Создание и использование форм для ввода и редактирование данных в СУБД MS Access.
Формы в Access предназначены для отображения в удобном виде на экране монитора данных, хранящихся в исходных таблицах БД или в таблицах, полученных в результате выполнения запросов. Фактически на основе форм создается тот необходимый и удобный пользовательский интерфейс, в котором и происходит вся работа с БД. Например, можно расположить поля формы так, чтобы ввод или редактирование записи в таблице данных выполнялось бы в один столбец слева направо и сверху вниз, что обычно ускоряет ввод данных и сводит до минимума ошибки пользователя.
Другим важным назначением форм является обеспечение безопасности структуры БД. Дело в том, что производимые с помощью форм операции по вводу и редактированию данных в исходных таблицах БД не затрагивают структуры таблиц. Можно сказать, что работа с формами происходит всегда на уровне пользователя БД, а не на уровне разработчика, который определяет структуру БД – совокупность таблиц, многочисленные и разнообразные связи между ними, различные свойства для полей таблиц и т.п. Из соображений безопасности рядовой пользователь БД, содержащей очень важную и ценную информацию, с которой работают многие сотрудники, в принципе не должен иметь доступа непосредственно к самим таблицам данных. Он должен иметь право только «заглянуть» в их содержимое и при необходимости его отредактировать. Это обстоятельство позволяет сохранить неизменной структуру БД, так как какие бы данные ни вводились с помощью форм, структура БД при этом никак не изменяется. Другими словами, неопытный пользователь никак не сможет «испортить» структуру БД, поскольку на основе форм он имеет доступ только к наполнению таблиц БД, а не к их структуре.
Формы в Access создаются из набора элементов экранного интерфейса, т.н. объектов элементов управления или просто Элементов управления. В окнах форм размещают Элементы управления двух типов: для отображения данных таблиц (или данных таблиц по результатам запросов) и для отображения статических данных – подписей и различных логотипов, размещаемых дополнительно для пояснений или придания более красочного и информативного представления отображаемых на экране данных. Причем формы можно вставлять одну в другую, создавая т.н.
Кроме того, с помощью соответствующих Элементов управления форм только и можно полностью просматривать содержание полей типа MEMO, для которых на форме появляется полоса прокрутки для продолжения просмотра текста (напомним, что объем текстовой информации в этих полях может достигать 64 Кбайт). Для полей объектов OLE с графической, звуковой и другой мультимедийной информацией, которая в обычном представлении таблиц БД вообще недоступна (в полях OLE таблиц размещается только адрес, т.е. ссылка на файл с такого рода информацией), формы предоставляют непосредственный доступ к мультимедийной информации через специальные элементы управления – т.н. Присоединенные рамки объектов.
Наконец, используя Элементы управления, можно запускать заранее разработанные макросы и любые другие программы на языке Visual Basic, что позволяет создавать уже настоящие автоматизированные системы управления БД.
СУБД Access содержит обширный набор инструментов для автоматического создания форм – это прежде всего стандартные варианты создания форм при помощи мастеров: Мастер форм, Автоформ, Диаграммы и Сводной таблицы, а также режим Конструктор для создания форм «вручную»
Самый быстрый способ подготовки формы может быть реализован в режиме просмотра таблицы или запроса щелчком мышью по соответствующей пиктограмме Новый объект , где можно выбрать команду Автоформа, когда мастер создает стандартную форму, содержащую все поля активной таблицы в столбец, за одну операцию, либо команду Форма, когда раскрывается диалоговое окно создания Новой формы
Процедура создания формы с помощью Мастера форм разделена на несколько шагов, в рамках выполнения которых производится выбор нужной таблицы и тех полей в ней, которые вы намерены просматривать или редактировать. Кроме того, допускается добавление других таблиц и выбранных из них полей для расположения их на данной форме. Конечно, добавлять поля из других таблиц в создаваемую форму имеет смысл только в том случае, когда обе таблицы являются связанными между собой.
Мастера Автоформа: в столбец, Автоформа: ленточная и Автоформа: табличная создают соответствующие их названию формы на основании одной заранее определенной таблицы или запроса. При этом форма строится в дальнейшем полностью в автоматическом режиме.
Мастер Диаграмма создает формы с диаграммами разного типа – линейными, круговыми, столбчатыми, штриховыми и т.д. Он используется для графического представления числовых данных.