Структура и классификация деловых писем
Официальное письмо — один из важнейших каналов связи предприятия,организации, учреждения с внешним миром. Через письма ведутся преддого-ворные переговоры, выясняются отношения между предприятиями , излагаются претензии. Письма сопровождают материальные ценности в пути и т.д.
Важной задачей при составлении письма является его информационное на- сыщение, т.е. включение в него целесообразного количества информации. Письма бывают одноаспектные и многоаспектные . Нередко один аспект может составить содержание всего письма, и чаще всего такими являются письма, не требующие ответа. Для многоаспектных писем уже сложились определенные устойчивые синтаксические конструкции для выражения того или иного аспек-та содержания. Текст многоаспектного письма обычно состоит из разделов, подразделов, пунктов, подпунктов. Изложение каждого аспекта необходимо начинать с абзаца. Однако для современной деловой переписки характерна тен-денция составления преимущественно одноаспектных писем.
Наиболее простая структура письма — это две части. В первой излагаются факты и события (мотивы, аргументы), послужившие основанием для состав-ления письма, во второй — выводы, просьбы, предложения. При составлении любого письма вначале нужно наметить логическую схему его содержания. Приведем примеры структуры писем, состоящих из двух-трех частей.
Служебное письмо-запрос:
1) обоснование актуальности запроса;
2) содержание запроса;
3) ожидаемый результат, если просьба будет выполнена.
Сопроводительное письмо:
1) сообщение о высылаемом материале;
2) уточняющие сведения. Письмо-просьба:
1) изложение причины, побудившей обратиться с просьбой;
2) изложение просьбы;
3) ожидаемый результат, если просьба будет удовлетворена, выражение
готовности к дальнейшему сотрудничеству.
Письмо-ответ (отказ в просьбе или отклонение предложения):
1) повторение изложения просьбы;
2) обоснование причины неудовлетворения просьбы;
3) констатация отказа или отклонения предложения.
Пример написания письма-приглашения:
Уважаемый Иван Петрович!
С 27 марта по 4 апреля 2001 г. студенческая газета «Студень » проводит 4-й областной студенческий фестиваль «Студенческая Весна 2001». В нем примут участие свыше 300 студентов центрального федерального округа, в том числе представители региональных средств массовой информации и крупных обще-ственных организаций.
Цель фестиваля — привлечь внимание студенчества к важным обществен-ным проблемам; к студенческой прессе как к инструменту развития самосозна-ния и выражения интересов молодежи. В рамках фестиваля:
• семинары;
• «круглые столы» и дискуссии по журналистике, политике, экологии;
• расширенное заседание Клуба молодых журналистов;
• выступление команд КВН, музыкальных групп, коллективов студенче-ской самодеятельности.
Просим Вас принять участие в студенческом фестивале
Письма-просьбы.Существует огромное количество ситуаций,дающихповод для изложения просьб от имени предприятий, организаций, учреждений. Излагая просьбу, необходимо подчеркнуть заинтересованность предприятия в ее исполнении. Простейший и наиболее распространенный вариант письма-просьбы совпадает с формой личного и коллективного заявления.
Уважаемый Александр Иванович!
В ОАО «Азовская птицеферма» из-за отсутствия средств сложилась кри-тическая ситуация с обеспечением птиц кормами.
Убедительно просим выделить сроком на 10 месяцев беспроцентный кре-дит на 400 тысяч рублей или оказать помощь в получении товарного кредита (овес, ячмень) через Областную продовольственную корпорацию.
Письма-предложения о совместном сотрудничестве. Широкое распространение получили письма-предложения о совместном сотрудничестве. Логическая схема построения этих писем такая же, как и схе- ма составления писем-просьб. Они состоят из двух частей: изложения сути во- проса и предложения о сотрудничестве. Обращение перед текстом употребля- ется не всегда.
Ростовский государственный медицинский университет на протяжении 60 лет является кузницей врачебных кадров для города Ростова-на-Дону и Ростовской области. Свыше 80% врачей, работающих в области и городе, являются нашими выпускниками.
Однако в последнее десятилетие в связи с дефицитом бюджетного финансирования и несовершенством законодательной базы резко усилился отток вра- чебных кадров из районов Ростовской области, нарушена система переподго- товки и повышения квалификации врачей, а выпускники вуза, видя бедственное положение здравоохранения на периферии, под любым предлогом стараются не ехать на работу в область. В этой связи на Ваше рассмотрение предлагается соглашение о взаимодействии администрации Ростовской области и Ростовского государственного медицинского университета, позволяющее улучшить обеспечение лечебно- профилактических учреждений области врачебными кадрами и повысить качество их работы.
Сопроводительные письма. Сопроводительные письма составляются для сообщения адресату о направлении каких-либо документов, материальных цен- ностей. Эти письма выполняют важную функцию контроля за прохождением документов и грузов, выполняя вместе с тем функцию ярлыка. В сопроводительном письме всегда употребляются стандартные выраже- ния: направляем, посылаем, высылаем. В конце текста сопроводительного письма делается отметка о наличии приложения.
Направляем перечень необходимых учебно-методических материалов для подготовки средней общеобразовательной с углубленным изучением англий- ского языка школы № 1 г. Ставрополя к новому учебному году. Приложение: на 1 л. в 1 экз. ма
Письма-запросы. Письмо-запрос направляется в тех случаях, когда не- возможно решить вопрос лично или по телефону. Они обычно используются в деловых взаимоотношениях между разными юридическими лицами. Письма- запросы предполагают обязательную реакцию адресатов в виде писем-ответов
Комитет по начальному профессиональному образованию Владимирской области просит представить до 10 июля т.г. в отдел воспитательной работы и социальной защиты учащихся информацию о состоянии воспитательной рабо- ты и профилактики правонарушений за 2000-2001 гг. (форма прилагается). В пояснительной записке необходимо отразить следующие вопросы. 1. Основные направления, формы и методы воспитательной работы с уча- щимися училища. Перечислите наиболее интересные общеучилищные меро- приятия, в том числе посвященные 60-летию системы начального профессио- нального образования. 2. Какие тематические классные часы прошли в учебных группах в течение учебного года. 3. Внеурочная занятость учащихся, кружковая работа. 4. Работа с родителями. 5. Какие вопросы воспитательной работы и профилактики правонарушений рассматривались на педагогических советах, инструктивно-методических со- вещаниях, советах при директоре. 6. Совместная работа с отделом по профилактике правонарушений, работа с неблагополучными семьями. 7. Работа совета по профилактике правонарушений. 8. Оцените степень выполнения плана совместной работы с Правоохрани- тельными органами и другими организациями по право-воспитательной работе. 9. Сотрудничество с органами социальной защиты, здравоохранения, психо- лого-педагогическими службами в процессе воспитания и обучения учащихся. Отчетные сведения о совершенных преступлениях и правонарушениях за январь — июнь 2001 г. согласовать с отделом милиции.
Письма-благодарности. В последнее время в практике работы органов государственного и муниципального управления стали часто использоваться письма-благодарности.
В период с 15 по 25 апреля 2001 г. в г. Владимире успешно прошел IV об- ластной фестиваль «Театр кукол на пороге нового тысячелетия», организован- ный по решению совета по культуре Владимирской области. В фестивале приняли участие 140 творческих работников из 6 кукольных театров Владимирской области и городов Золотого кольца России. Оргкомитет фестиваля выражает благодарность Вам за финансовую по- мощь, благодаря которой Владимирский государственный областной театр ку- кол стал участником важного события в культурной жизни центрального феде- рального округа. Надеемся, что руководство области будет и в дальнейшем оказывать под- держку кукольникам области при проведении театральных фестивалей.
Информационные письма. Цель информационного письма заключается в своевременном информировании ДРУГОГО предприятия или заинтересованного лица о свершившемся факте. Для такого письма бывает достаточно подписи референта или секретаря. Однако в зависимости от значимости излагаемых со- бытий или фактов письмо может быть подписано соответствующим должност- ным лицом. В целом принято, что информационные письма подписывает руко- водитель предприятия, организации, учреждения. Объем информационного письма может варьировать от размера обычной справки, состоящей из одного предложения, до сообщения, занимающего не- сколько страниц. Нередко к информационным письмам прибегают с целью пропаганды деятельности отдельных организаций.
Совместным решением коллегии Госстроя России и Президиума ЦК проф- союза работников местной промышленности и коммунально-бытовых предпри- ятий Российской Федерации по итогам Всероссийского конкурса за 2001 год на лучшую организацию предприятие сферы жилищно-коммунального хозяйства по эффективности работы в новых экономических условиях признано победи- телем с присуждением диплома I степени УЖКХ Октябрьского района г. Вла- димира. Директору Кирееву А.В. объявлена благодарность. Благодарю Вас за содействие в проведении Всероссийского конкурса, же- лаю дальнейшихуспехов в деле развития жилищно-коммунального хозяйства.
Письма-ответы (отказы). Логическая схема письма-ответа (отказа) следующая: 1) повторение просьбы, на которую составляет ответ; 2) обоснование при- чины отказа (если письмо-отказ); 3) констатация отказа.
«Сообщаем Вам о том, что Ваше предприятие не может выступить покупа- телем в соответствии со статьей закона...»
Гарантийные письма. Гарантийные письма составляются с целью под- тверждения определенных обещаний или условий и адресуются организациям или отдельному лицу. Слово «гарантия» вообще может не упоминаться в тексте письма, тем не менее, письмо может быть гарантийным. Гарантироваться могут плата за выполненную работу, качество, сроки выполнения работ, оплата про- дукции, оплата аренды и т.д. В таких письмах используются следующие стан- дартные выражения: гарантируем, фирма гарантируем, просим выслать в наш адрес наложенным платежом (вид гарантии).
Просим дать разрешение на аренду зала 26 февраля 2001 г. с 17.00 до 20.00 для организации отчетного концерта СТЦ «Баланс». Оплату аренды зала гарантируем.