт, размер, начертание, эффекты ) | Один фрагмент текста | 0,95 | |
| Форматирование абзацев (выделить абзацы, задать отступы, интервалы и положение на странице) | Один фрагмент текста | 0,87 | |
| Вставка колонтитулов | Один колонтитул | 0,28 | |
| Форматирование колонтитулов | Один колонтитул | 0,57 | |
| Вставка сносок | Одна сноска | 0,38 | |
| Удаление сносок | Одна сноска | 0,22 | |
| Вставка оглавления | Одно оглавление | 0,45 | |
| Верстка текста (расположение содержимого документа на страницах согласно принятым правилам) | Один лист | 0,68 | |
| Создание таблиц (создать таблицу с заданным числом строк и столбцов) | Одна таблица | 0,12 | |
| Форматирование таблиц (выделить фрагмент, задать высоту строк, ширину столбцов, границы и заливку) | Один фрагмент таблицы | 0,12 | |
| Вставка строки (столбца) в таблицу | Одна строка (столбец) | 0,1 | |
| Удаление ячеек, строк, столбцов (выделить и удалить ячейки, строки, столбцы) | Одна ячейка, строка (столбец) | 0,13 | |
| Объединение и разбиение ячеек (выделить и объединить или разбить группу ячеек) | Одна группа ячеек | 0,12 | |
| Разбиение таблицы | Одно разбиение | 0,1 | |
| Вставка формул (задать тип и параметры формулы) | Одна формула | 0,72 | |
| Вставка рисунков (выбрать источник вставки, вставить рисунок) | Один рисунок | 0,45 | |
| Форматирование рисунков (задать цвета, линии, размер, положение, обтекание) | Один рисунок | 1,82 | |
| Проверка правописания | Одно слово | 0,18 | |
| Вставка специальных символов (выбрать и вставить символ) | Один символ | 0,3 | |
| Предварительный просмотр перед печатью документов | Один лист | 0,17 | |
| Печать документов (задать область и параметры печати, запустить печать) | Одно задание на печать | 0,65 | |
| Работа с почтовыми конвертами (задать параметры конверта) | Один конверт | 0,87 | |
| Сохранение файла (задать параметры сохранения, сохранить) | Один файл | 0,53 | |
| Завершение работы редактора Word (закрыть файлы, закрыть редактор) | Одно завершение работы | 0,32 | |
| Создание папки | Одна папка | 0,23 | |
| Копирование файлов в среде Windows | Один файл | 0,38 | |
| Переименование файла в среде Windows | Один файл | 0,17 | |
| Удаление файлов (папок) в среде Windows | Один файл (папка) | 0,08 | |
| Завершение работы Windows и выключение компьютера (завершить работу программ, завершить работу Windows) | Одно завершение работы | 0,43 |
В нормативах времени есть и раздел «Использование Microsoft Excel в работе оператора электронного набора», который нужен в том случае, если приходится составлять и оформлять текст, содержащий таблицы с вычисляемыми значениями.
Как показывает обзор «Норм времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур», они могут быть использованы и окажут пользу при планировании рабочего дня любого секретаря.
Заключение
Ещё раз следует подчеркнуть, что этика включает в себя систему универсальных и специфических (например, для какой-либо профессиональной деятельности) нравственных требований и норм поведения, т.е. этика деловых отношений, основывается на общих правилах поведения, выработанных людьми в процессе совместной жизнедеятельности.
Естественно, что многие нормы взаимоотношений в деловой обстановке справедливы для повседневной жизни, и наоборот, практически все правила межличностных взаимоотношений находят своё отражение в служебной этике.
Взаимосвязь этики в широком смысле и деловой этики можно проследить на логической последовательности отдельных проблем восприятия людьми друг друга.
Благоприятная основа для знакомства, для дальнейших взаимоотношений закладывается в первые моменты встречи.
Существенную роль при этом играет внешний облик человека, его соответствие ситуации, что демонстрирует уважительное отношение к другому.
Немаловажную роль играет в данном случае такая кажущуюся мелочью деталь, как этика приветствия, рукопожатия и представления человека человеку.
Эти начальные нюансы взаимоотношений важны как в повседневной, так и в деловой жизни.
Для установления приятных и полезных деловых взаимоотношений необходимо уметь заинтересовать человека своими чёткими и в тоже время образными высказываниями, вниманием к сущности вопроса.
Эти проблемы решаются при отработке навыков риторики, важных в повседневной жизни и, особенно в служебной обстановке.
Эти навыки должны найти своё воплощение в специальных правилах подготовки и ведения беседы, так как с необходимостью их применения мы сталкиваемся повсеместно.
Достижение результата беседы, причём в уважительной форме, является важным условием, как в бытовой, так и в деловой обстановке.
Итак, практически все направления деловой этики имеют правила, применимые этикой поведения в широком смысле.
Кроме того, все без исключения направления деловой этики базируются на основополагающих нормах этики.
К ним можно отнести уважение чувства собственного достоинства и личного статуса другого человека, понимание интересов и мотивов поведения окружающих, социальную ответственность за их психологическую защищённость и т. п.
Список использованной литературы
1.Кибанов А.Я., Захаров Д.К., Коновалова В.Г. «Этика деловых отношений» - М. ИНФАРМА-М, 2007.
2.Честара Дж. «Деловой этикет». – М., 2009
3.Коробцева Н.А., Петрова Е.А. «Истоки имиджа, или одежда женщины в азбуке общения» – М. Гном и Д, 2010.
4.Браим М. Н. «Этика делового общения». – Минск, 2011
5.Браим М. Н. «Культура делового общения». – Минск, 2009
6.Венедиктова В.И. «О деловой этике и этикете». – М.: Институт новой экономики, 2011
7.Панкратов В.Н. «Манипуляции в общении и их нейтрализация» – М.: Изд-во Института Психотерапии, 2012
Приложения
Приложение 1