Обязанности контролера проекта

Главная обязанность менеджерапроекта - планировать свой проект и контролировать его исполнение. В небольших или несложных проектах такой сотрудник может выполнять все планирование и управление единолично. Однако в крупных проектах весьма желательно привлекать, по крайней мере, еще одного работника, имеющего опыт планирования и контроля и способного посвятить все свое внимание этим специфическим задачам управления проектами. Данное лицо назначается на должность контролера проекта (в некоторых организациях она может называться иначе). В очень больших или сложных программах/проектах контролер проекта может затребовать еще одного либо нескольких человек для помощи в выполнении своих обязанностей.

Если в компании имеется служба централизованного планирования и контроля, она может выполнять необходимые функции планирования и контроля. В таком случае контролер проекта, скорее всего, будет сотрудником данного отдела и воспользуется услугами его специалистов. В некоторых ситуациях, однако, контролер проекта может быть переведен из службы планирования и контроля в офис проекта на все время выполнения проекта.

Планирование проекта и составление расписаний

Контролер проекта должен:

• в сотрудничестве с ответственными менеджерами систематизировать структуру проекта, выделить из общего объема работы отдельные задачи, в том числе работы, финансируемые по контракту или из фондов компании, и иерархически соотнести их друг с другом, используя соответствующую структуру работ проекта или аналогичные методы;

• идентифицировать элементы работ (задачи или пакеты задач), которые должны контролироваться на предмет времени выполнения, затрат человеческих ресурсов или финансовых средств. Для всех элементов назначить ответственные и исполняющие организации, а также лидеров проекта;

• определить количество контрольных событий оптимальное для разработки главного расписания и представления отчетов руководству;

• подготовить и вести в графической форме основанные на иерархической структуре проекта укрупненный план и главное расписание проекта, в которых определены все задачи и пакеты задач, подлежащие контролю по времени выполнения, а также все ключевые события;

• подготовить детализированные планы и расписания для каждого основного элемента проекта.

Формирование бюджета и авторизация работ

Обязанности контролера проекта таковы:

• для каждой выполняемой в проекте задачи или пакета задач получить у ответственного функционального лидера описание задачи, которое должно включать:

-констатацию работы;

-оценку требуемых ресурсов (трудозатраты, машинное время и т.д.);

-оценку стоимости этих ресурсов (трудозатрат, машинного времени и прочих затрат), выполняемую совместно с бухгалтером проекта;

-оценку даты начала выполнения задачи и общей длительности ее выполнения, а также оценку промежутков времени между контрольными событиями.

• подготовить и поддерживать в актуальном виде описания задач для всего проекта;

• суммировать все оценки затрат человеческих и других ресурсов. В сотрудничестве с ответственными менеджерами и менеджером проекта вносить изменения в эти данные, исходя из имеющихся и выделенных ресурсов и фондов: по проекту в целом, по каждому элементу проекта, по каждой задаче;

• подготовить и представить на утверждение менеджеру проекта и ответственному руководителю функционального подразделения документацию по авторизации выполнения работ. Эта документация должна включать описание работы, предусмотренные в бюджете трудовые и денежные затраты, даты начала и завершения работы, даты промежуточных контрольных точек и присвоенный регистрационный номер;

• подготовить и выпускать пересмотренные и повторно утвержденные менеджером проекта документы по авторизации выполнения работ, если возникла необходимость внесения значительных изменений или если такие изменения уже произошли. При этом нельзя превышать выделенные фонды и полномочия на утверждение решений, имеющиеся у менеджера проекта.

Расписания (календарные планы) работ

Контролер проекта обязан:

• оказывать каждому ответственному менеджеру или руководителю проекта содействие в разработке детальных планов и расписаний задач, отражающих даты контрольных событий, которые установлены в укрупненном календарном плане проекта;

• распространять актуальные календарные планы среди всех лиц, имеющих к ним отношение.

Мониторинг и оценка хода исполнения проекта

Контролеру проекта предстоит:

• еженедельно получать отчеты всех ответственных менеджеров и руководителей проекта по:

- начатым и завершившимся операциям;

- наступившим контрольным событиям;

- оценкам времени, требуемого для завершения выполняемых в данных момент задач;

- изменениям планов;

- возникшим или предполагаемым задержкам, дополнительным затратам и иным проблемам, которые могут оказать влияние на выполнение других задач, на соблюдение календарных планов или на стоимость проекта;

•вести записи о ходе выполнения укрупненного календарного плана проекта и анализировать влияние решения отдельных задач на ход выполнения всего проекта;

•выявлять основные отклонения от календарного плана и в сотрудничестве с ответственными менеджерами и менеджером проекта определять меры, необходимые для компенсации последствий задержек или для правильного использования результатов досрочного выполнения той или иной задачи;

•получать ежемесячные отчеты о затратах по каждой выполняемой задаче и сравнивать их с предварительными оценками. Подводить итоги в масштабах каждого уровня структуры работ по проекту и в масштабах всего проекта;

•проводя комплексную оценку затрат времени и ресурсов и сравнивая их с намеченными, выявлять отклонения, которые требуют соответствующих действий. Уведомлять об этом менеджера проекта;

•принимать участие в совещаниях по анализу хода выполнения проекта (предмет обсуждения - информация о состоянии проекта, отчеты менеджеров и функциональных лидеров проекта);

•вести протоколы совещаний по анализу хода выполнения проекта. Отслеживать от имени менеджера проекта выполнение всех принятых на таких совещаниях решений;

•информировать менеджера проекта об известных или потенциальных проблемах, требующих его внимания;

•каждый месяц или квартал получать у всех ответственных менеджеров оценки затрат времени, труда и средств, необходимых для выполнения каждой незавершенной задачи или пакета работ. Готовить в сотрудничестве с бухгалтером проекта скорректированные прогнозы стоимости до завершения для всего проекта.

Контроль расписания и стоимости

Обязанности контролера проекта предписывают:

• если задержки или изменения содержания проекта вызывают необходимость редактирования укрупненного календарного плана проекта, расписания или бюджета, - готовить, обсуждать и разрабатывать новые укрупненные календарные планы, расписания и скорректированные документы для авторизации работ с одобрения менеджера проекта в рамках выделенных фондов и полномочий на утверждение решений, имеющихся у менеджера проекта;

• в сотрудничестве с бухгалтером проекта уведомить финансовый отдел о закрытии соответствующих счетов издержек, чтобы исключить дальнейший учет стоимости по завершенным задачам.

Отчетность

В этой области контролеру проекта следует:

• подготавливать для менеджера проекта ежемесячные отчеты о состоянии работ для передачи этих сведений руководству и заказчику;

• сообщать бухгалтеру проекта оценку стоимости до завершения проекта и передавать иную относящуюся к делу информацию для использования в подготовке отчетов о состоянии проекта;

• готовить специальные отчеты по требованию менеджера проекта.