Контроль и регулирование хода выполнения проекта. Приемка работ и этапов проекта.

Контроль- это процесс, при помощи которого менеджер проекта определяет, как реализуется проект по времени, затратам, ресурсам, не требуется ли корректировка, верны ли все ранее принятые реше­ния.

Контроль должен обеспечивать:

1) мониторинг;

2) выявление отклонений в ходе реализации проекта от запланированных показателей проекта и сроков;

3) прогнозирование последствий складывающейся ситуации;

4) обоснование необходимости принятия корректирующего воз­
действия.

Мониторинг- составная часть контроля и заключается в посто­янном и регулярном отслеживании хода исполнения проекта.

Предварительныйконтроль затрагивает в основном ресурсное обеспечение проекта и проводится до фактического начала работ.

Предварительный контроль трудовых ресурсов проекта направ­лен на определение деловых и профессиональных знаний и умений исполнителей проекта. Анализируется стаж работы, наличие реко­мендаций и т.д.

Материальные ресурсы рассматриваются с точки зрения требова­ний к составу и качеству используемого оборудования и материалов, возможности их поставки, потенциальных поставщиков.

Финансовые ресурсы контролируются по предельным значениям затрат по времени осуществления тех или иных работ и соответствия размерам утвержденных статей бюджета проекта.

Текущийконтроль включает:

1) контроль времени, т.е. достижение промежуточных целей и объемов выполнения работ в заданные сроки;

2) контроль бюджета, т.е. уровня расходования финансовых средств;

3) контроль ресурсов, т.е. определение и оценка фактических за­трат материально-технических ресурсов;

4) контроль качества.

Иногда контроль заменяется оценкой по­ложения дел. Оценка - это периодическое подведение промежуточ­ных итогов хода выполнения проекта. Оценку могут проводить не только руководители проекта. Она может быть поручена независимой организации экспертов. В этом случае заказчик или менеджер проек­та стремится получить объективную оценку состояния дел, если есть основания для беспокойства за конкретный участок или участки ра­боты. Для такой работы могут быть созданы специальные группы аналитиков.

Методы контроля

Обычно применяются следующие технологии кон­троля:

1) контроль по окончании работы (метод «0-100»),

2) контроль в моменты 50-процентной готовности (метод «50-50»),

3) контроль в заранее установленных временных точках (метод контроля по вехам),

4) регулярный контроль (метод контроля через равные проме­жутки времени),

5) метод экспертной оценки степени выполнения работ и готовности проекта.

Отчеты и аналитические справки составляются по различным формам:

• в виде сводных таблиц,

• графиков,

• диаграмм,

• записок и т.д.

Промежуточные отчеты должны включать описание возникших отклонений; выражаются они как в абсолютных, так и в относитель­ных величинах. Это должно привлечь внимание менеджера проекта к тем видам работ и объектов, которые наиболее нуждаются в контроле и которые требуют корректировки.

Регулирование хода реализации проекта

Обнаруженные в ходе контроля отклонения требуют принятия мер с целью устранения отклонений и обеспечения достижения целей проекта. Это осуществляется регулированием хода реализации про­екта. Ее основные задачи:

1) анализ возникших отклонений;

2) корректировка, выработка и осуществление различных мероприятий (экономических, организационных и т.д.), обеспечивающих своевременное и эффективное достижение цели проекта.

Процесс регулирования состоит в циклическом повторении с оп­ределенной принятой периодичностью (сутки, неделя, декада, месяц и т.д.) следующих процедур:

1) сбор и подготовка оперативной информации о состоянии работ;

2) подготовка данных для проведения расчетов графиков, эффек­тивности и других показателей, оценивающих конечные результаты проекта;

3) проведение необходимых расчетов, в т.ч. финансовых по бизнес-плану;

4) анализ состояния работ, подготовка управленческих решений;

5) обсуждение вариантов решений и принятие окончательного варианта;

6) разработка новых календарных планов;

7) доведение новых планов и решений до конкретных исполнителей.

Управление изменениями

Кроме изменений и дополнений в связи с проведением контроля хода исполнения проекта, в реальной жизни в проект могут вноситься изменения в связи с появлением новых возможностей, ограничений, которые ранее не учитывались или отсутствовали. Инициаторами изме­нений могут быть:

Заказчик,внося изменения, старается улучшить технико-экономические показатели, его конечные результаты.

Проектировщиквносит изменения из-за появления возможно­стей использовать новые материалы, технологии, «ноу-хау» и т.д.

Инвестор- в связи с изменениями его финансовых возможностей и при появлении вариантов, дающих возможность сэкономить фи­нансовые средства.

Исполнитель- в связи с новыми условиями и возможностями реализации проекта.

Опыт показывает, что изменения в проект вносятся постоянно и их трудно избежать. Поэтому к ним нужно быть готовым.

Менеджер проекта должен уметь предвидеть изменения и оцени­вать их последствия для конечных результатов. Он согласовывает и утверждает вносимые изменения, проводит корректировку проектно-сметной документации, перезаключает договоры и контракты, коор­динирует действия исполнителей по новым планам и управляет реа­лизацией изменений.

Изменения оказывают влияние на:

1). продолжительность и сроки завершения проекта;

2) эффективность его;

3) бюджет (смету) проекта;

4) качество работы;

5)состав исполнителей.
Изменения могут вызвать:

1) дополнительные затраты;

2) нарушение плановых сроков;

3) невозможность достижения поставленных целей в полном объеме.

Степень влияния изменений зависит от фазы жизненного цикла проекта. На этапе разработки проектно-сметной документации стои­мость изменений минимальна. По мере продвижения проекта стои­мость изменений возрастает.

Управление изменениями - процесс прогнозирования и планиро­вания будущих изменений, регистрации всех потенциальных измене­ний, их изучение и оценка, принятие решений, координации работы исполнителей по реализации изменений.

В зарубежной практике применяются следующие документы по изменениям:

1) отчет о проблеме (Problem report);

2)запрос на изменения (Change request);

3)описание изменения (Change proposal Form);

4)заявка на изменения (Change Order).

Отчет о проблеме- описание проблемы, возникшей в ходе реа­лизации проекта.

Запрос на изменение- письменное заявление о возможности внесения изменений.

Описание изменениясодержит информацию о сути изменения, его инициаторах, ответственных исполнителях, эффективности и не­обходимости.

Заявка на изменения- письменный приказ или распоряжение об изменениях с указанием их сути и характера.

Для четкости и ясности по каждому изменению оформляется формуляр, содержащий:

1) данные об авторе-инициаторе;

2)часть проекта, которой касаются изменения;
3)обоснования;

4)описания изменений;

5)изменение в технологию и оборудование;

6)мнения заинтересованных лиц;

7)сроки внесения изменений;

8)дата предложения об изменениях;

10) независимая оценка существа изменений;

11) решение о принятии изменения.

Формализация в подготовке и реализации изменений не является излишней. Она позволяет избежать неточностей и гарантирует вы­полнение изменений в необходимые сроки.

Завершение проекта

Проект завершается:

если выполнены все работы и достигнуты поставленные цели;

если принято решение о прекра­щении работ по проекту.

Для принятия решения о прекращении работ по проекту могут быть следующие причины:

1) отсутствуют средства для продолжения работ по проекту;

2) появились факты, говорящие о том, что после окончания за­планированных работ не будут достигнуты намеченные результаты.

В этих случаях могут быть два варианта:

1) проект окончательно прекращается;

2) проект «замораживается» и может быть продолжен в будущем.

При замораживании проекта оформляется соответствующая до­кументация: акты, отчеты; проводятся мероприятия по консервации объекта.

При достижении цели проводятся эксплуатационные меропри­ятия. При этом:

1) сравнивают полученные реальные результаты с намечаемыми;

2) выявляютрасхождения между реальными (эксплуатаци­онными) характеристиками проекта и плановыми;

3)устанавливают причины расхождений;

4)разрабатывают мероприятия по устранению выявленных расхождений;

5)организуют работу по устранению недоделок.

Для проведения испытаний назначается комиссия, в обязанности которой входит:

• проверить соответствие проекту всего установленного оборудования;

• наблюдать за ходом испытаний;

• проверить соответствие исходного сырья и материалов требованиям, заложенным в проекте;

• принять меры по устранению несоответствий проекту.

По завершении испытаний составляется отчет, который включает следующие пункты:

1) фирма и ее размещения;

2)наименование технологического процесса;
3)цель испытаний;

4)результаты испытаний;

5) рекомендации и решения.

При положительных результатах итоги выполненного проекта передаются заказчику, производится закрытие договоров. С этой целью:

• проводиться проверка финансовой отчетности;

• составляются паспорта оборудования и технологических про­цессов;

• выявляются невыполненные работы;

• принимаются меры по завершению невыполненных обяза­тельств;

• организуется и оформляется гарантийное обслуживание обору­дования;

• производятся окончательные расчеты со всеми участниками проекта.

Проверка финансовой отчетности включает:

• проверку платежей поставщикам и субподрядчикам;

• установление наличия просроченных платежей поставщикам;

• проверку суммы заказов по накладным поставщиков;

•подтверждение проведенных удержаний.

Невыполненные обязательства завершаются при закрытии дого­воров. Спорные моменты решаются путем переговоров. В ходе реализации проекта следует постоянно контролировать и ликвиди­ровать невыполненные обязательства, т.к. при закрытии проекта и без этого хлопот много.

На этапе завершения проекта принимаются меры к исправлению брака иустранению недоделок. Нередко это обходиться дорого и может длиться долго. Иногда такие вопросы легче решать путем уступок и уплаты штрафа. Закрытие договоров сопровождается за­вершением всех финансовых расчетов.

Приемка завершенного проекта оформляется актом установ­ленной формы с приложениями.

Основными этапами закрытия проекта являются:

» проверка финансовой отчетности;

» паспортизация;

» выявление невыполненных обязательств;

» завершение невыполненных обязательств;

» гарантийное обслуживание и окончательные расчеты.

Проверка финансовой отчетности включает в себя проверку финансовой отчетности заказчика и подрядчика.

Проверка финансовой отчетности заказчика включает:

» проверку полноты выписки фактуры на весь объем завершенных работ;

» согласование полученных платежей с представленными счетами-фактурами;

» проверку наличия документации по изменениям;

» контроль суммы удержаний, произведенных заказчиком.

Проверка финансовой отчетности исполнителя включает:

» проверку платежей поставщикам и субподрядчикам;

» соответствие суммы заказов закупкам по накладным поставщиков;

» поиск просроченных платежей поставщику;

» подтверждение соответствующих удержаний.

Результаты такой проверки позволяют получить данные для подготовки окончательных финансовых отчетов по проекту.

Паспортизация представляет собой один из важных элементов организации закрытия контракта и заключается в регистрации заказчиком ранее представленной ему документации. В качестве последней могут выступать: документация, характеризующая технические условия используемого сырья и материалов, сертификаты и т. д. При правильном управлении инвестиционным процессом вопросы паспортизации решаются своевременно, а не только на этапе закрытия контракта.

Невыполненные обязательства должны быть завершены полностью на этапе закрытия контракта, однако их выявление должно осуществляться постоянно в течение всего времени выполнения контракта.

В результате проверки устанавливаются:

» объемы работ, не требующие дополнительных усилий и готовых к закрытию;

» объемы работ, требующих завершения для выполнения договорных обязательств.

Если работа своевременно не выполнена, то должен рассматриваться вопрос об изменении контракта. Ведение переговоров с целью изменения условий контракта производится до его закрытия и окончательных платежей. Все изменения в контракте утверждаются заказчиком, и до его утверждения никакие дополнительные работы не выполняются. Информацию о выполнении всех работ по контрактам руководитель проекта передает комиссии, принимающей объект.

Закрытие контракта должно сопровождаться завершением расчетов по нему, т. е. выпиской счета для осуществления окончательного платежа.

При окончательных расчетах учитывается экономия или перерасход денежных средств на проект. Если в процессе строительства подрядчик сократил издержки производства по каким-либо работам по сравнению с контрактной ценой, он получает вознаграждение.

При завершении проекта осуществляется подготовка итогового отчета, в котором описаны все проблемы строительства, пусконаладки и организации эксплуатации. Этот отчет отражает опыт реализации проекта и используется для последующих проектов.

Послепроектное сопровождение осуществляется после закрытия контракта не командой, работающей над проектом, а функциональной группой, ответственной за это. Этой группе передается:

» техническая информация;

» оборудование;

» инструменты;

» средства обучения;

» руководство по эксплуатации;

» чертежи;

» результаты испытаний;

» различные материалы фирм-поставщиков.

Условия послепроектного сопровождения оговариваются в контракте.

Организация офиса проекта