Можно задать число газетных колонок, задать промежутки между ними и вставить вертикальные разделители между колонками.
Создание колонок
Текст в газетных колонках непрерывно перетекает из нижней части одной колонки в верхнюю часть следующей колонки. Чтобы представить текст в таком формате, применяется команда колонки.
Можно задать число газетных колонок, задать промежутки между ними и вставить вертикальные разделители между колонками.
.Для создания колонок из части текста документа выделить фрагмент, формат- колонки, выбрать тип, число колонок – указать все параметры.
При желательно, чтобы установить просмотра в режиме разметки страницы.
Пример:
Торт Зебра
Состав: 4 яйца, 200г сметаны, один стакан муки, один стакан сахара, 50 грамм какао, 1 чайная ложка без верха разрыхлителя, полстакана орехов.
Способ приготовления:
Просеять муку, растереть сметану с сахаром, добавить яйца, разрыхлитель, полученную массу взбивать.
Часть массы смешать с какао. Часть белой массы выложить на сковороду. Добавить темную массу. И так по очереди слоями.
Поставить в духовку. Выпекать при температуре 2400 40 мин.
Меню правка
В меню правка объединены команды обработки (редактирования) активного документа (копирование, вырезание, поиск, замена и т.д.)
Чтобы сделать копию фрагмента, выделить фрагмент (в месте-отправителе), правка –копировать(при этом в месте-отправителе остается фрагмент), установить курсор в месте, где должна находиться копия (место-получатель), правка – вставить. Можно пользоваться панелью инструментов
Аналогичная операция – переместить фрагмент в другое место, то есть в месте-отправителе фрагмент не остается:
Выделить фрагмент, правка – вырезать, установить курсор в месте, куда перемещается фрагмент (место-получатель) – правка – вставить.
При использовании операций «копировать и вырезать» фрагмент заносится в буфер обмена, и при операции фрагмент вставляется из буфера обмена.
Если место-отправитель и место-получатель – разные файлы, переход осуществляется через меню окно.
Заменить уже написанное слово на другое: правка – заменить, в появившемся окне в поле «найти» указывается слово, которое заменяется, в поле «на» (ниже) – дается слово, на которое меняется. Дается два варианта замены: «заменить все» и «заменить», используется в зависимости от обстоятельств.
Пример
Дан текст, произвести замену слова «номенклатура» на «регистратура»
Составление номенклатуры дел
Номенклатура дел представляет собой список заголовков дел, заводимых на предприятии, с указанием сроков их хранения.
Номенклатура предназначена для группировки исполненных документов в дела, их учета.
Номенклатура составляется секретарем-референтом или архивистом предприятия.
В данном тексте заменить слово «номенклатура» на слово «регистратура»: правка – заменить – в поле «заменить» - номенклатур, в поле «на» - регистратур – «заменить все».
Просмотрите текст, убедитесь, что произошла замена.
Чтобы найти написанное слово: правка – найти – в поле найти указывается слово, которое надо найти.
Чтобы перейти с объекта на объект: со страницы на другую, расположенную далеко, с одной таблицы на другую, тоже расположенную далеко, используется команда - правка- перейти.
Например, надо перейти со страницы 5 на стр. 25. Чтобы не перелистывать, используется правка – перейти – выбирается объект перехода – страница, в поле «введите номер страницы - +20. аналогично для других объектов.
Упражнения
- Набрать текст, изменить размер шрифта, цвет, написание, шрифт, сохранить в папке. Создать шаблон.
- Набрать текст, заменить некоторые слова на другие. Сделать выравнивание по ширине. Оформить красную строку. Скопировать этот текст несколько раз. Перейти на другую страницу.
- Набрать текст, оформить его в виде колонки. Сохранить в папке рецепты.
4 . Набрать текст, часть текста скопировать в другое окно, дописать, изменить отступ слева и справа.
Меню сервис
Меню сервис содержит команды, позволяющие проверить текущий документ на наличие ошибок правописания (правописание), отыскать синонимы к нужным словам (тезаурус), выполнить автоматическую корректировку текста (автозамена), предоставляется информация о размере документа (статистика), создать макросы.
Используя меню правка, можно уже в написанном тексте некоторые слова заменялись другими (меню правка-заменить).
Автозамена — это средство автоматического обнаружения и исправления опечаток, неправильных слов, грамматических ошибок и неправильного регистра букв. Кроме того, автозамена позволяет быстро вставлять фрагменты текста, рисунки и символы.
Если в тексте часто встречается одна и та же фраза, стандартные сокращения, то можно ее один раз написать и вызывать ее при необходимости. Для этого используется команда сервис – автозамена, вполе «заменить» вводим условный знак для фразы, в поле «на» вводим саму фразу, нажимаем на кнопку «добавить». Эта фраза добавляется в общий список.
Пример:
Секретарь-референт помечает для себя промежуточные сроки проверки исполнения документа, проставляет их в журнале.
Секретарь-референт проводит в установленные дни предварительную проверку.
Технологическое обеспечение контроля за исполнением осуществляет секретарь-референт.
В этом тексте часто встречается слово «секретарь-референт». Чтобы не писать его каждый раз, используется автозамена: меню сервис – автозамена, в поле «заменить» можно ввести - ср, а в поле «на» - секретарь-референт, щелкаем на кнопке «добавить», закрываем окно автозамены. Когда встречается слово «секретарь-референт», достаточно нажать указанные клавиши – ср, появится слово «секретарь-референт».
Проверить текст на ошибки – сервис – правописание. При нахождении возможных ошибок в появившемся окне «Правописание» вносятся изменения.
Посмотреть сколько знаков в тексте, сколько абзацев – сервис – статистика.
Подбор синонимов осуществляется следующим образом: сервис – язык – тезаурус – заменить.
Пример:
Подобрать синоним для слова «установленные» в выше данном тексте – выделить это слово, сервис – язык –тезаурус – в окне появятся слова-синонимы. Если слово «определенные» подходит, то щелкнуть на кнопке «заменить».
.
Макрос — это серия команд, сгруппированных вместе для упрощения ежедневной работы. Вместо того чтобы вручную делать отнимающие много времени и повторяющиеся действия, можно создать и запускать один макрос, который будет выполнять эту задачу.
Макросы часто используются для следующих целей:
Для ускорения часто выполняемых операций редактирования или форматирования
Для объединения нескольких команд, например, для вставки таблицы с указанными размерами и границами и определенным числом строк и столбцов.
Создать макрос – сервис – макрос – начать запись. Дать имя макросу или назначить клавиши - ок. Появится кнопка. Выполняются действия, которые объединяются в макросе. После завершения нажать на кнопку остановить макрос.
Пример:
Создать макрос: вставляется объект – таблица excel через меню вставка –объект.
Сервис – макрос – дается имя (например, мишка) или назначаются клавиши (например, сtrl+m) – назначить.
В окне слева появилась кнопка. Выполняем действия: вставка – объект, выбор из списка – вставить лист excel (выбирается соответствующий вкладыш), в окне появилась таблица. щелкаете на кнопке остановить запись.
Вызов созданного макроса. Надо вставить таблицу excel. Сервис – макрос – макросы- выбираем мишка – выполнить, или сразу нажимаем на кнопку сtrl+m. Появляется таблица.
Меню Вставка
Используя команды этого меню, можно пронумеровать страницы, вставить в текст дату, время, символы, сноски, предметный указатель,
Проставить страницы – вставка – номера страниц – выбрать положение по вертикали и по горизонтали, установить флажок «номер первой страницы», дан образец. Страница устанавливается в верхнем или нижнем поле.
Вставить примечание к слову вставка – примечание, в появившемся окне вводится само примечание.
Аналогично вставляется сноска.
Вставить символ: установить курсор в нужной позиции, вставка – символы – выбор шрифта, выбор символа, кнопка «вставить».
При оформлении печатных работ можно не вручную заполнять оглавление, а сделать автоматически.
Чтобы вставить Оглавление и указатели - установить курсор на странице, где будет оглавление – вставка - оглавление и указатели. Но необходимо, чтобы заголовки были оформлены стилем заголовка – на панели инструментов форматирования – поле стили (слева) или в меню Формат – стили. Можно в полученном оглавлении нажать на имя нужной главы, и курсор перейдет на начало этой главы.
С оформлением заголовков связана и схема документа – вид – схема документа. Окно будет поделено на две части: в правой части будет выведена схема документа: заголовки глав. Аналогично, как с оглавлением.
Вставить названия таблиц, рисунков, формул – вставка – название – выбирается объект названия. Это используется при переходе с объекта на объект – правка – перейти.
Вставить картинки, графики, формулы или таблицы, файлы – новые или уже созданные – вставка – объект – выбираем приложение (например, excel или paint), соответствующая вкладка – создание или создание из файла (первый - новый создаем, второй - выбираем, используя обзор, файл).
Пример: вставить формулу в текст – вставка –объект – Microsoft Eqution – в появившемся окне выбирается необходимый математический знак (например, знак интеграла), этот знак помещается в текст.
Пример: вставить лист (или диаграмму) Excel в Word. В данном случае могут быть два варианта: новый лист или уже созданный. Выполняется следующим образом: вставка – объект – создание (создание из файла) Лист Excel (или диаграмма Excel).Затем заполняется лист.
Если создается новый лист, то выбирается вкладка создание; если вставляется уже созданный в Excel лист (или диаграмма), то выбирается вкладка создание из файла, используя обзор, выбирается нужный файл, нужный лист (диаграмма).
Закладка используется для быстрого перехода с фрагмента на фрагмент. Выделяется фрагмент, для которого создается закладка, – вставка – закладка, в появившемся окне дается имя закладке. Если нужно перейти – закладка – выбирается имя, перейти.
Пример:
для текста о секретаре-референте сделать закладку: выделяется этот текст, вставка – закладка – написать имя закладки –секреф, нажимается кнопка добавить. Чтобы с любого места текста перейти на место в тексте о секретаре-референте, вставка – закладка, выбирается имя секреф – перейти.
В тексте могут содержаться ссылки гиперссылки на такие элементы:
Другие фрагменты этого же рабочего документа (закладка);
Другие, содержащиеся на компьютере файлы;
Чтобы вставить к слову гиперссылку – вставка – гиперссылка – выбирается объект гиперссылки (файл, закладка и т.д.).
Пример:
Все о спорте. Первоначальный файл – спорт, в нем есть строка о футболе. Чтобы более подробную информацию иметь, делается ссылка на файл футбол. В файле спорт выделяется слово футбол – вставка – гиперссылка – щелкаем на кнопке обзор – выбираем файл футбол ОК. Если в файле спорт подвести курсор к слову футбол, то появится рука. Щелкаем на слове футбол, появится файл футбол и информация о футболе.
Меню таблица
Меню таблицасодержит команды, предназначенные для создания и обработки таблиц.
Можно вставить панель инструментов «таблицы и границы» – вид – таблицы и границы.
Команда таблица - добавить позволяет вставить таблицу заданного размера в документ, строки, столбцы.
Команда таблица -удалить -для их удаления.
Команда таблица-объединить– объединяет выделенные смежные ячейки.
Можно создать таблицу, используя пиктограмму «добавить таблицу» - установить курсор в том месте, где должна быть таблица, и щелкнуть на пиктограмме Ë, появится прототип таблицы, перемещая мышь, можно определить число колонок и строк.
Ширину колонок можно изменить:
буксируя разделительную линию в нужную сторону до получения необходимой ширины колонки;
буксируя позицию разделительной линии на координатной линейке.
В некоторых случаях таблицу надо оснастить заголовком (шапкой). Заголовок должен быть общим для нескольких столбцов таблицы.
Чтобы оформить заголовок таблицы, необходимо объединить ячейки первой строки – выделить ячейки – таблица – объединить. Можно использовать пиктограмму на панели инструментов.
Простые расчеты выполняются с помощью команды таблица – формула.
Чтобы упорядочить поле, применяется сортировка таблица – сортировка.
Для таблицы справедливы команды копирования, выравнивания.
Чтобы в таблице поменять направление, выделяется таблица, формат – направление текста – в открывшемся окне выбирается направление текста. Можно выполнить используя кнопку на панели инструментов «таблицы и граница».
Пример:
Шаг письма – обычная таблица;
Плотность электролита – объединение ячеек;
Адрес – изменено направление текста;
Таблица Шаг письма
| страна | Шаг письма | Межстрочный интервал |
| РФ | 1,2 | 3,2 |
| Казахстан | 1,5 | 3,1 |
| Германия | 1,3 | 2,9 |
| Швеция | 1,6 | 2,8 |
| Бельгия | 1,1 | 3,2 |
| Чехия | 1,4 | 3,3 |
Таблица «Плотность электролита»
| Плотность электролита при 15 0С | Количество серной кислоты на 1 л воды | Плотность электролита при 15 0С | Количество серной кислоты на 1 л воды | ||
| г | См3 | Г | См3 | ||
| 1,100 | 176,4 | 91,0 | 1,134 | 126,0 | |
| 1,108 | 182,7 | 99,2 | 1,142 | 135,2 |
Таблица «Адрес»
| Байтурсынова 10 | Байтурсынова 10 | Байтурсынова 10 | Байтурсынова 10 | Байтурсынова 10 |