Модели структуризации проекта.

Для достижения эффективного выполнения работ по проекту требуется выполнить следующие основные задачи:

¨ учесть в плане проекта все фазы, этапы и работы;

¨ учесть все организации, подразделения, а, возможно, и отдельных исполнителей, участвующих в проекте;

¨ распределить ответственность за выполнение работ по исполнителям;

¨ определить сроки выполнения работ и общую продолжительность этапов проекта.

Каждая из перечисленных задач решается на основании разработки соответствующей модели структуризации проекта, к которым относятся:

1. Структурная декомпозиция работ (СДР), или дерево работ (Work Breakdown Structure (WBS)) – основная модель структуризации проекта, предназначенная для последовательного разделения всего проекта на блоки задач вплоть до уровня поддающихся управлению и контролю отдельных работ.

2. Структурная декомпозиция организации (СДО) проекта или структурная схема организации, дерево организации проекта, диаграмма организационного анализа (Organizational Breakdown Structure (OBS)) – графическая модель, предназначенная для иерархического представления организационной структуры, необходимой для выполнения работ, входящих в состав СДР.

3. Матрица распределения ответственности (Responsibility Assignment Matrix (RAM)) – таблица описания распределения ответственности за реализацию работ по проекту с указанием роли каждого из подразделений (исполнителей). Матрица распределения ответственности составляется посредством соотнесении отдельных элементов СДР и СДО.

4. Сетевая модель проекта (Project Network) – основной инструмент для обеспечения своевременного выполнения работ и завершения проекта. Сетевые модели разрабатываются на основе сформированных ранее СДР и матрицы распределения ответственности.

Существуют и другие модели структуризации проекта, в частности:

¨ структурная декомпозиция (дерево) целей – схема пошаговой детализации главных целей проекта на отдельные составляющие элементы;

¨ структурная декомпозиция (дерево) продукта (Product Breakdown Structure (PBS)) – схема пошаговой детализации основного продукта, ориентированной на основные результаты проекта. Элементами данной модели являются структурные элементы продукта;

¨ структурная декомпозиция (дерево) решений – схема структурирования задачи оптимизации многошагового процесса. Ветви дерева обозначают различные события, а вершины (узлы) – точки необходимости принятия решений, т.е. выбора одной из возможных альтернатив. При этом некоторые узлы позволяют менеджеру совершить выбор, а некоторые – оценить вероятность наступления того или иного "решения";

¨ структурная декомпозиция проекта по фазам жизненного цикла – одна из разновидностей СДР, в которой элементами первого уровня иерархии являются фазы жизненного цикла проекта;

¨ структурная декомпозиция (дерево) ресурсов (Resource Breakdown Structure (RBS)) – схема пошаговой детализации различных видов и типов используемых при реализации проекта ресурсов, вплоть до отдельных единиц (рабочие, механизмы, материалы и т.д.);

¨ структурная декомпозиция (дерево) статей затрат (Account Breakdown Structure, ABS) – схема пошаговой детализации различных видов и типов затрат на осуществление проекта;

¨ структурная декомпозиция (дерево) контрактов по работам проекта;

¨ структурная декомпозиция (дерево) распределения рисков проекта.

Многие из основных моделей структуризации проекта с математической точки зрения представляют собой разновидность графа — дерево.

Существуют следующие методы структуризации проекта (т.е. принципы разработки представленных выше моделей):

1. "Сверху вниз"– по принципу детализации, когда общие задачи (цели, ресурсы и т.д.) разбиваются на отдельные составляющие элементы.

2."Снизу вверх"– по принципу обобщения, когда вначале определяются частные задачи (цели, ресурсы и т.д.), а затем происходит их агрегирование в единое целое.

3. Комбинация методов "сверху вниз" и "снизу вверх".

Как правило, предварительная разработка моделей структуризации проекта, особенно если проект содержит высокую степень новизны, выполняется командой проекта (зачастую с привлечением экспертов) путем "мозгового штурма", после чего с учётом появляющейся в процессе дальнейшей работы информации эти модели детализируются.

При структуризации проекта могут иметь место следующие ошибки:

1. Недостаточное внимание к процессу структуризации проекта при переводе усилий на непосредственное решение текущих проблем проекта (наиболее значительная и трудноисправимая ошибка, особенно для новых, уникальных проектов).

2. Отсутствие в моделях структуризации некоторых необходимых составляющих (например, отсутствие в модели СДО вспомогательных подразделений).

3. Дублирование элементов структуры.

4. Излишняя или недостаточная детализация моделей.

5. Нарушение правил кодирования элементов структуры.

6. Использование в качестве элементов моделей только функций, фаз или организационных подразделений вместо конечных продуктов или применяемых ресурсов.

7. Отсутствие интеграции структуры проекта с системами ведения бухгалтерских счетов и подготовки проектно-сметной документации.

Рассмотрим более подробно сущность, состав и порядок разработки основных моделей структуризации проекта: СДР, СДО и матрицы распределения ответственности.

Структурная декомпозиция работ – это графическая схема последовательного разделения проекта на отдельные элементы (комплексы работ, пакеты работ, отдельные работы и задачи). СДР определяет предметную область проекта.

На верхних уровнях иерархии, как правило, представлены этапы проекта, отдельные комплексы работ. Если верхний уровень иерархии состоит из отдельных фаз жизненного цикла, СДР превращается в одну из своих разновидностей: структурную модель проекта по фазам жизненного цикла.

Пакеты работ (work packages) находятся на нижних уровнях иерархии и представляют собой самостоятельные финансовые единицы проекта. Для этих элементов легче определить временные и стоимостные параметры, установить взаимные зависимости. На следующих (более низких) уровнях иерархии могут располагаться отдельные работы(activity). Последний уровень иерархии содержит задачи(task) или задания, представляющие собой самую меньшую, неделимую часть работы при детализации последней до уровня, наиболее понятного и выполнимого для конкретного лица или организации.

Уровень детализации СДР зависит от содержания проекта, квалификации и опыта команды проекта, применяемой системы управления, принципов распределения ответственности в команде проекта, существующей системы документооборота и отчетности и т.д. В процессе создания СДР могут использоваться детальные технические спецификации или только функциональные спецификации с требованиями к работам в самом общем виде.

Основанием для методики составления модели СДР могут являться: компоненты объекта (товара, услуги), получаемого в результате реализации проекта; процессные или функциональные элементы деятельности организации, реализующей проект; основные фазы и этапы жизненного цикла проекта; подразделения организационной структуры; географическое размещение для пространственно распределенных проектов.

С теоретической точки зрения в модели СДР принято различать составные(summary)работы, имеющие в своем составе элементы более низкого уровня, и детальные (detailed) работы, которые не подразделяются на элементы более низкого уровня. При этом работы (задачи), полученные в результате детализации некоторой работы более высокого уровня иерархии, принято называть дочерними (child) по отношению к данной работе, а саму работу более высокого уровня – родительской (parent) по отношению к входящим в ее состав детальным работам.

Каждый нижестоящий уровень иерархии должен представлять собой детализацию элемента высшего уровня. Поэтому при составлении любых иерархических моделей важно соблюдать следующее правило: сумма определенных параметров всех дочерних работ, образованных в результате деления родительской работы, должна быть строго равна соответствующему параметру данной родительской работы.

Каждой работе принято присваивать свой иерархический код, состоящий, как правило, из нескольких чисел с разделителем. Последнее число кода показывает порядковый номер рассматриваемой работы в группе дочерних работ, входящих в состав единой родительской работы; группа чисел, стоящих впереди, соответствует коду родительской работы (разделителем обычно является точка). Например, если работа «Устройство слоя теплоизоляции» является дочерней по отношению к работе «4.2.2. Устройство кровли», а работа «Устройство кровли» подразделяется на шесть дочерних работ, то кодом работы «Устройство слоя теплоизоляции» может быть 4.2.2.3 или 4.2.2.6, но не, например, 4.2.3 или 4.2.2.1.7. Таким образом, количество чисел в составе кода обозначает уровень иерархии данной работы.

СДР является основным инструментом для создания системы управления проектом, так как позволяет решить задачи организации работ, распределения ответственности, оценки затрат, создания системы отчетности, эффективной поддержки процедуры сбора информации о ходе выполнения работ и т.д. Как основа для организации связей СДР является эффективной и наглядной графической технологией. В системе управления СДР позволяет обобщать информацию по графикам и срокам завершения работ, ресурсам и стоимости для рассмотрения руководством различного уровня.

Структурная декомпозиция организации проекта является иерархической схемой, представляющей организационную структуру, необходимую для выполнения работ, входящих в состав СДР.

Порядок формирования модели и кодировки ее элементов аналогичен изложенному для СДР, отличие состоит в сущности самих элементов - вместо этапов, комплексов, отдельных работ отображаются организации, подразделения, отделы и конкретные исполнители. Принципиальная разница СДО и структуры управления организацией заключается в том, что в СДО включаются только те подразделения и исполнители, которые требуются (или могут потребоваться) для реализации конкретного проекта.

Матрица распределения ответственностипредставляет собой таблицу описания и согласования распределения ответственности за реализацию работ по проекту с указанием роли каждого из подразделений. Матрица содержит перечень работ СДР по вертикали и перечень подразделений и исполнителей, принимающих участие в выполнении работ и входящих в состав СДО, по горизонтали. В ячейках, образованных пересечением строк – работ и столбцов – исполнителей, определенным индексом указывается вид ответственности данного исполнителя по отношению к данной работе.

Количество видов ответственности в зависимости от специфики проекта и его организации может быть различным, например: О – ответственный исполнитель; И – исполнитель; П – приемщик работы; К – консультант.

Таким образом, матрица распределения ответственности формируется на основе разработанных ранее моделей СДР и СДО и обеспечивает контроль корректности составления последних. Действительно, если СДР и СДО разработана правильно, каждый представленный в ней исполнитель должен принимать участие в выполнении по крайней мере одной работы, а каждая из перечисленных в СДР работ должна иметь хотя бы одного ответственного.

Одной из форм отображения информации о соотношении работ проекта и исполнителей является матрица распределения работ по исполнителям(Тask Responsibility Matrix (TRM)).