Правила оформления реквизитов

Электронный документооборот.

- это создание документа, работа с документом и хранение документа.

Документ-это информация зафиксированная с помощью реквизитов на материальном носителе, позволяющими эту информацию идентифицировать.

Реквизит- это элемент документа, расположенный в определенном месте в соответствии со сложившимися традициями или требования стандартов.

Создавая электронный документ необходимо выяснить общее правило оформления документа.

Правила оформления управления документов (приказы,письма,акты) зафиксированы в ГОСТ Р6.30-2003.

Унифицированная система документации. Требования к оформлению организационно-распорядительной документации.

Унифицированный- одинаковые требования.

ОРД-административные или управленческие правила, инструкции, положение, уставы.

Распорядительные документы- приказы, распоряжения и так далее.

Правила оформления документа по ГОСТ Р6.30-2003

Управленческие документы создаются на форматах: А4 (297*210 мм), А5(148*210 мм)

Функции верхнего поля 20мм

1 Распологаются реквизиты

01- Герб РФ

02- Герб субъекта РФ

03- Герб организации ( эмблема организации или товарный знак)

2 Проставляется номер страницы, первая страница считается, но не нумеруется.

Нижнее поле

Не менее 20 мм – для сохранения информации при перелистывании.

Правое поле

Не менее 10 мм,

Постоянные реквизиты:

· Название организации (08)

· Место похождения (09)

Могут располагаться двумя способами :

Относительно верхнего поля. По этому приказу выделяют 2 вида бланков:

· Продольный- располагают вдоль верхнего поля.

· Угловой (флаговый)- в левом верхнем углу в квадрате 76*76 мм

· На практике рекомендуют флаговый так как экономится до 20% бумаги.

Юридическая сила документа

- это свойство документа сообщаемая ему действующим законодательством и компетенцией издавшего его органа.

Требования к оформлению реквизитов по ГОСТ Р.6.30.-2003

ГОСТом Р.6.30.-2003 установлен следующий состав реквизитов:

01- Государственный герб РФ

02- Герб субъекта РФ

03- Эмблема организации или товарный знак

04- Код организации

05- Основной регистрирующий номер (ОГРН) юридического лица

06- Идентификационный номер налогоплательщика, код причины постановки на учет (ИНН\КПП)

07- Код формы документа

08- Наименования организации

09- Справочные данные об организации

10- Наименования вида документа

11- Дата документа

12- Регистрационный номер документа

13- Ссылка на регистрационный номер и дату документа

14- Место составления или издания документа

15- Адресат

16- Гриф утверждения документа

17- Резолюция

18- Заголовок к тексту

19- Отметка о контроле

20- Текст документа

21- Отметка о наличии приложения

22- Подпись

23- Гриф согласования документа

24- Виды согласования документа

25- Оттиск печати

26- Отметка о заверении копии

27- Отметка об исполнителе

28- Отметка об использовании документа и исправлении его в дело

29- Отметка о поступлении документа в организацию

30- Идентификатор электронной копии документа

Классификация реквизитов, проставляемых на документах, создающих в процессе управления организации:

· Обязательства

Наименования организации, дата, регистрационный номер, текст, подпись.

· Постоянные

1. Не имеются вообще: наименования вида документа

2. Не меняются длительное время: наименования организации, справочные данные организации.

· Меняющиеся

Дата, текст, заголовок к тексту.

Классификация деловой документации.

· По видам деятельности

- конструкторская

- технологическая

-нормативная

- управленческая

- по личному составу

- плановые

- бухгалтерскому учету

-социальному обеспечению и другое.

· по наименованию:

-планы

-служебные письма

-стандарты

-справки

· по способы фиксации информации:

-письменные

-графические

-фото

· по месту составления:

-внешние

-внутренние

· по степени сложности

-простые

-сложные

· по степени главности:

-открытые

-с ограниченным доступом:

1) по степени секретности

2) документы для служебного пользования

3)конфиденциальные документы

· по юридической силе

-подлинные

1)действительные

2)не действительные

-подложные

· по срокам наименования

-срочные

-не срочные

· по стадиям подготовки

-черновики

-копии

-отпуск

-выписка

-дубликат

· по происхождению:

-служебные

-личные

· по срокам хранения

-временного срока хранения

1)до 10 лет

2)свыше 10 лет

· по степени унификации:

-индивидуальные

-типовые

-трафаретные

-анкеты

-таблица

-примерные

· по характеру содержания:

-первичные

-вторичные

· оформляющие взаимоотношения сторон:

-договоры

1)поставки

2)выполнение работ или услуг

3)аренды

4)трудовые договоры

Правила оформления реквизитов

01 Герб РФ-оформляется в соответствии с законом “о гербе РФ” на документах, издаваемых в министерствах, судах, прокуратур и т.п- в центре верхнего поля.

02 Герб субъекта РФ- в центре верхнего поля- органа местного самоуправления.

03 Эмблемы организации или товарный знак.

1,2 и 3взаимоискючаются.

04 Код организации- это номер организации, который ей присваивается органом статистики при ее регистрации в качестве юридического лица по общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Необходим для поиска в электронной библиотеке органов статистики. Проставляется во всех финансово-расчетных документах, и документах, предназначенных для органов статистики.

05 Основной государственный регистрационный номер – это тот же номер организации, который ей присваивается при ее регистрации налоговым органом (ОГРН). Присваивается в финансово-расчетных документах для поиска в электронной базе налоговой инспекции.

06 Индивидуальный номер налогоплательщика / код постановки на учет - это так же двойной номер, который присваивается организации налоговой службой – необходим для поиска в электронной базе, по этому так же проставляется только на регистрационных документах.

07 Коды формы документа. Присваивается бланку унифицированного документа по общероссийскому классификатору управленческих документов. Реквизиты 1-7 не обязательны, т.е. в одном документе могут быть, а в другом документе могут отсутствовать.

08 Наименование организации – это обязательный реквизит, то есть должен быть в любом документе. Придает документу юридическую силу, набирается заглавными буквами в соответствие с названием, утвержденном в учредительном документе. Абравиатура и сокращенное название пишутся ниже полного в скобках.

Условно все рабочее поле делится с помощью табулятора на 8 вертикальных зон. Отсчет ведется от левого поля, который принят за нулевое положение. 0 – левое поле:

1 – 15 мм, абзац или красная строка

2- 45 мм - 12 реквизит

4- 80-85 мм - адресат ( 15 реквизит)

5 - 100 мм - гриф утверждения

6 - 110 мм расшифровка подписи в реквизите подпись (22)

7 - 120 мм - расшифровка подписи в реквизите гриф утверждения (16)

Все документы делятся на три части:

1. Заголовочная ( 1-19)

2. Основная (содержательная) (20-21)

3. Оформляющая (22-30)

Принято между частями документа делать четвертной межстрочный интервал. Между реквизитами – двойной межстрочный интервал ( 1 кл). внутри реквизит одинарный.

09 Справочные данные об организации

Обязательный реквизит для писем ( чтобы знали куда дать ответ). Набирается по «новым почтовым требованиям» и включает почтовый адрес, телефон, факс.

10 Наименование вида документа набирается заглавными буквами во всех документах кроме писем, то есть обязательный реквизит, кроме писем.

11 Дата документа – Обязательный реквизит, придающий документу юридическую силу. Набирается арабскими цифрами ( Число/ месяц/год) пара цифр.

12 Регистрационный номер документа – обязательный реквизит. Проставляется в той же строчке, что и дата. Это порядковый номер с начала года и берется из журналов регистрации. В организациях, где большой документооборот регистрационный номер в письмах состоит из трех частей:

· Номер структурного подразделения

· Номер дела по номенклатуре – это список дел с заводимых организацией в течение года. (номер папки, где храниться документ)

· Порядковый номер с начала года

13 Ссылка на регистрационный номер и дату документа. Проставляется только в ответных письмах, чтобы быстро найти копию письма.

14 Место составления или издания документа. Название населенного пункта в котором находится организация. В письмах не проставляется, т.к. название города указано в 09 реквизите.

15 адресат – пишется в любой корреспонденции.

КОРРЕСПОНДЕНЦИЯ (переписка)

Внутренняя Внешняя

Переписка работников Переписка руководителей организации

С руководителями подразделений или руководителей структурных

Или руководителем подразделений с руководителями

Организации других организаций

НАПРИМЕР: Заявление

Докладная записка Исходящая Входящая

Объяснительная НАПРИМЕР: Письма(факс, эл. Почта)

Телеграммы, телефонограммы

Во внутренней корреспонденции достаточно указать должности, фамилию в Д. падеже.

Во внешней необходимо указать почтовый адрес и название организации. Оформляется в в правом верхнем углу от 4 положения.

16 Гриф утверждения в организационно-правовых документах в которых оговариваются права и обязанности работников организации: правило, штатное расписание. Это документы приобретают юридическую силу с момента утверждения. Проставляется в правом верхнем углу от 5-ого положения.

17 Резолюция – это решение руководителя, оформленное от руки на свободном месте выше текста и содержащее указание работникам в целях исполнения документа. Не использование резолюции может оцениваться, как нарушение трудовой дисциплины.

19 Отметка о контроле – это буква К, проставляемая красным карандашом в правом верхнем углу документа, означающая, что исполнение документа взято на особый контроль.э

1-19 реквизиты заголовочной части любого документа.

18 Заголовок к тексту – делит заголовочную часть документа от основной. Является обязательным так как содержит основную цель составления документа и необходим для регистрации документа. Располагается не более чем в 4-ех строках, переносы и точки не ставятся. Отвечает на вопросы:

- О чем? - письмо, приказ, некоторые акты

- Чего? – протокол

- Кого? – должностная инструкция.

Допускается не ставить заголовок в документах на формате А5, а так же в сопроводительных письмах.

19.10.2010 № 6

0 2

18 О приеме на работу

4 76 мм

Реквизиты Основные части документа

20 Текст – обязательный реквизит, абзац начинают с 1-ого положения. Между абзацами интервал и схема построения зависит от вида л=документа.

21 Отметка о наличии приложения. Некоторые документы, чаще всего сопроводительные письма содержат приложения. На самом приложении в правом верхнем углу делается отметка.

Приложение : 1. Учебный план на 5 лет. В1 экз.

0 2. __________________________

3. ___________________________

РЕКВИЗИТЫ ОФОРМЛЯЮЩЕЙ ЧАСТИ ДОКУМЕНТА

Делятся на две группы:

· Оформляют документ, то есть придают юридическую силу, подтверждая достоверность сведений и подлинность подписи 22-26

· Делопроизводственные пометки, проставляемые после создания документа и необходимые для обеспечения работы с исполнением готового документа.

22 Подпись – обязательный реквизит, необходимый для подтверждения достоверности сведений, содержащихся в заголовочной и основной части. Подпись состоит из 3 элементов: должность, подпись, расшифровка подписи.

Директор ____________ А.С. Сидоров

0 6 (110)

23 Гриф согласования – согласование сведений содержащихся в документе со специалистом другой организации. Проставляется ( в левом углу) на практике в левом углу в последней странице документа и на практике в виде штампа на котором вырезано «СОГЛАСОВАНО»

Согласовано

0 Главный инженер

Завода «Восход»

__________ И. О. Морозов

__________ дата

24 Виза согласования – это внутреннее согласование со специалистом своей организации.

Юрисконсульт

0 _____________ А.А. Аваров

_____________ дата

25 Оттиск печати

Ставиться для того, чтобы удостоверить подлинность подписи. В организации может быть несколько видов печати, но гербовая только одна, причем в негосударственных организациях гербовой печати нет. Оттиск печати ставят так ,чтобы хорошо читалась сама печать и подпись. Во многих документах специальное место отведено для печати.

26 Отметка о заверении копии.

Часто необходимо сделать копию – повторение информации, зафиксированной в подлиннике разными способами :

· В ручную

· Машинный

· Копировальный аппарат

На самой копии в правом верхнем углу пишется слово «КОПИЯ». Заверительная подпись копии выглядит следующим образом.

Верно

Зав. Канцелярией _____________ И. О. Ф.

20.10.2010

При необходимости ставится печать.

27 Отметка об исполнителе. Фамилия и рабочий телефон специалиста организации, который готовил проект документа и владеет информацией, отраженной в документе. Необходим для оперативного решения при возникновении вопроса. Проставляется в нижнем левом углу.

28 Отметка об исполнении документа и отправлении его в дело. – проставляется на исполненном документе от руки на последнем листе в правом нижнем углу.

29 Отметка о поступлении документа в организацию – проставляется на первом листе в нижнем правом углу входящего документа, виде штампа на котором вырезано

Завод «Луч» Входящий номер, дата

Входящий № __ Должны соответствовать записи

0 В журнале регистрации

__________ 20____ г. 30 идентификатор

Электронная копия документа – это имя диска, файла, папки для быстрого поиска эл. Копии в памяти ПК. Проставляется на первом листе в нижнем правом углу на экземпляре, который остается в организации.