Управленческая деятельность и подготовка к ней менеджеров

Глава 1

ЧТО МЕНЕДЖЕРЫ ДЕЛАЮТ?

Для того чтобы повышать эффективность работы менеджеров, нужно определиться с ролью менеджера в организации и с функциями, которые он выполняет. Менеджеры добиваются того, чтобы что-то было сделано посредством деятельности других людей. Они принимают решения, размещают ресурсы и направляют активность других для достижения целей, работая в организации.

Организацию можно определить как сознательно координируемое социальное образование, состоящее из двух или более человек и функционирующее на относительно продолжительной основе для достижения общей цели или набора целей (Robbins, 1993). Опираясь на данное определение, к организациям можно отнести производственные, сервисные фирмы, школы, больницы, церкви, отделения милиции, местные, государственные и правительственные учреждения. Люди, которые предвидят деятельность других и ответственные за достижение целей в этих организациях, являются их менеджерами (иногда их называют по-другому, например администраторами, особенно в некоммерческих организациях).

Функции менеджмента или администрации

Еще в начале века Хенри Файоль писал, что все менеджеры исполняют пять функций управления: планирование, организация, руководство, координация и контроль (Fayol, 1916). Сейчас их свели к четырем: 1) планирование, 2) организация, 3) лидерство (указание, руководство, от англ. leading), 4) контроль (от англ. controlling) или регулирование.

Поскольку основное предназначение организации состоит в достижении тех или иных целей, кто-то должен определить эти цели, а также средства, которыми можно их достичь. Обычно эти задачи решают менеджеры или администраторы. Функция планирования включает определение целей организации, установление общей стратегии для достижения этих целей и развитие всесторонней иерархии планов для интеграции и координации различных видов деятельности.

Менеджеры ответственны и за проектирование организационной структуры. Функция организации предполагает определение того, какие задания должны быть выполнены, кто их должен выполнять, как нужно сгруппировать задания, кто перед кем отчитывается и где принимаются решения.

Каждая организация включает в себя людей, и задача менеджера — направлять и координировать деятельность этих людей. В этом заключается руководящая функция. Руководство как функция включает также мотивирование подчиненных, направление их активности, отбор наиболее эффективных каналов коммуникации, разрешение конфликтов в организации.

Последняя функция, выполняемая менеджерами, — это контроль или регулирование. Цели установлены, планы сформулированы, структурные разграничения сделаны, люди наняты, обучены и мотивированы, — и все равно остается вероятность того, что что-то пойдет неправильно, плохо. Менеджеры проверяют и контролируют организационное исполнение и производительность, чтобы удостовериться в том, что все идет так, как должно быть. Необходимо сравнивать выполнение работы с предварительно поставленными целями. При обнаружении существенных отклонений менеджер должен направить деятельность организации в нужное русло.

Глава 1. Что менеджеры делают ?

Итак, под регулирующей или контролирующей, функцией понимают проверку деятельности работников, с тем чтобы обеспечить выполнение запланированного, сравнение и корректировку существенных отклонений (Robbins, 1993).

Роли менеджера

Хенри Минтсберг в 1960-х годах предпринял исследование и выделил десять взаимосвязанных профессиональных ролей менеджера (Mintzberg, 1973). Эти роли можно разделить на три группы: относящиеся к межличностным отношениям, к передаче информации, к принятию решения (табл. 1).

Таблица 1. Управленческие роли (по Минтсбергу*)

Роли	Описание	Примеры
Межличностные
Глава (figurehead)	Выполняет функции символической главы; требует исполнения набора рутинных обязанностей юридического или социального характера	Церемонии, статусные прошения, заявки, ходатайства, ведение дел в суде
Руководитель (Leader)	Ответственен за мотивацию и руководство подчиненными	Фактически все виды управленческой активности, предполагающие взаимодействие с подчиненными
Связной/посредник (Liaison)	Поддерживает сеть внешних контактов, обеспечивающих протекцию и информацию	Подтверждение в приеме почты, внешняя работа в правлении
Информационные
«Монитор» (Monitor)	Получает самую разнообразную информацию; служит нервным центром внутренней и внешней информации организации	Разбор корреспонденции, поддержание контактов, связанных в первую очередь с получением информации
Распространитель (Disseminator)	Передает информацию, полученную извне или от подчиненных, другим членам организации	Пересылка почты в организацию с целью информирования; поддержание вербальных контактов, в том числе информирование подчиненных на собраниях
Оратор (Spokesperson)	Передает информацию за пределами организации о ее планах, политике, действиях и результатах; выступает как эксперт по организационной отрасли промышленности	Участие в собраниях правления; поддержание контактов, направленных на передачу информации вовне.
Принятия решений
Предприниматель (Entrepreneur)	Исследует организацию и ее окружение для поиска возможностей и инициирует проекты для осуществления изменений	Стратегические и обзорные совещания, включающие создание или разработку проектов по усовершенствованию
«Устранитель нарушений» (Disturbance handler)	Ответственен за корректирующие действия в случаях, когда организация сталкивается с важными, неожиданными нарушениями	Стратегические и обзорные совещания, посвященные нарушениям и кризису
Распределитель ресурсов (Resource allocator)	Принимает или корректирует значимые организационные решения	Определение сроков, разработка графика; санкционирование тех или иных действий; составление бюджета; планирование работы подчиненных
Переговорщик (Negotiator)	Ответственен за представление организации на больших переговорах	Переговоры по заключению контракта

* Переведено и адаптировано Г. X. Бакировой из книги: MintzbergH. The Nature of Managerial Work, 1973.

Межличностные роли

Все менеджеры выполняют обязанности, которые по своей природе являются церемониальными, или символическими. В этом случае менеджер выступает в роли главы. Чаще всего это рутинные обязанности юридического или социального характера. Например, ситуация вручения дипломов президентом колледжа. Все менеджеры также исполняют роль руководителя. В соответствии с этой ролью менеджер должен нанимать, обучать, мотивировать и дисциплинировать работников. Фактически эта роль охватывает все виды управленческой деятельности, предполагающие взаимодействие с подчиненными. Третья роль — роль связного или посредника. Минтсберг описывает ее как установление контактов, связи с отдельными людьми и группами внутри и за пределами организации для получения информации и помощи.

Информационные роли

Все менеджеры в той или иной степени получают и собирают информацию из организаций и учреждений. Обычно они делают это, просматривая журналы, беседуя с другими людьм. Это нужно, чтобы узнать об изменениях во вкусах людей, о положении дел у конкурентов. Минтсберг называет эту роль «монитор», это роль наблюдателя, контролирующая, отслеживающая роль. Менеджер также выступает в качестве средства, канала передачи информации, полученной извне или от подчиненных, другим членам организации. Эта роль получила название «распространитель». Кроме этого, менеджеры исполняют роль представителя и оратора, когда представляют организацию за ее пределами: сообщают о планах, политике, действиях или результатах организации.

Роли принятия решений

Минтсберг выделяет четыре роли, связанные с осуществлением выбора. В роли предпринимателя менеджер инициирует, предвидит новые проекты для улучшения выполнения работы в организации.

В качестве «устранителя нарушений» существующего положения вещей менеджеры предпринимают корректирующие действия при столкновении с важными неожиданными нарушениями и непредвиденными проблемами. Как распределители ресурсов менеджеры ответственны за размещение человеческих, физических, монетарных ресурсов. В этой роли менеджеры решают вопросы календарного планирования, составления расписания, разработки графика, определения сроков; бюджета, планирования работы подчиненных и др. Наконец, менеджеры исполняют роль ведущего переговоры, в соответствии с которой они обсуждают и заключают сделки, договора с другими подразделениями или организациями с выгодой для своего подразделения, организации.

Управленческие умения

Можно посмотреть на то, что делают менеджеры, с другой стороны. Роберт Кац (Katz, 1974, pp. 90—102) предлагает рассмотреть умения и компетентность, которые необходимы менеджерам для

успешного достижения целей их работы. Он выделяет три наиболее важных управленческих умения: технические, социальные и когнитивные (концептуальные).

Под техническими умениями Кац понимал способность применять специализированные профессиональные знания или практический опыт. Менеджеры приобретают их посредством интенсивного формального образования в соответствии с обучающими программами. Но это не единственный путь, для выполнения многих видов работ необходимы профессиональные знания и умения, которые люди приобретают в процессе работы.

Социальные умения, с точки зрения Каца, означают способность работать с другими людьми, понимать и мотивировать их как индивидуально, так и в группах. Многие люди являются хорошими специалистами в своей профессии, но они некомпетентны в сфере межличностных отношений. Они, например, могут быть плохими слушателями, не способными понимать потребности других, у них могут быть трудности в разрешении конфликтов.

Когнитивные умения по мнению Р. Каца, — это умственная способность анализировать и диагностировать сложные ситуации. Принятие решения менеджером, например, предполагает его способность установить, локализовать проблему; идентифицировать альтернативы для ее устранения; отобрать наилучший вариант. Технически и социально компетентные менеджеры могут потерпеть неудачу, если у них есть трудности при осмыслении и интерпретации информации.

Эффективность и успешность управленческой деятельности

Фред Лутанс и его коллеги решили посмотреть, одинаково ли работают те менеджеры, которые быстро продвигаются в своей карьере, и те, которые просто хорошо справляются со своей работой. Можно было бы предположить, что те менеджеры, которые хорошо справляются со своей работой, быстрее продвигаются в организации, но исследование обнаружило совсем иную картину (Luthans, 1988, pp. 127—132). Изучение 450 менеджеров позволило определить, что они все вовлечены в четыре вида активности:

1. Традиционное управление. Принятие решения, планирование и контроль.

2. Коммуникация. Обмен рутинной информацией и процессуальной бумажной работой.

3. Управление человеческими ресурсами. Мотивация, дисциплинарные меры, разрешение конфликтов, обеспечение кадрами и обучение.

4. Организация сети. Общение, осуществление политической активности, взаимодействие с людьми, находящимися за пределами организации, с посторонними.

Оказалось, что «успешные» (определяемые по скорости продвижения в пределах организации) и «эффективные» (определяемые по количеству и качеству выполнения ими работы, а также по степени удовлетворенности и обязательности их подчиненных) менеджеры по-разному распределяют свое рабочее время (табл. 2). Сравнительный анализ показывает, что успешные менеджеры тратят больше всего времени на четвертый вид активности — установление сети взаимосвязей с людьми, находящимися за пределами организации, а эффективные менеджеры тратят на нее меньше всего времени. Эффективные менеджеры больше сосредоточены на втором виде активности — на коммуникации. Успешные менеджеры меньше всего времени уделяют третьему виду активности — управлению человеческими ресурсами, в то время как у эффективных менеджеров этот вид активности стоит на втором после коммуникации месте. В целом можно сказать, что успешные менеджеры 39% своего времени и соответственно энергии тратят на коммуникацию и управление человеческими ресурсами, в то время как эффективные менеджеры тратят на них 70% своего времени, то есть почти в

Таблица 2.Распределение видов деятельности по времени*

Вид деятельности	Средний менеджер	Успешный менеджер	Эффективный менеджер
1. Традиционный менеджмент	32%	13%	19%
2. Коммуникации	29%	28%	44%
3. Управление человеческими ресурсами	20%	11%	26%
4. Установление связей	19%	48%	11%

* Luthans F., Hodgetts R., Rosenkrantz S. Real managers. 1988. Переведено и адаптировано Г. X. Бакировой.

два раза больше! Таким образом, в основе определения приоритетов того или иного вида активности лежат собственные ценности и мотивы менеджеров. Успешные менеджеры в большей степени ориентированы на собственные интересы, а эффективные — на цели компании. Исследователи опровергли мнение, что продвигаются наиболее способные и эффективные менеджеры. Для продвижения важны социальные и политические способности.