Функции и формы управленческого контроля

Одна из функций управления - управленческий контроль, без которой не могут быть реализованы в полной мере другие функции управления: планирование, организация, руководство и мотивация. Контроль призван обеспечивать правильную оценку реальной ситуации. В функцию контроля входят: сбор, обработка и анализ информации о фактических результатах хозяйственной деятельности всех подразделений фирмы, сравнение их с плановыми показателями, выявление отклонений и анализ причин этих отклонений; разработка мероприятий, необходимых для достижения намеченных целей. Важная функция управленческого контроля - разработка стандартной системы отчетности, проверка этой отчетности и ее анализ как по результатам хозяйственной деятельности фирмы в целом, так и каждого отдельного подразделения. Фирмы широко используют две формы контроля: финансовый (как основа общего управленческого контроля) и административный.

Финансовый контроль осуществляется путем получения от каждого хозяйственного подразделения финансовой отчетности по важнейшим экономическим показателям деятельности по стандартным формам, идентичным для местных и зарубежных дочерних компаний. Анализ показателей осуществляется отдельно по каждому центру ответственности (производственно-хозяйственной группе, производственному отделению, дочерней компании), а также по фирме в целом. Организационно финансовый контроль осуществляется через подразделения на разных уровнях управления. Повышение роли функции контроля в управлении фирмами тесно связано с использованием электронно-вычислительной техники, которые позволили оперативно и точно передавать по назначению информацию, производить ее обработку и анализ, выявлять отклонения от намеченных показателей и принимать в связи с этим срочные решения. Применение электронно-вычислительной техники и автоматизированных систем способствовало перенесению на высший уровень руководства контроля за деятельностью компании. Большое влияние на усиление контроля в глобальном масштабе оказало использование современных средств транспорта и связи. Так, современное авиасообщение позволяет поддерживать личные контакты с целью контроля.

На этом уровне осуществляется контроль за соответствием хозяйственных результатов показателям, запланированным в текущем бюджете; производится сравнение объема фактических и планируемых продаж; анализируются изменение доли фирмы на рынке, состояние портфеля заказов. Такой контроль обычно называют оперативным контролем (административным). Оперативный контроль призван систематически следить за обеспечением выполнения намеченной производственной программы. Вместе с тем система контроля дает возможность использовать преимущества как самостоятельности подразделений, так и эффективного руководства из центра. Функция контроля, так же как и функция планирования, служит важнейшим средством централизации управления со стороны высшего руководства фирмы и одновременно позволяет достигать оптимального сочетания централизации и децентрализации в управлении фирмой в целом.

Экономический анализ фирм

Анализ хозяйственной деятельности фирмы играет важную роль в системе управления фирмой и тесно связан со всеми функциями управления. Поскольку маркетинг и планирование являются исходными пунктами управленческого цикла, анализ хозяйственной деятельности направлен на обеспечение необходимой информацией прежде всего этих функций. Большую роль играет анализ информации в процессе текущей оперативной деятельности фирмы, поскольку является исходной базой для принятия управленческих решений, направленных на осуществление контроля и регулирование всего производственного цикла, выявление и ликвидациюотклонений от выполнения поставленных целей в процессе хозяйственной деятельности. Такой анализ позволяет проводить проверку выполнения управленческих решений, соблюдение установленных нормативов и условий работы. Полнота экономического анализа зависит от наличия информационной базы, уровня ведения учета и отчетности фирмой, достоверности анализируемых показателей, использования компьютерной техники как при ведении отчетности, так и в процессе проведения анализа. Он призван дать управляющим необходимый аналитический материал для принятия управленческих решений и ведется по следующим показателям:

· формирование прибыли от продаж;

· структура себестоимости всей выпускаемой и реализуемой продукции;

· себестоимость отдельных видов продукции;

· характер и причины отклонения от стандартов цен на продукцию и стандартов затрат на ее производство и продажу;

· характер ответственности должностных лиц за соблюдение бюджетов по производственным, сбытовым и накладным расходам.

Эти данные и составляют основу разработки программ маркетинга по продукту и по производственному отделению.

Методика анализа хозяйственной деятельности фирм. Каждая фирма в целях ведения учета и отчетности, а также анализа хозяйственной деятельности разрабатывает свою методику оценки показателей. В международной практике широко пользуются следующими методами ведения учета и анализа, разработанными Комитетом по международным стандартам учета (КМСУ).

· Метод учета дохода, или метод признания дохода, определяющий момент, когда поставщик приобретает право на получение дохода от поставки товара или предоставления услуг. Согласно этому методу доход от продажи товаров считается признанным на дату продажи.

· Метод учета по выполненному контракту предполагает, что доходы в отчете о прибылях и убытках отражаются только в том случае, когда контракт по реализации товаров и услуг полностью выполнен или выполнена его существенная часть.

· Метод поэтапной сдачи работ предполагает, что доходы в отчете о прибылях и убытках отражаются в соответствии с долей законченной обработки продукции и оказанных услуг, на которые заключен контракт в отчетном периоде.

· Метод учета по себестоимости. В отчете о прибылях доходы инвестора от инвестиций отражаются только в том объеме, в котором они действительно перечислены капиталопринимающей компанией от чистой прибыли, накопленной со дня приобретения этих инвестиций.

· Метод оценки затрат в совместном предприятии используется, когда инвестор не оказывает существенного влияния на ход его деятельности.

Метод пропорциональной консолидации предполагает, что инвестор консолидирует в своих финансовых отчетах свою пропорциональную долю в каждом виде активов, обязательства - в доходных и расходных статьях совместного предприятия.

18. Система внутрифирменного учета и отчетности.

Отчётность - система взаимосвязанных показателей, характеризующих условия и результаты деятельности предприятия и его структурных подразделений за истёкший период.

Отчётности различаются по объёму сведений на общие и частные.

Общая отчетность характеризует организацию в целом, а частная - по структурному подразделению, виду деятельности, продукту, конкретной территории.В зависимости от назначения (цели):

- внутренняя (информирование внутреннего управления);

- внешняя (бухгалтерский учет).

По периодам, охватывающим отчётность различают:

- годовая;

- периодическая.

Цель составления внутрифирменной отчётности - удовлетворение информационных потребностей управления путём предоставления показателей, позволяющих контролировать деятельность подразделений и конкретных менеджеров.

Требования, предъявляемые к внутрифирменной отчётности:

1) быть настолько оперативной, чтобы могла оказывать влияние на динамику результатов;

2) должна содержать информацию об отклонениях от плана и предоставлять возможность прямого доступа к расшифровке информации для анализа отклонений;

3) содержание отчётности должно соответствовать персональной ответственности менеджера за принятые решения в конкретной области.

19.Общая характеристика методов менеджмента. Экономические методы

Методы менеджмента (далее -М.М.)можно определить как совокупность способов воздействия на управляемый объект для поставленных организацией целей.

В практике управления, как правило, одновременно применяют различное сочетание комбинаций методов. Основу системы методов М.М. составляет системный, комплексный подход с применением таких методов, как моделирование, экспериментирование, конкретно исторический подход, экономико-математические и др.приемы и способы, с помощью которых осуществляются различные виды управленческих работ, носят название конкретных или специфических методов.

Классификация конкретных или специфических методов:

1. Методы управления функциональными подсистемами.

2. Методы выполнения функций менеджмента

3. Методы принятия управленческих решений.

По особенностям и характеру воздействия на мотивы поведения сотрудников выделяют три группы методов: экономические, организационно-распорядительные и социально-психологические. Экономические методы менеджмента -- это совокупность способов воздействия путем создания экономических условий, побуждающих работников организации действовать в нужном направлении и добиваться решения поставленных перед ним задач.

Формы экономических методов:

1. Планирование.

2. Финансирование.

3. Кредитование

4. Ценообразование.

5. Экономическое стимулирование основывается на использовании:

· принципов и методов оценки и стимулирования повышения эффективности труда на каждом рабочем месте;

· системы оплаты труда, материального поощрения работников организации и использования прибыли;

· фондов заработной платы, материального поощрения, научно-технического и социального развития.

6. Хозяйственный расчет означает, что предприятие должно покрывать свои расходы доходами, получаемыми от реализации продукции, работать рентабельно, давать прибыль, соблюдать режим экономии, обеспечивать хозяйственную деятельность на основе самоокупаемости и самофинансирования.Следует иметь в виду, что эффективность экономических методов во многом определяет обоснованность экономических нормативов, таких как уровни рентабельности, распределение прибыли между подразделениями.

Коммерческий расчет - метод ведения хозяйства, заключающийся в соизмерении в денежной форме затрат и результатов деятельности; его целью является получение максимума прибыли при минимуме затрат. Коммерческий расчет предполагает обязательное получение прибыли и достаточного для продолжения хозяйствования уровня рентабельности.

20.Административно-организационные методы менеджмента

Организационно-административные методы базируются на объективных законах организации совместной деятельности и управления ею, естественных потребностей людей в определенном порядке взаимодействия между собой.Организационно-распорядительные методы реализуются в различных формах:

1. Методах организационного воздействия.

2. Методах распорядительного воздействия.

3. Методах дисциплинарного воздействия.

К методам организационного воздействия относятся:

1.Регламентирование.

2.Организационное регламентирование

3.Функциональное регламентирование.

4.Структурного регламентирования.

5.Должностное регламентирование.

Методы распорядительного воздействия

· Устное распоряжение.

· Письменное распоряжения.

· Приказ.

· Договор.

Распорядительное воздействие чаще, чем организационное требует контроля и проверки исполнения, которые должны быть организованы на предприятии. С этой целью оно устанавливает единый порядок учета, регистрации и контроля за выполнением приказов, распоряжений и указаний.

Методы дисциплинарного воздействия:

· Личная ответственность.

· Коллективная ответственность.

· Материальная ответственность.

· Моральная ответственность.

· Служебная ответственность.

Для нормального протекания управленческого процесса, необходимо соблюдение такого принципа как обеспечение единство прав и ответственности в каждом его звене. Избыток прав по сравнению с ответственностью приводит, как правило, управленческому произволу, в тоже время недостаток их парализует деловую активность и инициативу.

Социально-психологические методы менеджментаСоциально-психологические методы предполагают направленное воздействие:· С одной стороны, на поведение работников нацелены на формирование благоприятного морально-психологического климата в коллективе, развитие благожелательных отношений между его членами.· С другой стороны, на повышение его трудовой активности и направлены на раскрытие личных способностей каждого работника, помощи в их совершенствовании, что в конечном итоге ведет к максимальной самореализации человека в своей трудовой деятельности, следовательно -- к повышению эффективности.Социально-психологические методы можно представить как совокупность специфических способов воздействия на личностные отношения и связи, возникающие в трудовых коллективах, а также на социальные процессы, протекающие у них.Социальные методы управления - конкретные приемы и способы воздействия на процесс формирования и развитие коллектива, на социальные процессы, протекающие внутри его.

1. Социальные методы управления включают:

1.1. Методы социального нормирования - правила внутреннего поведения, кодексы этикета, прогрессивные моральные, социальные и этические нормы.

1.2. Методы социального регулирования включают:· Методы повышения социально-производственной активности (обмен опытом, пропаганда, критика, самокритика).· Методы социальной преемственности (посвящение в рабочие, праздники трудовой славы, чествование ветеранов, торжественные собрания и др.).

1.3. Методы морального стимулирования (различные формы награждений, грамоты, благодарности).

1.4. Воспитательные методы -- это приемы и способы убеждения, контроля за деятельностью руководства, что способствует развитию у работников прогрессивных форм мотивации

2. Психологические методы управления.

Эта группа методов направлена на регулирование взаимоотношений между людьми путем создания оптимального психологического климата в коллективе.К психологическим методам управления относятся:

· Методы профессионального отбора и обучения.

· Методы комплектования малых групп и коллективов.

· Методы гуманизации труда (окраска стен, свет, музыка, монотонность труда).

· Методы психологического побуждения.

21.Цели и стратегия развития фирмы (предприятия). Разработка стратеги развития в фирме.

Цель–желаемое состояние объекта, которое может быть достигнуто через сознательное усилие.

Цели играют большую роль, они указывают направление движения. Возникают не сами, а должны быть кем-то поставлены. Этот кто-то – менеджер. Отсюда ещё одно определение менеджмента – искусство формулирования реалистичных целей и умение организовывать эффективную работу по их достижению.

У каждой организации может быть несколько целей. В управлении цели обладают характеристиками:

1) Конкретность и измеримость

2) Ориентация целей во времени (первичные – долгосрочные (стратегические), вторичные – оперативные, третичные – текущие).

3) Достижимость (реалистичность). Нереальные формируют что-то там комплекс неудачника, так как ничерта не получается сделать.

4) Взаимная поддержка целей (не должнывзаимоисключать, а должны взаимодополнять).

Требования к целям:

1) Показать динамику

2) Операциональность (??) целей – в процессе детализации должны быть сведены к конкретным заданиям

3) Ориентация на концентрацию усилий и ресурсов

4) Множественность целей

Классификация целей зависит от целей и от признака классификации (логично, ага).

1) По периоду становления (важности)

a. Стартегические

b. Оперативные

c. Тактические

2) По содержанию – экономические, социальные, организационные, политические, научные и др.

3) По сфере действия (по функциональным подсистемам) – производственные, маркетинговые, финансовые, инновационные и др

4) По сфере формулирования (?) и реализации – внутренние и внешние

5) По приоритетности – приоритетные (первичные), вторичные и т.д.

6) По измеримости – количественные (выражают конкретные показатели) и качественные (хуже, выше и т.д.) и вроде ещё рамочные (как бы комбинация первых двух, но не уверена)

7) По повторяемости – постоянные и разовые

8) По иерархии – цели организации в целом, структурных подразделений, цели самостоятельных производственных коллективов и так далее

9) По стадиям жизни цикла. (В маркетинге у каждого товара их 4 (но он назвал 5): рождение (вхождение на рынок), рост спроса и популярности, полный рынок (основная часть прибыли, рынок не растёт) и снижение популярности и спроса (насыщение или появился аналогичный товар и т.д.), уход с рынка.

Дерево целей – структурированная и построенная по иерархическому принципу совокупность целей организации, в которой выделяется главная цель и др.

Принцип построения:

1) Главная цель должна содержать описание конечного результата

2) Реализация подцелей каждого последующего уровня является необходимым и достаточным условием достижения цели предыдущего уровня

3) Количество уровней декомпозиций зависит от масштабов и сложности поставленных целей

4) При формулировании целей разных уровней следует описывать желаемый результат, а не способы их достижения

5) Подцели каждого уровня должны быть взаимонезависимыми и не выводимыми одна из другой (чтобы могли за конкретным исполнителем закрепить)

6) Основание дерева целей должны составлять задачи, которые должны быть выполнены определённым способом в установленные сроки

Что даёт дерево целей:

1) Обеспечить чёткую координацию усилий всех структурных подразделений организации

2) Увязать (??) обязанности должностных лиц и повысить их взаимную ответственность

3) Установить конкретные задачи исполнителям и сроки реализации

4) Осуществить чёткий контроль исполнит-й (?) дисциплины

5) Обеспечить высокую степень управляемости всеми процессами

6) Сделать организацию более подготовленной к внезапным переменам

Цели – это отправной пункт (и конечный) для разработки и реализации стратегии организации

Стратегия– концепциядостижения поставленных целей (замысел)

(не путать с политикой – политика это стратегия в действии)

Как концепция, стратегия должна содержать:

1) Характеристику самих целей, их иерархии и приоритетности

2) Способы (методы) достижения этих целей

3) Временные рамки, этапы, последовательность действий

4) Исполнителей, их роли, порядок взаимодействия

5) Факторы: позитивно влияющие на реализацию стратегий и препятствующие её реализации (должны включать элементы стратегии противодействия?)

6) Ресурсы (за счёт чего всё делать)

7) Управление (кто за что отвечает, в рамках какого этапа и так далее)

Разработка стратегии предполагает решение следующих задач:

1) Оценка потенциала фирмы, её возможностей и ресурсов для достижения общих целей

2) Анализ внутренних факторов, обеспечение внутреннего роста и укрепление позиций фирмы (факторы – активная действующая сила – бывают коммерческие, финансовые, экономические и тд)

3) Анализ внешних факторов, требующих принятия мер и приспособления к изменившимся условиям и возникшим ситуациям (прямого (гос-во) и косвенного (формируют условия?) действия)

4) Оценка альтернативных направлений деятельности фирмы и выбор оптимального варианта для достижения поставленных целей

5) Принятие решений, взятых за основу при разработке долгосрочных планов функционирования и развития фирмы

22. Задачи и сущность стратегического управления. Реализация и контроль выполнения стратегии.

Функции стратегического управления. Стратегическое управление на предприятии выражается в следующих пяти функциях:

Планирование стратегии.

Организация выполнения стратегических планов.