Действия руководителя и аппарата управления на различных этапах формирования и осуществления управленческих решений.

Тема 7. ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ОСНОВЫ ПОДГОТОВКИ И РЕАЛИЗАЦИИ

УПРАВЛЕНЧЕСКИХ РЕШЕНИЙ

Вопрос 1. Социально-психологические аспекты управленческих решений.

Вопрос 2. Контроль и ответственность.

Вопрос 1.

Социально-психологические аспекты

Управленческих решений

Разработка и выполнение управленческих решений требует определённых организационно распорядительных мероприятий, касающихся управляющей и управляемой системы на всех этапах формирования и осуществления управленческих решений. К этим этапам относятся: разработка, согласование, принятие, утверждение и организация выполнения.

На каждом этапе руководители предпринимают определённые шаги и действия.

Действия руководителя и аппарата управления на различных этапах формирования и осуществления управленческих решений.

1. Этап разработки:

- оформить документы о начале выполнения работ с указанием конкретного задания, наличных сил, ресурсов, средств, времени и системы субординации;

- ознакомить и разъяснить разработчикам управленческого решения содержание руководящих документов о начале выполнения работ по подготовке управленческого решения;

- разъяснить разработчикам управленческого решения их права, обязанности и ответственность при выполнении работ;

- обсудить с разработчиками неучтённые детали для успешного выполнения работ;

- акцентировать внимание на степени важности предлагаемой работы над управленческим решением;

- выделить исполнителей, необходимую оргтехнику, помещение и указать на источники деловой информации;

- провести контроль юристом или референтом соответствия вариантов разрабатываемого управленческого решения действующим законам и уставным документам компании;

- Оформить заключение о технической, экономической и организационной выполнимости вариантов управленческого решения;

- получить заключение внешних экспертов о безопасности предстоящей реализации управленческого решения в экономическом, экологическом и других областях.

2. Этап согласования с вышестоящими организациями, заказчиками, клиентами:

- оформить документацию о физических или юридических лицах, с которыми с которыми необходимо согласовывать управленческие решения;

- определить и зафиксировать в документе временные периоды согласований, наименование и содержание сопроводительных документов;

- документально оформить общий акт согласований.

3. Этап принятия управленческого решения:

- документально подтвердить отсутствие в вариантах управленческого решения внутренних противоречий и противоречий ранее реализованным решениям;

- документально оформить набор критериев для выбора управленческого решения с указанием наименования, численных и качественных значений их параметров;

- документально зафиксировать отклонение параметров управленческого решения от параметров выбранных критериев;

- документально оформить процедуру применения управленческого решения с указанием даты, ответственных лиц, замечаний.

4. Этап утверждения управленческого решения:

- (те же пункты, что на этапе 2, только вместо слов согласование – везде утверждение).

5. Этап организации выполнения управленческого решения:

- Оформить документы о начале реализации управленческого решения с указанием содержания конкретного задания, состава исполнителей, сроков выполнения, промежуточных этапов контроля выполнения и выделенных ресурсов;

- ознакомить исполнителей с содержанием и порядком выполнения управленческого решения;

- разъяснить исполнителям управленческого решения их полномочия и ответственность за конечный результат;

- активизировать работу исполнителей по эффективной реализации управленческого решения;

- осуществлять периодический контроль над ходом выполнения управленческого решения работниками;

- осуществлять практическую оценку реализованного управленческого решения;

- сдать в архив документы по разработке и реализации управленческого решения.

В рамках организационно-распорядительной деятельности, руководство и аппарат управления должны заниматься социально-психологической работой с сотрудниками, которые готовят и выполняют управленческое решение.

В зависимости от социально-психологической проработки, управленческое решение может встретить противодействие или содействие со стороны потенциальных исполнителей. Проработка обеспечивает согласованность интересов, социальной справедливости и ожиданий исполнителей и руководителя. Данная согласованность достигается применением социальных и психологических методов в ходе формирования и осуществления управленческого решения.

Социальные методы.

1. Методы управления социально-массовыми процессами, которые происходят в больших коллективах. В их основе лежит теория систем и закон организации, в том числе законы синергии, самосохранения, пропорциональности и композиции и т.д.

2. Внутригрупповые методы: метод повышения социально-производственной активности; метод коммуникаций; метол морального стимулирования.

3. Методы управления индивидуально-личностным поведением: убеждение; личный пример; внушение.

Психологические методы.

Они призваны обеспечить благоприятную морально-психологическую атмосферу для производственной деятельности персонала. Эти методы направлены на формальные и неформальные отношения сотрудников, готовящих и реализующих управленческое решение.

1. Формальные (функциональные отношения) – строятся на основе должностных инструкций, обязанностей и распоряжений администрации.

2. Неформальные (личностные отношения) – строятся на основе общности приоритетов, потребностей, интересов, симпатий (антипатий). Психологические методы создают гармонию в отношениях, чтобы управленческое решение появилось и было выполнено.

Практика формирования управленческих решений выработала ряд психологических приёмов убеждения исполнителя в правильности или неизбежности точки зрения руководителя.

Приём 1.

Руководитель может уклониться от спора с потенциальным исполнителем по всему управленческому решению или по его частям. При этом исполнитель может подумать, что руководитель очень уверен в своей правоте или что за этим решением стоит могущественная сила.

Приём 2.

Руководитель может изобразить повышенный интерес к мнению исполнителя по своему решению и может дать ему выговориться, после этого исполнитель благожелательнее оценивает решение.

Приём 3.

Руководитель может сразу сказать исполнителю, что управленческое решение и ему самому не нравиться, но в силу обстоятельств его нужно выполнить.

Приём 4.

Перед объявлением о предстоящем выполнении управленческого решения, руководитель может выказать исполнителю своё дружеское к нему расположение. После этого исполнитель будет реагировать на управленческое решение с позиции, скорее, поддержки, чем противодействия.

Пиём 5.

Руководитель может найти в своём управленческом решении какую-то связь с мыслями или взглядами исполнителя и представить это решение как полную реализацию идей потенциальных исполнителей, при этом можно пожертвовать даже своим авторством.

Приём 6.

Руководитель может сначала обсудить предстоящее управленческое решение с потенциальными исполнителями и включить в него их несущественные предложения, сохранив основу.

Приём 7.

Руководитель может своим управленческим решением бросить исполнителям своеобразный вызов: «Кто может лучше?». Потому что критиковать решение значительно проще, чем его разработать.

Приём 8.

Руководитель может придать наглядность, основным положениям своего решения используя графики, схемы, расчёты, авторитетные мнения и т.п.

Вопрос 2.