Трехуровневая диагностика отношений со временем

Джулия Моргенстерн в книге «Тайм менеджмент. Искусство планирования и управления своим временем и своей жизнью» предлагает управлять временем по принципу "изнутри наружу"2 . Управлять временем "изнутри наружу" — значит строить такое расписание дня, такой график жизни, которые подходят именно вам. Это значит определить, что важно именно вам, и найти для этой деятельности место в вашей жизни и в вашем расписании, которое будет основываться на ваших уникальных личных потребностях и жизненных целях. И еще это значит — чувствовать себя глубоко удовлетворенным в конце каждого прожитого дня.

Как это сделать? Для начала – найти ошибки в своих отношениях со временем, «и поглотителей» времени и сил при выполнении больших и малых задач. Джулия Моргенстерн разделяет наши ошибки на три группы представляет трехуровневую процедуру диагностики.

Первый уровень. Технические ошибки. Это легко исправимые методические ошибки в подходах к планированию времени.

Второй уровень. Внешние факторы. К их числу относятся факторы окружающей вас среды, находящиеся за пределами вашего контроля. Вы не имеете к ним никакого отношения, но они накладывают некоторые ограничения на ваши возможности планирования и самоорганизации. Признавая наличие таких факторов, вы перестанете зря винить себя и найдете более эффективный способ справиться с внешними воздействиями или избежать их влияния.

Третий уровень. Психологические препятствия. Это скрытые внутренние силы и убеждения, которые мешают вам добиваться своих целей и жить так, как вы хотите.

Каждый раз, когда вы сталкиваетесь с проблемами и в планировании, и управлении своим временем, спрашивайте себя: "Эта проблема техническая, внешняя или психологическая?" Например, если вы испытываете трудности в делегировании выполнения задач другим людям, эта проблема может быть технической ("Я не знаю, как это делать и не знаком с приемами эффективного делегирования полномочий"),внешней ("Рядом со мной нет никого, кому я мог бы поручить это дело") или психологической ("Я испытываю чувство вины, когда прошу других людей что-нибудь сделать для меня")?

ПЕРВЫЙ УРОВЕНЬ: ТЕХНИЧЕСКИЕ ОШИБКИ

Ошибка №1: Для выполнения задач не отводится конкретного времени и места в расписании.

Ошибка №2: Для выполнения задачи отводится неподходящее время, без учетов индивидуальных циклов изменения энергии или концентрации. Например, планируете сделать что-то, требующее интеллектуальных усилий и концентрации поздним вечером после работы, когда вы устали.

Ошибка №3: Ошибки в расчете времени, необходимого для выполнения задач, недооценка скрытых затрат времени.

Ошибка №4: Жесткое планирование, не оставлены резервы для непредвиденных дел.

Ошибка №5: Вы — неподходящий человек для выполнения задачи.

Ошибка №6: Дела не зафиксированы в плане и забыты, пропущены в череде других.

Ошибка №7: Ваше рабочее пространство не организовано должным образом и теряются драгоценные минуты, а то и часы в поисках «пропавших» важных документов, в переделывании однажды сделанного и т.п.

ВТОРОЙ УРОВЕНЬ: ВНЕШНИЕ ФАКТОРЫ

К внешним факторам относятся такие ситуации, когда вы сталкиваетесь с серьезными проблемами в планировании и управлении своим временем, с ситуациями, которые вам неподконтрольны и разрешение которых выходит за пределы ваших возможностей. Необходимо избавиться от посторонних дел и задач, упростить их, снизить свои требования к качеству выполнения некоторых задач или делегировать их выполнение другим.

Внешний фактор № 1: Вы столкнулись с непомерно большим объемом работы.

Внешний фактор № 2: Проблемы со здоровьем ограничивают ваши силы.

Внешний фактор № 3: Вы попали в полосу перемен, ваш старый стиль жизни вам больше не подходит, и вы еще не выработали новую схему деятельности, которая могла бы заменить старую.

Внешний фактор № 4: Вы находитесь в обстановке с высоким уровнем помех.

Внешний фактор № 5: Вам мешает неорганизованный партнер.

В ситуации с партнером есть два варианта – оставаться с ним или расстаться. Если расставаться не хочется, важно вступить в переговоры, помня, что хорошие переговоры всегда начинаютсяс определения общих целей, которые объединяют вас и вашего партнера.

ТРЕТИЙ УРОВЕНЬ: ПСИХОЛОГИЧЕСКИЕ ПРЕПЯТСТВИЯ

Психологическое препятствие № 1: не прояснённые собственные жизненные цели и приоритеты, а значит, отсутствие фундамента для принятия решений о том, как и где проводить свое время, как расставлять приоритеты в своей деятельности и анализировать многочисленные ситуации, в которых нужно выбирать, что и как сделать. Большинство людей в глубине души знают, чего они хотят. Проблема состоит в том, что многочисленные переживания нашего детства и весь опыт, который мы вынесли оттуда, заставляют нас постоянно упускать из виду то, чего мы хотим, отвергать или отрицать наши желания и потребности.И все это потому, что когда-то давно к нашим желаниям и целям относились как к неуместным, невозможным или незначительным.

Психологическое препятствие № 2: укрощение хаоса. Если ваш график жизни постоянно переполнен делами, если вам постоянно приходится работать на пределе своих возможностей, если вы всегда оставляете что-нибудь невыполненным до самого последнего момента, и ваша жизнь кажется непрерывной чередой кризисов и катастроф, есть вероятность, что вы относитесь к таким людям, которых называют укротителями хаоса. Вы спланировали свою жизнь так, чтобы она проходила в режиме постоянной борьбы с препятствиями и несчастьями потому, что — скажем об этом прямо — вы являетесь прекрасным антикризисным управляющим. В глубине души вам настолько нравится добиваться невозможного, что вы продолжаете создавать в своей жизни такие ситуации, чтобы иметь возможность в очередной раз спасти себя и свое дело. И вы каждый раз справляетесь с трудными задачами — хотя, конечно, временами сталкиваетесь и с неудачами. Вы научились испытывать определенный комфорт в периоды кризисов, и вам нравилась ваша способность справляться с беспорядком. Теперь ваша задача — научиться ценить эту свою способность, не испытывая и не применяя ее ежедневно.

Психологическое препятствие № 3: страх вынужденного бездействия. Может быть, вы оказываетесь связанным чувством вины, если проводите время в бездействии или непродуктивно. Возможно, вы находитесь в постоянном движении потому, что полагаете: окружающие восхищаются вами и вашей активной деятельностью. Если так, вы, вероятно, живете в замкнутом рабочем цикле, не оставляя себе времени на восстановление сил.

Психологическое препятствие № 4: неспособность говорить "нет". Вам необходимо постоянно помогать другим, жертвуя собой. Может быть, вы гордитесь тем, что способны помочь каждому, кто попросит вас об услуге.

Психологическое препятствие №5: страх перед возможной неудачей. Стремиться к своим целям и однажды выяснить, что ты не способен достигнуть их, — такая перспектива может быть очень пугающей. Иногда проще не прилагать усилий, обвиняя обстоятельства или ссылаясь на тот факт, что вы просто не приступили к попыткам добиться желаемого, чем испытывать горечь неудачи.

Психологическое препятствие № 6: боязнь успеха. Перспектива успешного достижения ваших целей может вызывать не меньше тревог и опасений, чем возможность неудачи. Успех может стать причиной вашего отчуждения от семьи и друзей.

Психологическое препятствие № 7: страх перед завершенностью. Людям иногда так нравится сам процесс творчества, что они отодвигают тот момент, когда нужно принять решение, остановиться и отбросить в сторону все прочие альтернативы и варианты.

Психологическое препятствие № 8: перфекционизм, необходимость совершенства и безупречности, равнение на суперобразцы. Потребность в совершенстве часто исходит из потребности одобрения и принятия. Она также может быть следствием страха критики, боязни унижения или резких суждений.

Психологическое препятствие № 9: страх потери творческих сил. Многие творческие люди, или люди с правополушарным мышлением, опасаются, что внесение в их жизнь порядка и выстраивание определенной структуры времени будет подавлять их творческие способности или свободолюбивую натуру

ТЕХНОЛОГИИ ПЛАНИРОВАНИЯ ВРЕМЕНИ

Планирование – структурирование времени. От общего планового периода (год, месяц, неделя, день) оптимально 1 % времени тратить на планирование (например, для разработки плана дня требуется 5-10 минут).

Практикум 1. «Точнее оценивать время». В течение всей следующей недели, составив список задач в вашем органайзере, слева от каждой задачи укажите, сколько времени, по вашему мнению, займет у вас ее выполнение. Затем, когда вы будете выполнять каждую задачу, засеките время и запишите справа, сколько времени вам понадобилось для ее завершения. Насколько точными оказались ваши оценки?

2. Планирование: 1. Первый шаг в создании плана распределения времени — описание и схематическое изображение вашей деятельности в настоящее время, чтобы вы смогли проанализировать ее. В течение недели или двух ведите записи всего, что вы делаете, час за часом или, если это не представляется возможным, отмечайте время, когда вы меняете характер деятельности. Если вы весь день мечетесь, разрываясь между общением с посетителями, исполнением административных обязанностей и проведением совещаний, попытайтесь в общих чертах отметить, в какое время вы занимаетесь определенным видом работы. Если вы вдруг заметили, что ничем не занимаетесь в течение нескольких минут или более перед переключением с одного дела на другое, это хороший знак — значит, план распределения времени обязательно окажет вам большую помощь!

2. Через неделю или две возьмите текущий план распределения времени и пристально посмотрите на этот снимок вашей жизни. Насколько она сбалансирована? Сколько времени вы уделяете каждому виду деятельности? Не тратите ли вы слишком много времени на какое-то одно занятие (например, на просмотр телепередач) или на один вид деятельности (отдых)? Не замечаете ли Томская торгово-промышленная палата 26 вы окна свободного времени, которые вы привыкли растрачивать по мелочам? Насколько ваше расписание уравновешенно и сбалансированно?

3. Теперь, когда вы знаете, какова ваша исходная точка, вы можете начать трансформировать ваш план распределения времени, приводя его в соответствие с вашими ценностями и желаниями. После того как вы создали свой план распределения времени, может оказаться, что вы не находите в нем достаточно места для всех ваших задач. Если это так, подумайте о том, можете ли вы совмещать выполнение задач, то есть делать два или более дел одновременно. Когда вы живете в условиях кризиса, не стоит надеяться, что вы будете способны браться за все подряд. Занимайтесь только тем, что имеет для вас наибольшее значение.

4. Приготовьте список дел для непредвиденных возможностей. Имейте запланированные задачи, которыми Вы можете заниматься в такие периоды (например, ожидания). Время, которое тратится на ожидания (транспорт, встреча, звонок), также может быть полезным, если иметь на этот случай запланированный набор коротких задач. Список задач должен быть разделен на три категории:

• Пять минут или меньше (короткие телефонные звонки, написать короткое письмо или поздравительную открытку и т.п.)

• Тридцать минут или меньше.

• Один час или меньше.

Важно! При составлении плана следует фиксировать конечный результат, на достижение которого действие направлено.

Например: вы планируете сделать звонок г. Н. Вместо «позвонить Н.», напишете «согласовать сроки работ с Н.», в этом случае вы исключаете вариант, когда вы звонок делаете, а обсуждаете совершенно другой вопрос, интересный для вашего абонента, или спонтанно пришедший в голову вам, а первоначальной цели не достигаете. Опыт показывает, что на работу, как правило, тратится столько времени, сколько его имеется в распоряжении, поэтому необходимо сознательно это время ограничивать и на каждое запланированное мероприятие отводить ровно столько времени, сколько оно действительно требует. Например, если вы отвели 1,5 часа на деловую встречу, скорее всего именно столько она и продлится, хотя, возможно, ее цель могла быть достигнута быстрее.

Почему планы должны быть письменно зафиксированы:

• Планы, держащиеся в голове, легко отвергаются

• Письменные планы обеспечивают разгрузку памяти

• Зафиксированные планы мотивируют к работе

• Меньше отвлечений в процессе работы

• Не теряются несделанные дела (их можно перенести на следующий период)

• Лучше оценивается потребность во времени, а также возникающие помехи

• Последовательное планирование позволяет совершенствовать личные методики

Принцип Парето: 80 /20

• В списке из 10 дел 2 из них принесут 80% успеха. Определите их и осуществите. Не забывайте, что на них придется потратить 80% времени.

• 20% времени, принесут вам 80% желаемого результата

• Не позволяйте 20% рутины занимать 80% вашего рабочего времени

Принцип планирования АБВ - установление приоритетов

• Важнейшие задачи (категория А) составляют обычно 15% всех задач. Но значимость их выполнения составляет 65%.

• На важные задачи (категория Б) приходится 20% от общего числа задач и 20% значимости.

• Менее значимые задачи (категория В) составляют 65% задач, но имеют лишь 15% значимости.

Практикум 1. Упражнение "Важность/срочность".

Разбейте все свои дела по критериям важности и срочности на 4 группы:

1. Важные и срочные.

2. Важные, но не срочные.

3. Срочные, но не важные.

4. Не важные и не срочные.

Рекомендуемый порядок выполнения дел:

1. "Важные и срочные" - это дела, которым должно уделяться первостепенное внимание. Они должны занимать первое место в вашей повестке дня.

2. "Важные, но не срочные" - это дела, обычно относящиеся к вашим долгосрочным целям (развитие бизнеса, личное и профессиональное развитие и т.д.). Игнорирование этих дел может пагубно отразиться на достижении целей. Поэтому их целесообразно делать в первую очередь.

3. "Срочные, но не важные" - это текущие дела (звонки, переписка, бумажная работа и т.д.). Эти дела невозможно сделать сразу и полностью - они будут всегда. Поэтому лучше написать себе определенный объем этих дел на день, а оставшиеся - перенести на завтра.

4. "Не важные и не срочные" - эти дела можно поставить в конце списка приоритетов. Заполните форму.

Распределите Ваши текущие ежедневные работы по четырем квадрантам Матрицы Эйзенхауэра с указанием затрачиваемого времени. Подсчитайте, как распределилось время по четырем квадрантам.