Участь у виконанні функцій апарату управління

Фактор часу — один із вирішальних в науці управління. При плануванні використання свого робочого часу керівник органі­зації повинен чітко визначати форми своєї участі у виконанні ос­новних функцій всього апарату управління. У відповідальності з цим здійснюється розподіл праці між керівником і апаратом управління.

Загальний фонд робочого часу працівників апарату управління складається із витрат на виконання корисної робо­ти, непродуктивної роботи, але необхідної (підготовка, пересу­вання та ін.), а також втрат робочого часу (чекання у приймаль­них вищого керівництва, чекання транспорту та ін.).

Корисний час — це час, використаний на різні роботи, склад яких залежить від сфери діяльності і рівня керівника. В резуль­таті досліджень одержано дані про витрати часу за 24 показни­ками, що характеризують види діяльності керівників і менед­жерів торговельних фірм.

Основними видами трудових затрат є:

1. Загальне керівництво.

2. Економічна робота:

2.1. Економічний аналіз показників фінансово-господарсь­кої діяльності фірми.

2.2. Підготовка доповідей, оглядів, довідок.

2.3. Аналіз роботи структурних підрозділів.

2.4. Економічна робота в інших організаціях та установах.

2.5. Контроль за бухгалтерською роботою апарату.

3. Робота з інформацією:

3.1. Ділові усні бесіди:

• з співробітниками;
• з відвідувачами інших організацій та установ.

3.2. Ділові телефонні розмови.

3.3. Участь у нарадах:

• фірми;
• інших організаціях.

3.4. Бесіди з відвідувачами (усно і по телефону).

4. Робота з документами:

4.1. Перегляд вхідної кореспонденції та прийняття рішень.

4.2. Складання листів та інших документів.

4.3. Підписування документів.

4.4. Розгляд скарг.

4.5. Вивчення нормативних документів, спеціальної літера­тури.

5. Підготовка і аналіз виконання особистого плану роботи;

6. Видача завдань підлеглим;

7. Громадська робота, відрядження та інші роботи:

7.1. Виконання громадських доручень.

7.2. Перебування у службових відрядженнях.

7.3. Самоосвіта.

7.4. Розвязання питань побуту працівників фірми.

7.5. Особиста гігієна, відпочинок.

Аналіз змісту праці за видами робіт апарату управління дає можливість менеджеру визначити напрямки їх удосконалення. Головною проблемою при цьому є цільове призначення і логіка виконання кожної роботи, правильний розподіл процесу управ­ління на види робіт і окремі операції, закріплення деяких робіт за конкретними виконавцями.

Менеджер здійснює безпосередній вплив на підлеглих. Він контролює, бере участь у реалізації всіх функцій управління. Ця участь може бути прямою або непрямою, повною або частко­вою.

Пряму і повну участь менеджер здійснює при реалізації функцій загального керівництва. Він розробляє головні напрям­ки і стратегію діяльності підприємства, регулює і координує ро­боту усіх основних служб і підрозділів, визначає цілі функціону­вання і перспективи розвитку персоналу, узгоджує дії між ними, забезпечує зв´язки з зовнішнім середовищем.

Непряму та часткову участь менеджер здійснює при реалі­зації усіх інших функцій управління: технологічному керів­ництві, оперативному регулюванні виробничих процесів та ін. Виконання цих функцій здійснюють лінійні та функціональні менеджери організації. Тут керівник тільки затверджує або схва лює розроблені спеціалістами проекти рішень, заходи; заслухо­вує звіти відповідних служб; здійснює огляд виробничих ланок; підбір і розстановку персоналу; особистий контроль за роботою підлеглих.

Апарат управління буде ефективніше працювати у тих орга­нізаціях, де керівник вважає своїм першочерговим завданням створення найбільш сприятливих умов для самостійної роботи усіх служб управління.

У сучасних умовах ринкових відносин в роботі менеджерів зростають витрати часу на координування і об´єднання зусиль різних підрозділів і служб у єдину систему управління органі­зації.

Чим вище рівень менеджера, тим більшу вагу займає функ­ція загального керівництва. Тільки чітке визначення рівня своєї участі у реалізації основних функцій апарату управління є осно­вою правильного розподілу фонду робочого часу менеджера.

Планування особистої роботи менеджера

Важливою умовою раціонального використання робочого часу менеджера є планування особистої роботи. У особистому плані роботи менеджер визначає:

• завдання, що стоять перед організацією;
• питання, які потребують вирішення;
• посадові особи, які готують необхідні інформаційні мате­ріали;
• строки виконання визначених питань.

Окремо формулюється зміст завдань, які буде вирішувати менеджер особисто, порядок виконання, координація зусиль і система контролю.

Складання такого плану не викликає труднощів. Головне по­лягає у правильному виборі форми своєї участі у рішенні зав­дань, організації взаємодії окремих виконавців і взаємозв´язків з іншими організаціями зовнішнього середовища.

План повинен чітко визначати час роботи з документами, приймання відвідувачів, перебування у структурних підрозділах, участь у зборах акціонерів і трудового колективу, проведення нарад з підлеглими та ін. Розробка такого плану створює нор­мальний ритм роботи апарата управління, забезпечує черговість виконання завдань, дає можливість виділити час для творчої роботи, інноваційної діяльності, підвищення своєї кваліфікації. Тут менеджер компетентно і завчасно може займатись постанов­кою і рішенням стратегічних питань, продуктивно працювати.

Якщо у менеджера немає особистого плану роботи, то в ко­лективі організації створюються нервові обставини, що призво­дять до неякісних рішень завдань, підвищують психологічне напруження і знижують результативність управлінської праці.

Особистий план роботи менеджера складається на різні стро­ки:

• довгостроковий — рік, квартал;
• середньостроковий — місяць;
• короткостроковий — тиждень, день.

У плані точно визначається строк виконання роботи і час, необхідний для цього. Роботи, що виконує менеджер, особисто

поділяються на періодичні, що повторюються і раптово вини­кають.

Періодичні роботи повторюються щоденно, щотижнево, щомісячно у визначеному ритмі. Це такі види робіт:

• робота з документами;
• наради;
• приймання спеціалістів і працівників організації;
• приймання відвідувачів;
• робота у підрозділах.

Час виконання періодичних робіт повинен визначатись точ­но.

Роботи, що повторюються — це службові відрядження, нав­чання, наради і відвідування інших організацій. Витрати часу .на їх виконання також плануються точно.

Роботи, що виникають раптово, у плані передбачити немож­ливо. Для цього необхідно проектувати у плані резерв часу на їх виконання, а якщо його буде недостатньо, то треба зменшити витрати часу на заплановані роботи, перенести на інший час, або доручити їх виконання відповідальному працівникові апа­рату управління.

Планування особистої роботи треба розглядати не тільки як складання порядку роботи. Тут важливим є визначення часу їх провадження, строків їх початку і закінчення. При цьому треба враховувати всі майбутні види робіт, порівнювати необхідний для роботи час з плановим фондом часу в загальному бюджеті робочого часу.

Після складання плану треба проявити уміння і наполег­ливість у його виконанні, забезпечити необхідний контроль за виконанням планів іншими управлінськими ланками.

Контроль виконання плану особистої роботи і завдань ви­конавцями повинен бути регулярним і послідовним. Це дисцип­лінує самого менеджера і його підлеглих, сприяє ефективному використанню робочого часу, підвищенню якості управління організацією.

Оперативне планування особистої роботи менеджера здійснюється щотижня. Це план "на сьогодні", "назавтра". Такий план містить "тематичний" перелік справ, які треба вирі­шувати оперативно у визначений строк.

Для полегшення оперативного планування менеджер роз­робляє графік робот. У ньому встановлюється чіткий розпоря­док робочого часу (дня, тижня).

Робочі плани і графіки менеджера повинні бути скоордино­ваними з планами і графіками вищого керівництва і, в свою чер­гу, бути базою для розробки планів нижчого рівня управління або особистих планів підлеглих.