Проектирование производственных систем на основе анализа и проектирования организационных связей.
В данном подходе считается, что объектом и результатом организационной деятельности в производственных системах является обеспечение связей между основными элементами систем.
Основной задачей является установление и обеспечение целесообразных связей в сфере движения и использования средств производства, живого труда и управления. Основными видами связей в различных сферах организационной деятельности производственной системы являются:
а) в сфере организации вещественной части производства, т.е. связи между средствами производства – технологические, кооперационные, обслуживающие, управленческие;
б) в сфере организации труда, т.е. связи людей со средствами производства и между собой в процессе производства – кооперационные (координационные), технологические, обслуживающие, экономические, социальные, управленческие;
в) в сфере организации управления, т.е. связи между управляющей и управляемой системами (между субъектом и объектом управления) – связи управления, экономические, социальные, координационные (кооперационные), технологические, обслуживающие.
Рациональной считается следующая последовательность при проектировании производственной системы: вначале проектируется структура технико-технологических связей (маршрутная технология, транспортные потоки и т.п.), затем на нее “накладывается ” структура связей организации труда и в завершении проектируется структура связей управления.
Для проектирования связи между элементами (например А и Б) необходимо определить их взаиморасположение в пространстве и взаимодействие во времени, выбрать рациональный способ соединения или сообщение между ними, обусловить объем и содержание связи.
Процесс проектирования связей, в общем виде, представляет собой решение следующих вопросов:
1) Определение субъекта и объекта связи: кто кому, кто кого, кто от кого, кто за кем.
При этом отношения зависимости или соподчиненности между элементами А и Б устанавливаются: для технологических связей на основе технологической последовательности, соединяющих А и Б; для управленческих связей на основе причинно-следственной взаимозависимости процессов и т.п.;
2) Содержание, состав связи: что, какого качества.
Здесь определяется, что и какого качества является предметом передачи то А к Б (продукты труда, материалы, энергия, управляющая команда, техническая, экономическая и социальная информация и пр.) или от Б к А (заказ, сигнал, реакция, отчетная и контрольная информация, платежи и пр.);
3) Объем (норма) связи: сколько.
В этом случае определяется сколько данного предмета связи (продукта, энергии, информации) должно передаваться от А к Б и от Б к А в единицу времени или в заданный срок;
4) Время: когда, с какой продолжительностью, в какое время.
Данный параметр определяет продолжительность или период протекания процесса связи, действия данного вида, функции отношений между А и Б.
5) Пространство, место, направление: где, куда.
Параметр показывает на расположение элемента А относительно Б, место протекания маршрута от А до Б (планировка помещения, расстановка оборудования, расположение звеньев управления и т.п.), а также указывает направление связи от А к Б, от Б к А (маршруты перемещения предметов и средств труда, траектории рабочих движений, схемы коммуникаций и т.п.);
6) Способ: как, каким образом, каким способом.
В процессе проектирования устанавливается каким образом, с помощью каких средств и методов будет осуществляться связь между А и Б. Например, с помощью каких приемов и методов труда будет осуществляться связь в процессах труда, какие средства и способы перемещения используются при реализации вещественных связей, каким образом будет происходить передача при обеспечении энергетических и информационных связей, какой механизм оплаты труда и хозрасчетных отношений целесообразно применить при установлении экономических связей и т.п.
В табл. показан пример использования приведенных параметров при проектировании связей элементарной производственной системы.
Таблица
| Параметры реализации | Формы регламентации | ||
| В сфере организации вещественной части производства | В сфере организации труда | В сфере организации управления | |
| Субъект-объект (от кого? к кому?) | Технологический переход | Форма разделения и кооперации труда | Распределение работ, назначение исполнителя |
| Предмет-содержание (что? какого качества?) | Предмет труда (заготовка, деталь); операция (передел) | Специализация работника на выполнении данной операции | Задание (номенклатура, содержание работ) |
| Объем (сколько?) | Количество (заготовок, деталей) | Норма выработки | План в объемном выражении |
| Время (когда?) | Продолжительность операции (передела) | Норма времени | График |
| Место, пространство (где? куда?) | На каком оборудовании, в какой зоне, маршрут перемещения | Планировка рабочего места (зона). Траектории рабочих движений и перемещения предметов труда | Определение рабочего места |
| Способ (как?) | технология | Приемы и методы труда (карта организации труда) | Инструктаж, выдача технической и технологической документации |
При проектировании производственных систем на основе анализа и проектирования организационных связей широко используются различные методы организационно-исследовательской деятельности: анкетирование, интервьюирование, структурно-функциональный анализ, функционально-стоимостной анализ, методы изучения затрат рабочего времени (хронометраж, фотография рабочего дня, метод моментных наблюдений и т.п.), приемы логико-семантического анализа, графические приемы, различные методы формального выражения зависимостей между элементами системы, построение сетевых и других графиков.
3. Моделирование в организационном проектировании
Изучать производственные системы с целью создания организационных проектов можно как на физических, так и на математических моделях. Поскольку построение физических моделей производственных систем связано со значительными затратами средств и времени, наиболее целесообразно исследовать системы с использованием математических моделей
Моделирование позволяет в той или иной форме воспроизвести изучаемый объект или совокупность количественных взаимосвязей, характеризующих этот объект с целью получения новой информации об объекте, выявить сущность наблюдаемых явлений, приобрести знания о взаимосвязях составляющих элементов объекта.
Действительно, если бы удалось построить во всех деталях модель предприятия и производственного процесса, менять формы и методы организации производства и управления и наблюдать поведение параметров модели под влиянием этих изменений, то это во многом способствовало бы повышению эффективности решений, принимаемых в процессе организации производства, труда и управления.
В настоящее время созданы и используются при проектировании математические методы, позволяющие моделировать производственный процесс или действия отдельных его элементов.
Ниже приводится характеристика классов математических моделей, которые могут найти применение в организационном проектировании.
Детерминированная модель. Эта модель строится в тех случаях, когда факторы, влияющие на конечный результат процесса, поддаются достаточно точной оценке, а случайные факторы либо отсутствуют, либо ими можно пренебречь.
Стохастическая (вероятностная модель) модель. Такая модель строится в том случае, если факторы, влияющие на конечный результат производственного процесса, являются случайными.
Эвристические модели. Эти модели, в значительной степени, основываются на опыте, интуиции, аналогии и индукции, т.е. на эвристических методах проектирования. В настоящее время все шире находят применение методы, позволяющие формализовано отображать эвристические процедуры.
Теоретико-игровые модели. Используются в условиях неполной информации, когда складываются конфликтные ситуации.
Сетевые модели. Эти модели позволяют объективно устанавливать минимально необходимое время и расход ресурсов для выполнения работ.
В настоящее время разработан и начал широко применяться аппарат имитационного моделирования, который позволяет построить модель, описывающую поведение производственной системы и провести на ней ряд экспериментов, с помощью которых можно изучить воздействие на функционирование этой системы тех или иных организационных решений.
Ситуационный подход
В реальных условиях традиционно построенная на основе функционального разделения управленческого труда система организации управления производством становится недостаточно эффективной. Это обусловлено тем, что при возникновении определенной производственной ситуации ее структура и методы решения задач сопоставляются с принятой специализацией в органе управления. Для простых ситуаций это выполнить достаточно легко. Сложнее ситуации, как правило, вызывают необходимость реализовать значительное число разнонаправленных связей и взаимодействий, выходящих за рамки принятой специализации.
При проектировании организации управления производством с использованием ситуационного анализа заранее исследуются и систематизируются (по повторяемости, степени важности и другим параметрам) возможные ситуации в деятельности хозяйственной организации. Большое практическое значение приобретает возможность предвидеть причины и источники возникновения ситуаций и иметь в запасе заранее спроектированный механизм их моделирования и разрешения для того, чтобы исходя из имеющихся ресурсов и критериев предпочтения выбрать приемлемые варианты.
При реализации метода ситуационного анализа в проектировании систем управления, организации производства рекомендуется следующая последовательность работ:
1) определение классификационного спектра ситуаций, характерного для конкретной организационной системы;
2) осуществление диагноза ситуаций их приоритета по возникающим проблемам, отрицательным последствиям неправильного и несвоевременного их разрешения и другим критериям;
3) изучение характеристик ситуаций и определение тех факторов, которые влияют на принятие решений;
4) разработка вариантов организационных решений;
5) выбор оптимальных организационных решений, наилучшим образом соответствующих требованиям всего комплекса ситуаций.
Однако недостаточная методологическая и методическая проработка вопросов ситуационного анализа серьезно затрудняет использование этого метода в процессе проектирования.
Реинжиниринг
Бизнес-планирование предполагает первоначальное проектирование бизнеса или, другими словами, первоначальное проектирование развития деловой единицы. В последующем предприятие также нуждается в непрерывном проектировании. Общее управление деловыми действиями (бизнес-процессами) называют инжинирингом бизнеса, подразумевая постоянное улучшение процессов.
Реинжиниринг нацелен на то, чтобы не только каждое звено бизнеса действовало продуктивно, но и на то, чтобы вся система их взаимодействия была нацелена на получение максимального эффекта мультипликации, т.е. того эффекта, который невозможно получить каждому в отдельности, но реально достичь за счет совместных усилий, организованных оптимальным образом.
При реинжиниринге бизнеса принципиальное значение приобретает согласованность, взаимообусловленность и взаимодополняемость действий. Еще одна особенность реинжиниринга — в его системе каждый работник нацеливается не столько на хорошее и своевременное выполнение возложенной на него работы, сколько на то, чтобы обеспечить максимально высокий конечный результат всего бизнеса, т.е. всегда следует «подставить плечо» сотруднику, который в такой помощи нуждается. Конечно, при этом интенсивность труда обычно возрастает. Но это труд, приносящий прибыль, а повышение финансовых результатов бизнеса позволяет существенно расширить материальное стимулирование. Результаты более напряженного и продуктивного труда приносят не только высокий заработок, но и общественное признание, высокий имидж работника и большее моральное удовлетворение, поскольку раскованность в работе усиливает ее творческий характер, предоставляется возможность для каждого раскрыть весь свой потенциал во имя успеха общего дела.
Основателем теории реинжиниринга считают М. Хаммера, который в соавторстве с Дж. Чампи выпустил книгу «Реинжиниринг корпорации: манифест для революции в бизнесе».
Реинжиниринг обычно представляют как фундаментальное переосмысление и радикальную перестройку бизнес-процессов в целях улучшения таких важных показателей, как стоимость, качество, уровень сервиса, скорость функционирования, финансы, маркетинг, построение информационных систем для достижения радикального, скачкообразного улучшения деятельности фирмы. Раскроем данные в этом определении ключевые понятия.
Процессы — это самое важное понятие в определении бизнес-реинжиниринга, но оно наиболее трудно понимается управляющими. Большая часть деловых людей не являются «процессоориентированными», они сфокусированы на задачах, на работах, на людях, на структурах, но не на процессах.
Еще со времен и под влиянием А. Смита, описавшего расчленение работ на простые задачи и разделение их между отдельными специалистами, современные компании и менеджеры нередко фокусируют внимание на частных задачах. Например, на согласовании условий контракта, на получении заказа, на выписывании товара со склада и т.п. При этом из поля зрения часто выпадает главная цель — клиент должен получить товар, который он заказал. Частные задачи важны, но ни одна из них не имеет никакого значения для клиента, если товар не окажется у него в руках.
Главной целью реинжиниринга является резкое ускорение реакции предприятия на изменения в требованиях потребителей (или на прогноз таких изменений) при многократном снижении затрат всех видов. Необходимы:
резкое снижение используемого времени, числа работников и других затрат на выполнение производственных функций;
глобализация бизнеса: работа с клиентами и партнерами в любой точке мира, работа с клиентами в режиме 24х365 (24 часа в сутках, 365 дней в году);
повышение возможностей и прав работника, опора на рост мобильности персонала;
работа не только на настоящие, но еще более — на будущие потребности клиента, ускоренное продвижение новых технологий.
Реинжиниринг обладает следующими свойствами:
- отказ от устаревших правил и подходов и начало делового процесса как бы «с чистого листа». Это позволяет преодолеть негативное воздействие сложившихся хозяйственных догм;
- пренебрежение действующими системами, структурами и процедурами компании и радикальное изменение способов хозяйственной деятельности; если невозможно переделать свою деловую среду, то можно переделать свой бизнес;
- приведение к значительным изменениям показателей деятельности, на порядок отличающихся от предыдущих. Небольшие изменения требуют от фирмы подстройки, умелого приспособления существующих хозяйственных инструментов, соответственно, если дела фирмы ухудшились незначительно, ей не нужен реинжиниринг.
Реинжиниринг применяется в трех основных ситуациях.
1. В условиях, когда фирма находится в глубоком кризисе, который может выражаться в явно неконкурентном (очень высоком) уровне издержек, массовом отказе потребителей от продукта фирмы и т.п.
2. Когда текущее положение фирмы может быть признано удовлетворительным, однако прогнозы ее деятельности являются неблагоприятными. Фирма сталкивается с нежелательными для себя тенденциями в части конкурентоспособности, доходности, уровня спроса.
3. Реализацией возможностей реинжиниринга занимаются благополучные, быстрорастущие и агрессивные организации. Их задача состоит в ускоренном наращивании отрыва от ближайших конкурентов и создании уникальных конкурентных преимуществ. Применение реинжиниринга в этой ситуации является лучшим вариантом ведения бизнеса. Многие компании считают, что нашли наилучшую модель бизнеса, в которой не стоит что-либо существенно менять. Со временем подобный подход приводит к тому, что конкуренты догоняют и перегоняют такие фирмы, а сами компании все хуже адаптируются к спросу и рыночной конъюнктуре в целом.
Основной принцип оптимизации бизнес-процессов состоит в одновременном повышении качества управления процессами и снижение себестоимости товаров (услуг). Это достигается за счет более тонкого сегментирования потребителей и ориентации всех бизнес-процессов на генерацию идей, соответствующих или слегка упреждающих ожидания выбранного сегмента потребителей.
Первый шаг в управлении изменениями заключен в изменении отношений людей на психологическом уровне к происходящим процессам. Второй шаг — попытаться понять отношение сотрудников к изменениям, поскольку в этом заложен ключ к правильному подходу. Третий шаг — разработать план, как помочь людям сделать их отношение к изменениям положительным.
Методика проведения реинжиниринга (перепроектирования) бизнес-процессов (РБП) состоит из четкой последовательности шагов: построение модели «Как есть», построение модели «Как будет» и разработка плана перехода из состояния «Как есть» в состояние «Как будет».
1. Модель «Как есть».
1.1. Определяются виды анализируемых объектов:
материальные потоки (товары, сырье и т.д.);
финансовые потоки (наличные и безналичные, инвестиции и т.д.);
потоки документов (коммерческие, финансовые и организационные документы);
потоки информации (информация, данные о намерениях, устные распоряжения и т.д.).
1.2. Формулируются вопросы для построения схемы бизнес-процессов для каждого подразделения:
что поступает в подразделение «на входе»?
какие функции и в какой последовательности выполняются в рамках подразделения?
кто является ответственным за выполнение каждой из функций?
чем руководствуется исполнитель при выполнении каждой из функций?
что является результатом работы подразделения «на выходе»?
2. Анализ. Основные параметры:
полнота — бизнес-процесс прописан от начала и до конца, существуют необходимые для его реализации входные данные, ресурсы и механизмы управления;
однозначность — между всеми участниками бизнес-процесса существует однозначное понимание последовательности его реализации, результатов, ответственности;
оптимальность — определенное количество звеньев в цепочке, количество участников процесса, последовательность, «возвраты», точки контроля.
3. Модель «Как будет». Критерий оптимизации может быть сформулирован в следующем виде: «построение системы управления, обеспечивающей достижение компанией поставленных стратегических целей и результатов деятельности, при условии минимизации расходов на ее создание и содержание».
Возможные варианты решения:
объединение: многие задачи, которые раньше выполнялись по отдельности, теперь объединяются в одну, выполняемую одним специалистом, на которого возложена полная ответственность за выполнение работы;
делегирование: в тех местах процесса, где сотрудники обычно обращались за ответом к руководству, теперь принимаются самостоятельные решения;
параллельность: вместо линейного исполнения операций, когда работы очередного этапа начинаются по завершении предыдущего, теперь некоторые этапы работы выполняются параллельно (одновременно), сокращая время между началом и окончанием выполнения процесса;
версии процесса: для некоторых процессов целесообразно иметь отдельные версии, например для «крупных» и «мелких», «старых» и «новых», «местных» и «региональных» и прочих потребителей и поставщиков, сотрудников и т.д.;
контроль: точки контроля должны быть там, где ошибки могут привести к существенным затратам и др.
4. Внедрение. Начинается с «наложения» моделей — определяются недостающие фрагменты будущей системы, требующие создания. С другой стороны, определяются избыточные элементы существующей системы, подлежащие ликвидации, требующие улучшения или совершенствования. «Наложение» определяет перечень мероприятий, который, будучи выстроенным во времени, образует план перехода.
Мероприятия ранжируются или выстраиваются исходя из трех основных критериев:
простоты реализации;
актуальности или необходимости для дальнейшей реформы;
сложности психологического восприятия отдельных мероприятий коллективом компании.
Необходимо учитывать важные характеристики РБП:
преимущества: повышение качества и скорости производства рыночного или внутреннего продукта с одновременным снижением издержек, рост профессионализма сотрудников, повышение конкурентоспособности компании;
недостатки: усиление эксплуатации сотрудников и связанные с этим проблемы социально-психологического характера, необходимость проведения целенаправленной работы по изменению корпоративной культуры;
ограничения: РБП не рекомендуется применять в случаях крайне неопределенной позиции компании на рынке, связанной с «громадьем планов» топ-менеджеров или их пробуксовыванием на этапах построения «видения и миссии».
Только последовательная и настойчивая деятельность руководства компании по внедрению нововведений, разъяснению сути реформы и противостоянию ревизии «болезненных» или «сложных» решений способна гарантировать положительный результат реинжиниринга в компании. Если РБП проводится в контексте общего процесса изменения и развития компании и роль лидера команды соответствует своему названию, он должен быть не столько контролером-надсмотрщиком, сколько учителем и советчиком, а потому просто необходимо, чтобы человек, играющий эту роль, получил соответствующее обучение и поддержку в развитии и применении своих новых навыков.
Следует помнить, что РБП не «изолированный» проект, он выступает частью целостной системы преобразования компании. По сути, это организационное перепроектирование бизнес-процессов в системе технологии целостного преобразования компании.