Описание работы и определение требований к кандидатам

Задание 2.1. Анализ форм описания работы и требований к кандидатам, используемых в организации.

Дайте ответы на следующие вопросы относительно описания работы и требований к кандидатам в организации:

1. Какие из перечисленных ниже документов используются в организации в процессе набора и отбора персонала:
а) должностная инструкция;
б) профессиограмма;
в) профессиональный стандарт;
г) карта компетенции;
д) профессиональный портрет;
е) техническое задание рекрутинговой фирме;
ж) оригинальный документ, разработанный специалистами организации.

2. В чем заключаются сильные стороны используемых в организации форм с информацией о содержании работы и требованиях к кандидатам?

3. Имеют ли они недостатки? Какие? Поясните, как их можно устранить.

Задание 2.2. Описание работы.

Опишите содержание работы на какой-либо должности, взяв за основу следующую схему:

1. Определение работы.

Раздел "Определение работы" содержит несколько видов информации:
- название работы - указывается название работы, например, секретарь-референт, менеджер по продажам или кладовщик;
- организационная единица (подразделение), к которой данная работа относится;
- название должности непосредственного начальника.

2. Цель работы (цель создания данной должности).

Для топ-менеджеров здесь определяющими являются цели организации; для специалистов - цели подразделения, для исполнителей - цели рабочего места.

3. Краткое описание работы.

В разделе "Краткое описание работы" должно содержаться общее описание характера работы, включающее только основные функции и действия. Так, для менеджера по закупкам в разделе "Краткое описание работы" может содержаться следующая информация: "менеджер по закупкам осуществляет закупку, регулирует поставки, запасы и распределяет все материалы, необходимые для данного производства".

4. Обязанности и ответственность.

В этом разделе должен быть представлен детальный список фактических обязанностей и ответственности, соответствующих рабочему месту. Особое внимание надо уделить четкой формулировке положений, чтобы работнику было совершенно ясно, за что он отвечает. Этот раздел является основным при определении требований к кандидатам, организации их оценки и отбора. По основным двум-трём обязанностям необходимо указать приблизительное время, отпущенное на её выполнение.

5. Используемое оборудование и программное обеспечение.

6. Отношения.

В разделе "Отношения" описываются взаимоотношения работника с другими людьми внутри и вне организации. Необходимо аккуратно зафиксировать наименования соответствующих должностей и организаций. Информация данного раздела, как правило, группируется следующим образом:
- от кого получает: информацию, указания, полуфабрикаты, сырье;
- кому адресует: информацию, указания, полуфабрикаты, сырье;
- с кем сотрудничает по поводу выполнения заданий.

7. Полномочия.

Полномочия целесообразно указывать для управленческих работников - кем, чем и в каких пределах имеет право распоряжаться.

8. Стандарты исполнения (требуемые результаты, ожидаемое поведение).

9. Условия труда и окружающая среда.

В данном разделе описываются такие факторы, как уровень шума, опасные условия или высокая температура.

Задание 2.3. Определение требований к кандидатам.

На основе подготовленного описания работы (задание 2.2) и экспертных оценок подготовьте требования к кандидатам на конкретную должность. Для изложения требований можно взять за основу приведённую ниже форму.
По каждому требованию укажите его важность, используя следующие характеристики:

1 - очень важно,

2 - важно,

3 - желательно.

Требования к претендентам	Важность
1. ПРОФЕССИОНАЛЬНАЯ ПОДГОТОВКА (нужное подчеркнуть, конкретизировать, пояснить) 1.1. Высшее специальное образование (с указанием специальности) 1.2. Другие виды образования 1.3. Специальная подготовка 1.4. Иностранные языки 1.5. Особые специальные знания
2. ОПЫТ ПРОФЕССИОНАЛЬНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ В СЛЕДУЮЩИХ ОБЛАСТЯХ: (по возможности с указанием стажа работы) 2.1. 2.2. 2.3.
3. ЛИЧНОСТНЫЕ ПРЕДПОСЫЛКИ (нужное подчеркнуть и пояснить) 3.1. Устная речь (при контактах с партнёрами, доклады, на собраниях и т.д., при участии в заседаниях) 3.2. Письменная речь (регулярно повторяющиеся контакты в письменной форме, обмен письменной информацией, подготовка локальных нормативных актов, умение дать письменное заключение о заявлениях и запросах, контакты с внешними адресатами) 3.3. Обращение с коллегами, подчинёнными, руководством 3.4. Умение вести переговоры (например, переговоры с ..., изложить трудность или значение переговоров) 3.5. Умение принимать самостоятельные решения (подход к задачам и полномочиям, требующим высокой степени самостоятельности при принятии решений) 3.6. Умение проявить инициативу, высказать целый ряд идей в связи с ... (привести примеры) 3.7. Организационные способности, в частности, при организации трудовой деятельности в подразделении 3.8. Умение руководить сотрудниками
4. ВОЗМОЖНЫЕ ДРУГИЕ ПРЕДПОСЫЛКИ: 4.1. 4.2. 4.3.

3. НАБОР ПЕРСОНАЛА

Задание 3.1. Используемые методы набора.

Опишите методы набора персонала, которые используется в организации или коллективе в настоящее время:

1. Поиск внутри организации (внутренний набор),
2. Подбор с помощью сотрудников;
3. Самопроявившиеся кандидаты;
4. Объявления в местных газетах;
5. Объявления через местное радио или телевидение;
6. Обращения в институты и другие учебные заведения;
7. Государственные агентства занятости;
8. Частные агентства по трудоустройству;
9. Частные агентства по подбору персонала;
10. Интернет;
11. Обращение к "охотникам за головами".

Чем объясняется использование конкретных методов набора? Как оценивается эффективность применяемых методов?

Задание 3.2. Выбор метода набора.

На основе подготовленного описания работы и требований к кандидатам (задания 2.2 и 2.3) сформулируйте предложения по использованию методов набора персонала.

Задание 3.3. Подготовка конкурсного объявления.

На основе подготовленного описания работы и требований к кандидатам (задания 2.2 и 2.3) сформулируйте текст конкурсного объявления о наборе.

ОТБОР ПЕРСОНАЛА

Задание 4.1. Используемые методы отбора.

Опишите методы отбора персонала, которые используется в организации или коллективе в настоящее время:

1. Анализ и оценка заявительных документов
2. Тестирование
3. Собеседование
4. Профессиональное испытание
5. Групповая дискуссия (Оценочный центр)
6. Графологическая экспертиза
7. Медицинская экспертиза
8. Проверка службой безопасности
9. Проверка силами правоохранительных органов
10. Использование полиграфа

Чем объясняется использование конкретных методов отбора? Как оценивается эффективность применяемых методов?

Задание 4.2. Выбор метода отбора.

На основе подготовленного описания работы и требований к кандидатам (упражнения 2.2 и 2.3) сформулируйте предложения по использованию методов отбора персонала.

Задание 4.3. Отбор на основе анализа заявительных документов.

Сформулируйте перечень документов, которые претендент должен предоставить в организацию (с учетом должности и других факторов). Примерный перечень:
1. Резюме;
2. Заявление (сопроводительное письмо);
3. Биография;
4. Анкеты;
5. Свидетельства об образовании;
6. Фотография;
7. Рекомендации;
8. Трудовая книжка.

Задание 4.4. Отбор по результатам собеседования.

Подготовьте план собеседования и вопросы, направленные на выяснение соответствия кандидата требованиям к кандидатам на конкретную выбранную вами должность.

Приложение 3.

Задание. (Производственная практика, 3 курс, 4 недели)

"АДАПТАЦИЯ ПЕРСОНАЛА В ОРГАНИЗАЦИИ"

В приведенном ниже коротком вопроснике, Вам предоставлена возможность, провести оценку подхода к ориентации сотрудников, который имеет место в организации. Вы сразу увидите сильные и слабые стороны адаптации. Каждый раздел вопросника предполагает подсчет суммы очков по разделу, а затем подведение общего итога. При ответах на вопросы используйте следующую шкалу:

4- если утверждение, сформулированное в вопроснике, присутствует в организации при проведении программ ориентации постоянно;
3- если утверждение, сформулированное в вопроснике, присутствует в организации в большинстве случаев для большинства работников при проведении программ ориентации;
2- если утверждение, сформулированное в вопроснике иногда используется в организации для некоторых работников при проведении программ ориентации;
1- если утверждение, сформулированное в вопроснике не используется в организации или оно Вам неизвестно;
0- если администрация организации (должностные лица, которые отвечают на заданный вопрос) полностью не согласны с данным утверждением вопросника или при проведении программ ориентации следует другой, прямо противоположной линии.
Раздел 1: Планирование.
1.Процедура ориентации разработана и внедрена при участии высшего руководства, линейных руководителей среднего звена и службы управления персоналом.
2.Преимущества ориентации (сокращение текучести кадров, увеличение производительности труда и т.д.) известны в организации и ясно доведены до сведения коллектива и вновь принимаемых работников.
3.Ориентация сотрудника и его введение в должность специализирована по уровням иерархии и видам работников. Более подробно она проработана для наиболее часто нанимаемых сотрудников.
4.Потребности, сомнения и страхи вновь принимаемых работников известны тем, кто проводит ориентацию и введение в должность.
Раздел 2: Содержание.
5.Цели ориентации имеют показатели, которые можно оценить количественно или качественно и концентрируются на освоении работником специальных знаний, навыков и умений.
6.Программа ориентации и введения в должность увязана с корпоративной культурой организации через подробное доведение до работника миссии организации, ее видения перспективы, целей и приоритетов.
7.По окончании ориентации и введения в должность работникам ясно представлены политики и процедуры, которые будут влиять на их производительность труда и качество работы.
8.Вопросы охраны труда и техники безопасности, гарантий и компенсаций, прав работников в процессе ориентации сбалансированы с изложением обязанностей работников.
Раздел 3: Методы.
9.Ориентация и введение в должность занимают длительный период в испытательном сроке, это продолжающийся процесс, а не однодневное мероприятие. Информация, которая предоставляется сотруднику, предоставляется именно тогда, когда она ему необходима для выполнения своих должностных обязанностей.
10.Роль непосредственного руководителя в процессе ориентации ясно описана, активна и проходит в тесном контакте с представителем отдела кадров.

11.Работники, проходящие ориентацию знают, как самостоятельно найти материалы, необходимые для самостоятельного изучения.
12.Материалы, выдаваемые сотруднику, отличаются полнотой и содержательностью.
Раздел 4: Процедуры и действия.
13.Методы обучения взрослых используются в процессе ориентации.
14.Ориентация и введение в должность проводится при активном участии самого нового работника.
15.Периодически для ряда должностей привлекаются сторонние консультанты для обучения в процессе прохождения испытательного срока.
16.В процесс ориентации и введения в должность вовлечена семья нового работника.
Раздел 5: Первый день.
17.Рабочее место и коллеги по работе готовы к приходу нового сотрудника.

18.Первый день работника стимулирует оптимистичное настроение нового работника, через различные мероприятия (официальные представления, экскурсия по фирме, если это необходимо), в которых участвуют непосредственный руководитель, коллеги и отдел кадров.
19.Уже в первый день новый работник выполняет конкретную и полезную работу, пусть и с посторонней помощью.
20.Уже в первый день работнику дается должностная инструкция и его знакомят со стандартами производительности труда, ожиданиями фирмы от его работы.
Раздел 6: Оценка.
21.Новых работников и их непосредственных руководителей просят высказать свое мнение о процедуре ориентации, введения в должность и испытательном сроке.
22.Процедура ориентации оценивается участниками, руководителями верхнего и среднего звена и работниками отдела кадров на предмет ее эффективности и достижения поставленных целей.
23.В процессе испытательного срока новым сотрудникам дается информация об их работе (оценка) и проводятся специальные мероприятия для повышения производительности их труда.
24.Конечные результаты ориентации, оценки и испытательного срока оцениваются в официальном порядке.

ПОДВЕДЕНИЕ ИТОГОВ:

По разделам.

13-16 очков - программа ориентации по данному разделу проводится на хорошем уровне.
9-12 очков- программа ориентации по данному разделу нуждается в незначительных улучшениях.
5-8 очков - программа ориентации по данному разделу непоследовательна и требует улучшения.
Менее 5 очков - программа ориентации по данному разделу практически отсутствует, следует начать ее разработку сначала.

В целом по вопроснику:

72-96 очков. Исследованную Вами программу ориентации можно оценить как хорошую.
48-71 очков. Выясните, по каким разделам программа ориентации не соответствует современным требованиям, и сформулируйте предложения по улучшению данного направления системы управления персоналом.
25-47 очков.Исследованная программа ориентации требует серьезной модификации.
Менее 25 очков.Исследованная программа ориентации не помогает организации в укреплении конкурентоспособности, и не способствует работе с полной отдачей новых работников с первого дня их трудоустройства.