Состав и длительность задач

СОЗДАНИЕ ПРОЕКТА И ЕГО РЕАЛИЗАЦИЯ В СРЕДЕ MICROSOFT PROJECT

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО МОРСКОГО И РЕЧНОГО ТРАНСПОРТА

ФЕДЕРАЛЬНОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

ВОДНЫХ КОММУНИКАЦИЙ

Е.К. Алексеева

СОЗДАНИЕ ПРОЕКТА И ЕГО РЕАЛИЗАЦИЯ В СРЕДЕ MICROSOFT PROJECT

Учебно-методическое пособие по выполнению курсовой работы

Санкт-Петербург

УДК 65.01

ББК 65.9(2)315

Е.К.Алексеева. Создание проекта и его реализация в среде Microsoft Project: учебно-методическое пособие по выполнению курсовой работы. – СПб, СПГУВК, 2012. – … с.

Учебно-методическое пособие содержит: варианты исходных данных, методику расчета, а также порядок работы с программой Microsoft Project.

Учебно-методическое пособие предназначено для студентов всех форм обучения по направлению подготовки бакалавров 080200.62 и 080500.62 «Менеджмент» при изучении дисциплины «Управление проектами».

УДК 65.01

ББК 65.9(2)315

© Е.К.Алексеева

© Санкт-Петербургский государственный

университет водных коммуникаций,2012

Оглавление

Введение………………………………………..………………………………..4

1. Рекомендации по выполнению курсовой работы………………………..…5

2. Требования к оформлению………………………….………………………6

3. Типовые этапы разработки проекта…………………… ..…………………..9

4. Пример выполнения курсовой работы…….………………………….…….13

5. Индивидуальные варианты ..…………………………….…………………..29

Литература …………………………………………………………….35

Введение

Методические указания предназначены для студентов VI курса факультета «Экономики и финансов» и составлены в соответствии с программой по дисциплине «Управление проектами». Курсовая работа предназначена для практической апробации теоретических знаний, полученных в процессе изложения лекционного курса.

В курсовой работе решаемая задача должна состоять из двух частей, а именно: Часть 1: «Составление плана проекта» и Часть 2: «Отслеживание хода выполнения инновационного плана проекта». В ходе выполнения курсовой работы студенты освоят особенности составления плана проекта с использованием программы MS Project 2007, решат задачи, связанные с оптимизацией плана проекта с помощью метода PERT (Program Evaluation and Review Technique).

В качестве программного обеспечения используется персональная учебная версия “MS Project 2007”.

1. Рекомендации по выполнению контрольной работы

Целью курсовой работы является закрепление у студентов основных теоретических знаний по дисциплине «Управление проектами», а также продемонстрировать понимание процессов, происходящих при cоздании проекта пользователем на персональном компьютере.

В ходе выполнения курсовой работы студент должен ознакомиться по материалам лекций и литературным источникам с теоретическими основами информационных технологий.

Темы курсовой работы приведены в п.5. Выбор номера темы определяется порядковым номером студента в списке группы (по согласованию с преподавателем может назначаться свободная тема в соответствии с местом работы студента).

Выполненная работа в установленные графиком сроки сдается на рецензию преподавателю, ведущему данную дисциплину. Преподаватель оценивает ее содержание, степень самостоятельности. Если работа признана неудовлетворительной, то студент обязан выполнить новую работу с учетом сделанных замечаний.

При выполнении курсовой работы рекомендуется следующая структура:

- титульный лист

- часть первая - составление плана проекта

- часть вторая – отслеживание хода выполнения инновационного плана проекта

- список использованной литературы.

В первой части курсовой работы осуществляется задание сведений по проекту, настройка базового и создание новых календарей, ввод работ и их продолжительности, создание графика работ, создание базы данных по ресурсам.Вовторой части осуществляется применение методики Pert для анализа проекта, а также отслеживание и контроль выполнения задач проекта по срокам, ресурсам, затратам и трудозатратам.

Практика показывает, что почти всегда требуется корректировка проекта из-за изменения обстоятельств, поступивших предложений по его улучшению, устранения замеченных проектных ошибок и т.д. При управлении проектами с помощью MS Projectруководителю проекта предоставляется возможность проанализировать каждую задачу и затем выбрать (или переопределить) ее тип, изменить ранее предназначенные ресурсы. В любом случае MS Projectбудет пересчитывать объем работ, их длительность, а также требуемы ресурсы по мере их увеличения или сокращения. Пересчитываться также будет продолжительность всех выполняемых работ.

После изложения второй части курсовой работы студент приводит список литературы, использованной им при написании работы. В список включаются только те источники, которые использовались при подготовке и на которые имеются ссылки в работе.

2. Требования к оформлению курсовой работы

При оформлении курсовой работы необходимо руководствоваться следующим:

- курсовая работа оформляется на ПК с использованием текстового редактора Ms Word(шрифт Times New Roman) размер шрифта 14 пунктов, междустрочный интервал – полуторный) на листах формата А4;

- при форматировании текста следует установить выравнивание по ширине (по левому и правому полям); отступ первой строки абзаца – 1 см);

- страницы должны быть пронумерованы и иметь поля для брошюрования работы и замечаний рецензента (слева и справа не менее 25 мм);

- для формирования оглавления курсовой работы следует воспользоваться встроенными в Microsoft Word форматами стилей заголовков;

- приводимые в работе иллюстрации (схемы, рисунки), должны быть выполнены четко и аккуратно; иметь подрисуночную подпись.

Титульный лист является первой страницей курсовой работы, он не нумеруется. Образец оформления титульного листа приведен в приложении 1.

Изложение материала темы должно соответствовать приведенному плану, выполняться студентом после проработки им лекционного материала, литературных источников и отражать специфику задач, решаемых им в процессе своей трудовой деятельности.

При описании литературного источника необходимо указать фамилии и инициалы авторов, название книги, статьи, место издания, издательство, год издания, объем (количество страниц).

Для материалов из Интернета указывают фамилии и инициалы авторов, полное название материала, интернет-адрес, дату просмотра материала в Интернете.

3. Типовые этапы разработки проекта

Часть 1: «Составление плана проекта»

Этап 1. Задание сведений по проекту.

MS Project позволяет создавать проект с начальной или конечной даты. В первом случае задается дата начала проекта и рассчитывается наиболее раннее его окончание. Во втором случае задается дата окончания проекта и рассчитывается наиболее поздняя дата его начала. По умолчанию все даты в окне «Сведения о проекте» — это даты первого запуска программы.

Этап 2. Настройка базового и создание новых календарей.

Календарь - это именованная временная ось, на которой имеются разрешенные дни работы (рабочие дни или часы) и запрещенные -праздники, выходные и часы отдыха в течение суток. Календари нужны для организации планирования работ во времени. Допустим, трудоемкость работы — 50 часов. При пятидневной рабочей неделе и 8-часовом рабочем дне эта работа занимает почти 9 календарных дней (два выходных), при 16-часовой работе — неполных четыре дня и т.п. Задание праздничных дней производится следующим образом. Календарь «Стандартный» — это пятидневная рабочая неделя при 8-часовой рабочем дне, выходные дни — суббота и воскресенье. Календарь «Стандартный» является базовым и назначается по умолчанию при создании списка работ. По умолчанию в нем отсутствуют праздники. (Отметим, что праздничные дни отсутствуют и в календарях «Ночная смена» и «24».) Праздничные, сокращенные предпраздничные дни задаются, как правило, в календаре «Стандартный», с которого копируются во все остальные вновь создаваемые.

Этап 3. Ввод работ и их продолжительности.

Первой в списке стоит фиктивная работа с нулевой дли­тельностью «Начало проекта». Это момент старта проекта, которому может соответствовать приказ по предприятию или факт за­ключения договора. Последней в списке стоит работа «Завершение проекта». Моменту завершения проекта может соответствовать факт подписания акта приемки-сдачи работ или приказ о завершении проектных работ.

Этап 4. Создание графика работ.

Следующий этап подготовки проекта после ввода названий работ — создание графика работ. Пока все виды работ начинаются с даты начала проекта — 3 января 2007 г. В любом проекте все виды работ взаимосвязаны и должны выполняться в определенной последовательности.

Этап 5. Создание базы данных по ресурсам.

Любой проект для своей реализации требует ресурсов. MS Project позволяет:

- отслеживать трудозатраты людей и оборудования в ходе выполнения задач или объем использованных при этом материалов;

- обеспечить полный учет и «прозрачность» проекта;

- отслеживать ресурсы, которых слишком мало или слишком много для выполнения работы;

- вести учет времени использования ресурсов и затрат на ресурсы.

При вводе ресурса необходимо указать тип ресурса: трудовой ресурс или материальный. Но прежде чем назначить ресурсы для выполнения отдельных видов работ, следует создать таблицу ресурсов (базу данных), в которой будет содержаться вся необходимая информация об их количестве, стоимости и других атрибутах. Для удобства исходные данные по ресурсам в нашем примере сведены в таблицу. Информация по ресурсам вводится в так называемый лист ресурсов. При вводе материального ресурса в листе ресурсов необходимо указать, что это именно материальный ресурс.

Часть 2: «Отслеживание хода выполнения плана проекта»

Этап 6. Применение методики PERT для анализа проекта

Практически любой подготовленный план проекта можно улучшить. Как правило, улучшают или оптимизируют план проекта по разным параметрам, в первую очередь, по длительности и стоимости. Для уменьшения длительности плана можно увеличить количество ресурсов, включить сверхурочное время работы, распараллелить выполнение некоторых задач. Чтобы оптимизировать план проекта по стоимости можно, например, заменить дорогой ресурс на более дешевый, а также уменьшить сверхурочное время работы. Современные математические методы оптимизации проектов позволяют автоматически выбрать оптимальный набор ресурсов для каждой задачи, точно учесть возможность временной неработоспособности ресурса, например, в случае болезни.

При создании плана проекта длительность задач обычно устанавливается примерно, оценочно, с возможными отклонениями от реальной продолжительности. Программа MS Project поддерживает метод анализа проекта PERT, который позволяет оценить длительности работы с помощью оптимистической, пессимистической и ожидаемой длительности задачи.

Оптимистической называется длительность работы при наиболее благоприятной ситуации. Ожидаемой называют длительности работы при наиболее вероятной ситуации. Пессимистической называется длительность работы при наихудших обстоятельствах.

Этап 7. Отслеживание и контроль выполнения задач проекта по срокам, ресурсам, затратам и трудозатратам.

Создание проекта закончено, и он сохранен вместе с базовым планом. Как только начнется выполнение проекта, необходимо целенаправленно управлять им, отслеживая фактические даты начала и окончания отдельных видов работ, их длительность, процент выполнения, объемы и затраты, и сравнивать их с плановыми показателями, сохраненными в базовом плане. Это поможет определить, как фактические изменения плана повлияют на другие виды работ и на дату окончания проекта и какие изменения необходимо сделать в графике работ для окончания проекта в срок и в пределах установленного бюджета. Полученная информация позволит также более эффективно планировать будущие проекты. Возможны следующие способы отслеживания хода реализации проекта:

1.Фиксация фактического начала работ по проекту и отдельным работам.

2.Корректировка ограничений на задачу при помощи формы

«Сведения о задаче».

3. Изменение местоположения задачи на графике в пределах допустимых сроков.

4. Задание процентного выполнения работы при помощи формы «Обновление задач».

5. Задание разрыва в работе (технологический перерыв, болезнь и т.п.).

6. Задание фактической длительности работ.

7.Задание фактических затрат и трудозатрат.

8.Задание других календарей работам и трудовым ресурсам.

9.Состояние проекта на заданную дату и пр.

4. Пример выполнения курсовой работы

Исходные данные для проектирования определяются из табл.3. согласно назначенному варианту.

№ варианта и наименование	Задания
Фазы	Трудовые ресурсы	Отчеты
21.Проведение социального опроса	а) подготовка к опросу б) проведение соцопроса в) подведение итогов соцопроса	Руководители Заказчики Корреспонденты Аналитики	1. Список дел 2. Движение денежных средств

Создание инновационного проекта «Проведение социального опроса» в среде MS Project

Постановка задачи:

ЗАО «Социум» решило провести социологический опрос населения. Для этого было решено:

1. Провести подготовку к опросу

2. Провести соцопрос

3. Подвести итоги соцопроса

Датой начала проекта является 1 сентября 2008 года. Состав и длительность задач (работ) представлены в таблице 1. В таблице 2 указан список ресурсов, назначения и необходимое количество для выполнения той или иной задачи. В терминологии MS Project работа называется задачей.

Необходимо составить план работ, оценить их общий объем и представить полученный результат с помощью MS Project. Кроме того, требуется предоставить статистические данные на дату 13 октября 2008 года и сводку по проекту.

Таблица 1

Состав и длительность задач

№ задачи	Название задачи	Длительность (дней)	Номер предыдущей задачи (работы)
	Подготовка к опросу
	Определение проблемы опроса
	Постановка цели опроса
	Определение сроков и средств
	Составлении программы и плана
	Закупка оборудования
	Завершение подготовки к опросу
	Проведение соцопроса
	Запись исследователей
	Выписки из документов
	Проведение социологического опроса
	Завершение проведения соцопроса
	Подведение итогов соцопроса
	Выбор способа анализа
	Анализ результатов соцопроса
	Подготовка отчета по итогам исследования
	Формулирование выводов
	Выработка рекомендаций и предложений для заказчика
	Завершение подведения итогов соцопроса

Таблица 2