Документы для внешнего пользования

Общие сведения

Документы для внешнего пользования часто называют деловыми (официальными, коммерческими) письмами. Они служат важнейшим средством связи данной организации (предприятия, учреждения) с внешним миром. Посредством их организации устанавливают и поддерживают контакты, выясняют отношения, обмениваются информацией, ведут предварительные переговоры, уточняют детали намечающейся сделки, предъявляют претензии и т.д.

Унификация деловой переписки охватывает лексику соответствующих документов, морфологию, синтаксис, графику, пунктуацию, стиль, даже их внешнее оформление. По ГОСТ 6.380-97 документы могут содержать 31 реквизит, однако практически в деловых письмах их используется не более 17:

1) государственный герб (для бланков государственных организаций;

2) эмблема организации;

3) код предприятия по ОКПО (для внутриреспубликанской переписки);

4) код документа по ОКУД;

5) наименование организации (полное и/или сокращенное);

6) почтовый и телеграфный адреса;

7) номер телефона;

8) номер факса, телетайпа, электронной почты (E-mail), адрес в Интернет;

9) номер расчетного счета в банке;

10) дата составления письма;

11) индекс документа;

12) ссылка на индекс и дату получения входящего документа;

13) адресат;

14) заголовок к тексту;

15) текст;

16) подпись;

17) фамилия и номер телефона исполнителя.

В последние годы в практике делопроизводства все чаще указывается также перед номером расчетного счета ИНН – идентификационный номер налогоплательщика, который присваивается налоговой инспекцией при регистрации, а пункт 9-й понимают расширительно, указывая в нем, помимо номера расчетного счета, другие банковские реквизиты, а именно: наименование банка, его БИК (банковский идентификационный код) и корреспондентский счет.

Некоторые исполнители указывают свои инициалы и число отпечатанных экземпляров какого-либо документа, но эти реквизиты не входят в состав обязательных.

Как правило, на бланках реквизиты 1–9 печатаются офсетным (или типографским) способом, остальные (кроме подписи) – на пишущей машинке или компьютере. Отметим еще раз важность индексации документа, о чем говорилось на с. 357. Индекс письма – это его номер, который обычно состоит из трех частей: цифры первой части могут означать индекс структурного подразделения, второй части – индекс по номенклатуре дел классификатора корреспондентов. исполнителей, а последняя часть представляет порядковый номер исходящего документа, например: № 131-84/598 или 131/84-598, т.е. документ внесен под номером 598 в систему регистрации корреспонденции, исходящей из организации, где составлялась,

В ответном письме необходимо сделать ссылку на индекс входящего документа и дату его получения, которые помещаются ниже индекса и даты получения исходящего документа, что значительно упрощает поиск нужных писем и ускоряет обмен информацией. При этом следует придерживаться рекомендуемой формы отсылки: На № ___ от ________. Нельзя употреблять «лишние» слова: на ваш (запрос или письмо) или помещать этот реквизит в самом тексте, где на него могут не обратить внимание при регистрации вашего письма.

Напомним, что если письмо адресуется официальному лицу, то вначале отмечается должность, затем фамилия и инициалы столько потом адрес предприятия:

Директору АОЗТ «Златоуст»

Голубеву С.Н

Россия, 191011, Санкт-Петербург,

Инженерная ул , д. 13, ком. 29

Если документ адресуется частному лицу, то вначале указываются почтовый индекс и адрес, а потом фамилия и инициалы получателя:

194156, Санкт-Петербург, Лесной пр.,

д. 37, кв. 107

Васильеву П.Р.

В переписке с официальными или частными лицами – иностранными гражданами перед фамилией пишется г. или г-ну (господину). Это обращение все шире распространяется и при переписке с отечественными партнерами. Употребление обращения гражданин допускается только в сфере правовых и административных отношений (в судебных, правоохранительных органах, местного самоуправления и т.д.). Письменное обращение товарищ можно сказать, вышло из употребления.

В заголовке к тексту употребляется только конструкция с предлогом о /об/ (например, О создании совместного предприятия. Не рекомендуется начинать заголовок с таких слов, как касается, по делу и т.п.

В основном реквизите делового письма – в тексте – длина строк не должна превышать 60 знаков, включая интервалы между словами.

В приложении указывается не только число занимаемыхим страниц, но и число экземпляров:

Приложении на... л. в ... экз.

Реквизит «Подпись» состоит из указания на должность лица, подписывающего письмо, его личной подписи и ее расшифровки:

Директор АОЗТ «Златоуст» Подпись С.Н. Голубев

В случае особой важности документа, например относящегося к финансовым или другим обязательствам организации, на письме ставятся две подписи – ее руководителя и (главного) бухгалтера:

Директор АОЗТ «Златоуст» Подпись С.Н. Голубев

Бухгалтер Подпись А.Р. Дубов

В отсутствие лица, подпись которого заготовлена на проекте документа, его подписывает должностное лицо, его замещающее. При этом необходимо указывать должность фактически подписывающего лица и его фамилию, а не ограничиваться отметкой перед наименованием должности отсутствующего руководителя в виде предлога за или косой черты. Следует писать:

Зам. директора

АОЗТ «Златоуст» Подпись А.В. Голубева

Не следует писать:

За (или/)

Директор

АОЗТ «Златоуст» Подпись А.В. Голубева

На рис. 15 приведена схема оформления делового письма с угловым расположением реквизитов.

Герб РФ

Наименование министерства

Наименование предприятия

Адрес Адрес

Телефон

Заголовок письма

Текст

Должность Подпись

инициалы, фамилия

Фамилия исполнителя,

номер телефона

Рис.15. Оформление делового письма

В зависимости от содержания и объема деловые (коммерческие) письма разделяют на простые и контрактные.

Простые деловые письма

К простым деловым письмам относятся несложные по содержанию и небольшие по объему документы, рассылаемые в коммерческих целях. Обычно в них содержится просьба, сообщение, благодарность, приглашение, сопроводительная информация или подтверждение получения какой-либо информации или продукции. В них может отсутствовать заголовок к тексту, обращение, но широко используются стереотипные выражения.

Письмо-просьба содержит просьбу о присылке образцов товара, каталогов, прайс-листов, какой-либо другой информации. При этом употребляются определенные стандартные выражения, например:

Если документ направляется в организацию в ответ на ее письмо или имевшие место предварительные разговоры, в письме-просьбе может быть соответствующей! отсылка:

Приведем несколько образцов писем-просьб:

1. Обращаемся к Вам с убедительной просьбой выслать комплектующие и дополнительное оборудование к присланным Вашим заводом двигателям по договору от... № ...

2. К сожалению, нами не получены Ваши предложения по дальнейшему сотрудничеству, что затрудняет нашу подготовку к переговорам. Просим сообщить ориентировочный объем оборота между нашими предприятиями на ближайшие три года.

3. На основании нашего телефонного разговора 05.02.99 направляем наши предложения о поставках Вашему предприятию канцелярских товаров. Просьба в двухнедельный срок рассмотреть наши предложения и дать ответ.

4. В соответствии с договоренностью наших представителей создается группа по контролю над качеством взаимопоставляемой продукции. Не могли бы Вы в ближайшие дни сообщить, когда ожидать прибытия Вашего эксперта.

Письмо-сообщение содержит извещение, уведомление, информацию о предмете, представляющем взаимный интересуй использует стандартные выражения. К последним относятся:

Письмо-сообщение может быть реакцией на полученное письмо, содержать согласие или отказ от чего-либо. В этом случае уместна будет ссылка на предшествующую переписку или имевший место телефонный разговор:

Если письмо заключает отказ в просьбе, то оно имеет три части: в первой повторяется просьба, на которую дается ответ; во второй части дается обоснование отказа; в третьей части приводится формулировка отказа. Например:

Мы получили Ваше письмо с просьбой о включении Вашей рукописи в тематический план нашего издательства.

По оценке рецензента, с которой редакция согласна, рукопись написана не в соответствии с заявленной темой и содержит большое количество фактических ошибок.

В таком виде рукопись не может быть принята к изданию. Мы возвращаем ее Вам вместе с рецензией и заключением редактора.

Приводим образцы других писем-сообщений:

1. Доводим до Вашего сведения, что последний срок оплаты предоставленных Вам фирмой услуг – 1 марта. По истечении этого срока мы будем вынуждены подать на Вас иск в судебные инстанции.

2. НапоминаемВам (извещаем Вас), что общее собрание членов кооператива состоится...

3. В продолжение нашей переписки высылаем каталоги выпускаемой нами продукции.

4. В ответ на Ваш факс от... сообщаем, что наша делегация выезжает для ознакомления с Вашим предприятием...

5. В дополнение к нашему телефонному разговору уведомляем, что согласны снизить тариф на автомобильные перевозки на 10%.

Письмо-приглашение содержит приглашение на какое-либо мероприятие (выставку, ярмарку, предварительные переговоры и т.п.). При этом используются некоторые стереотипные выражения:

– Приглашаем (Вас), имеем честь пригласить Вас на..., посетить..., принять участие в...

Мы будем (Вам) благодарны, признательны, обязаны, если Вы можете посетить..., принять участие в...

При официальном приглашении могут использоваться письма, отпечатанные офсетным (типографским) способом, а также трафареты. Трафарет– это вид формализованного текста, в котором заранее предусмотрена типовая ситуация, используются типовые языковые формы ее выражения и в то же время имеются пробелы, которые заполняются переменной информацией – конкретными данными (фамилия приглашаемого, дата и т.п.) на пишущей машинке или от руки. Например:

По .случаю XI Международного конгресса

исследователей Арктики и Антарктиды

Государственный герб

Правительство Российской Федерации

просит

пожаловать на прием в пятницу, 17 ноября 199_ года, с 20.00 до 22 час.

Кремлевский Дворец съездов

Приведем примеры приглашений, связанных с проведением деловых встреч:

1. Уважаемый

Ректорат Санкт-Петербургского государственного технического университета в связи со 100-летием основания приглашает Вас принять участие в торжественном собрании, посвященном этой дате.

Собрание состоится в актовом зале университета... 1999 г.

Вход по пригласительным билетам.

Ректорат СПбГТУ

Письмо-благодарность содержит благодарность за что-либо (за полученные образцы товара, каталог, информацию, приглашение, оказанное гостеприимство и т.д.). Здесь употребляются определенные стандартные выражения, например:

Приведем образцы писем-благодарностей:

1. Мы признательны Вам за присланное приглашение принять участие в ярмарке. Наше представительство в Праге обязательно свяжется с Вами в ближайшее время относительно условий участия нашей фирмы в ярмарке.

2. Искренне благодарим Вас за ценную информацию относительно маркетинга наших товаров. Готовы оказать Вам аналогичную услугу.

3. Мы получили от Вас статью экспресс-почтой. Она успеет в очередной номер журнала. Благодарим за оперативность.

4. Благодарим Вашу фирму за оказанное нашей делегации гостеприимство. Культурная программа была великолепна. Ждем ответного визита.

5. Заранее благодарим за своевременную отгрузку станков. Поточная линия вступает в действие по согласованному графику.

Сопроводительное (препроводительное) письмо содержит сообщение о направлении кому-либо (адресату) каких-то материалов (контрактов), продукции, образцов товара, каталогов и т.д. и направляется в том случае, если содержит новую информацию по сравнению с дорожными документами.

При этом используется некоторые стандартные выражения:

– Направляем, посылаем, высылаем, препровождаем (Вам)...

– Мы рады направите, дослать, выслать, препроводить (Вам)...

– Выражаем удовлетворение по поводу Вашего письма № ... от ... и направляем, посылаем, высылаем, препровождаем (Вам)...

– Направляем, посылаем, высылаем, препровождаем (Вам)... в приложении..., с этим письмом..., отдельным пакетом..., заказной бандеролью..., экспресс-почтой..., отдельной почтовой посылкой...

– В связи с этим направляем Вам на утверждение (для сведения, на рассмотрение, на заключение, на подпись, для дальнейшей проработки)...

В сопроводительном письме могут быть отсылки на предшествующие контакты:

– В ответ на Ваш запрос (на Ваше письмо № ... от...)

– В соответствии с нашей договоренностью (телефонным разговором, выраженной Вами просьбой, с дополнительным протоколом на... год) направляем, высылаем, отсылаем, препровождаем (Вам)...

Далее приведем образцы сопроводительных писем.

1. К письму прилагаем два оригинала и две копии контракта от... №... на закупку сельскохозяйственных удобрений.

Просим Вас в трехдневный срок подписать контракт и вернуть нам один оригинал.

Приложение: упомянутое на... листах.

2. Нами была произведена экспертиза алкогольной продукции, изъятой в складском помещении фирмы «Салун», не имеющей лицензии на продажу данной продукции. К акту о изъятии товара высылаем результаты анализа алкоголя и свидетельские показания.

Письмо-подтверждение содержит подтверждение получения грузов, запрашивавшихся материалов (каталогов, прайс-листов, образцов изделий), в необходимых случаях – важной корреспонденции. В таких документах используются следующие ставдартные выражения:

– (С благодарностью) подтверждаем получение...

– Благодарим за письмо от... № ... (за факс, за присланные экземпляры рекламы)...

– Образцы товаров Вашего производства нами получены. Благодарим за оперативность и благожелательность.

При необходимости подтвердить действие каких-либо договоренностей, ранее отправленных документов употребляются такие стереотипные выражения:

– Мы подтверждаем действие...

– В подтверждение ранее принятых нами обязательств по договору от ... №...

Приведем образцы писем-подтверждений:

1. Подтверждаем получение Вашего письма от... №... Принимаем меры к выполнению заказа*

2. Мы подтверждаем итоги наших предварительных переговоров о поставке Вашему предприятию запланированного количества антрацита.

3. Подтверждаем действие дополнительного протокола от... №... к договору между нашими предприятиями от... № ...

4.В подтверждение наших переговоров с Вашим представителем отгружаем Вам до 1 июля первую партию новых машин.

5. Получили Ваш факс от 31 июля 199_ г. Готовим предложения к предстоящим переговорам.

6. С благодарностью принимаем Ваше предложение встретиться для обсуждения перспектив нашего сотрудничества.

Контрактные документы

В число основных контрактных документов входят: запрос, ответ на запрос, предложение (оферта), ответ на предложение, договор (контракт), рекламация (претензия), ответ на рекламацию. Если рассматривать организационную сторону, например, производственного процесса любого предприятия (и государственного, и частного), то эти документы отражают наиболее важные этапы этого процесса. Чтобы успешно функционировать, производственное предприятие должно прежде всего приобретать оборудование. сырье для изготовления своей продукции, а затем реализовывать ее. Но если это не приносит выгоды, то значит, что предприятие функционирует вхолостую, следовательно, движется к банкротству. Для того чтобы избежать краха, необходимо так вести дело, т.е. так купить и так продать, чтобы можно было не только выплатить заработную плату рабочим, но и выделить средства на развитие производства. Но для этого надо знать, как лучше приобрести оборудование и сырье, как выгоднее продать свою продукцию. Все эти операции неизбежно сопровождаются оформлением тех или иных контрактных документов. Следовательно, любому предпринимателю я просто управленцу надо иметь представления о типовых образцах таких документов, разбираться в их реквизитах, уметь их составить или заполнить с учетом всех обстоятельств, сопровождающих коммерческие операции. Кроме того, для осуществления внешней деятельности контрактные документы должны содержать дополнительные сведения, связанные с валютным контролем со стороны государства.

Запрос – это коммерческий документ, который представляет собой обращение импортера (покупателя) к экспортеру (продавцу) с просьбой представить необходимую информацию о имеющихся у последнего товарах (услугах) и/или направить предложение на поставку (продажу) этих товаров или предоставление услуг.

В запросе обычно указывается, какой товар хотел бы приобрести импортер и на каких условиях. Таковыми являются прежде всего: количество и качество товара» его марка или модель, цена, сроки поставки и средства транспортировки, условия платежа.

Если предприятие совершает частые закупки со стороны, то для ускорения подготовки запроса в ходе коммерческой переписки используется унифицированная (стандартизованная) форма бланка этого документа.

Прокомментируем некоторые реквизиты.

В реквизите «Текст запроса» содержится существо рассматриваемого документа, в частности конкретизируется или уточняется ранее заключенное соглашение или привязка к нему.

В реквизите «Сведения о транспортировке» указывается, каким видом транспорта доставляется товар (автомобильный, воздушный, железнодорожный, морской, речной, трубопроводный), а в некоторых случаях пункт назначения.

В реквизите «Условия поставки» отмечается то, что предлагает в этом отношении импортер на стадии предварительных переговоров. Во внешнеэкономических контрактах рекомендуется указывать условия поставки согласно правилам «Инкотермс»^*.

^* Инкотермс - международные торговые правила, регулирующие разделение ответственности между продавцом, покупателем и переводчиком. Приняты в 1995 г.

В реквизите «Условия платежа» указывается то, что импортер считает выгодным на данном этапе подготовки сделки.

В реквизите «Количество и род упаковки» дается описание товара открытым текстом или кодом, а также указываются количество и род упаковки, коммерческое наименование товара, а в необходимых случаях и его техническая характеристика.

В запросе употребляются определенные стандартные выражения.

Ответ на запрос формулируется в зависимости от конкретной ситуации, т.е. от степени возможности и готовности экспортера (продавца) удовлетворить пожелание импортера (покупателя).

Ситуация 1. Разрекламировав, например, свою продукцию, предприятие по разным причинам оказалось неготовым к ее массовому выпуску (не ожидало эффективного действия своей рекламы, быстрого получения заявок). Руководители предприятия, понимая, что нельзя терять потенциального покупателя, могут послать отказ покупателю поставить интересующую его продукцию примерно в такой форме:

Благодарим Вас за запрос от...

К сожалению, мы неимеем возможности в настоящее время сделать Вам конкретное предложение на поставку ______________

(наименование товара)

Просим Вас вернуться к этому вопросу в __________ (или через месяц, три месяца, полгода).

Ситуация 2. Получив запрос, руководители считают, что хотя в данный момент они не в состоянии удовлетворить покупателя, однако через некоторое время будут иметь такую возможность. Они хотят выиграть время и с этой целью «растягивают» предварительные переговоры. В данном случае посылается один из таких ответов:

Благодарим Вас за запрос от на поставку

(наименование товара)

Мы приняли к рассмотрению Ваш запрос и дадим на него ответ в ближайшее время.

Или

Мы признательны Вам за запрос от _____ на поставку ________

(наименование товара)

В настоящее время мы выясняем возможности поставки интересующего Вас товара.

Ситуация 3. Продавец не согласен с условиями поставки товара, указанными в запросе. В этом случае в ответе он предлагает изменения по количеству товара, модели, марке, срокам поставки, транспортировке и т.д.

Мы благодарим Вас за запрос от на поставку

(наименование товара)

Однако мы хотели бы внести некоторые изменения в условия поставки. В связи с перекрытием железнодорожной магистрали бастующими можем отправить двигатели не железнодорожным, а автомобильным транспортом, в связи с чем стоимость транспортировки несколько возрастет.

Ситуация 4. Продавец готов немедленно отгрузить запрашиваемый товар и согласен с условиями поставки. В этом случае он направляет покупателю предложение (оферту).

Предложение (оферта)– коммерческий документ, который представляет собой заявление экспортера (продавца) о желании заключить сделку с указанием ее конкретных условий. Предложение может быть направлено импортеру в ответ на его запрос либо по инициативе самого экспортера.

В предложении обычно указываются наименование предлагаемого товара, его количество и качество, цена, срок доставки, условия платежа, род упаковки и другие условия в зависимости от характера товара.

Различают твердые и свободные предложения.

Если предложение на конкретный товар делается только одному покупателю и указывается срок, в течение которого продавец считает себя связанным с условиями предложения, оно называется твердым, Неполучение от покупателя ответа в установленный срок признается отказом и освобождает продавца от сделанного предложения.

Если предложение делается без всяких обязательств со стороны продавца и направлено не одному покупателю, например реклама, оно называется свободным.

В целях ускорения подготовки предложения в деловой переписке используется унифицированная форма бланка. Характеристика реквизитов бланка предложения обычно идентична форме бланка запроса за исключением трех пунктов, а именно: вместо Запрос №, Текст запроса и Подпись импортера ставится Предложение №, Текст предложения и Подпись экспортера.

Возможна и не такая жесткая форма предложения, например:

1. Благодарим (Вас) за запрос от _________ и сообщаем, что можем предложить Вам _________ в количестве ___________

(наименование товара)

Качество –

Упаковка –

Цена-

Срок поставки –

Условия платежа –

Настоящее предложение действительно до

2. Мы можем предложить Вам ____________ без обязательства:

(наименование товара)

Количество –

Качество –

Упаковка –

Условия поставки –

Цена-

Срок поставки –

Условия платежа –

Надеемся, что наше предложение вызовет у Вас интерес и Вы сообщите ответ.

При составлении предложения целесообразно использовать следующие стереотипные выражения:

^* Франко (ит. franko) – условие продажи, согласно которому покупатели» освобождается от непосредственных расходов по погрузке, транспортировке (а иногда и страхованию) грузов в связи с тем, что эти расходы включены в цену товара; франко-вагон – условие, по которому продавец обязан получить вагон и погрузить в него проданный товар.

^* Фоб порт – условие продажи, согласно которому в цену товара включается его стоимость и расходы по его доставке и погрузке на борт корабля.

^** Сиф порт - условие продажи, согласно которому в цену товара включаются его стоимость и расходы по страховке и транспортировке товара до места назначения; при продаже на условиях сиф продавец обязан за свой счет доставить товар в порт отгрузки, зафрахтовать судно (или место на судне), поместить товар на борт судна, оплатить все сборы и налоги, связанные с вывозом товара, и застраховать его.

^***Аккредитив – поручение банка одному или нескольким банкам производить по распоряжению и за счет клиента платежи физическому и юридическому лицу в пределах обозначенной суммы и на условиях, указанных в аккредитиве.

Ответ на п р е д л о ж е н и е. Здесь могут быть два варианта:

1) покупатель согласен со всеми условиями предложения. Он подтверждает (акцептует) его принятие продавцу, и сделка считается заключенной. После этого выдается заказ или заключается контракт;

2) покупатель не согласен с какими-либо условиями предложения (количеством, качеством, ценой, сроками), о чем и сообщает продавцу Следствием является длительная переписка или переговоры. Приведем образцы ответов на предложение:

1. Благодарим за Ваше предложение от на

(наименование товара)и сообщаем, что согласны закупить у Вас этот товар на следующих условиях;

Количество –

Качество –

Цена-

Маркировка –

Условия поставки –

Условия платежа –

Сроки поставки –

Арбитраж –

В ближайшее время вышлем Вам для подписания наш контракт.

2 С благодарностью подтверждаем получение Вашего предложения

от _ на ___________________

(наименование товара)

В ближайшее время мы сообщим Вам наше решение о возможности закупки у Вас указанного товара.

3 Подтверждаем получение Вашего предложения от __ на ______

(наименование товара)

Однако пока не сможем воспользоваться им, так как цена товара (или стоимость транспортировки и т.д.), указанная Вами, выше, чем в полученных нами предложениях других фирм.

В случае Вашей заинтересованности в продаже нам указанного товара, просим пересмотреть его цену и сообщить нам в ближайшее время Ваше решение. Мы со своей стороны предлагаем снизить цены на 10%.

4 Подтверждаем получение Вашего предложения от_____ на

(наименование товара)

Информируем Вас, что в настоящее время в связи с изменившимися обстоятельствами мы неимеем возможности закупить этот товар.

Контракт – коммерческий документ, который представляет собой договор на поставку товара (предоставление услуг и т.п.), подписанный продавцом и покупателем (экспортером и импортером).

В контракте должны быть указаны прежде всего: номер контракта, место и дата его заключения; наименования заключающих контракт сторон; предмет контракта (наименование и количество товара); качество товара; цена (за единицу товара и общая сумма сделки); место и сроки поставки; требования к упаковке и маркировке; условия и порядок платежа; условия сдачи и приемки товара; транспортные условия; гарантии поставки и санкции в случае нарушения сторонами условий контракта; арбитраж; представление в случае необходимости технической документации; юридические адреса сторон; подписи импортера и экспортера.

Контракт часто имеет те или иные приложения, которые являются его неотъемлемой частью. Такой же характер носят:

1) дополнение к контракту – документ, в котором содержатся изменения и дополнения к ранее согласованным условиям контракта (подписывается обеими сторонами);

2) заказ – документ, содержащий предложение продавца заключить сделку с указанием ее конкретных условий;

3) подтверждение заказа – документ, который представляет собой сообщение покупателя о принятии условий заказа без оговорок.

Для ускорения подготовки контракта, носящего типовой характер, используются специальные бланки вариантов А и Б: в варианте А указывается товар, который исчисляется в единицах (реквизиты – количество, цена за единицу, сумма), а в варианте Б – в массе (брутто^*, нетто^**) и объеме.

^* Брутто – масса товара с упаковкой

^** Нетто – масса товара без тары и упаковки

Но чаще используются контракты нестандартного типа. Образцы дополнений к контракту приведены на рис. 16.

Но бывает так, что полученная по контракту продукция не соответствует каким-либо указанным в нем параметрам. В случае серьезных нарушений в этом отношении договора предприятие-покупатель отправляет предприятию-продавцу рекламацию.

Рекламация (претензия) – документ, в котором содержится претензия к стороне, нарушившей принятые на себя по контракту обязательства, и требование возмещения убытков. Нарушения контракта могут относиться к разным пунктам договора, т.е. рекламации могут быть предъявлены к количеству товара, его качеству, срокам поставки, упаковке и маркировке, платежам и другим условиям контракта.

Рекламация обычно включает в себя три части:

1) основание для предъявления претензии;

2) доказательства (акт экспертизы, акт приемки или акт испытаний и другие документы);

3) конкретные требования пострадавшей стороны, в частности, в случае недостачи товара допоставка его или выплата определенной суммы за недостающее количество; в случае некачественности товара замена его качественным или уценка уже полученного товара; в случае других грубых нарушений (сроков поставки, упаковки и т.д.) расторжение контракта и возмещения прямых убытков и упущенной выгоды.

Рекламация предъявляется обязательно в письменном виде с приложением необходимых документов, которые в подтверждение требований пострадавшей стороны должны иметь полную доказательную силу для той и другой стороны. Сроки предъявления претензий определяются законом и зависят от их характера: по отношению к количеству товара, его качеству, по отношению к товару, имеющему и не имеющему гарантийный срок, и т.д.

Если рекламация обоснована, то результатом может быть: допоставка недостающего товара или снижение общей суммы его стоимости; замена некачественного товара качественным или его уценка;

уплата денежного штрафа, пени или неустойки, если они предусмотрены контрактом; предупреждение и т.п.

В случае, если стороны не в состоянии договориться о возмещении ущерба, дело передается в предусмотренные контрактом судебные инстанции, чаще всего в арбитражный суд.

В рекламации употребляются определенные стандартные выражения.

1. Брак составляет ... %.Сумма причиненного ущерба составляет...

2. Партия прибыла со значительным опозданием (с опозданием на 15 дней против установленного в контракте срока).

3. Имеет место просрочка (неравномерность, задержка) в поставке товара (в предоставлении вагонов, в отгрузке товара).

4. Прилагаем акт приемки № __ от ________(приемочный акт, акт экспертизы № __ от _____, протокол испытаний № __ от _____ ),

удостоверяющий, что...

составленный нейтральной контрольной комиссией,

подписанный Вашим представителем.

В приложении препровождаем Вам акт приемки № __от экспертизы № __ от ____________ и т.п.).

5. Из прилагаемого (при этом) акта приемки № __ от экспертизы, испытаний и т.д.), Вы видите (видно), что...

6. На основании акта приемки № __ от ______ мы предъявляем Вам претензию как перевозчику груза.

7. Согласно п. 5 нашего контракта № __ от ____ (контракту № _ от ___________) Вы должны поставить нам...

8. Мы имеет право на скидку...% от стоимости товара.

9. Это дает нам право отказаться от приемки данной партии товара (возвратить товар обратно, требовать возмещения убытков, упущенной выгоды, обратиться в арбитражный суд)- Однако, принимая во внимание (учитывая) наши нормальные деловые отношения (длительное деловое сотрудничество, то обстоятельство, что...), мы согласны (готовы) принять (в виде исключения) эту партию товара, если Вы снизите цены на товар на ... % (предоставите нам скидку...%, предоставите нам кредит для закупки следующей партии товара на сумму...)

10. На основании вышеизложенного (убедительно, настоятельно) просим Вас дослать (допоставить, догрузить) недостающее количество товара;

заменить некондиционный товар товаром, соответствующим сертификату качества;

заменить дефектные моторы новыми;

отгрузить нам товар, соответствующий условиям контракта;

возместить стоимость поврежденного товара (расходы по ремонту поврежденного двигателя) в сумме... (прописью);

перевести стоимость ... на наш расчетный счет;

перечислить нам руб.... (прописью) в погашение рекламации;

принять действенные меры по ликвидации Вашей задолженности. В противном случае мы будем вынуждены обратиться в соответствующие организации для решения нашего спора.

11. Надеемся, что Вы с должным вниманием отнесетесь к нашей рекламации и в предусмотренный нашим контрактом срок уведомите нас о своем решении.

Приведем образцы рекламаций:

1. _______ марта 199 _ г. со станции _________________ в адрес ___________ по железнодорожной накладной №_____ был отправлен груз (отгружен)___________________

При получении груза грузополучателем была установлена недостача (утрата пересортица, повреждение) товара ______________, что подтверждается актом _______________________.

В настоящее время грузополучателем предъявлена претензия к железной дороге.

Информируем Вас, что при отклонении претензии железной дорогой и установлении вины грузоотправителя в указанной недостаче по получении дополнительной документации в соответствии с п.__ нашего контракта № ___ от _________ мы будем вынуждены обратиться с претензией

к Вам.

2. В приложении к настоящему письму направляем Вам акт экспертизы № _____ от_ на некачественность ____________.

Основные дефекты, по которым забракован товар, подробно указаны в прилагаемом акте экспертизы.

Просим Вас рассмотреть нашу рекламацию и дать согласие на возмещение убытков или замену дефектного товара качественным.

3. По контракту № __ от ___________ Вы должны были поставить ООО «Вулкан» в ________ 1999 г. товар ___________ в количестве _______ по цене _______ руб. за шт. Однако в нарушение условий указанного контракта товар был поставлен с опозданием на ___дней (не поставлен до настоящего времени).

На основании ____________ООО «Вулкан» начисляет Вам штраф в размере ___ % от стоимости не поставленного в срок товара на сумму руб. _______________(прописью) согласно следующему расчету–––––––––––––.

Просим указанную сумму штрафа перевести в 10-дневный срок на наш расчетный счет ____________. В случае неоплаты указанной суммы в установленный срок дело будет передано в арбитражный суд в соответствии с п. _____ нашего контракта.

Ситуация 1. Претензия признается справедливой и удовлетворяется полностью. Это находит отражение и в ответе на рекламацию:

Подтверждаем получение Вашей рекламации № ___ от _______.

В удовлетворение Вашей претензии переводим на Ваш счет сумму _____

Ситуация 2. Претензия принимается к рассмотрению, решение по ней пока не принято, так как это требует времени.

Ваша рекламация № от получена и принята к рассмотрению.

О результатах рассмотрения нами указанной претензии сообщим Вам в ближайшее время.

Ситуация 3. Претензия признается справедливой лишь в некоторой ее части или в некоторых ее частях. В этом случае указываются основания, по которым отвергаются другие требования. Содержание ответа может быть таким:

Подтверждаем получение Вашей претензии № ___ от _________.

В частности, указывается на значительное опоздание с поставкой комплектующих к полученным ранее тракторам и выдвигается требование оплаты неустойки. Однакомы неможем согласиться с этим, так как по условиям контракта № ______ от ________ при отправке комплектующих должен присутствовать Ваш представитель для выборочной проверки их качества и комплектности, что с Вашей стороны не было сделано.

Ситуация 4. Претензия отклоняется полностью. В таком случае должны быть указаны мотивы отказа со ссылкой на соответствующие нормативные акты и документы, которые обосновывают отказ. Ответ на рекламацию может быть таким:

Ваше письмо № ______ от _____________ нами получено. Вы просите заменить двигатели типа, указанного в контракте, новейшими. Однако Вашу претензию удовлетворить мы не можем, так как в соответствии с контрактом № _____ от________ замена двигателей указанного типа новыми может быть произведена, если последние по стоимости не превышают стоимости предыдущей партии.