Тема: СОЗДАНИЕ ТАБЛИЦ И ПОЛЬЗОВАТЕЛЬСКИХ ФОРМ ДЛЯ ВВОДА ДАННЫХ В СУБД MS ACCESS

Цель занятия.Изучение информационной технологии создания таблиц и пользовательских форм для ввода данных в СУБД Access.

Задание 1. С помощью мастера создания таблиц по образцу создать таблицу «Студенты». В качестве образца использовать таблицу «Студенты».

Порядок работы

1. Запустите программу СУБД Microsoft Access и откройте созданную вами БД «Моя пустая база данных».

2. В окне базы данных выберите в качестве объекта «Таблицы». Создайте таблицу с помощью мастера. Для этого выберите команду Создание таблицы с помощью мастера (рис.1) или
нажмите кнопку Создать/Мастер таблиц/ОК.

3. В открывшемся диалоговом окне Создание таблиц (рис.2) в качестве образца таблицы выберите «Студенты». Из образцов полей выберите поля (используйте кнопки со стрелками диалогового окна Выбор одного/Всех полей) в указанной последовательности:

Рис. 1. Выбор мастера таблиц при создании новой таблицы

Имя, Отчество, Фамилия, Должность, Адрес, Номер телефона, Специализация.

Нажмите кнопку Далее.

4. Задайте имя таблицы - «Студенты». Переключатель установите в положение «Автоматическое определение ключа в Microsoft Access». Нажмите кнопку Далее. В следующем окне
Мастер в «Дальнейших действиях после создания таблицы» выберите Непосредственный ввод данных в таблицу. Нажмите кнопку Готово.

5. Мастер автоматически создаст ключевое поле, при этом будет создано новое поле Код студента с типом данных «Счетчик». Откройте таблицу «Студенты» в Конструкторе (Вид/Конструктор) и убедитесь, что слева от имени поля «Код» появился значок ключа - отметка ключевого поля.

Рис.2. Выбор полей из образца таблицы «Студенты»

6. Перейдите в режим таблицы (Вид/Режим таблицы). Перенесите поле Фамилия левее поля Имя. Для перемещения поля

Рис. 3. Таблица «Студенты»

выделите его щелчком мыши по названию и мышью за название перетащите поле на новое место.

7. Введите в таблицу «Студенты» восемь записей (строк) по образцу (рис. 3).

8. Сохраните таблицу.

9. В случае необходимости создайте резервную копию БД на дискете.

Задание 2. В той же БД создать таблицу «Студенты и задания» в режиме таблицы.

Порядок работы

1. Выберите команду Создание таблицы путем ввода данных или нажмите кнопку Создать/Режим таблицы — рис.4.

2. Переименуйте поля таблицы, присвоив им имена: Фамилия, Описание задания, Начальная дата, Конечная дата,Замечания.

Краткая справка. Для изменения имени поля сделайте двойной щелчок мыши по названию поля и введите новое имя.

3. Сохраните таблицу с именем «Студенты и задания».

4. При сохранении программа спросит вас, надо ли создавать ключевое поле? Нажмите кнопку Да для создания ключевого поля, при этом будет создано новое поле Код с типом данных
«Счетчик». Откройте таблицу в Конструкторе и убедитесь, что

Рис. 4. Вид таблицы, созданной в режиме Таблица

слева от имени поля «Код» появился значок ключа — отметка ключевого поля.

5. Скопируйте фамилии студентов из таблицы «Студенты» в таблицу «Студенты и задания». Для копирования перейдите в таблицу «Студенты», выделите поле Фамилия и выполните команду Правка/Копировать, при этом фамилии будут записаны в буфер памяти. После этого откройте таблицу «Студенты и задания», выделите поле Фамилия и выполните команду Правка/Вставить. Убедитесь, что фамилии появились в поле таблицы «Студенты и задания».

6. Перейдите в режим Конструктор (Вид/Конструктор) —(рис.5). Установите для полей Начальная дата и Конечная дата тип данных — «Дата/Время», формат поля — Краткий
формат даты, маску ввода — Краткий формат даты .

Рис. 5. Задание типа данных — Дата/Время

7. Введите данные в таблицу «Студенты и задания» по образцу, представленному на рис.6.

Рис. 6. Конечный вид таблицы «Студенты и задания»

8. Выполните текущее сохранение таблицы «Студенты и занятия» и закройте таблицу.

В случае необходимости создайте резервную копию БД на

дискете.

Задание 3. В той жеБД создать автоформу в столбец по таблице «Студенты».

Краткая справка. Форма — это объект базы данных, отображающий данные из таблиц или запросов. Форма предназначена в основном для ввода данных.

Порядок работы

1. Выберите объект базы — Формы. Нажмите кнопку Создать, в открывшемся окне Новая форма выберите вид формы: «Автоформа: в столбец»; в качестве источника данных укажите таблицу «Студенты» (рис.7). Сохраните созданную форму с именем - «Студенты».

2. Используя кнопки работы с записями в нижней части окна, перейдите на последнюю запись, затем на первую запись.

3. Введите две новых записи с использованием формы «Студенты» (рис. 8). Для ввода новой записи используйте кнопки работы с записями в нижней части окна (правую кнопку).

Рис. 8. Автоформа «Студенты»

4. Сохраните созданную форму с именем «Студенты». В случае необходимости создайте резервную копию БД на дискете.

Задание 4. В той жеБД создать форму с помощью мастера форм на основе таблицы «Студенты и задания».

Порядок работы

1. Для создания формы мастером выберите объект базы -Формы. Нажмите кнопку Создать, в открывшемся окне Новая форма выберите вид формы - «Мастер форм»; в качестве источника данных укажите таблицу «Студенты и задания».

Рис. 9 Выбор полей при создании формы мастером форм

2. Выберите поля — Фамилия, Описание задания, Конечная дата (рис.9) (для выбора полей используйте кнопки Выбор одного/всех полей между окнами выбора);

внешний вид формы - в один столбец;

стиль - официальный;

имя формы - «Студенты и задания».

3. В режиме формы (Вид/Режим формы) добавьте несколько записей. Для перехода по записям и создания новой записи используйте кнопки в нижней части окна.

4. Сохраните созданную форму с именем «Студенты и задания».

5. Мастером форм на основе всех полей таблицы «Студенты и задания» создайте форму «Студенты и задания 1». Сравните внешний вид созданной формы с формой «Студенты и задания». Введите три новых записи, пользуясь формой «Студенты и задания».

Дополнительные задания

Задание 5. В той жеБД создать таблицу «Итоги сессии» с помощью мастера создания таблицы со следующими полями: «Фамилия», «Группа», «Экономика», «Философия», «Математика», «Примечания».

Порядок работы

1. Поля выбирать самостоятельно из разных образцов, применяя возможность переименования полей. Выполнить автоматическое создание ключевого поля при сохранении таблицы. В режиме Конструктор проверить тип созданных полей.

2. Скопировать фамилии студентов из таблицы «Студенты». Ввести в режиме таблицы пять записей в созданную таблицу «Итоги сессии». Просмотреть таблицу «Итоги сессии» в режиме
Предварительный просмотр и разместить ее на одном листе. Вероятно, вам придется задать альбомную ориентацию листа и уменьшить размеры полей. Сохраните таблицу. В случае необходимости создайте резервную копию БД на дискете.

Задание 6. Создать ленточную и табличную автоформы по таблице «Итоги сессии».

Ввести несколько записей, используя созданные автоформы.

Задание 7. В БД «Контакты» ввести пять произвольных записей в таблицу «Контакты», используя форму «Контакты».

Задание 8. В БД «Заказы на работы» ввести пять произвольных записей в таблицу «Сотрудники», используя форму «Сотрудники».

Практическая работа 24

Тема: МОДИФИКАЦИЯ ТАБЛИЦ И РАБОТА С ДАННЫМИ С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ ЗАПРОСОВ В СУБД MS ACCESS

Цель занятия.Изучение информационной технологии модификации таблиц БД и создания запросов и отчетов в СУБД Access.

Задание 1. Модификация таблицы «Студенты».

Порядок работы

1. Запустите программу СУБД Microsoft Access и откройте созданную вами БД «Моя пустая база данных».

2. Откройте таблицу «Студенты» и проведите ее редактирование: во второй или третьей записях (в зависимости от вашего пола) измените фамилию на свою;

скопируйте запись с фамилией «Орлова» на девятую;

введите новую запись в режиме Ввод данных (Записи/Ввод данных). Обратите внимание, что произошла фильтрация данных, и все записи стали невидимыми;

верните обычный вид таблицы; для этого снимите фильтр (Записи/Удалить фильтр); выберите всех студентов с именем «Андрей» (фильтром по выделенному);

выберите всех студентов из города «Люберцы»; выберите всех студентов специализации «Технолог».

3. Добавьте в таблицу «Студенты» перед полем Специализация новые поля: Стипендия, Надбавка. Для этого сделайте текущим или выделите поле Специализация и выполните команду Вставка/Столбец. Присвойте созданным полям соответствующие имена — «Стипендия» и «Надбавка».

4. Перейдите в режим Конструктор (Вид/Конструктор) и проверьте, а при необходимости измените типы данных созданных полей (созданные поля должны иметь числовой или денежный тип данных). Вернитесь в режим таблицы (Вид/Режим таблицы).

5. Заполните поле Стипендия числовыми данными в размере 450 р.

6. Закройте таблицу «Студенты».

Задание 2. Произвести расчеты значений поля «Надбавка» в таблице «Студенты» созданием запроса на обновление. Надбавка составляет 35 % от стипендии.

Краткая справка. Запрос — это объект базы данных, позволяющий получить нужные данные из таблиц. Запрос представляет собой выборку данных, хранящихся в таблицах, или инструкцию на отбор записей, подлежащих изменению. Наиболее распространенный тип запросов — запрос на выборку. Запрос на выборку отбирает данные из одной или более таблиц по заданным условиям, а затем отображает их в нужном порядке. Запрос можно создать с помощью мастера или самостоятельно. Во втором случае следует в режиме Конструктор выбрать таблицы или запросы, содержащие нужные данные, и заполнить бланк запроса.

Порядок работы

1. Для заполнения поля Надбавка выберите объект — Запросы, вызовите бланк запроса командой Создать/Конструктор.

Краткая справка. Бланк запроса — это бланк, предназначенный для определения запроса или фильтра в режиме Конструктор или в окне Расширенный фильтр. В предыдущих версиях Access использовался термин «бланк запроса по образцу» (QBE).

В открывшемся диалоговом окне Добавление таблицы выберите таблицу «Студенты», нажмите кнопку Добавить и закройте это окно (рис.1), при этом к бланку запроса добавится Список полей таблицы «Студенты» (рис. 2). По умолчанию откроется бланк запроса на выборку.

Рис. 1. Добавление списка полей таблицы «Студенты»

Краткая справка. Список полей (в форме и отчете) — окно небольшого размера, содержащее список всех полей в базовом источнике записей. В базе данных Microsoft Access имеется возможность отобразить список полей в режиме Конструктор форм, отчетов и запросов, а также в окне Схемы данных.

2. В меню Запрос выберите команду Обновление. Обратите внимание на изменения в бланке вида запроса (Сортировка изменилась на Обновление.

Рис. 2. Бланк запроса на выборку

3. Из списка полей в бланк запроса перетащите поле, которое нужно обновить - Надбавка; в строке «Обновление» введите расчетную формулу для заполнения поля Надбавка.

Поскольку Надбавка составляет 35 % от Стипендии, в строке «Обновление» для расчета поля Надбавка наберите:

[Стипендия] * 0,35.

Краткая справка. Названия полей при наборе формулы в строке «Обновление» заключаются в квадратные скобки.

4. Проведите Обновление по запросу, для чего запустите запрос на исполнение командой Запрос/Запуск или кнопкой Запуск в панели инструментов (в виде восклицательного знака). При этом подтвердите выполнение запроса кнопкой Да в открывающемся диалоговом окне.

5. Сохраните запрос под именем «Надбавка» .

6. Откройте таблицу «Студенты» и проверьте правильность расчетов. Если все сделано правильно, то поле Надбавка будет заполнено значениями 157,50 р.

7. Измените последовательность полей: поле Специализация поместите перед Стипендией. Правила перемещения такие же, как во всех приложениях Windows (выделить поле Примечание, мышью перетащить на новое место).

8. Сохраните изменения в таблице. В случае необходимости создайте резервную копию БД на дискете.

Задание 3. Поиск повторяющихся записей по полю «Имя» таблицы «Студенты».

Порядок работы

1. Выберите объект базы — Запросы. Нажмите кнопку Создать, в открывшемся окне Новый запрос выберите вид запроса — «Повторяющиеся записи» (рис.5).

Рис. 5. Создание запроса поиска повторяющихся записей

2. В качестве источника данных укажите таблицу «Студенты».

3. В следующих диалоговых окнах выберите поле, по которому будет происходить поиск повторяющихся записей — Имя, в качестве дополнительных полей выберите поля Фамилия и Специализация. В результате работы будут отобраны записи повторяющихся имен студентов, а к ним добавлены сведения о фамилиях и специализации студентов. Сохраните запрос под именем «Повторяющиеся записи».

Задание 4. Запросы на выборку по условию.

Порядок работы

1. Выберите из таблицы «Студенты» фамилии, имена и телефоны всех студентов, у которых фамилия начинается на букву «С».

Для этого выберите объект базы — Запросы. В режиме Конструктор создайте запрос на выборку (Создать/Конструктор). Добавьте таблицу «Студенты».

Выберите из списка полей таблицы поля Фамилия, Имя, Телефон. В строке «Условие отбора» поля Фамилия бланка запроса наберите условие — «С*» ( символ * свидетельствует о наличии произвольных символов за буквой «С»).

Задайте сортировку по полю Имя. Проверьте, чтобы в строке «Вывод на экран», отвечающей за вывод записей в динамическом наборе на экран компьютера, стояли галочки.

После запуска запроса на исполнение командой Запрос/Запуск или кнопкой Запуск панели инструментов («!» — восклицательный знак) произойдет отбор по условию. Сохраните запрос под именем «Фамилия С».

3. Выберите всех сотрудников со специализацией «технолог».

Для этого создайте запрос (Создать/Конструктор). Добавьте таблицу «Студенты». Выберите выводимые поля Фамилия, Имя, Отчество, Специализация. В строке «Условие отбора» поля Специализация бланка запроса наберите условие — «технолог». Задайте сортировку по возрастанию по полю Фамилия.

Для запуска запроса выберите команду Запрос/Запуск. Сохраните запрос под именем «Запрос — Технолог» .

Дополнительные задания

Задание 5. В той жеБД создать запрос на выборку по таблице «Студенты и задания» всех студентов, которые получили задания позже 20.03.04 (в поле «Начальная дата» задайте условие отбора > 20.03.04).

Задание 6. В той жеБД по таблице «Студенты и задания» создать запрос на поиск повторяющихся записей по полю «Конечная дата».

Практическая работа 25

Тема: РАБОТА С ДАННЫМИ И СОЗДАНИЕ ОТЧЕТОВ В СУБД MS ACCESS

Цель занятия.Изучение информационной технологии создания запросов и отчетов в СУБД Access.

Запустите программу СУБД Microsoft Access и откройте созданную вами БД «Моя пустая база данных».

Задание 1. Расчет суммарного значения поля.

Порядок работы

1. В таблице «Студенты» с помощью запроса подсчитайте суммарное значение по полям Стипендия и Надбавка.

2. Для расчета суммарного значения полей создайте запрос в Конструкторе и в бланке запроса выберите поля Стипендия и Надбавка.

Рис. 1. Расчет суммарного значения по полям Стипендия и Надбавка

3. Нажмите кнопку Групповые операции (2,) на панели инструментов. В появившейся строке «Групповые операции» бланка запроса из раскрывающегося списка выберите функцию Sum (рис.1). Запустите запрос на исполнение. Сохраните запрос под именем «Запрос — Сумма».

Задание2. Запрос на выборку в интервале дат.

Создайте по таблице «Студенты и задания» запрос на выборку всех студентов, которым надо представить курсовые работы (конечная дата) с 01.05.04 по 25.05.04 (рис.2). Задайте сортировку по Начальной дате по возрастанию. Сохраните запрос под именем «Запрос — Итог».

Краткая справка. При наборе условия используется логический оператор AND. Условие данного запроса имеет вид

> = 01.05.04 AND < = 25.05.04.

Рис. 2. Запрос с логическим оператором AND на выборку по условию

Задание 3. Запрос на выборку по нескольким полям.

Выведите в запросе всех студентов с сортировкой по фамилиям, обучающихся по специализации «бухгалтер» и проживающих в Москве (рис. 3). Сохраните запрос под именем «Бухгалтер — Москва».

Рис. 3. Выбор по Адресу и Специализации с сортировкой по Фамилии

Краткая справка. Отчет — это объект базы данных, предназначенный для вывода (на экран, принтер или в файл) информации из БД.

Задание 4. Создание автоотчета.

Создайте автоотчет в столбец по таблице «Студенты».

Краткая справка. После выбора источника записей и макета (в столбец, ленточный) автоотчет создает отчет, который использует все поля источника записей и применяет последний использованный автоформат.

Рис. 4. Создание автоотчета в столбец

Выберите объект базы — Отчеты. Нажмите кнопку Создать, в открывшемся окне Новый отчет выберите вид отчета — «Автоотчет: в столбец» (рис. 4).

Краткая справка. При выборе вида автоотчета помните, что в ленточном отчете названия полей расположены в строку, как в таблице. На каждой странице размещаются несколько записей, что удобно при просмотре и сравнении данных. Однако не все поля могут поместиться в одной строке, поэтому ленточный автоотчет неудобно использовать при большом числе полей.

В качестве источника данных выберите таблицу «Студенты». Нажмите кнопку ОК и дождитесь окончания работы мастера создания автоотчетов.

Просмотрите отчет в режиме Предварительный просмотр (Файл/Предварительный просмотр).

Перейдите в режим Конструктор и посмотрите, как выглядит отчет в этом режиме.

Сохраните отчет под именем «Студенты».

Задание 5. Создание отчета по таблице «Студенты и задания» с помощью мастера создания отчетов.

Краткая справка. Мастер задает подробные вопросы об источниках записей, полях, макете, требуемых форматах и создает отчет на основании полученных ответов.

Выберите объект базы - Отчеты. Нажмите кнопку Создать, в открывшемся окне Новый отчет выберите вид отчета «Мастер отчетов». В качестве источника данных выберите таблицу «Студенты и задания», выберите все поля, задайте сортировку по полю Описание задания, вид макета -в столбец.

Примерный вид отчета приведен на рис. 5. Сохраните отчет под именем «Студенты и задания».

Рис. 5. Вид отчета в столбец

Дополнительные задания

Задание 6. В той же БД в таблице «Студенты» создать новое поле «Студент работает» с логическим типом поля.

Создайте запрос на выборку работающих студентов. При создании запроса в строке отбора поля Студент работает введите «Да».

Краткая справка. Для создания поля с логическим типом откройте таблицу «Студенты» в режиме Конструктор (рис. 6). После этого введите имя поля и задайте логический тип поля.

Затем перейдите в обычный вид таблицы и заполните данными созданное поле таблицы, отметив мышью примерно половину студентов как работающих (вы увидите в поле галочку).

Рис. 6. Задание логического типа поля

Задание 25.7. По данным таблицы «Студенты» создать запрос на выборку неработающих студентов, обучающихся по специализации «технолог».

Практическая работа 26