Виды организационных коммуникаций
Поступай с другими так, как ты хотел бы,
чтобы поступали с тобой.
Между людьми всегда существуют самые разнообразные осязаемые и неосязаемые связи, при этом каждый человек представляет Единого Человека. Легко проанализировать и привести в систему технические виды связей, но несоизмеримо труднее классифицировать чисто человеческие коммуникативные каналы. Именно психологические и социальные коммуникации пронизывают все отношения между людьми, от них зависит развитие человека и создаваемых им систем. Развитие, осознание и контроль коммуникаций в сфере бизнеса, производства, в области управления, образования, культуры приобретают всё большее значение. Многообразие форм и видов внутренних и внешних коммуникаций обеспечивает жизнедеятельность любой организованной системы, где основным объектом, субъектом, звеном, элементом, коммуникантом выступает человек. Качество коммуникативных сетей зависит не только от уровня экономического, научного и технического развития организации и общества, но в первую очередь, – от культурного, интеллектуального и духовного уровня развития людей.
Термин «коммуникация» появился в научной литературе в начале XX в. и сейчас широко используется в различных смыслах. Им обозначают общение людей, обмен информацией в обществе, средства сообщений. Этот термин применяется и к способам распространения и приема информации. Средством коммуникации в первую очередь является сам человек с его психофизиологическими способностями, затем создаваемые им технические средства связи: телефонная сеть, радио и телевизионные системы, Интернет, пресса, почта, кино. В качестве субъектов общения выступают люди, преследующие свои цели. Обмен энергией и информацией между людьми осуществляется с использованием природных коммуникативных способностей, где мозг человека выступает в качестве центральной передающей и принимающей станции, используя при этом сенсорные и субсенсорные каналы. Сенсорная система человека имеет универсальную природу, мозг способен передавать и получать любой вид энергии и информации. В индустриальном обществе человек, помимо природных способов и средств коммуникативных каналов, придумывает многочисленные технические средства связи. Совокупность естественных коммуникации и технических способов связи образует сложную, многоуровневую коммуникативную систему человеческого общества.
Совместная деятельность людей невозможна без создания организаций. Понятие «организация» означает: совокупность людей, объединенная для достижения какой-либо цели, решения какой-либо задачи на основе принципов разделения труда, разделения обязанностей (146). Коммуникации – процесс обмена чувствами, идеями, мнениями, а значит энергией и информацией между двумя или более людьми. Отсюда следует, что организационные коммуникации представляют систему взаимосвязанных действий и процессов по обмену энергией и информацией между людьми, деятельность которых направлена на достижение определенных целей. Любая организация существует благодаря коммуникациям разных видов и характера, которые связывают систему в единое целое. Коммуникации, наделенные силой человеческого сознания, делают организацию живым организмом.
Организационные коммуникации – животворящие каналы, по которым протекает энергия человеческого сознания, творческая сила, направленная на созидание или разрушение. Осознаваемые и неосознаваемые нами коммуникации объединяют человечество, продукты его деятельности и природу в единое целое.
Практическая реализация организационных коммуникативных процессов осуществляется менеджерами в виде личных встреч, циркуляции письменных информационных потоков, документооборота, работы информационных систем и сетей. Руководитель большую часть своего времени тратит на установление взаимодействий между людьми, на эффективное общение. Он является центром, организующим ядром коммуникативных связей в коллективе.
Одной из задач коммуникативного процесса в управлении является обеспечение информационных потребностей сотрудников организации. Для служащих аппарата управления информация необходима, так как без неё невозможно эффективно выполнять возложенные на них функции. Любая организация в процессе реализации своих функций находится в постоянном информационном взаимодействии с внешней средой, что позволяет руководству правильно строить свою стратегию и тактику действий, получать необходимые сведения о состоянии рынка, действиях своих конкурентов, а также различную нормативную и справочную информацию.
Типология всех видов коммуникаций вызывает определенные сложности, так как может осуществляться по разным основаниям и критериям. Попробуем разобраться в наиболее характерных видах коммуникаций.
По количеству людей, вступающих в контакт, выделяют: диадические, межличностные, групповые, коллективные коммуникации.
По характеру видов деятельности коммуникации бывают: деловые, национальные, экономические, политические, научные, религиозные, культурные, спортивные, социальные, межличностные, психологические, физиологические.
Поприродным характеристикам: коммуникации естественного происхождения и искусственные.
По характеру связей: формальные и неформальные; внешние и внутренние; вертикальные и горизонтальные; восходящие и нисходящие; вербальные и невербальные; многосторонние и односторонние; осознаваемые и неосознаваемые; кратковременные и длительные; периодические и эпизодические; открытые и закрытые; в реальном времени (устные связи, телефон, электронные системы) и с разделением времени (письменные).
По источникам регулирования процесса коммуникации могут быть а) формальными, они осуществляются на основе хорошо проработанных и открытых, выраженных в письменной форме, инструкций, руководств, методик; б) неформальными, осуществляемыми на основе устных норм и правил. Неформальные коммуникации реализуются в процессе личного общения людей, при ведении телефонных переговоров, проведении телеконференций, они с разной силой искажают официальную информацию. Это также каналы слухов, которые при умелом использовании можно превратить в дополнительный механизм управления персоналом организации. Такие коммуникации дополняют и обогащают формальные, а в ряде случаев являются даже более эффективными.
В любой организованной системе все виды коммуникаций находятся в сложном переплетении, взаимовлиянии друг на друга. Реальный процесс общения включает в себя одновременно множество видов коммуникаций, при этом выбор средств, каналов, стиля коммуникации зависит от эрудиции и личностных особенностей субъектов коммуникации.
По месту осуществления организационные коммуникации разделяются на внутренние и внешние(126). Внутренние коммуникации составляют основу управления и деятельности любой организации, это когда стороны коммуникации находятся в рамках одной организации, здесь принято выделять коммуникации вертикальные и горизонтальные(рис. 6).
По содержанию они могут быть информационными, административными или техническими (17). В рамках информационного взаимодействия индивиды обмениваются разнообразными сведениями, что помогает ориентироваться в ситуации и принимать правильные решения. Административные коммуникации выстраивают иерархическую структуру управления, управленческие полномочия, ответственность, процесс контроля.
 |
В В – вертикальные коммуникации;
Г – горизонтальные коммуникации;
Внутр енние
Г Г – внутренняя среда и
свя зи внутренние коммуникации
В – внешняя среда и внешние
коммуникации
Рис. 6. Структура внешних и внутренних
организационных коммуникаций
По направлению коммуникативных потоков. Вертикальные нисходящиеинформационныепотокиобеспечивают связи между ступенями управления и используются менеджерами для управляющего воздействия, сообщения текущих и перспективных задач и целей или для информирования сотрудников об изменениях как внутри организации, так и за ее пределами. В направлении сверху вниз идёт информация, включающая в себя планы, задания, приказы, распоряжения, инструкции, советы и т.д. Нисходящий поток постепенно распространяется между членами иерархии, а также по горизонтали к исполнительному персоналу. На своем пути он постепенно распыляется, конкретизируется, детализируется, что в конечном итоге может полностью исказить первоначальный смысл информации. Барьером, искажающим поток информации, служит психика коммуникантов. В обратном направлении идет восходящий поток информации, главная суть которого заключается в том, чтобы донести до вышестоящего руководства фактическое состояние дел в организации и подразделениях. Через восходящие информационные потоки осуществляется обратная связь руководства организации со своим аппаратом. Восходящие информационные потоки отражают результаты реагирования подчиненных на управленческое решение. Такие коммуникации реализуются в виде отчетов, справок, докладных записок, предложений (78).
В настоящее время наблюдается тенденция к уменьшению числа решений, принимаемых в высшем звене. Полномочия передаются низшим уровням, повышается их ответственность в обработке и принятии решений, что позволяет оперативно реагировать на складывающиеся ситуации.
В дополнение к восходящим и нисходящим информационным потокам в любой организации используются также горизонтальные коммуникации. Горизонтальные коммуникации связывают между собой подразделения организации, людей, которые не находятся в отношениях подчинения друг другу. Такие коммуникации существуют между всеми структурными подразделениями организации, что способствует их объединению в единое целое, согласованному функционированию, координации и выполнению задач вышестоящих уровней. Горизонтальные коммуникации приобретают большое значение в тех случаях, когда приходится внедрять новые информационные технологии. В этих коммуникативных каналах может циркулировать самая разнообразная информация, порой далекая от производственных нужд.
Горизонтальные связи могут быть очень простыми, например прямой (физический) контакт между руководителями, занимающимися решением общей проблемы. Во многих организациях практикуется переход работников из одного подразделения в другое, что является частью программы по повышению квалификации кадров. Это способствует увеличению неформальных средств коммуникации по телефону, личных контактов.
Горизонтальные связи имеют следующее назначение:
– соединяют руководителей подразделений при решении общих проблем;
– соединяют подразделения и людей при решении общих производственных вопросов;
– соединяют временные и постоянные целевые группы для решения периодически возникающих проблем.
Целевые группы – это одна из форм горизонтального контакта, они создаются для решения общих проблем подразделений разного профиля. В целевую группу могут входить специалисты разных подразделений.
Внешние коммуникации – когда одна из сторон относится к субъектам внешней среды организации. Внешние коммуникации обеспечивают связь организации со средой. Эти связи так же необходимы и не менее сложны, чем внутренние. Зачастую именно внешние связи определяют цели деятельности организации. Социальные, производственные организации являются открытыми системами, и в свою очередь входят в более крупные системы самых разнообразных профилей. Внешние коммуникации связывают организацию с поставщиками, органами государственной власти и управления, потребителями, конкурентами. Эти связи могут тормозить или ускорять развитие организации.
Успешность работы организации в большей степени определяется скоординированной и взаимосвязанной работой подразделений. Управленческое решение формируется в три этапа: сбор информации и обсуждение, выработка решения и его согласование, принятие решения. Принятое решение необходимо донести до исполнителей, проконтролировать его исполнение и эффективность. Традиционные организации состоят из подразделений и отделов, каждый из которых несет определенную функциональную нагрузку. При этой системе увеличение размера организации и образование новых отделов приводит к снижению управляемости организацией в целом.
Широкое использование средств вычислительной техники и новых информационных технологий значительно расширило возможности коммуникаций. Все большее число организаций создают локальные информационные сети и становятся пользователями различных информационных сетей. Это обеспечивает им возможность осуществлять информационный обмен на любом расстоянии, к услугам пользователей предоставляются различные базы и банки данных, содержащие большие объемы информации. Это создает условия подготовки более качественных управленческих решений. Широкое использование в коммуникациях современных средств связи повышает оперативность реагирования аппарата управления на изменение внешних и внутренних факторов. Наличие на рабочем месте «электронного интеллекта» и свободный доступ пользователей к практически неограниченным информационным ресурсам делают коммуникации основным условием обеспечения эффективного функционирования аппарата управления. Развитие электронных средств коммуникации и соединение их с компьютерными технологиями эффективно вытесняет физический контакт как средство горизонтальной координации, заменяя его управлением электронными потоками. Процесс координации рабочих потоков все более принимает форму электронного обмена, а не физического контакта. Новые средства связи позволяют привлекать экспертов и осуществлять обмен мнениями между людьми, зачастую невозможный вне электронной коммуникации. Компьютерные технологии ведут к расширению горизонтальных связей за счет увеличения числа и разнообразия людей, участвующих в процессе выработки решений в качестве источника информации. Электронные системы коммуникации способствуют широкой осведомленности работников среднего и низшего управленческого звеньев об общем состоянии дел в организации. Это позволяет им более быстро реагировать на происходящие изменения, оперативнее решать тактические вопросы, принимать во внимание общую стратегию организации.
Каждый вид коммуникаций работает с разной степенью эффективности, имеет свои специфические цели, но в целом, как указывает Э.Роджерс, все коммуникации можно свести к четырем целям:
1. Обеспечение эффективного обмена информацией между субъектами и объектами управления.
2. Совершенствование межличностных отношений в процессе обмена информацией.
3. Создание информационных каналов для обмена информацией между отдельными сотрудниками и группами.
4. Регулирование и рационализация информационных потоков.
Высшая цель коммуникаций, по нашему мнению, это утверждение любви и взаимопонимания между людьми, преодоление иллюзии раздельности, эгоистичности человека, установление гармонии между людьми.
Эффективность коммуникативных потоков определяется, во-первых, минимальной потерей и искаженностью информации, во-вторых, временем прохождения до адресата и возвратом, в-третьих, силой воздействия на участников коммуникативного процесса. Организационные коммуникации, в конечном итоге, работают на цели человека и должны максимально сокращать время их достижения. Современное состояние коммуникаций накладывает отпечаток на технологию управленияперсоналом иорганизациями. Происходит процесс децентрализации процессов принятия решений, т.е. задачи, которые раньше решались целым коллективом, сейчас могут быть решены непосредственно на рабочем месте одним сотрудником. Технологии, в широком понимании – это системное описание методов, способов, средств, приемов, при помощи которых происходит манипуляция естественными силами природы, техникой и сознанием людей. Роль организационных коммуникаций особенно значительна в синхронизациидеятельности управляемой системы, расширении узловых контактов во время переговоров, в дискуссиях, в работе с документацией.
Теория и практика показывает, что развитие организационных коммуникаций в совместной деятельности подчинено философии предприятия, ее целям и задачам, которые в свою очередь выражают миссию человека (человечества). Эффективность социальных, организационных, межличностных, экономических, политических, культурных, научно-технических коммуникаций определяется не техническим прогрессом общества, а нравственно-духовным потенциалом каждого отдельно взятого человека и всего общества в целом. Внешние коммуникации будут максимально эффективными, когда они по своему характеру станут сутью внутренних, природных, энергоинформационных коммуникаций. Энергоинформационные коммуникации отражают саму природу человека, совершенный человек может легко вступать в любые взаимоотношения с материальным, социальным и духовным мирами.
Прогрессивные коммуникации объединяют людей в целях сотрудничества и достижения максимальной свободы каждого как внутри группы, организации, так и в отношениях с другими группами, организациями и всем обществом людей в целом. Регрессивные коммуникации объединяют людей для достижения каких-либо корыстных целей, преимуществ одного субъекта над другими субъектами (группами, организациями) в целях их подчинения, порабощения. Они разъединяют единое человечество на группировки, что приводит к противостоянию, конкуренции, вражде, порабощению слабого субъекта более сильным.
Таким образом, эффективность всех организационных коммуникаций можно свести к следующим положениям: первое – чем выше уровень раскрытия сознания человека, тем совершеннее коммуникации; второе – коммуникации технократического общества не должны вступать в противоречие с чисто природными коммуникациями, которые объединяют человечество, природу, космос.