Контроль и регулирование проекта

Цели системы контроля исполнения проекта.Все основные эле­менты проекта должны контролироваться руководством, которое должно определить процедуру и установить последовательность сбо­ра данных через определенные интервалы времени, производить ана­лиз полученных данных, анализировать текущие расхождения фак-

Глава 19. Основы управления нефтегазостроителышми проектами 695

тических и плановых показателей и прогнозировать влияние текущего состояния дел на выполнение оставшихся объемов работ.

Основные принципы построения эффективной системы контро­ля включают в себя:

• четкие планы;

• ясную систему отчетности;

• эффективную систему анализа фактических показателей и тен­
денций;

• эффективную систему реагирования.

Завершающим шагом процесса контроля являются действия, пред­принимаемые руководством и направленные на преодоление откло­нений в ходе работ проекта. Эти действия могут быть направлены на исправление выявленных недостатков и преодоление негативных тен­денций в рамках проекта. В ряде случаев может потребоваться пере­смотр плана.

В рамках функции контроля и оперативного управления реализа­цией проекта решаются задачи измерения, прогнозирования и оцен­ки складывающейся оперативной ситуации по достижению резуль­татов, затратам времени, ресурсов и финансов, анализу и устранению причин отклонения от выработанного плана, коррекция плана. Обыч­но при управлении проектом контролируются три основные количе­ственные характеристики — время, объем работ и стоимость. Кроме того, руководство отвечает за управление содержанием работ (изме­нениями), качеством и организационной структурой.

В процессе контроля можно выделить три основных шага:

• отслеживание фактического состояния работ — сбор и докумен­
тирование фактических данных;

• анализ результатов и измерение прогресса — оценка текущего
состояния работ и сравнение достигнутых результатов с запла­
нированными;

• корректирующие действия — планирование и осуществление
действий, направленных на выполнение работ в соответствии
с планом или минимизацию несоответствий.

Отслеживание фактического выполнения работ.Первый шаг в процессе контроля заключается в сборе и обработке данных по фак­тическому состоянию работ. Руководство обязано непрерывно сле­дить за ходом выполнения проекта, определять степень завершенно­сти работ и, исходя из текущего состояния, делать оценки парамет­ров выполнения будущих работ. Для этого необходимо иметь эффективные обратные связи, дающие информацию о достигнутых результатах и затратах.

696

Часть V. Управление нефтегазостроительными проектами

Существует два основных метода контроля фактического выполне­ния: «простой контроль» и «детальный контроль».

Метод простого контроля также называют методом «0—100», по­скольку он отслеживает только моменты завершения детальных за­дач (существует только две степени завершенности задачи: 0% и 100%). Другими словами, считается, что работа выполнена только тогда, когда достигнут ее конечный результат.

Метод детального контроля предусматривает выполнение оценок промежуточных состояний выполнения задачи (например, завершен­ность детальной задачи на 50% означает, что, по оценкам исполните­лей и руководства, цели задачи достигнуты наполовину). Данный ме­тод более сложен, поскольку требует от менеджера оценивать про­цент завершенности для работ, находящихся в процессе выполнения.

Используя один из этих методов, менеджер может разработать интегрированную систему контроля, которая сосредоточивает вни­мание на степени завершенности работ, а не только на временных и объемных параметрах проекта и удовлетворяет критериям обоснова­ния финансирования.

Измерение прогресса и анализ результатов.Собранные данные используются для расчета прогресса выполнения работ проекта по показателям:

• время;

• стоимость;

• качество;

• организация проекта;

• содержание работ.

С момента начала реализации проекта задача оценки фактических параметров работ и сравнения их с запланированными становится основной обязанностью менеджера. Фиксация исходного плана необ­ходима для отслеживания процесса его выполнения и выявления бу­дущих проблем. Плановые показатели должны быть утверждены соответствующими руководящими органами и документально оформ­лены до начала работ.

Фактическая информация по выполнению работ не оказывает влияния на исходный план; по определению, исходный план является основанием для измерения прогресса. Исходный план должен быть неизменным и использоваться для сравнения с текущим состоянием в отчетах. Однако фактическая информация используется для состав­ления новых графиков, базирующихся на действительных данных.

После получения первого же отчета с фактическими данными по­лучается два графика работ: исходный график и текущий график,

Глава 19. Основы управления нефтегазостроительными проектами 697

включающий влияние последних фактических данных. Основная ра­бота по определению состояния проекта заключается в сравнении этих двух планов.

Отметим, что отчет по проценту завершения часто не дает разра­ботчику полезной информации по прогрессу в работе — например, как в случае работ, которые достигли 90% завершенности, а затем остав­шаяся часть работ выполняется в течение 50% или более от общего времени их выполнения. С другой стороны, отчет по выполненной продолжительности дает возможность оценить время, затраченное на выполнение работы, но не рассматривает, сколько дополнительных усилий потребуется для ее завершения. Для обеспечения полноцен­ной поддержки принятия решений разработчик должен использовать комплекс методов и набор стандартных отчетов, обеспечивающих его значимой информацией.

Используются следующие методы и направления анализа и конт­роля:

• предсказание сроков окончания работ;

• выполнение и потраченное время;

• пересмотр оценок длительностей работ;

• определение причин задержек;

• оценка стоимости выполнения и предсказание стоимости про­
екта.

Данные подходы позволяют получить более точную картину со­стояния дел по проекту и предоставить ее высшему руководству и за­казчику.

Корректирующие действия.Определив отклонения проекта от плана, менеджер должен предпринять соответствующие действия. Чем раньше корректирующие действия предприняты, тем лучше. Дейст­вия по восстановлению контроля над проектом рекомендуется также тщательно планировать.

Существует пять основных возможных направлений действий в случае отклонения проекта от плана:

• найти альтернативное решение;

• произвести пересмотр стоимости;

• осуществить пересмотр сроков;

• пересмотреть содержания работ;

• принять решение о прекращении проекта.