Глава 2.1 Административно- управленческий аппарат гостиниц

Функции административно-управленческой службы и генерального директора заключаются: в определении стратегии гостиничного предприятия, как на ближайшую перспективу, так и на будущее , в организации управления гостиницей, с учётом государственных, региональных и отраслевых нормативных документов регламентирующими деятельность гостиницы, в решении кадрового подбора ведущих специалистов, в формировании собственного капитала , в получении максимальной прибыли, и организации системы безопасности гостиницы и гостей. Полную юридическую ответственность за выполнение всех перечисленных функций согласно договору об управлении, заключенному между владельцем и управляющим гостиницей берёт на себя управляющий- генеральный директор.[24]

На рисунке 15 представлена схема организационной структуры административно-управленческой службы.

Рис. 15 Органиграмма административной службы гостиницы

Сотрудники, входящие в эту службу выполняют следующие функции:

Заместитель генерального директора координирует деятельность руководителей структурных подразделений, замещает руководителя в моменты его отсутствия. В некоторых гостиницах заместителями генерального директора являются непосредственно руководители служб.

Секретариат отвечает за приём и обработку служебной документации и корреспонденции, направляемой директору для ознакомления или на подпись и передачи приказов или принятых решений в службы. В крупных гостиницах в штат этой службы вводят референта, который является помощником директора, используя метод «АВС», разбирает документы на группы-«по важности и срочности принятия по ним решений», составляет проект ответа на важные письма. В штат административно-управленческой службы крупных гостиниц обязательно входит юрист, который представляет интересы гостиниц в судах различных инстанций при решении конфликтных вопросов с другими хозяйствующими субъектами и гостями. Малые и средние гостиницы консультируются в юридических конторах.

Группа контроллинга – новое подразделение в административном аппарате, возникшее на стыке экономического анализа, планирования, управленческого учёта и менеджмента. Контроллинг – это функциональное обособленное направление экономической работы в администрации гостиницы, связанное с реализацией финансово-хозяйственных функций для принятия оперативных и организационно-стратегических решений. Контроллинг переводит гостиничное предприятие на качественно новый уровень управления, интегрируя, координируя, и направляя деятельность различных служб и подразделений гостиницы на достижение оперативных и стратегических целей. [25]

Слово контроллинг произошло от английского to control – контролиро-

вать. Но в англоязычных источниках термин «контроллинг» практически не используется. В Великобритании и США укоренился термин «управленческий учет». В России используют оба термина. Однако термин «контроллинг» более информационно ёмкий, он включает в себя не только чисто учетные функции, но и весь спектр организации процесса достижения конечных целей и результатов.

Основная конечная цель любого коммерческого, в том числе и гостиничного предприятия – получение прибыли (контроллинг можно назвать системой управления прибылью предприятия), но в некоторых случаях цели гостиницы могут быть и иными – (например, завоевание определённой доли рынка). Тогда контроллинг ориентирует усилия гостиничного руководства в направлении этих целей, хотя конечная цель – получение прибыли. Контроллинг занимает особое место в организации управленческой деятельности гостиницей – по сути Контроллинг – это «управление управлением».

Основная цель контроллинга–ориентация управленческого процесса на достижение бизнес цели и миссии, стоящих перед гостиничным предприятием. Для этого контроллинг обеспечивает выполнение следующих функций:

-координацию управленческой деятельности по достижению целей предприятия;

-информационную и консультационную поддержку при принятии управленческих решений;

-создание и обеспечение функционирования общей информационной системы организации гостиничной деятельности;

-обеспечение рациональности управленческого процесса.

Классификация контроллинговых подходов к решению проблем в зависимости от ситуаций определенности в окружающей гостиницусреде:

1) ситуация определенности–руководство гостиничного предприятия должно точно знать все возможные варианты действий и результатов использования каждого варианта повышения дохода (например, вложение свободных денежных средств в ценные бумаги и получения вне реализационных доходов);

2) ситуация риска –когда руководство знает какой должен быть результат, но не знает степень вероятности получения результата по каждому варианту. Необходимо принимать решения о страховании инвестиций на условиях, которые способны обеспечить покрытие возможных убытков и принести компании прибыль;

3)ситуация неопределенности – руководитель не имеет точной информации о результатах и не может даже оценить вероятности возможных результатов (пример – решение об осуществления нового проекта). В этих условиях риска контроллинг должен оценить не только эффект от каждого возможного варианта действий, но и вероятность получения ожидаемого эффекта, используя аппарат теории вероятностей и математической статистики.

Роль контроллинга при рациональном подходе состоит в предоставлении руководству максимально полной и точной количественной информации в расчёте показателей, нахождении оптимума. Однако значительная часть имеющейся информации не релевантна, а потому использование весьма упрощенных моделей принятия решений вполне оправдано.

Процесс принятия решений выглядит следующим образом: [25]

1) выявление потребностей;

2) определение цели и формирование набора критериев, характеризующих минимально приемлемый вариант решения;

3) поиск альтернатив, выбор варианта, обеспечивающего приемлемый результат.

Контрольные вопросы

1. Подробно поясните, какие функциональные обязанности у генерального директора гостиницы?

2. Какие обязанности у секретаря-референта?

3. Что представляет из себя метод АВС?

4. Что входит в обязанности группы контроллинги при ген. Директоре?