Перечислите наиболее часто используемые документы в вашей профессиональной деятельности.
Доклад - документ, содержащий изложение определенных вопросов, выводов, предложений и предназначенный для устного прочтения.
Заявление - документ, содержащий просьбу или предложение, адресованное лицом или группой лиц учреждению или должностному лицу.
Инструкция - правовой акт, издаваемый учреждением (утверждаемый его руководителем или руководителем вышестоящей организации) в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждения (его подразделений и служб), должностных лиц и граждан.
Отчет - документ, содержащий сведения о выполнении задания, работы, подготовке мероприятий, поручений и проведении тех или иных мероприятий, представляемый вышестоящему учреждению или должностному лицу.
Письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, объединенных едиными правилами составления и оформления.
Правила - свод обязательных для выполнения норм и требований.
Решение - правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, организаций предприятий, фирм в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.
Список - документ, содержащий перечисление лиц или предметов в определенном порядке, составленный в целях информации или регистрации.
Справка - документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов или событий.
Задание 2. Напишите эссе на любую из следующих тем, согласно требованиям, представленным в приложении 3:
Документы в моей жизни».
2. «Эволюция документа».
3. «Сущность документирования деятельности организации».
4. «Развитие делопроизводства в России».
Охарактеризуйте объект исследования, его значимость, развитие, выскажите свое мнение по ходу изложения темы. Объем эссе должен быть не более страницы. Проявите свои знания, фантазию и воображение. Можете снабдить эссе рисунками.
Документы в моей жизни
Все прекрасно знают, что в нашей стране и в наше время любой документ имеет огромную силу. Он может запретить или разрешить какое-либо действие. Наличие документа избавляет нас от многих проблем.
К примеру, мы с родителями и с сестрой собрались съездить в Москву. А чтобы доехать, нужны билеты. А приобрести билеты можно только, предъявив документы. У меня и у родителей есть паспорт, а у сестры свидетельство о рождении, благодаря которому он имеет право купить билет, так как уже является юным гражданином России. Это ее первый документ, его дают, когда рождается ребенок. В нем написаны фамилия, имя, гражданство, фамилии родителей.
Есть еще документ без которого нельзя обойтись. Это медицинский полис, по которому я могу получить медицинскую помощь.
С какой бы деятельностью человек ни столкнулся, ему потребуется определенный набор документов. Например, когда мои родители строили дом, кроме строительных материалов, им нужен был какой - то план, разрешение, свидетельство, справки на получение кредита. И чтобы собрать все необходимые документы, нужно было потратить много времени. И хорошо, что теперь в России создали сеть государственных услуг МФЦ (многофункциональный центр). Он помогает людям в оформлении документов на землю, дом. Можно оформить и получение паспорта, и много другое. Там нет длинных очередей, все люди приходят по записи в определенное время. И люди, которые там работают, доброжелательные, всегда готовы помочь, подсказать и вежливо ответить на все вопросы.
Конечно, это очень удобно: не надо ходить по многим инстанциям и государственным учреждениям, собирать кучу документов и справок.
Я считаю, что каждый документ в жизни человека важен и играет свою особую роль.
Задание 3. Повторите основные понятия документооборота. Ознакомьтесь с принципами организации документооборота.
На основании изученного материала, составьте кроссворд, состоящий из 10-12 терминов, относящихся к изучаемой теме.
| 3 | |||||||||||||||||||
| 1 | |||||||||||||||||||
| 2 | 8 | ||||||||||||||||||
| 6 | 11 | ||||||||||||||||||
| 4 | |||||||||||||||||||
| 5 | |||||||||||||||||||
| 7 | 9 | ||||||||||||||||||
| 10 | |||||||||||||||||||
По вертикали :
1 …-документ, фиксирующий состояние объекта и, при необходимости, рекомендации комиссии.
3…- документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов или событий.
5…- правовой акт, определяющий порядок образования, правовое положение, права, обязанности, организацию работы учреждения, структурного подразделения (службы).
6…- документ, фиксирующий соглашение сторон об установлении каких-либо отношений и регулирующий эти отношения.
8…- документ, содержащий просьбу или предложение, адресованное лицом или группой лиц учреждению или должностному лицу.
9…- документ, содержащий мнение, вывод учреждения, комиссии, специалиста по какому-либо документу или вопросу.
10…- правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначалия, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией.
11…-систематизированное перечисление документов или иных предметов, объектов или работ, составленное в целях распространения на них определенных норм или требований.
По горизонтали:
2…- правовой акт, определяющий структуру, функции и права предприятия, организации, учреждения.
4…- правовой акт, издаваемый должностными лицами, круг которых определен уставом (положением об организации), в целях решения оперативных вопросов.
7…- документ, содержащий мнение учреждения или специалиста о работе, присланной на рассмотрение.
10…- документ, устанавливающий точный перечень намечаемых к выполнению работ или мероприятий, их последовательность, объем (в той или иной форме), конкретных исполнителей и контролеров.
Ответы
| 3с | |||||||||||||||||||
| п | |||||||||||||||||||
| 1а | р | ||||||||||||||||||
| к | а | ||||||||||||||||||
| 2у | с | т | а | в | 8з | ||||||||||||||
| к | 6д | а | 11п | ||||||||||||||||
| 4р | а | с | п | о | р | я | ж | е | н | и | е | ||||||||
| г | в | р | |||||||||||||||||
| 5п | о | л | е | ||||||||||||||||
| 7о | т | 9з | ы | в | е | ч | |||||||||||||
| л | а | о | н | е | |||||||||||||||
| о | к | р | и | н | |||||||||||||||
| ж | л | е | ь | ||||||||||||||||
| е | ю | ||||||||||||||||||
| 10п | л | а | н | ч | |||||||||||||||
| р | и | е | |||||||||||||||||
| и | е | н | |||||||||||||||||
| к | и | ||||||||||||||||||
| а | е | ||||||||||||||||||
| з |
Задание 4. Выполните тест.
Тесты для самопроверки:
1. Процесс создания, обработки и хранения документов называется …
а) документооборотом
б) документированием
в) делопроизводством
2. Стандартизация – это …
а) процесс установления и применения стандартов, под которыми понимается «образец, эталон, модель, принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов»
б) утверждение компетентным органом приказа по организации взаимодействия между подразделениями
в) процесс установления соглашений по оформлению документов
3. Система документации определяется как …
а) совокупность документов, отражающих организационную и распорядительную деятельность
б) совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению
в) письменные документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления
4. Официальный документ – это …
а) любая информация, внесенная в базу данных
б) информация, зафиксированная на каком-либо носителе, пригодном для достаточно долговременного хранения
в) информация, зафиксированная на каком-либо носителе, пригодном для достаточно долговременного хранения, и оформленная по действующим законодательным правилам
г) любой бумажный документ
5. К общим функциям документов относятся …
а) правовая и организационная
б) мемориальная и обучающая
в) управленческая и правовая
г) информационная и коммуникативная.
Ответы на контрольные вопросы: