Ситуационно-ролевая игра «Переговоры»
Цель занятия.Отработка навыков делового общения в переговорах; урегулирование конфликта; достижение соглашения.
Роли для участия в игре:
1. Специалисты, ведущие переговоры, не менее трех человек. Обычно это лица, облеченные властью, полномочиями и доверием той стороны, которую они представляют. Кроме того, они должны быть людьми, принимающими решения, в том числе и в изменившихся обстоятельствах.
2. Группа экспертов, их задача – дать оценочную экспозицию конфликта. Экспертные решения и оценки должны носить предметный характер. Оценивая решения, принятые в процессе переговоров, эксперты должны подсчитать конкретные убытки и потери и выявить ошибки и их негативные последствия, предложить варианты действий. (Не менее трех человек.)
3. Группа аналитиков, их задача – осуществить прогнозирование на перспективу, проанализировать предлагаемые экспертами и переговорщиками решения с точки зрения их эффективности, появления потенциальных проблем. (Не менее трех человек.)
I этап. Подготовка
• Создание игровых команд: специалисты по переговорам – по три человека от каждой из сторон; эксперты, аналитики.
• Описание сложившейся ситуации, конфликта между сторонами. Примечание. Ситуацию можно предложить из реальной практики или дать слушателям возможность придумать ее самим.
• Создать документ – ПАКЕТ ПРЕДЛОЖЕНИЙ. В него входит несколько статей. Одна из них – описание конфликта в терминах, принятых обеими сторонами. Это уже первый шаг к будущей договоренности. Далее описываются взаимные претензии. Список претензий должен быть достаточным для выражения собственной позиции, аргументированным и не чрезмерным. Пакет предложений включает в себя:
1. Преамбула – в ней оговариваются цели, интерес и отношение к спорному положению.
2. Детализация преамбулы в формулировке собственной позиции по всем аспектам спорного положения.
3. Претензии к партнерам. Необходимо выделить принципиальные претензии и второстепенные. Первые описываются в категорических выражениях, а вторые по типу: «к тому же…», «следует добавить, что…» и т. п.
4. Экспертные оценки, характеризующие те или иные положения.
Группы экспертов и аналитиков готовят встречные предложения, описывая их значимость, эффективность и прогнозируя возможные последствия.
Примечание. Группе экспертов можно предложить вместо разработки новых предложений выработать систему оценки результатов деятельности специалистов по переговорам и аналитиков, принимаемых решений, выбираемых стратегии и тактики.
II этап. Регламент
Регламент должен определять: место, время, характер и упорядоченность переговоров. Регламент состоит из следующих частей.
1. Преамбула регламента – констатация общей цели переговоров, их характера, содержания и оснований. Цели переговоров должны определяться взаимным соглашением.
2. Формулирование характера переговоров связано с ориентацией на взаимосогласование, рассмотрение претензий, разбор конфликта, двусторонние или многосторонние переговоры, обращение к третьим лицам, предварительные раунды консультаций и т. п.
3. Соглашение относительно участников переговорного процесса, их полномочий, представительности.
4. Формулирование санкций, которые определяются как меры наказания, следующие за нарушение регламента.
5. Диспозиция – согласование места и времени проведения самих переговоров, консультаций, встреч посредников и пр.
Примечание. Выработка той или иной формулы регламента проводится на закрытых совещаниях каждой команды. Эксперты и аналитики могут вносить свои предложения каждой из сторон. Кроме того, проводятся предварительные раунды консультаций команд.
По итогам II этапа принимается согласованный регламент.
III этап. Решения
Началом данного этапа служит принятие взаимосогласованного пакета предложений. Реализация данного этапа будет продуктивной, если предыдущие этапы дали соответственно конструктивные результаты. Решение выражается в намерении обеих сторон действовать в направлении формулирования общих соглашений.
IV этап. Соглашения
Это последний этап переговоров. Он предполагает, что участники игры совершают несколько последовательных шагов:
1. Формулирование достигнутых договоренностей в виде соглашений.
2. Формулирование заключительного протокола.
Выработка СОГЛАШЕНИЯ и ПРОТОКОЛА тоже предполагает свою тактику, маневры, уступки и твердость позиции.
Заключительные документы переговоров оформляются в виде соответствующих соглашений:
ДОГОВОР – правовой акт, который устанавливает права и обязанности договаривающихся сторон. Договор формулируется (в зависимости от содержания переговорного процесса) как экономический, дипломатический, коммерческий, военный и т. п.
Это может быть договор о гарантиях, договор о дружбе и сотрудничестве, договор о взаимной помощи, о нейтралитете, о разделении сфер влияния.
ПАКТ – договор, имеющий в своем названии указание на содержание договора.
КОНВЕНЦИЯ – договор по отдельному вопросу.
СОГЛАШЕНИЕ – договор по вопросу сравнительно небольшого значения или временного характера, заключаемый на непродолжительный срок.
ПРОТОКОЛ – фиксация в кратко изложенном соглашении договоренности по определенному вопросу. Протокол может также служить пояснением к той или иной статье основного договора.
ПРОТОКОЛ О НАМЕРЕНИЯХ – соглашение сторон, не носящее юридического характера. Его статус – лишь прояснить и в определенной степени согласовать намерения сторон на основе установления в процессе переговоров общих интересов.
ДЕКЛАРАЦИЯ И МЕМОРАНДУМ – торжественные заявления сторон о том, что они будут придерживаться одинаковой линии поведения по спорному вопросу.
ДЖЕНТЛЬМЕНСКОЕ СОГЛАШЕНИЕ – договор, заключаемый в устной форме между договаривающимися сторонами.
Примечание. Участники переговоров принимают тот вид соглашения, который адекватен обсуждаемой ситуации. По итогам игры проводится оценка принятых соглашений со стороны экспертов, а затем в коллективной дискуссии анализируются сами переговоры, достижения и потери участников, просчеты и ошибки, которые допущены из-за неэффективной подготовки к переговорам. Организатор игры подводит итоги, резюмируя все позитивное и конструктивное.
Примерный текст договора между организацией (фирма-поставщик, банк и др.) и клиентом
ДОГОВОР №
на осуществление расчетно-кассового обслуживания
(на поставку_________ и т. п.)
Заказчик________ Исполнитель________
Место заключения договора_________ Дата_________
Полное и точное наименование сторон______________
Структурные компоненты договора:
1. Предмет договора.
Клиент хранит свои денежные средства на счете, открытом для него Банком.
Банк обязуется осуществлять расчетно-кассовое обслуживание Клиента.
2. Условия договора.
3. Обязанности сторон:
Банк обязуется_________ Клиент обязуется_________
4. Срок действия договора, порядок его изменения и расторжения:
4.1. Настоящий договор вступает в силу с момента его подписания. Срок действия – 5 лет (3 года; не ограничивается).
4.2. Изменения и дополнения производятся по соглашению сторон.
4.3. Каждая из сторон вправе расторгнуть договор, предупредив об этом другую сторону за один месяц.
5. Другие условия (о почтово-телеграфных расходах, о комиссионных расходах, как и где решаются споры и возникшие разногласия________ и т. д.).
6. Особые условия.
7. Юридические адреса сторон:
Клиент_________ Банк__________
8. Подписи сторон.
Тренировочные задания
1.К. Боулдинг определяет конфликт как конкурентную ситуацию, в которой стороны сознают несовместимость своих позиций и каждая сторона стремится занять позицию, несовместимую с желанием другой стороны. Всегда ли понятия «конкуренция» и «конфликт» относятся к понятиям одного смыслового ряда?
2.Проанализируйте сюжет известной шекспировской трагедии «Гамлет» и определите стадии конфликта между Гамлетом и его дядей - королем.
3.В известной притче о царе Соломоне легендарному царю удалось разрешить конфликт между двумя женщинами, которые претендовали быть матерью одного и того же ребенка. Каким образом можно было бы предупредить этот конфликт?
4.На переговорах Ваши партнеры решили вывести Вас из себя. С этой целью они используют различные приемы, в том числе намекают на некоторые известные им подробности Вашей личной жизни. Каковы ваши действия?
5.Что означает непосредственный повод конфликта и какие Вам известны из истории необычные, весьма случайные события, ставшие собственно началом конфликта?
6.Цели сторон в конфликте нужно рассматривать с точки зрения возможностей их достижения. В связи с этим предстоит оценить собственные ресурсы (силы), ресурсы (силы) противника и его возможные реакции.
Выведите зависимость между следующими элементами:
а) между величиной разности уровня притязаний и уровня собственных возможностей и
б) возможностью достижения поставленной цели.
7.Во время переговоров при проявлении бурных эмоций со стороны Вашего партнера у Вас есть соблазн начать защищать себя, проявляя при этом еще более бурные эмоции. Как Вы должны поступить, чтобы добиться благоприятного результата переговоров для обеих сторон?
8.Руководитель рекламного отдела крупной торговой фирмы г-н Н. любит свою работу и свой просторный кабинет. В нем он часто принимает посетителей. Общаясь с ними, г-н Н. предпочитает оставаться за рабочим столом и предлагает гостю расположиться в мягком кресле напротив окна. Исключение делается только для начальства. Какие выводыможно сделать относительно г-на Н.
9.Начальник отдела покритиковал своего сослуживца по чисто производственным вопросам. После работы, как обычно, они возвращались вместе домой, т.к. жили по соседству. Начальник заметил, что служебные замечания сослуживец принял как личную обиду и желание то ли подсидеть, то ли дискредитировать его...
1. В чем состоит причина данного межличностного конфликта?
2. Как можно преодолеть сложившуюся конфликтную ситуацию?
3. Как надо было критиковать сослуживца, не вызывая у него негативной реакции?
10. Инженера-программиста вызвал к себе начальник отдела и сказал, что предстоит сложная работа - придется поработать сверхурочно. Инженер согласился. Работу принес старший технолог. В конце рабочего дня инженер-программист достал чертеж, чтобы приступить к работе. В это время к нему подошел непосредственный начальник и поинтересовался, что за работа. Услышав объяснение, он официально заявил: «Категорически запрещаю) выполнять эту работу... Задание самого начальника? Пусть дает его через меня». Через некоторое время старший технолог поинтересовался, как идут дела. Узнав, что ничего не сделано, он резко заявил инженеру-программисту: «Для тебя распоряжение начальника отдела ничего не значит? Все отложи, будешь считать в рабочее время!»
1. Задание какого характера поступило программисту? Почему задание было отменено непосредственным начальником? Как должен был поступить инженер-программист?
2. В чем заключается причина конфликта?
3. Как выйти из данного положения?
11.Существуют следующие конкретные позитивные приемы разрешения конфликтных ситуаций:
1) выиграть/выиграть,
2) творческий подход,
3) эмпатия,
4) оптимальное самоутверждение,
5) совместная власть,
6) управление эмоциями,
7) готовность к разрешению конфликта,
8) картография конфликта,
9) выработка альтернатив,
10) переговоры,
11) посредничество,
12) расширение кругозора.
При использовании какого из приемов Вы задаете себе преимущественно следующие вопросы:
— Как бы я чувствовал себя на их месте?
— Что они пытаются сказать?
— Выслушал ли я их как следует?
— Знают ли они, что я слышу их?
— Не злоупотребляю ли я своей властью?
— Не делают ли этого они?
— Вместо противостояния не можем ли мы сотрудничать?
12.Конфликты часто порождаются скрытыми нуждами и желаниями, которые не удовлетворяются. При поверхностном рассмотрении может показаться, что конфликтная ситуация не связана с этими нуждами и желаниями.
Пример: Двое молодых людей, занимающих равное положение служащих, хотят получить более высокую должность в компании. Это может привести к взрыву враждебности, которая ухудшит производительность труда.
Как эффективнее предотвратить надвигающийся конфликт: примиряя интересы или примиряя позиции конфликтующих?
13.Известно, что приблизительно 55% информации мы получаем при неречевом общении (мимика, жесты), приблизительно 38% информации дают нам голос, высота тона, тембр, и только 7% — содержание сказанного.
Какие выводы Вы сделаете о человеке, если ощутите следующие различия между сказанными им словами и характером его неречевого общения:
а) обвинительные слова в Ваш адрес, сопровождающиеся прерывистым характером изложения, дрожащими руками;
б) дружелюбная улыбка, но враждебные голосовые интонации, стиснутые руки или движение в направлении от Вас.
14.У административного помощника одной крупной компании господина Иванова создалось впечатление, что он не нравится одному из коллег, т.к. однажды в кафетерии компании он ощутил пренебрежение с его стороны. Несколькими неделями позже, когда начальник вызвал Иванова «на ковер» за телефонные звонки по личным вопросам и за использование ксерокса в личных целях, он предположил, что это дело рук его коллеги. В свою очередь он решил усложнить жизнь коллеге, прибегнув к мелкому саботажу. Одни
сообщения он ему не передавал, а другие — передавал неточно. Естественно, коллега начал испытывать к Иванову неприязнь, сталкиваясь постоянно из-за него с затруднениями в работе. Между двумя этими людьми создалось напряжение. Такая ситуация продолжалась до тех пор, пока их общий друг не предложил им обсудить случившееся. Выяснилось, что коллега не мог донести начальству про Иванова, т.к. просто не был свидетелем
ни личных телефонных переговоров, ни использования ксерокса в неслужебных целях. Причиной вызова Иванова к начальству было решение компании ужесточить контроль за использованием оборудования фирмы. Что явилось причиной данного конфликта? Как следовало поступить господину Иванову, чтобы избежать такой ситуации?
15.Отсутствие ясности в общении представляет опасность.
В качестве примера можно привести начальника, который требует что-то у своего подчиненного, но дает ему неясные инструкции (или инструкции, которые подчиненный не понимает до конца). Начальник не требует подтверждения того, что инструкции поняты правильно. Подчиненный не говорит о том, что ему не все ясно, т.к. боится критики со стороны начальства. В результате работа будет сделана неправильно, что приведет к скандалу, потере работы или даже судебному процессу.
В чем причина данного конфликта?
Как должны были вести себя начальник и подчиненный, чтобы избежать конфликта?
16.С целью избежания конфликта, но возможности выражения своих чувств и интересов, можно использовать подход так называемых «Я — утверждений». Вы отстаиваете свои интересы, сообщаете о своих нуждах, чувствах или оценках без оскорбления другого человека. Соответственно у оппонента не возникает нужды защищаться или обострять конфликт.
«Я – утверждения» просто начинаются с местоимения «Я» и выражают собственное чувство или реакцию. Напротив, «Вы – утверждения» могут раздувать конфликты, т.к. для другого человека представляются осудительными, наступательными.
Превратите примеры «Вы — утверждений» в более мягкие и эффективные «Я– утверждения»:
1. Почему Вы всегда меня перебиваете?
2. Вы не уважаете меня. Вы никогда не вспоминаете о моем дне рождения.
3. Вы никогда не делаете того, что хочу я; Вы всегда принимаете решения самостоятельно.
4. Что Вы на меня орете?
17.Конфликтолог Роберт М. Бремсон различает около дюжины разных типов трудных людей, с которыми ему приходилось сталкиваться за 30 лет работы в частных фирмах:
— агрессивистов, которые задираются с другими и раздражаются, если их не слушают;
— жалобщиков, у которых всегда найдется на что посетовать;
— молчунов, которые немногословны и Вы не знаете, о чем в действительности
они думают;
— сверхпокладистых, которые скажут Вам «да», но тем не менее слова у них расходятся с делом;
— вечных пессимистов, которые во всем предвидят неудачи;
— всезнаек, которые считают себя выше других;
— нерешительных, которые не принимают то или иное решение, т.к. боятся ошибиться;
— максималистов, которые хотят что-то прямо сейчас, даже если в этом нет необходимости;
—скрытных, которые держат все в себе, а потом внезапно набрасываются на Вас;
— невинных лгунов, которые заметают следы серией обманов;
— ложных альтруистов, которые, якобы, делают Вам добро, но в глубине души
сожалеют об этом;
— игроков различных типов, к которым можно попасть в ловушку. Какие из названных стилей Вы чаще используете, сталкиваясь с трудным человеком:
1) соперничество;
2) приспособление;
3) компромисс;
4) сотрудничество;
5) уклонение.
18. Если Вы не хотите потерять общение с трудными людьми, какие из названных подходов Вы считаете возможным использовать:
1) понять, что человек труден в общении, и определить, к какому типу людей он относится;
2) не попадать под влияние этого человека; сохранять спокойствие и нейтралитет;
3) поговорить с ним и выяснить причины его «трудности»;
4) найти способ удовлетворения его скрытых интересов и нужд;
5) использовать совместный подход к разрешению конфликта после его нейтрализации или взятия под контроль.
19.Какие подходы следует использовать при столкновении с отрицательными людьми, которые не изменяются:
1) избегать отрицательных людей, которые осуждают Вас;
2) вникнуть в их проблемы;
3) пытаться оказать им поддержку;
4) помочь им переосмыслить по-новому старые идеи;
5) не тратить сил на людей, которые не будут Вас слушать;
6) не позволять им возбуждать в Вас чувство вины.
20.Существует 5 основных стилей разрешения конфликта, в основу которых положена система, разработанная Кеннетом У. Томасом и Ральфом X. Килменном в 1972 году.
Определите, насколько комфортно Вы чувствуете себя, применяя предпочитаемый подход, и что Вы можете получить, развивая способность использования других стилей.
С этой целью вспомните конкретные конфликтные ситуации, в которых вы участвовали, и те стили, которые Вы использовали. Был ли эффективен Ваш подход к разрешению конфликта? Достигли ли вы желаемого? Или Вы считаете, что этот подход не оправдал себя? Какой подход, по Вашему мнению, следовало бы использовать?