Тема 8 Управление рабочим временем

Цель: Изучить основные принципы и цели управления рабочим временем.

Вопросы:

1. Определение управленческого труда

2. Эффективность управления рабочим временем

Потребность в осуществлении различных функций уп­равления предполагает наличие управленческого труда. Его можно определить как совокупность различного рода опера­ций (аналитических, логических, распорядительных и вспо­могательных), которые выполняются с целью принятия уп­равленческих решений.

Управленческому труду присущ аналитический, творче­ский характер, в результате его не создаются новые продук­ты или услуги. Однако наличие управленческого труда является непременным условием производства. Главная особен­ность управленческого труда состоит в том, что его резуль­таты не всегда поддаются количественной и качественной оценке, а следовательно, и нормированию. В качестве при­чин этого можно выделить следующие:

• решения, принимаемые руководителем, сказываются на эффективности использования всех видов ресурсов торго­вой организации. Однако результаты деятельности органи­зации зависят от множества факторов как внутренней, так и внешней среды, в том числе и конъюнктуры рынка. Оце­нить, как повлияло то или иное решение на конечный ре­зультат работы торговой организации, достаточно сложно, а иногда и невозможно;

• многие управленческие решения предполагают различ­ные сроки их реализации. В течение этих сроков также мо­гут происходить изменения во внутренней и внешней среде организации. В результате оценить эффективность принято­го ранее решения трудно;

• сложность оценки эффективности конкретного реше­ния объясняется и тем, что реализация данного решения мо­жет быть сопряжена с реализацией ряда других решений;

• управленческий труд не ограничивается какими-то временными рамками. Даже в нерабочее время и не на рабо­чем месте многие руководители продолжают думать о рабо­те, рассматривать варианты решений.

Эффективность управления предполагает определенные требования к руководителю. В первую очередь, это высокий профессионализм, широкая эрудиция, общая культура, уме­ние работать с людьми. По мнению А. Файоля, качества ру­ководителя должны включать:

• физические: здоровье, внешний вид;

• умственные: здравый смысл, способность понимать и усваивать, а также мыслить и приспосабливаться;

• моральные: собственное достоинство, инициативность, готовность принимать на себя ответственность;

• образовательные: общее знакомство с вопросами, не­посредственно не относящимися к выполняемой функции;

• техническую эрудицию, которая зависит от специфики выполняемых функций;

• опыт, приобретаемый в процессе трудовой деятельности.

Подавляющее большинство руководителей сталкивается с проблемой дефицита рабочего времени. Многие раньше всех приходят на работу и позже всех уходят, не используют очередные отпуска, и это следует рассматривать как отрица­тельный момент. Сокращая время отдыха, руководитель не всегда успевает восстановить свои силы для следующего ра­бочего дня. Мало времени у него остается для повышения профессионального уровня. Конечно, существует множество причин объективного характера, однако многое зависит и от самого руководителя. Решить эту проблему поможет рацио­нальное планирование рабочего дня руководителя. Приве­дем некоторые советы по организации труда руководите­лей, в основе которых лежат рекомендации известного аме­риканского специалиста Алена Лейкена:

•экономить собственное время и время сотрудников и партнеров;

•ежедневно планировать работу в следующей последова­тельности: важнейшие дела в порядке их важности; срочные дела в порядке их срочности и текущие — несрочные дела в порядке их важности;

• в первую очередь следует решать важнейшие и срочные дела. Необходимо помнить, что в соответствии с известным принципом Парето 20 % времени, затраченного на решение немногих жизненно важных проблем, дает около 80 % ко­нечного результата, и 80 % времени, затраченного на реше­ние многочисленных второстепенных проблем, дает лишь 20 % конечного результата;

•не следует избегать текущих дел, ибо малозначимые и несрочные вопросы могут накапливаться и неожиданно пе­реходить в разряд самых важных и срочных. Необходимо ежедневно уделять какое-то время для решения данных во­просов;

•нельзя распыляться, следует заниматься только одним делом. Не стоит решать несколько вопросов одновременно;

•как можно больше дел необходимо передавать подчи­ненным, т.е. в полной мере реализовывать принцип делеги­рования полномочий. Выбор исполнителей при этом должен быть тщательно продуманным;

•достаточно внимания уделять контролю за работой под­чиненных, сочетая при этом два известных подхода: конт­роль процесса и контроль результата;

•нельзя накапливать бумаги на рабочем столе, следует избавляться от ненужной информации. Практика показыва­ет, что в отношении большинства поступающей корреспон­денции решение можно принять сразу, не откладывая;

• рационализировать процесс ознакомления с поступаю­щей корреспонденцией. Для этого первый просмотр поступа­ющей корреспонденции можно поручить секретарю или ре­ференту, чтобы он сделал разметку документов;

• для решения мелких вопросов можно использовать вре­мя пребывания в очередях, ожидания в приемной вышестоя­щего руководителя;

• не следует надеяться на память, всю информацию и не­ожиданно возникшие идеи необходимо записывать.

Многие руководители испытывают дефицит времени по той причине, что пытаются все проблемы решить сами. Меж­ду тем правильное делегирование полномочий — основа на­учной организации труда менеджера. Делегирование полно­мочий предполагает:

· вместе с ответственностью за поручаемый участок рабо­ты подчиненный должен получить и определенные полномо­чия, т.е. право принимать решения;

• в пределах его компетенции подчиненному должна быть предоставлена определенная свобода;

•выбор исполнителя должен быть продуман. Не всегда следует поручать реализовать какую-то идею тому, кто ее предложил, ибо одно дело что-то предложить и совершенно другое — реализовать это на практике. Для этого могут по­требоваться определенные качества, опыт, интуиция, твор­ческие способности и т.д.;

• за подчиненным должно быть признано право на ошиб­ку, в противном случае его инициатива будет скована.

Контрольные вопросы:

1. Дайте определение управленческого труда.

2. В чем специфика управленческого труда?

3. Почему результаты управленческого труда трудно оце­нить?

4. Сформулируйте основные требования, предъявляемые к современному руководителю.

5. Назовите основные причины дефицита времени руко­водителя.

6. Каким образом рационально спланировать рабочий день руководителя?

7. Что такое биоритмы и каким образом их следует учи­тывать при планировании рабочего дня руководителя?

8. В чем заключается принцип делегирования полномо­чий и каково его значение?

9. Как правильно делегировать полномочия?

10. Что необходимо делегировать подчиненным?

11. Что нельзя делегировать подчиненным?

Литература:

1. Бpacc,А.А. Менеджмент: основные понятия, виды, функ­ции: пособие для подготовки к экзаменам / А.А. Брасс. — Минск: Соврем, шк., 2006.

2. Дойль, П. Менеджмент: стратегия и практика / П. Дойль. — СПб.: Питер, 1999.

3. Короленок, Г. А. К68 Менеджмент в торговле : практикум / Г. А. Короле­нок, Г. Г. Гоцкий, А. И. Ярцев. — Минск : БГЭУ, 2009. — 190 с.

4. Мескон, М. Основы менеджмента: пер. с англ. / М. Мес- кон [и др.]. — М.: Дело, 1992.

5. Питерс, Т. В поисках эффективного управления / Т. Пи­тере, Р. Уотермен. — М.: Прогресс, 1986.