Сотрудников отдела закупок
Система мотивации
1. Цели системы мотивации. Внедрение в направление закупок системы мотивации имеет следующие основные цели:
· предоставление отдельным закупщикам дополнительного стимула к организации более эффективных закупок;
· стимулирование развития отдела закупок в целом и его выхода на качественно новый уровень обеспечения предприятия сырьем и материалами;
· повышение прозрачности закупок.
2. Содержание системы мотивации. Предлагаемая система мотивации основана на дополнительном поощрении сотрудников, занятых в процессе закупок. Система включает в себя следующие способы поощрений, окончательный выбор которых производится по усмотрению генерального директора:
· ежемесячная премия (рассчитывается суммировано по результатам анализа процента выполнения закупщиком требований, обусловливающего получение премии);
· разовая премиальная выплата (выплачивается в качестве поощрения за совершение определенных действий, не предусмотренных ежедневным списком обязанностей и должностной инструкцией);
· участие в прибыли компании (предусмотрено для отдела закупок в целом на основании суммированного количества показателей, отразившихся на увеличении прибыли компании);
· нематериальное поощрение (предусмотрено для особо отличившихся перспективных закупщиков по итогам их профессиональной деятельности за определенный период времени, например квартал или полугодие).
3. Краткая расшифровка способов поощрения.
1. Ежемесячная премия.
Предлагается следующая балльная система оценки деятельности закупщика по итогам месяца с целью его дополнительного поощрения.
| № | Оцениваемый показатель | Содержание показателя | Количество баллов |
| Товарный запас | Наличие на 25 число текущего месяца на складах нормативных остатков сырья товарной группы закупщика | Остатки соответствуют нормативным по 60–75 % позиций — 3 балла. От 75 до 95 % позиций — 4 балла. Остатки соответствуют нормативным по всем позициям — 5 баллов. Примечание: в случае отсутствия хотя бы по одной позиции минимального остатка баллы не начисляются | |
| Цена закупаемых товаров | Цена каждой заново контрактуемой партии товара должна сравниваться с ценой предыдущей закупки. Повышение цены должно быть обосновано, снижение влечет за собой получение премиальных баллов | Снижение цены по каждой товарной позиции: · от 1 до 5 % от предыдущей закупки — 3 балла; · от 5 до 10 % от предыдущей закупки — 5 баллов; · от 10 до 15 % от предыдущей закупки — 6 баллов; · от 15 до 25 % от предыдущей закупки — 7 баллов; · от 25 % до 50 % от предыдущей закупки — 8 баллов | |
| Стабильность поставок | Отсутствие срывов поставок, отсутствие остановок предприятий из-за нехватки сырья | Соблюдение данных требований по итогам месяца — 3 балла. Примечание: в случае срыва хотя бы одной поставки баллы не начисляются | |
| Сроки платежей | Снижение процента предоплат, увеличение периода отсрочки платежа за поставленный товар | Перевод «предоплатного» товара в категорию «оплата по факту поставки» — 5 баллов. Увеличение периода отсрочки платежа за поставленный товар — 3 балла за каждые дополнительные 5 банковских дней | |
| Планирование | Наличие на 25 число текущего месяца плана поставок и платежей на следующий месяц | Наличие готового плана — 3 балла | |
| Наличие претензий | Наличие или отсутствие претензий грузополучателей к качеству или документальному оформлению товара, поступившему с 25 числа предыдущего месяца по 25 число текущего месяца | Полное отсутствие претензий — 5 баллов. До 2 претензий — 3 балла. 3 и более претензий — 0 баллов | |
| Работа с претензиями | Реакция закупщика на претензии, расследование и доведение их до поставщиков, принятие мер по претензиям (скидки, возвраты, снижение цены, замена, дополнительные исследования и т. д.) | Все полученные претензии разобраны, по всем приняты меры и решения — 5 баллов. Решения и меры приняты по более чем 60 % претензий — 2 балла. Менее 60 % претензий «закрыты» — 0 баллов | |
| Структура поставщиков, система оценки поставщиков | Регулярная оценка поставщиков (ведение досье, контроль качества и т. д.), снижение количества посредников и увеличение количества производителей и прямых импортеров в структуре поставщиков | Состояние системы оценки поставщиков на 25 число текущего месяца: · отличное — 5 баллов; · удовлетворительное — 3 балла; · работа в течение месяца не велась — 0 баллов | |
| Документооборот | Своевременное оформление отчетности (процент наличия учетных документов и проверенных поставок на 25 число текущего месяца) | Работа сделана менее чем на 60 % — 0 баллов. Работа сделана на 60–75 % — 3 балла, Работа сделана более чем на 75 % — 5 баллов | |
| Отношение к работе, дисциплинированность, стремление к оптимизации закупок | По результатам месяца (оценка руководителя группы закупок) | Активная работа — 5 баллов. Есть стремление, но мало результатов — 3 балла. Работа вполсилы — 0 баллов |
После анализа работы закупщика баллы суммируются и «переводятся» в процент премии согласно следующей таблице.
| Количество баллов | Процент премии |
| 0–4 баллов | Нет премии |
| 5–10 баллов | 10 % премии |
| 10–20 баллов | 20 % премии |
| 20–25 баллов | 30 % премии |
| 25–30 баллов | 40 % премии |
| 30–35 баллов | 50 % премии |
| 35–40 баллов | 60 % премии |
| 40–45 баллов | 70 % премии |
| 45–50 баллов | 80 % премии |
| 50 и больше баллов | 90 % и более (т. е. премия может быть равной или превышать месячный оклад) |
2. Разовая премиальная выплата.
Премиальная выплата в размере одного или нескольких месячных окладов может быть выдана сотруднику отдела закупок за следующие достижения:
· заключение договора поставки напрямую с производителем необходимого компании товара с соответствующим снижением закупочной цены;
· заключение долгосрочного договора поставки с поставщиком сырья из «стратегической» группы товаров со значительным улучшением условий для покупателя (например, доставка до склада грузополучателя вместо самовывоза, отсрочка вместо предоплаты, предоставление накопительной скидки с цены товара, предоставление дополнительного бесплатного сервиса и т. д.);
· заключение прямого импортного контракта на поставку товара;
· экстренная закупка, предотвратившая остановку производства из-за нехватки сырья, в случае, если она была следствием форс-мажора или халатности сотрудников других подразделений компании (не закупщика!).
3. Участие в прибыли компании.
Данный вид поощрения предусмотрен в качестве групповой мотивации — для всего отдела закупок. Заключается он в том, что по результатам анализа деятельности группы, предоставленного ее руководителем, генеральный директор принимает решение о распределении между закупщиками в качестве премии определенного процента от прибыли компании, полученной за данный период (наиболее удобный период — квартал).
Помимо того, что это метод группового поощрения, он отличается от ежемесячной премии еще по двум характеристикам:
а) берутся в расчет не все показатели, принятые для оценки деятельности закупщика; а только самые важные для деятельности компании;
б) сумма поощрения не привязана к должностным окладам сотрудников, поскольку рассчитывается от суммы прибыли компании.
Для оценки деятельности группы закупок, претендующей на участие в прибыли компании, из списка стандартных показателей выбираются наиболее важные.
Для того чтобы быть включенным в список претендентов на получение процента от прибыли, необходимо соответствовать минимальным требованиям, которые указаны в нижеприведенной таблице.
| № | Оцениваемый показатель | Содержание показателя | Необходимый минимальный уровень |
| Товарный запас | Наличие на 25 число каждого месяца на складах нормативных остатков сырья | Остатки соответствуют нормативным не менее чем по 75 % позиций. Нет неоправданного «перезатаривания» товаром | |
| Цены закупаемых товаров | Цена каждой заново контрактуемой партии товара должна сравниваться с ценой предыдущей закупки. Повышение цены происходит только при наличии серьезных обоснований | Ни одного необоснованного повышения цен за анализируемый период. В среднем при анализе общей ценовой кривой по всем товарно-сырьевым группам просматривается либо стабильность цен при незначительных колебаниях, либо тенденция к снижению затрат на сырье | |
| Стабильность поставок | Отсутствие срывов поставок, остановок предприятий из-за нехватки сырья | Соблюдение данных требований по итогам периода | |
| Сроки платежей | Снижение процента предоплат, увеличение периода отсрочки платежа за поставленный товар | При анализе статистики договорных обязательств по оплате за период прослеживается тенденция к увеличению срока выполнения компанией платежных обязательств | |
| Планирование | Наличие на 25 число текущего месяца плана поставок и платежей на следующий месяц | Наличие плана платежей и поставок не позднее 1 числа каждого месяца. Отклонения фактических поставок и платежей от запланированных не более чем на 20 % | |
| Работа с претензиями | Реакция закупщика на претензии, расследование и доведение их до поставщиков, принятие мер по претензиям (скидки, возвраты, снижение цены, замена, дополнительные исследования и т. д.) | Решения и меры приняты по более чем 60 % претензий | |
| Документооборот | Своевременное оформление и контроль отчетности | На 25 число каждого месяца проверено более 60 % всех поставок сырья, отраженных в 1С, предоставлено для учета более 60 % документов |
4. Нематериальное поощрение.
Нематериальное поощрение используется для закупщиков, которые по максимуму проявляют свой профессионализм, отлично справляются с большинством дополнительных требований и демонстрируют наибольшую перспективность с точки зрения профессионального роста.
В первую очередь в таком виде поощрения должно быть заинтересовано высшее руководство компании: оно имеет целью не только повышение мотивации закупщиков, но и повышение квалификации имеющихся в компании кадров, и, как следствие, общего уровня осуществления закупок.
Данная разновидность системы мотивации может включать в себя такие меры поощрения, как:
а) стажировка в партнерской компании (в том числе за границей);
б) обучение (повышение квалификации) в престижном учебном заведении, прохождение любого тренинга по выбору — за счет работодателя;
в) поездка на зарубежную профильную выставку, семинар, конференцию и т. д.
Для этого вида поощрения подойдет участие закупщика в любом профессиональном мероприятии, которое либо является престижным для отрасли, либо поможет ему получить новые знания и навыки, повысить свой профессиональный уровень.