Основные приемы работы с документами

Для запуска необходимо щелкнуть по пентаграмме данного приложения. Сразу после запуска на экране откроется окно с пустым документом. Как правило, оно развернуто на полный экран, а вторичное окно документа слито с основным.

При создании нового документа в Word вы видите пустое окно для ввода. Вертикальная черта (курсор) расположена в верхнем левом углу окна. Ниже курсора располагается горизонтальная черта, которая называется маркером конца документа. При вводе текста символы появляются на экране слева от точки вставки, которая смещается вправо по мере ввода текста.

Нажимать клавишу Enter нужно только для того, чтобы отметить конец абзаца или вставить пустую строку. При нажатии клавиши Enter вставляется символ конца абзаца и происходит переход на новый абзац. Обычно на экране не видны Microsoft Office 333 символы абзаца. Если вы хотите их увидеть, нажмите кнопку. Скрытый текст на панели инструментов.

Для ввода текста достаточно подвести курсор к нужному месту документа и набрать текст. В Word имеются 2 режима редактирования; режим вставки и режим замены. В режиме вставки (используется чаще всего) все символы справа от курсора сдвигаются, освобождая место для вводимого пользователем текста. В режиме замены новые символы заменяют собой существующие. Когда этот режим включен, в строке состояния выделяется индикатор «ЗАМ» (OVR). Для переключения между этими двумя режимами следует нажать клавишу Insert или сделать двойной щелчок мышью на индикаторе «ЗАМ».

Работа с несколькими документами

В Word можно работать с несколькими документами одновременно. Каждый создаваемый или открываемый документ размещается на экране в своем собственном окне.

Одно из преимуществ работы с несколькими документами одновременно заключается в легкости копирования или перемещения текста из одного документа в другой, что упрощает создание двух различных версий одного базового документа или заимствований из существующего документа при построении нового.

При открытии документа он появляется в, окне документа, скрывая ранее открытые документы. При работе с несколькими документами можно переключаться с одного документа на другой в режиме полного экрана или разместить их на экране так, чтобы видеть, по крайней мере, часть каждого из них. В любой момент времени может быть активным только один документ. Окно, которое размещается поверх других и имеет выделенный заголовок, является активным.

Для размещения на экране всех открытых документов нужно выполнить команду Окно/Расположить все. Можно перемещать эти окна или изменять их размер, используя обычные методы Windows. Для восстановления окна в его полноэкранном виде необходимо нажать на кнопку «Развернуть» в верхнем правом углу окна или выбрать команду развернуть и управляющем меню окна документа.

Сохранение документа

Сохраненный документ хранится в виде файла на диске. Пока документ не сохранен, все изменения находятся только в оперативной памяти компьютера. После сохранения файла его можно сохранить снова под тем же именем или сохранить новую копию файла под другим именем и в другом месте. Можно установить режим, при котором Word автоматически сохраняет документ через определенные промежутки времени и сохраняет предыдущую копию файла при каждом новом сохранении (команда Сервис /Параметры, вкладка Сохранение),

Сохранение документа осуществляется командой Файл/Сохранить, комбинацией клавишей A.LT+S или при помощи пиктограммы «Сохранить». Word назначит сохраняемому файлу расширение DOC. Для сохранения файла под новым именем выберите команду Файл/Сохранить как. Файл, созданный в Word, можно сохранить в других форматах, что позволяет переносить документ на компьютеры, где Word не установлен или установлена более ранняя версия. Сохранение нового документа осуществляется следующим образом:

1. Нажмите на пиктограмму Сохранить.

2. Чтобы сохранить документ в другой папке, выберите нужный диск из списка или нажмите дважды нужную папку в списке папок. Чтобы сохранить документ в новой папке, нажмите кнопку создать папку.

3. Введите имя документа в пале Имя файла. В случае необходимости имя файла может быть довольно длинным.

4. Нажмите кнопку сохранить.

Закрытие документа

Для закрытия документа следует выбрать команду Файл/Закрыть и нажать кнопку «Закрыть» или дважды щелкнуть по значку в верхнем левом углу окна документа. Если после последнего сохранения документа были сделаны изменения, Word даст возможность их сохраненить.

Слово Перенос слов позволяет выровнять правую границу текста и уменьшить пробелы между словами в абзацах, выровненных по ширине. Слова при переносе разбиваются на части с помощью дефиса. Word имеет три типа дефисов: необязательные (мягкие), обычные и неразрывные (жесткие).

Команда Сервис /Расстановка переносов позволяет автоматически расставить необязательные переносы ко всем документу. Чтобы сделать видимыми необязательные дефисы, выберите Сервис/Параметры и откройте вкладку Вид, Отмена правки

Команда отменить отменяет последнее выполненное действие. Отменить можно большинство операций редактирования. Команду Правка/Отменить нужно выполнять сразу же после того, как была совершена ошибка. Чтобы отменить последнюю операцию редактирования, можно воспользоваться клавишами «Ctrl + «Z» или «Alts + «Backspaces. Для отмены или повтора нескольких последних операций с помощью панели инструментов используется стрелочка вниз рядом с кнопкой отменить или повторить. Перемещение, копирование и связывание текста или Графики Word мощное средство связывания текста (графики) внутри документа или с другим документом.

При изменении исходного материала его слизанная копия меняется автоматически. Фрагмент текста или графики, к которому применены команды перемещения и копирования, загружается в специальную область памяти, называемую буфером обмена.

Буфер обмена хранит свое содержимое, пока в него не будет помещено новое содержимое с помощью команды копирования или перемещения. С помощью буфера обмена можно перемещать и копировать текст и графику в другие приложения Windows или DOS, Перемещение (копирование) выделенного текста осуществляется командой Правка/Вырезать (Правка/'Копировать), переносом курсора в то место, куда нужно переместить (скопировать) текст, и при помощи команды Правка/Вставить.

Разбивка на страницы

По умолчанию Word разбивает документы на страницы после каждого изменения документа. Word определяет, сколько текста поместится на страницу и вставляет мягкий разрыв страницы, который выглядит при обычном режиме просмотра как тонкая пунктирная линия. В любом месте документа можно вручную вставить жесткий или принудительный разрыв страницы, который выглядит как более жирная пунктирная линия со словами Разрыв страницы по центру экрана. Вставить принудительный разрыв можно с помощью клавиш «Ctrl» - «Enters» либо выбрав команду Вставка/Разрыв, Удалить принудительный разрыв можно клавишей «Del»

Поиск и замены

Команда Правка/Найти позволяет найти и выделить текст, форматирование, стиль или специальный символ. Команда Правка/Заменить выборочно или глобально во всем документе производит замену

Проверка орфографии

Средство проверки орфографии Word очень быстро находит в документе слова, которых нет ни в основном, ни вспециальных или вспомогательных словарях. Кроме того, средство проверки орфографии может предложить несколько вариантов правильного написания.

Если включено средство автоматической проверки орфографии, то неправильно введенные слона сразу при вводе подчеркиваются красной волнистой линией. Кроме того, в строке состояния появляется значок в виде открытой книги с красным крестиком, который означает, что в документе есть орфографические ошибки Чтобы включить автоматическую проверку орфографии, выберите команду Сервис/Параметры, вкладка Орфография, Проверка документа проводится от начала до конца документа. Можно проверить орфографию только в части документа, если выделить эту часть.

Если начать проверку орфографии в середине документа, то проверка будет проведена до конца, за ним Word вернется к началу документа и закончит на том мете, где ее начал.

Вставка рисунка

С помощью Wоrd можно иллюстрировать документы, используя картинки, созданные графическими программами. Word принимает многие наиболее часто используемые форматы графики.

Вставка рисунка в текст осуществляется одним из следующих способов. Необходимо выполнить команду Вставка / Рисунок (при использовании этого метода наличие программы, с помощью которой создавался рисунок, не обязательно)

Запустите программу создания рисунка и скопируйте его в буфер обмена Windows. Затем скопируйте рисунок из буфера обмена в документ, Выполните команду Вставка/Объект (при использовании этой команды вставленный рисунок можно редактировать с помощью программы, создавшей рисунок).

Файл документа, который содержит рисунок, занимает очень много места. Уменьшить размер файла можно при помощи создания связи документа с файлом рисунка без сохранения копии рисунка в документе. В этом случае каждый раз при открытии документа Word обращается к файлу рисунка, чтобы отобразить рисунок. Связь создастся посредством команды Вставка/Рисунок, В диалоговом окне Вставка рисунка следует установить флажок Связь с файла и снять флажок.

Работа с рисунками

Работа с рисунком включает в себя его увеличение или уменьшение, обрезку рисунка, добавление или удаление рамки, перемещение, копирование рисунка, вставку рисунка в кадр.

С рисунками можно работать в любом режиме просмотра документа. Исключение - рисунок, вставленный 8 кадр (появляется в режимах просмотра документа «Разметка страницы» или «Предварительный просмотр). Рисунки можно скрыть для увеличения скорости перемещения внутри документа и вывода на экран документа, содержащего большое количество рисунков. Для выделения рисунка нужно щелкнуть по рисунку мышью. Чтобы изменить размер выделенного рисунка, нужно перетащить маркер размера. Если при перетаскивании маркера удерживать клавишу «Shift», то будет производиться обрезка рисунка. Аналогичные действия можно произвести командой Формат/Рисунок. При помощи команды Формат/ Обрамление и Заливка к рисунку можно добавить линии и обрамление. Заливка рисунка производится только в том случае, если рисунок вставлен в кадр. Выделенный рисунок можно переместить или скопировать при помощи мыши (копирование происходит, если удерживается клавиша «Ctrl»)

Эти же действия можно выполнить командам! Правка/Вырезать или Правки/Копировать и затем выполнить команду Правка/Вставить. Рисование с помощью инструментов Word.

Рисование в Word происходит с помощью панели инструментов Рисование Можно создавать рисованные объекты, не закрывая документа, в который они должны быть вставлены; рисование происходит прямо в документе. Рисование производится в режиме разметки страницы. Для вывода панели инструментов Рисование на экран нужно выполнить команду Вид/Панели инструментов. При создании рисунка он помещается в слои над текстом. Word предоставляет возможность перемещать рисованные объекты в слой над текстом, в слои текста или в слои под текстом. Рисунок, не заключенный в кадр, может располагаться только в слоях над текстом и под текстом. Для упорядочивания слоев нужно выделить объект и нажать соответствующую кнопку на панели инструментов Рисование. Рисованные объекты можно сгруппировать.

Вывод

В этом реферате я написала возможности и функции текстового процессора Word. Как правильно работать с этим документам. И без этих не сложно запоминающихся функций работа в Word сложна.

Текстовый редактор WordPad реализует основные функции текстового редактора. Поддерживает технологию вставки объектов из других приложений Windows 95,98. Выпускает файлы в формате Word.

Стандартная программа WordPad на деле является очень упрощенной версией профессионального текстового процессора Word, выпускаемого компанией Microsoft, об этом я уже упоминала в своем реферате.

Microsoft Word - самый популярный на рынке программных продуктов текстовый процессор для Windows. Word предоставляет невиданные ранее возможности обработки текстов с помощью множества инструментов, что значительно облегчает выполнение форматирования. Последняя версия программы носит название Word 97, но в эксплуатации находятся также версии Word 95 и еще более ранняя версия Word 6.0.

Чем новее версия, тем в ней больше функций возможностей для создания различных текстовых документов, соответственно на более новую версию больше спроса на рынки программных продуктов.

Узнать о Word можно: ? (Справка) - получение помощи или справочных сведений о программе Word и его средствах (клавиша F1 - вызов справки для того действия, которое выполняется, Shift+F1 - справка для затем указанного конкретного задействованного элемента экрана).

Можно также упомянуть о панели инструментов, которые позволяют упорядочить команды Word так, чтобы их было легко найти и использовать. В Word имеются встроенные панели инструментов, которые можно настраивать: добавлять или удалять команды меню и кнопки, создавать новые панели инструментов, а также отображать, скрывать и перемещать существующие панели инструментов. Панель инструментов можно показать и скрыть с рабочего стола, используя команду Панель инструментов из меню Вид. Программа Word на мой взгляд необходима для студентов, школьников, деловых людей и др.

Лично для меня эта программа очень удобна, так как она позволяет исправлять ошибки, что она позволяет работать с несколькими документами одновременно и это большой плюс.

Я не пожалела, что выбрала именно эту тему для написания реферата, так как для себя я узнала много нового и интересного, ведь о многих функция я даже и не догадывалась. Теперь многие из тех функций, которая я писала в этом реферате я буду применять.

Глоссарий.

№ п/п	Новые понятия	Содержание
	Microsoft Word	мощный текстовой процессор, предназначенный для выполнения всех процессов обработки текста: от набора и верстки, до проверки орфографии, вставки в текст графики, распечатки текста.
	авто-замена	позволяющая автоматически исправлять типичные ошибки при вводе
	авто-заполнение	(или авто-текст), с помощью, которой можно автоматически продолжить ввод слова или фрагмента текста после ввода нескольких первых буки (теперь редактор с самого начала имеет некоторую базу таких заготовок)
	автоматическая проверка	правописания включает в себя проверку орфографии и грамматики
	связь с Web	функция, общая для всех программ Microsoft Office, - служит для создания и просмотра гипертекстовых документов в World Wide Web: установка связи с любым файлом (это может быть файл Microsoft Office, файл в формате HTML или другого формата), расположенным на внутреннем или внешнем Web-узле или файловом сервере
	Мастер Web	страниц позволяет автоматизировать процесс создания Web-документов: Мастер предоставляет в ваше распоряжение уже настроенные шаблоны Web-страниц, которые можно легко изменить в соответствии с решаемой задачей; для создаваемых страниц можно выбрать наиболее подходящие стили оформления, каждый из которых включает с себя цвета фона, маркеры, горизонтальные линии и другие элементы
	анимация текста	добавление к тексту эффектов анимации
	создание гиперссылок	автоматическое форматирование сетевых путей, а также адресов электронной почты и Internet, как гиперссылок при вводе. Щелкнув по гиперссылке, можно перейти к указанному в ней месту назначения