Что такое служебные функции?

Наверное, и в вашей практике часто повторяется одно и то же: в какой-то организации Вы интересуетесь кадровыми документами и, в частности, про­сите положение о какой-то службе, отделе, и вам долго не могут его найти. Да, дескать, писали, но вот куда-то делось. Причина такой небрежности одна - эти документы практически никому не нужны, ни для кого не представляют цен­ности. К ним просто незачем обращаться, поскольку они совершенно бессо­держательны. А почему их все-таки составляют? Чаще всего по двум сообра­жениям: то ли надо готовиться к сертификации по ISO (а там положения об отделах и должностные инструкции требуются категорически), то ли страх. Приведу фрагмент из рекламного буклета одной консультационной компании. Цитирую:

"Компаниятакая-то предлагает услуги по оптимизации работы с кад­ровыми документами с целью:

Привести количество документов по кадровому делопроизводству к мини­мальному и при этом иметь гарантии успешности при проверке Рострудинс-пекцией, Мосгорархивинспекцией.

Сократить трудовые и материальные затраты на постановку и ведение кадрового делопроизводства.

Придать юридическую силу документам, иметь преимущества для избе­жания и при возникновении судебных споров.

Защитить руководителей компаний от прецедентов административных, материальных и у головных санкций, налагаемых Рострудинспекцией, Мосгорар-хивинспекцией, судом.

Подтвердить и сохранить трудовой стаж сотрудников".

Оставим без внимания стилистику этого документа. Посмотрим клини­чески на этот текст. Какая причина работы над кадровыми документами здесь повторяется больше всего? Выделим слова: "при проверке", "судебных споров", "защитить", "санкций", "судом". То есть главный мотиватор в работе над тако­го рода документами - защита от государства, конфликтных сотрудников, су­дов. Из этого как бы следует, что никакой управленческой ценности эта работа не имеет. Очень распространенное заблуждение.

Был у меня клиент - машиностроительный завод. В режиме практической деловой игры мы отрабатывали взаимодействие между разными подразделени­ями. Руководитель каждого из них должен был представить основную функцию, которую он выполняет для завода. Помню многозначительный эпизод в этой игре. Руководительница отдела подготовки рабочих кадров принесла плакаты, слай­ды с описанием той действительно впечатляющей работы, которую ее отдел ве­дет по обучению рабочих, бригадиров, мастеров. "Вот, - говорит она, - посмот­рите, какие у нас программы (и показывает их), вот наше расписание занятий, вот наши преподаватели... а так выглядят учебные стенды... "Доклад закончен, и я как ведущий этой игры спрашиваю руководителей остальных подразделений: "Кто из вас воспользуется представленными здесь продуктами отдела?" - молчание. Обращаюсь к докладчице: "На какие подразделения рассчитаны ваши продук­ты?" "На начальников цехов ", - отвечает она. "Но здесь присутствуют начальники цехов, почему-то они не реагируют". Она с волнением и страстью стала убеж­дать: "У нас на заводе вообще недооценивают значение технического прогрес­са, мало уделяют внимания переподготовке рабочих кадров. Из-за этого мы от­стаем..." и т. д. и т. п. По условиям игры начальники цехов отправились в сосед­нюю комнату, чтобы выработать свою позицию. И изложили ее затем в следую­щем виде: "Понимаете ли, в чем дело: нам трудно судить, хороши ваши програм­мы, расписания, преподаватели и пр. или нет. Это вам виднее, мы в них не раз­бираемся и оценивать их не беремся. А вот чего мы действительно от вас хотим, закажем и даже потребуем, так это вот чего - через месяц мы переходим на про­изводство нового узла, и нам потребуются 14 рабочих, которые умеют делать такие-то операции. Вот эти 14 новых квалификаций мы вам заказываем. А буде­те ли вы для них использовать такие программы и расписания или другие - мы целиком доверяем вам. Но если эти рабочие будут гнать нам брак, мы с вас за это очень даже спросим!" Докладчица несколько растерялась -для нее это была совершенно новая постановка вопроса - она всегда отчитывалась программа­ми, расписаниями, охватом, но приняла вызов. И функцию ее подразделения мы все вместе определили так: своевременное и качественное выполнение заказов цехов на подготовку рабочих и мастеров для производства новых изделий.

Эти начальники цехов дали мне невольно интересный урок - я понял, что в организации должно действовать правило: все друг другу клиенты,и что каждое подразделение должно найти себе клиентов и работать на них, "прода­вать" им те "продукты", которые они и запрашивают.

А дальше был другой клиент, учредитель крупной оптовой фирмы. Он был недоволен работой своего отдела рекламы. Как водится, взял сборник рекомен­даций руководителям, нашел там образец положения о бюро рекламы и разоча­рованно показывает мне предлагаемые там функции. Цитирую': п. 1: "Опреде-

¹ См.: Предприятие: стратегия, структура, положения об отделах и службах, должностные инст­рукции. М.: Экономика, Норма, 1997. С. 252.

ление совместно со специалистами по изучению спроса и специалистами по сбы­ту объектов рекламы и сегментов рынка, на которых необходимо рекламировать продукцию". Он спрашивает меня: "А почему только с этими специалистами? А если потребуются товароведы или финансисты? С ними что нельзя? Какая не­обходимость в таких уточнениях? Пусть с кем надо, с тем и определяет!" Читаем дальше, п. 2: "Выбор и применение наиболее эффективных методов проведения рекламы, учитывающей особенности рекламируемой продукции, а также особен­ности рынка". Он опять недоумевает: "А что, кому-то придут в голову наименее эффективные методы, не учитывающие эти особенности!?"Пункт3: "Разработка и представление на утверждение годовых планов рекламных мероприятий и пла­нов проведения рекламных компаний по отдельным изделиям ". "А почему имен­но годовых, а не сезонных? А мне под ближайшую выставку нужны планы..." Пункт 5: "Организация рекламы при помощи средств массовой информации: газет жур­налов, телевидения, радио. Подготовка статей и информационных материалов, сценариев для кинорекламных роликов, фильмов". Пункт 6: "Осуществление пря­мой почтовой рекламы (плановых и разовых рассылок писем, бандеролей, по­сылок с информационными материалами)". "Это все равно, что запятую словом писать, а не знаком! Кто ж этого не знает?! Эта инструкция что, написана для тех, кто ничего не слышал о рекламе?! Какой смысл в этом перечислении?" Я его ус­покаиваю: "Михаил Иванович, а какой продукт вы бы заказали своему отделу рек­ламы?". Он подумал недолго и ответил: "Отдел рекламы должен мне обеспечить следующие две вещи: первая - репутация: а) у дилеров моей фирмы как добив­шейся у поставщиков максимума по скидке,по срокам годности и транслирую­щей эти преимущества на своих дилеров; б) у производителей - что я им не кон­курент, а надежный партнер. Вторая - поступление новых клиентов,прежде всего от моих конкурентов, и чтобы сами конкуренты были заинтересованы стать моими дилерами". А из его пояснений следовало, что от каждого подразделения ему нужно только то, что работает на его собственные цели, помогает ему их до­стигать.

Постепенно, продвигаясь от клиента к клиенту, я вышел на следующее определение служебной функции, будь то положение о подразделении или должностная инструкция.

Функция есть общефирменная цель, переведенная на уровень подраз­деления или сотрудника.Или иначе, с другой стороны, функция есть вклад подразделения и сотрудника в достижение целей фирмы.Но это -в общем приближении. Давайте конкретизировать.

Способности и возможности у разных руководителей неодинаковы - кто-то может взять на себя больше, кто-то ориентируется лишь на среднее или минимальное исполнение.

На той же оптовой фирме 8 торговых баз. На фирме есть документ:

Обязанности начальника торговой базы №... (такой-то компании)

Начальник торговой базы несет полную ответственность за ее деятельность: 1. Контролирует работу отделов реализации таких-то видов продукции со складов А и Б:

- поставка товара, контроль за соблюдением требований к ассортименту;

- приемка, хранение, отгрузка товара;

- реализация;

- контроль за соблюдением на складах сроков реализации, вывоз некондици­
онного и списанного товара;

- контроль за расходованием денежных средств, взятых под отчет заведую­
щим складом;

- отвечает за организацию проведения инвентаризации на складах А и Б.