Создание модифицирующего запроса на добавление данных в таблицу.

В конце года или квартала в архив добавляются данные о выполненных заказах. Для этого необходимо создать запрос на добавление.

2.1. Создайте новый запрос аналогично предыдущему, используя те же таблицы и те же поля, которые есть в таблице «Архив».

2.2. Задайте критерий отбора записей: срок исполнения должен быть равен первому кварталу года (например: Between #01.01.2009# And #31.03.2009#).

2.3. Не выполняя, просмотрите результат выполнения запроса в Режиме таблицы. В результате должна получиться таблица, в которой отображаются все заказы, выполненные в первом квартале года. Вернитесь в Конструктор.

2.4. На втором этапе необходимо преобразовать запрос. Для этого на вкладке Конструктор в разделе Тип запроса выберите Тип запроса: Добавление. В появившемся диалоговом окне в поле «имя таблицы» введите Архив. Установите переключатель в Текущей базе данных. Нажмите ОК. Закройте запрос и сохраните его под именем «Добавление в архив»;

Внимание! В окне базы данных пиктограмма запроса содержит плюс и восклицательный знак, что указывает на модифицирующий запрос на добавление.

2.5. Выполните запрос. В результате в таблицу «Архив» будут добавлены данные о выполненных заказах.

Внимание! Если запрос на добавление выполнить несколько раз, то в таблице «Архив» данные будут повторяться. Чтобы этого не происходило в таблице «Архив» нужно задать ключевое поле. Ключевым полем можно выбрать поле «КодЗаказа».

Самостоятельная работа.

3.1. Запрос на удаление служит для удаления группы записей базы данных, удовлетворяющих определённым условиям. Используя модифицирующий запрос на удаление, удалите из таблицы «Товары» все товары, поставки которых прекращены.

Внимание! Перед созданием запроса на удаление сделайте копию таблицы «Товары», чтобы не потерять данные в случае ошибки.

3.2. С помощью запроса на обновление можно добавлять, изменять или удалять данные в одной или нескольких записях. Запросы на обновление можно рассматривать как разновидность диалогового окна Поиск и замена с более широкими возможностями. Следует ввести условие отбора (приблизительный аналог образца поиска) и условие обновления (приблизительный аналог образца замены). В отличие от диалогового окна Поиск и замена запрос на обновление может принимать несколько условий и позволяет обновить большое число записей за один раз, а также изменить записи сразу в нескольких таблицах.

Используя модифицирующий запрос на обновление, обновите в таблице «Товары» данные, заменив название поставщика. Например, «ОАО Боровский» на «Боровский».

Лабораторная работа №10

Создание и применение сводных таблиц

Цели работы:

Ознакомиться с приёмами анализа данных с помощью сводных таблиц.

Задачи работы:

Научиться проектировать и создавать сводные таблицы.

Общие сведения.

Сводная таблица — это еще одно удобное средство для анализа данных. Она позволяет превратить обычную таблицу или результирующее множество запроса, содержащее большое число записей и непригодное для анализа, в компактную таблицу, включающую только итоговые данные. Причем, в отличие от перекрестных запросов, структура сводной таблицы легко трансформируется, позволяя просматривать данные в различных разрезах и с различной степенью детализации, что и требуется для анализа.

Кроме того, данные, представленные в табличной форме, могут быть легко преобразованы в графическую форму с помощью сводных диаграмм, что делает их еще более наглядными.

Внимание!Режим Сводная таблица может быть применен и к таблице, и к запросу, и к форме. Но наиболее применим именно к запросу, который обычно объединяет данные из нескольких таблиц и эти данные нужно иметь возможность представить в удобном для анализа виде.

Создание сводной таблицы.

1.1Создайте запроспо таблицам «Заказы», «Заказано», «Товары», «Клиенты», «Доставка».Из таблицы «Заказы» вставьте поле «Клиент», из таблицы «Клиенты» поля «Адрес», «Город», «ОбращатьсяК».

1.2. В верхнюю ячейку следующего (пустого) поля, используя Построитель выражений, вставьте выражение [Имя] & " " & [Фамилия] (из таблицы «Сотрудники»), нажав Shift+F2, в Области ввода вместо Выражение 1: введите Продавец:

Внимание!Если в выражении используются поля из какой-либо таблицы, то эта таблица обязательно должна присутствовать в бланке запроса.

1.3. Из таблицы «Заказы» добавьте поля «КодЗаказа», «ДатаНазначения», «ДатаИсполнения». Из таблицы «Доставка» - «Название». Из таблицы «Товары» поля «Марка» и «Цена». Из таблицы «Заказано» поля «Количество», «Скидка».

1.4. В следующее (пустое) поле введите выражение, вычисляющее Отпускную цену: CCur([Заказано]![Количество]*[Товары]![Цена]*(1-[Заказано]!
[Скидка])/100)*100. Нажав клавиши Shift+F2 в окне Область ввода вместо Выражение 1: введите ОтпускнаяЦена.

1.5. Из таблицы «Заказы» добавьте поле «Стоимость доставки».

1.6. Запустите запрос и сохраните его под именем «Счета». Если в Режиме таблицы в запросе появляются «лишние» поля, то в режиме Конструктора в Свойствах поля (правой кнопкой мыши по пустому полю) в строке «Вывод всех полей»нужновыбрать Нет.

1.7. Создание сводной таблицы.Откройте запрос «Счета» в Режиме таблицы. Щелкнув правой кнопкой по заголовку запроса, выберите из списка элемент Сводная таблица. На экране появится макет будущей таблицы, который состоит из четырех областей. Каждая область имеет надпись, показывающая, какие данные должны в ней помещаться. Если Список полейне виден на экране, нажмите кнопку Список полейна вкладке Конструктор в разделе Показать или скрыть (рис. 18).

Рис.18. Макет Сводной таблицы и список полей.

· Найдите в списке поле «Город» и переместите его в верхнюю область таблицы, которая называется областью фильтра. После этого вы сможете фильтровать данные в таблице по городам клиентов. В сводной таблице появляется еще одно измерение — глубина — благодаря которому, можно просматривать и анализировать данные по городам. Каждый срез таблицы будет отображать данные по выбранному городу. Добавьте в эту же область поля «Продавец», «КодЗаказа», «Скидки», «Дата исполнения по месяцам»;

· Выделите в списке полей поле "Марка" и перетащите его в крайнюю левую область. Эта область называется областью строк и будет содержать список всех товаров, на которые были выписаны счета.

· Чтобы определить столбцы таблицы, переместите поле «Дата назначения по месяцам» в область столбцов, которая имеет надпись «Перетащите сюда поля столбцов». В таблице появятся три столбца, которые будут содержать данные по годам — это самый верхний уровень группировки, — и один итоговой столбец «Общие итоги».

· Для того, чтобы определить, что будет отображаться в самой таблице, переместите в самую большую область таблицы — поле «Отпускная цена». Таблица приобретет вид, представленный на рисунке (рис. 19). По умолчанию в ней отображаются все данные по всем товарам и городам.