Важные элементы презентации

NB!

Имиджевое интервью должно продвигать презентуемый объект., а не персону его создателя/продюсера/кинокомпанию/издательство.

Рекламный текст должен рекламировать объект, а не мероприятие (презентацию/показ и т.д.).

Объект и лица должны быть реальными, а не вымышленными.

План сценария – подзаголовки статьи Евстафьева (см. далее).

1. День, место и время презентации.

2. Цель презентации. Задачи презентации.

3. Место презентации (обоснование выбора, оформление,).

4. Гости (обоснование, дресс-код).

5. Стилистика (обоснование выбора, оформление).

6. Приглашение (общее) (текст, макет прилагается), индивидуальное приглащение «восокому гость» (макет прилагается)

7. Оформление места презентации (оформление, обоснование выбора).

8. Подарки для гостей (не рекомендуется: диски с презентуемым фильмом, так как обычно dvd-версия выпускается через год после проката и показа фильма по ТВ и для нее устраивается отдельная презентация) (помните о бюджете мероприятия!)

9. Программа презентации (ход события)

+ пакет PR-текстов

Оформление работы

1. Работа выполняется индивидуально (прогноз: 38 работ от 38 студентов) и защищается на экзамене.

2. Тексты должны соответствовать жанру и не содержать ошибок (орфографических, пунктуационных, грамматических, стилистических и т.д.). (Ошибки в текстах – верный способ получить оценку ниже «отлично». Тексты должны быть вычитаны)

2. Папка со всеми документами приносится на экзамен. В папке: титульный лист (в шапке: после названий вуза и факультета: Кафедра связей с общественностью: Экзаменационная работа по дисциплине «Основы рекламы и связей с общественностью»; Название мероприятия и объекта; данные об авторе работы; Проверил: Кандидат филол. наук, доцент С.А. Ахмадеева; Краснодар 2013 (или 2014, зависит от даты экзамена); содержание (документы по порядку: сценарий презентации, PR-тексты, приложения: фотографии персон, объектов, распечатки публикаций для сравнения), диск со всеми документами в электронном виде (заархивированная папка отсылается старосте группы ПОСЛЕ КОНСУЛЬТАЦИИ, т.е. ДО ЭКЗАМЕНА, на которой состоится «РАЗБОР ПОЛЁТОВ» И АНАЛИЗ ТИПИЧНЫХ ЛЯПОВ. Чтобы их не было, необходимо за месяц до окончания учебы и начала зачетной недели, сдавать черновые варианты преподавателю. Исправленный докумен. возвращается студенту в течение 3 дней с момента получения преподавателем. Если до начала экзамена арзив не придет на почту преподавателю, работа будет считаться не защищенной (заглавие архива – «Вид мероприятия. Объект. Фамилия и инициалы судента. 4Ж. 2014 – латиницей!). На экзамен с собой иметь распечатку, можно на «оборотках»).

Информация к размышлению:

http://gtmarket.ru/laboratory/expertize/2009/2130

Как организовать презентацию: ключевые элементы. Владимир Евстафьев

2.08.2009. 21:55

Презентации обязательно состоят из межличностного контакта, когда компания в лице своих представителей напрямую обращается к своей аудитории. Презентации могут устраиваться как для одного-двух человек, то есть проходить с глазу на глаз, так и для большой группы людей. Эффективная презентация, как правило, заранее спланирована, хорошо организована и предназначена для определенной аудитории. На что следует обратить внимание при ее подготовке? Об этом в своей статье рассказывает Владимир Алексеевич Евстафьев, вице-президент Ассоциации коммуникационных агентств России (АКАР), академик Российской академии рекламы, президент рекламного агентства «ИМА-пресс», практикующий консультант.

Введение

Презентация — это выступление, иногда сопровождаемое визуальными образами, направленное на то, чтобы донести до аудитории информацию и/или убедить ее совершить определенные действия, нужные организатору презентации. Эффективная презентация, как правило, заранее спланирована, хорошо организована и предназначена для определенной аудитории.

Презентации обязательно состоят из межличностного контакта, когда компания в лице своего представителя или представителей напрямую обращается к своей аудитории. Презентации могут устраиваться как для одного-двух человек, то есть проходить с глазу на глаз, так и для большой группы людей. Для небольших презентаций достаточно иметь доску и простые средства для демонстрации визуальных образов или же просто раздать материалы. Для общения с большой аудиторией требуется показ роликов или небольших фильмов, использование компьютеров и других технических приемов.

На сегодняшний день презентации — обязательная составная часть интегрированных маркетинговых коммуникаций (ИМК), которая может быть реализована в самых разнообразных формах: от совсем простых до масштабных мероприятий, в которые вовлечено множество людей.

Важные элементы презентации

День и время презентации. Как правило, в начале недели презентации вообще не проводятся, потому что большинство деловых людей в понедельник-вторник развлекательные мероприятия не посещают, так же, как и в воскресенье. Это не относится к деловым презентациям, которые можно проводить в любой рабочий день.

Если цель презентации — получить широкое освещение в СМИ, то ее нельзя назначать на конец недели. Идеальные дни — среда и четверг. В этом случае журналисты успевают написать и опубликовать материал о презентации в пятницу-субботу. Если презентация носит увеселительный характер (например, открытие ночного клуба), то ее лучше проводить в пятницу или субботу. Презентации на открытом воздухе (например, большие корпоративные праздники) проводят обычно в субботу.

Деловые презентации, особенно те, которые сопровождаются бизнес-ланчем, проводят обычно в первой половине дня. Другие презентации в рабочее время не устраивают. Позднее время начала, за исключением презентаций ночных клубов, также не назначают, чтобы гости не покинули мероприятие в середине действа. Идеальное время для начала большинства презентаций — 18.00-19.00 часов. Для субботних праздников на свежем воздухе больше подходит дневное время.

Еще один важный и почти обязательный элемент большинства презентаций, за исключением простых и деловых — это подарки для гостей. В подарочный набор можно положить самые разные предметы; какими они будут, зависит от идеи и стилистики презентации. К обязательным элементам относится красочный буклет компании или другие печатные материалы. Кроме того, в набор могут входить образцы продукции (например, пробные флаконы с духами), зажигалки, ручки, галстуки, косынки, подарочные бутылки с алкогольными напитками и так далее. Если в продукции есть различия для мужчин и женщин, то нужно составлять отдельно мужские и женские наборы.

Ни в коем случае нельзя дарить вещи, например, галстук или запонки, с символикой своей компании посторонним. Это скорее вызовет раздражение, так как люди не будут такую вещь носить и даже не смогут впоследствии ее кому-нибудь передарить, а выбросить — жалко.

Подарки дарят гостям на выходе. Потому что, если вручить подарок при входе, человеку потом будет некуда его деть. В начале 1990-х годов подарки было принято раздавать людям на входе, и потом с ними было неудобно передвигаться, есть, особенно если подарки были объемные.

Организация презентации

Цель презентации

Прежде всего, необходимо четко определить цель презентации. Это может быть, например, усиление массированной рекламной кампании, которая должна вскоре начаться. В таком случае потенциальная мишень получит широкое освещение в прессе события еще до начала кампании, то есть будет присутствовать некая интрига: аудитория еще не видела рекламы продукта, но уже может им заинтересоваться. В данной ситуации задача организующего презентацию рекламного агентства — получить как можно больший отклик в прессе. Одновременно может решаться и несколько других задач: например, еще раз показать уверенное и стабильное положение компании на рынке партнерам и дистрибьюторам или важно одновременно с этим продемонстрировать свою лояльность к властям страны или города, от которых зависит выдача лицензии, и тому подобное. Все дополнительные задачи решаются одновременно с главной. Цель презентации — освещение ее в СМИ — диктует выбор дня проведения, оптимальным при этом будет среда или четверг. Исходя из целей презентации, определяют место ее проведения, а также количество и состав гостей. Оба этих вопроса решают одновременно, так как они взаимосвязаны.

Место презентации

Выбор зависит от презентуемого продукта и уровня гостей. Если цель презентации — освещение ее в прессе, то лучше всего, если помещение будет необычным. Важно, чтобы это помещение было удобным и в нем могло разместиться планируемое количество гостей. Кроме того, оно должно находиться в удобном месте города — в центре или на основном проспекте, куда людям будет легко подъехать и дорога не займет много времени из любой точки города.

Гости

Большой риск для организаторов — если придет слишком много народу и будет тесно, и наоборот — если придет слишком мало людей и будет ощущение пустого зала. И того, и другого необходимо избежать. Целевую аудиторию, как правило, задает заказчик презентации. Если это деловые партнеры и друзья компании, то есть те, кто регулярно с ней контактирует, то нужно разослать чуть больше приглашений, чем необходимо. Например, если предполагается, что должно быть 200 гостей, то нужно разослать 250-280 приглашений. Тогда придут как раз 180-200 человек. Если же приглашают известных людей, избалованных вниманием, «светских персонажей», то в этом случае надо послать в три раза больше приглашений, то есть 500-550. Из них придут те же 180 человек.

Когда необходимо осветить презентацию в СМИ, то, прежде всего, надо пригласить лидеров общественного мнения, которые потенциально могут воспользоваться презентуемым продуктом. Если это магазин спортивной одежды или марка спортивных товаров, то важно, чтобы на презентацию пришло как можно больше знаменитых спортсменов. Если это магазин модной одежды — то как можно больше бсостоятельных людей, артистов, телеведущих и так далее. Наличие таких гостей даст журналистам необходимую «зацепку» для репортажа. И, кроме того, надо пригласить максимальное количество журналистов. Журналистов приглашают персонально. По теме презентации выбирают соответствующие издания и составляют список журналистов, которые пишут на эту тему. С каждым журналистом лучше всего заранее поговорить по телефону, после чего отправить приглашение.

Отдельно приглашают представителей власти и особо важных гостей. Их лично обзванивает руководитель компании не позже, чем за 10 дней до презентации, согласно международному этикету. После получения согласия прийти высокопоставленным гостям обязательно присылают два приглашения. Самым большим чиновникам и самым важным и желанным гостям нужно позвонить накануне презентации, чтобы еще раз о ней напомнить.

Стилистика

После всего прочего продумывают идею и стилистику презентации, которая может быть самой разной. От самой изысканной — когда все помещение оформлено цветами, играет классическая музыка, строго одетые официанты подносят дорогие вина и шампанское, от гостей требуются вечерние костюмы и платья; до авангардной — где все в джинсах, по стенам развешаны рваные плакаты, гостей угощают пивом и хот-догами. Презентацию можно оформить в спортивном стиле, национальном стиле, ретро-стиле и так далее — все зависит от фантазии организаторов. Но главное — чтобы стилистика была выдержана от начала и до конца. Не может быть хорошей безыдейной презентации: событие должно быть придумано и организовано так, чтобы всем хотелось о нем рассказать и написать. В соответствии со стилистикой делают приглашение, составляют меню, выбирают музыку, приглашают артистов, продумывают подарки и их упаковку: все это является составными элементами стиля.

Приглашение

Приглашение должно соответствовать стилистике презентации: оно может быть, например, напечатано на дорогой бумаге с золотыми вензелями или же написано на картонке плакатным шрифтом. Но в любом случае лучше, если оно именное и на нем стоит фамилия и подпись от руки руководителя компании. На крайний случай можно использовать факсимиле или в макете приглашения заложить подпись синего цвета, чтобы ее напечатали в типографии вместе с текстом приглашения.

В тексте приглашения также должна быть соблюдена стилистика. В приглашении обязательно указывают день, время и место презентации. Если место необычное, то нужно сделать на самом приглашении или на вкладыше схему проезда. Можно написать программу мероприятия. Также может быть указан Dress Code — желательный вид одежды (обычно это упоминают, если требуется вечерняя одежда). Можно добавить и просьбу подтвердить свое присутствие по такому-то телефону за день-два до презентации. Необходимо также, чтобы в приглашении было четко указано — на одно или на два лица. В СМИ дополнительно направляют факс или письмо по электронной почте на имя главного редактора или редактора отдела, чтобы они знали, какой из их журналистов приглашен на презентацию.